office辦公軟件學習

第一部分　辦公軟件操作與應用

一、高效應用辦公軟件

1.正確認識辦公軟件；

2.注意掌握貼近實踐的辦公軟件技能；

3.瞭解新功能，提高工作效率。

（一）Office辦公軟件組件

熟練掌握辦公軟件，有利於提高各種文檔、報表和報告處理能力。

尤其是幾種常用辦公軟件的綜合應用，更加能夠大大提高財會人員的工作效率。

比如工資單的處理和發放、財務報告的編制與分析、大數據的動態分析等等。

（二）Office的學習方法

在學習Office辦公軟件過程中，一定要注意以軟件應用過程爲導向的學習方法。

一味地死記硬背，不僅僅學習非常辛苦，而且容易遺忘；更主要的是：一旦軟件版本升級，又需要從頭學習。

二、高效辦公必須懂的Office十八般武藝

Office的功能很多，不同的組件又有許多特有的功能。首先我們從Word、Excel、PowerPoint共有的功能說起。

下面和大家介紹十八個知識和技巧，從文件管理、文字處理到圖像設置，幫助大家快速提高日常工作效率。

（一）Office文件管理

在Office中，對於文件的管理，比如文檔的新建、打開、保存、另存爲以及打印、發佈等相關操作，通過軟件界面左上角帶Office圖標的圓形按鈕可以輕鬆實現。

常見快捷方式

案例演示1：文件的加密

在文檔管理工作中，有一些重要的、私密的數據，需要通過文件的加密，來防止信息的泄露和無關人員的修改。Office 2007 可以通過文件加密，限制文件的閱讀和修改。

步驟：Office →另存爲→工具→常規選項　

案例演示2：文件的打印

在打印窗口，不僅僅能夠設置打印機、打印範圍和打印內容等等；還可以通過打印機屬性，設置打印方式和打印質量；通過打印預覽查看打印效果。

步驟：Office →打印　

（二）Office選項

通過點擊Office按鈕可以選擇設置系統選項。

包括軟件的界面顯示、作者標註、內容校對、保存方式、信任中心以及高級設置。

案例演示：將報表中零值顯示爲空　

（三）最近使用的文檔

點擊Office按鈕，可以通過右側“最近使用的文檔”，輕鬆打開最近打開過的文檔。更重要的是，可以通過文檔名稱右側的“圖釘”按鈕，設置文檔的固定。從而實現常用文檔的快捷訪問。

（四）工具命令輕鬆訪問

在學習一個陌生的軟件，或者遇到一個新的版本的軟件時，初學者很頭疼的一件事，就是找不到相應的命令或者菜單。

在Office 2007以後的版本中，通過自定義快速訪問工具欄可以幫我們解決這個問題。

通過自定義快速訪問工具欄，將Office辦公軟件中的任意命令，添加到最顯眼的位置，方便用戶進行功能操作。

案例演示：添加功能命令到快速訪問工具欄

步驟：三角形按鈕→其他命令→所有命令

（五）快速掌握某項功能

在新手使用辦公軟件的過程中，對於一個陌生的命令或者按鈕，我們很難知道這個命令究竟是用來做什麼的。

但是在Office 2007中，通過移動鼠標至該按鈕上方，停留片刻，系統就會通過浮動窗口，自動顯示該按鈕的功能說明。

案例演示：快速掌握流程圖的繪製

（六）文字處理

無論Word、Excel還是PowerPoint，都涉及文字的處理。主要包括字體、字號、顏色、上下標等等。

通過“開始”功能區或點擊鼠標右鍵可以實現文字設置。

點擊字體欄目下方箭頭，可以彈出“字體”設置窗口。

需要注意的是中西文的不同字體設置和上下標、着重號。

（七）段落設置

段落設置主要需要注意的是行距和縮進。

通過“開始”功能區或點擊鼠標右鍵可以實現文字設置。

縮進包括首行縮進和懸掛縮進；

行距可以通過下拉菜單和設置值自由設定。

（八）同步查看文檔，審校覈對很方便

對於不同版本的文檔要比較異同，或者財務工作中的表表比對，審校覈查不同數據，Office 2007在“視圖”功能區中提供了“並排查看”功能，方便文檔的對比、校對、覈查。

