辦公室管理的規章制度

辦公室管理的規章制度1

目的：爲提升和維護xx辦公室的整體形象，建立健全辦公室各項規章制度，努力營造一個文明，整潔，有序的工作環境

一、紀律

1、員工出入辦公樓一律憑公司蓋章的工作證，上班時要求着裝整齊，儀表端莊，不得穿背心，內褲，拖鞋

2、嚴格遵守公司的工作作息時間，上午8：00——12：00，下午14：00——18：00，每天上班需到人事部簽到，凡無故不報到者均按遲到或曠工論處

3、上班期間不得隨意離崗竄崗，不得做與工作無關的事，非工作需要，不得隨便離開辦公室

4、使用電話，傳真機，複印機，空調，燈光，電腦及其他電器設備用品應按規定使用，下班前應關妥才能離開

5、自覺愛護公司的一切設備設施，不得將公物私自佔有或挪作他用，如有損壞或丟失，必須負責賠償

6、非休息時間不得在辦公室閒聊，更不允許大聲喧譁，使用電話時少用或不用免提，減少辦公室噪音。接聽電話時應注意禮貌用語[你好，]

7、不準在辦公室內下棋，玩紙牌及其他消遣活動，不準玩電腦遊戲，所有電腦遊戲程序應一律刪除，公司允許必要的工作聊天軟件存在，但需以工作爲準。凡公司各電腦信息，員工要負責保密，公司可以全權處理。

8、總機接聽電話時應使用甜美標準的普通話講[您好，xx公司，請問您找哪位]

9、原則上不允許打私人電話，更不允許用來聊天，通話時不宜聲音過大，以免打擾其他員工辦公，人離開辦公桌應將椅子推入桌下

10、辦公室人員外出，必須在人事處辦理外出事項登記。

二、衛生

1、辦公室的公共區域及辦公室外實行全員輪流打掃負責制，（具體見衛生值日表），無故不打掃或敷衍馬虎者給予相應的經濟處罰

2、個人的辦公區域內由自己每日負責打掃整理，平時辦公桌面保持整潔，不得堆放與辦公用品無關的東西，總經理辦公區域有祕書和助手輪流打掃。

3、辦公區域內嚴禁吸菸，更不得吸遊煙，如需吸菸者均到樓梯過道處吸菸

4、公司內不可以隨地吐痰，垃圾，紙屑等應丟入廢紙摟內，不得隨意拋棄

三、安全

1、工作人員在接待來訪人員時，必須先查明來訪者身份和來意，然後通知被訪部門和相關人員，經許可後再允許進入，嚴禁讓陌生人私自闖入辦公區域內

2、每天上班由辦公室專人負責提前十五分鐘開門，下班前必須由專人負責關閉，並臨行前檢查公司內所有門窗，設備是否關好，並堅持做到人走燈滅。

3、辦公室不應存放員工的貴重物品，公司的貴重可移動財產應由專人保管，對於可以上鎖的物品一律要求鎖好。不得將危險品帶入辦公室

4、每日最後離開辦公室的人員必須嚴格檢查公司全部門窗，確定安全後方可離開

5、公司所有員工應加強安全防範意識，堅決維護公司利益

上述規定從頒佈之日起正式執行，由綜合辦人員負責檢查監督，對違反規定者給予10—50元的經濟處罰，情節嚴重者予以辭退。

罰則：

1，在辦公室抽菸一次罰款5元。第二次10元。

2，個人衛生凌亂者，經經理點名批評後，記過一次，第二次罰款1元。

3，其他罰則按照10-50元進行經濟處罰。

辦公室管理的規章制度2

一、總則:

爲加強辦公室人員工作行爲管理，維護公司良好形象，特制定本規範制度，明確要求，規範行爲，創造良好的企業文化氛圍。

1、愛崗敬業，恪盡職守，認真負責的完成工作任務。對各項工作任務不折不扣的按程序辦理，不省 略、不簡化、不拖拉。領導交辦的事務要迅速處理，並及時彙報辦理結果，做到件件有着落，事 事有迴音。

2、嚴守工作紀律，遵守作息時間。不遲到，不早退，有事要請假。不在辦公時間串崗閒聊，不做與 工作無關的事。

3、尊敬同事，待人真誠。同事之間友好相處，平等對待，虛心學習他人的長處和優點，互相團結， 互相幫助。

4、關愛集體，愛護公物。積極參加各項活動，維護企業榮譽和形象。

5、不斷提高自身素質，刻苦學習，勤奮工作，主動承擔任務，創新工作方法，甘於吃苦，自覺奉獻。

6、誠實守信，言行一致。做到“今日事、今日畢”，“當日情、當日報”。

7、工作時間內不脫崗，迅速、準確、及時地做好上情下達，確保政令暢通。

8、請假人員須事先安排好工作，非特殊、緊急情況，不得用電話或請人代假。

9、正常工作期間，辦公室人員外出要向部門經理及總經理告知去向，並保證通信暢通，便於聯繫。

10、要遵守保密條例。不該說的不說，不該做的不做，不該問的不問，做到辦事有規距，不能破規矩。

11、自覺保持辦公環境的整潔有序，離開座位時，將椅子推進桌鬥並保持桌面潔淨。

二、來賓接待

1、本着熱情、周到的原則，認真做好來賓接待工作，給來賓留下良好印象。

2、當客人來訪時，應主動從座位上站起來，禮貌詢問來訪事由，如有具體業務應引領至相關部門， 如探訪領導，應先請客人在辦公室接待區等候，告知被探訪領導，經同意後引領至領導辦公室。 如領導無空會見，應委婉謝客，請客人另約時間。注意應始終面帶微笑。切忌態度生硬。