案例演示：並排查看與同步滾動

步驟：視圖→並排查看（同比一個文檔，新建窗口）

（九）狀態欄統計信息更方便

在Office 2007中，狀態欄的作用更加明顯。不僅僅頁碼、字數等文檔狀態信息，更可以統計選中區域的頁碼、字數或者數據彙總信息。

例如在Excel 2007中，利用狀態欄顯示單元格區域數據的彙總

如果在Word 2007中，統計的是頁數和字數。

（十）公式和運算符號輸入更加方便

在整理報告、方案或者論文的過程中，常常需要我們輸入一些特殊的數學符號，例如根式、冪函數或者微積分的式子。

在Office 2007中，我們可以利用“Microsoft 公式 3.0”的模板功能，實現特殊公式和符號的輸入。

Microsoft 公式 3.0 囊括了高等數學中各種常見的符號。

步驟：插入→對象→Microsoft 公式3.0

案例演示：如何輸入複雜的公式

（十一）輕鬆設計文檔插圖

在文檔和報表設計過程中，有時候我們需要通過插入圖片來對內容進行展示和說明。

通過“插入”功能選項卡中的“圖片”按鈕，用戶可以插入JPG、PNG、BMP等各種常見類型的圖片。

步驟：插入→圖片→圖片工具

選中圖片後，功能區顯示圖片工具。用戶可以根據需要調整大小、亮度、對比度、壓縮圖片和藝術效果。

案例演示：如何設置圖像，並進行圖文的排版

（十二）巧用圖形讓內容更直觀

在Office 2007中，軟件新增加了很多圖形和符號，使用這些圖形和符號，用戶可以像專業的製圖軟件一樣，設計示意圖和流程圖變得異常簡單。

Office 圖形分類

案例演示：如何快速繪製流程圖和公司行政構架圖

（十三）藝術字讓文字不再枯燥

在Office 2007和以後的版本中，通過繪圖工具中的“快速樣式”和“形狀樣式”，藝術字設計更加簡單、自然，用戶可以自由配置顏色和設計三維立體效果。

步驟：插入→藝術字→繪圖工具

案例演示：設置藝術字

（十四）靈活的數據分析

藉助Office的圖表工具，可以靈活地將文字和數據形象化，幫助閱讀者快速掌握內容信息。

圖表類型

常見圖表總共有11大類，而每個大類又分爲若干小的類別。

繪製圖表

在Word、Excel、PowerPoint中都可以插入圖表。但是由於在Word、PowerPoint中插入圖表後，最終還是在Excel調用數據設計報表。因此，建議大家通常情況下，還是在Excel中設計好數據報表後，再繪製圖表，最後將繪製好的圖表拷貝到文檔中即可。

步驟：插入→圖表→選擇相應類型圖表

繪製圖表

各種圖表的設計，根據不同的數據分析目的，操作步驟也有所不同。由於相關過程比較複雜，我們在後面講解Excel的內容，再和大家詳細講解。

（十五）使用超鏈接爲不同內容建立關聯關係

超鏈接，也就是內容鏈接，在本質上屬於一個內容的一部分，通過點擊鏈接內容，允許我們同其他文件、網頁、電子郵箱之間進行連接。

超鏈接既可以建立在文字中，也可以建立在形狀或者圖像之上。

步驟：選中對象→點擊鼠標右鍵→超鏈接

鏈接指向

需要注意的是：

·如果指向原有文件或網頁，可以通過“書籤”指向文檔的具體位置；

·如果鏈接指向本文檔中的位置，用戶可以自由設置鏈接指向的標題、單元格或者幻燈片頁面。

案例演示：爲文字設置超鏈接

（十六）文檔的自動保存

爲了避免日常工作中非正常原因導致數據丟失（比如死機或者斷電），通過文檔的自動保存功能可以幫助用戶找回丟失的數據。

步驟：Office按鈕→選項→保存

注意保存選項設置

（十七）文檔的自動修復

當文件因爲各種原因遭受破壞的時候（例如感染病毒或者硬盤老化），通過Office的自動修復功能，可以進行文件的修復，將其重要數據信息挽救回來。

步驟：Office按鈕→打開→三角形按鈕→打開並修復

以Excel爲例

注意修復和提取數據的區別

前者是將文件儘可能的修好；

後者是在文件不能修復時，將重要數據恢復出來。

（十八）文檔的定稿

在完成的文件的編寫整理工作之後，如果我們需要定稿，表明文檔整理工作已經完成，其他人只能閱讀不能修改，可以將文檔標記爲最終狀態。

步驟：Office按鈕→準備→標記爲最終狀態

撤銷定稿

在已經定稿的情況下，再次點擊“標記爲最終狀態”，即可撤銷定稿

本章小結

前面和大家分享的十八個重要知識和技巧，都是Office 2007共有的特性。

希望大家能夠通過關鍵詞和案例演示快速掌握，並應用到日常工作中，從而提高自身工作效率。