3、客人落座後，應及時爲其送上飲料。遞送水杯應把水杯把手遞向客人，退後一步後再轉身退出。

4、客人來訪應注意介紹禮節。介紹行爲應大方得體。介紹的原則是將級別低的介紹給級別高的;將 年輕的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。介 紹同行人員應先介紹級別高的，再按職位高低依次介紹，也可以先介紹女士或年長者。

5、遞送名片時應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時要用雙手，並認真 看一遍上面的內容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應該放在桌子上，並保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。參加會議時，應該在會前或會後交換名片，不要 在會中擅自與別人交換名片。

6、與人握手時應注意:愉快的握手是堅定有力，這能體現你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不 宜過長，幾秒鐘即可。如果你的手髒或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動向對方說 明不握手的原因就可以了。女士應該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。

三、電話禮儀

1、重要的第一聲:當我們打電話給某人，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裏一定 會很愉快，使雙方對話能順利展開，對方也會有較好的印象。在電話中，只要稍微注意一下自己 的行爲就會給對方留下完全不同的印象。同樣說:“您好，這裏是華羽傢俱”。但聲音清晰、悅 耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此接電話時應有“我 代表公司形象”的意識。接電話必須使用普通話，嚴禁使用“喂、你找誰，等不文雅用語”。

2、要有喜悅的心情:打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調 中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中， 也要抱着“對方看着我”的心態去應對。

3、清晰明朗的聲音:打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽” 得出來。如果你打電話的時候，彎着腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若 坐姿端正，所發出的.聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對 方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。

4、認真清楚的記錄:隨時牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指

① When何時

② Who何人

③ Where何地

④ What何事

⑤ Why爲什麼

⑥ HOW如何進行。

在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話， 接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於5WIH技巧。

5、瞭解來電話的目的:上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可 敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要儘可能問清事由， 避免誤事。我們首先應瞭解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求 對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

6、掛電話前的禮貌:要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，說 一 聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

四、文件管理

1、文件的起草要全面、客觀、完整地體現工作意圖，合理使用文種，符合格式要求，重點突出，觀點鮮明，結構嚴謹，條理清楚，語言簡潔，通俗易懂。

2、文件在送上級審批或簽發之前，必須反覆覈對確保無誤。

3、打印、發放文件必須經相關上級審覈後方可印發。

4、凡正式行文應加蓋單位公章。使用印章必須報經總經理批准同意，對需加蓋印章的文書內容必須 認真審閱，尤其是一些特殊情況用印，更要審閱清楚，嚴禁擅自用印，非特殊情況不得攜印外出。 蓋印要嚴肅認真，蓋出的印章要端正、清晰、直觀便於識別，不能蓋歪和顛倒，不能壓正文。印 章不能蓋在空白紙上。對有相片的證書、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件用印應壓年蓋月。

5、打印文件要注意保存原稿，應將原稿與一份成文一併存檔保留，以備查閱。

6、印發文件要做到文面清晰，字體適當，用紙規範，美觀大方。

7、按照檔案管理工作要求，及時做好各類文件歸檔、留存及銷燬工作。

五、文印、電腦管理

1、文印人員按公司規定按時打印公司相關文件。

2、公司禁止私自打印個人資料以及一切與公司無關的資料。如有違反，依據情節輕重給予罰款處理。

3、辦公室人員遵守公司的保密規定，輸入電腦的信息屬公司機密，未經批准不準向任何人提供、泄露。違者視情節輕重給予處理。

4、辦公室人員必須按照要求和規定採集、輸入、輸出信息，爲工作和有關部門決策提供信息資料。( 採集、輸入信息以及時、準確、全面爲原則。)

5、信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出公司。

6、辦公室人員應愛護各種設備，降低消耗、費用。對各種設備應按規範要求操作、保養。發現故障，應及時報請維修，以免影響工作。

7、嚴禁工作期間上網聊天、看電影、玩遊戲等做各種與工作無關事。如有違犯，發現一次按罰款10元一次處理，屢犯者將從嚴處罰。

8、電腦室設備應由專業人員操作、使用。禁止非專業人員操作、使用，否則，造成設備損壞的應照價賠償。

六、會議室管理

1、爲確保會議室的合理使用,將指定前臺接待員對會議室進行有效管理。各部門在使用會議室之前， 至少提前半天向行政部進行預定，由行政部合理安排。

2、會議室使用完畢後，使用部門應及時進行現場整理、儀器設備復位，個人物品和垃圾請隨即帶離 現場避免影響後面部門的使用。

七、辦公用品領用規定

1、採購: 採購工作要科學、合理，增強透明度。採購前，應做好市場調查，充分掌握欲購物品的性能、價格及附加優惠條件，貨真價實，物美價廉。由行政部統一採購，以便降低採購成本。

2、入庫: 對採購回的辦公用品進行入庫登記，庫存辦公用品的種類和數量要科學確定，合 理控制。常用、易耗、便於保管和適於批量採購的辦公用品可適量庫存。避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應好、週轉快、消耗低、費用省。

3、領用: 員工因工作需要，申領人應前臺辦理申領手續，行政將視工作需要發放辦公用品。

4、回收:員工離職後，應將辦公用品交還行政，對於價值貴重的辦公用品及設備，如果發生丟失損壞，應折價賠償，在工資中扣除。

八、以上規定既公佈之日起生效，如有違犯將視情節輕重作出相應處罰!

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基本制度

1、進入辦公室必須着裝整潔。

2、在辦公室自覺講普通話，禁止喧譁、說笑、打鬧，說粗話、髒話。

3、愛護辦公室的各項設施，隨時保持辦公室乾淨、整潔、營造一個良好的工作環境。

4、不得利用辦公室會客、聚會、不得在辦公室吃飯，更不允許吸菸。

5、各部門務必及時、認真遞交下個月的工作計劃和上一月的工作總結。

6、辦公室工作由辦公室人員全面負責，其他部門予以配合。

7、不準私自動用辦公室物品，如需應向辦公室登記並做好領取記錄。

會議制度

1、參會時，不遲到、不早退;有病、有事的確不能出席會議者應先請假，同意後方有效。

2、開會時，務必做好會議記錄，以便及時安排和佈置工作。

3、每次例會後，各部須交書面報告和工作計劃。

4、各項會議制度應充分堅持民主、認真、廣泛聽取每位成員的意見。

值班制度

1、值班人員必須按時到辦公室。

2、工作中必須熱情、禮貌、認真的原則。

3、在值班記錄本上詳細的記錄當日的值班情況。

4、做好辦公室清潔衛生。

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第一節總則

第一條爲加強公司行政事務管理，理順公司內部關係，使各項管理標準化、制度化，提高工作效率，特制定本制度。

第二條本規定所指行政事務包括印章管理，公文管理，辦公事務用品管理，公務車管理，郵發管理、檔案管理等。

第二節印章管理

第三條公司印章包括：公司公章、財務專用章、合同章、法定代表人私章、財務主管私章等涉及公司對外交往使用的印章。

第四條公司印章由總經理辦公室主任或指定專人負責保管。

第五條公司印章的使用一律由各單位負責人及總經理簽字許可後，管理印章人方可蓋章，如違反此項規定造成後果由直接責任人員負責。

第六條公司所有需要蓋印章的介紹信、說明以及對外開出的任何公文，應統一編號登記，以備查詢、存盤。

第七條公司不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經總經理批准後方可開出，持空白介紹信外出工作歸來必須向公司彙報其介紹信的用途，未使用者必須交回。

第八條需簽章的經濟文本審批權限參照“經濟合同管理制度”和“資金管理制度”的規定執行，蓋章後出現的意外情況由批准人負責。

第三節公文管理

第九條公司的公文格式應規範化，公文處理程序應嚴肅、正確。

第十條公司公文的發行由公司總經理辦公室負責。包括公司各類紅頭文件、總經理辦公例會會議紀要、規章制度、通知、指示等。

第十一條各單位、各部門自行打印的涉及公司權益的外發文稿必須經本部門負責人簽字，交總經理辦公室審覈後發送。

第十二條各單位、各部、室所有打印成文的內部規章制度和下行文稿必須報總經理辦公室留底存檔。

第四節辦公事務用品的管理

第十三條辦公事務用品類別規定如下：

(一)辦公用品(桌椅等)

(二)事務器具(活頁夾、度量衡器具等)

(三)印刷品

(四)紙張(複印紙、傳真紙、打印紙等)

(五)雜物器具(杯子、茶葉等)

(六)辦公自動化用品(計算機、打印機、複印機等)

(七)其它

第十四條辦公事務用品的購發：

(一)辦公事務用品的購發由各部門在每月1—5日間造好用品需求計劃，由部門負責人簽署後報總經理辦公室，總經理辦公室根據實際工作需要有計劃購買、分發給各部門，由部門負責人簽字領回。低值易耗辦公事務用品可由總經理辦公室確定購買。單件價格超過1000元以上的物品必須由總經理批准後方可購買。

(二)計劃外辦公事務用品的申請領用，必須經公司分管領導與辦公室主任會籤後方可購發。

(三)公司新聘工作人員辦公用品，總經理辦公室根據部門負責人提供的名單和用品清單，負責爲其配齊，以保證新聘人員正常工作。

(四)公司辦公事務用品應建立帳簿，購發手續清晰、規範。

第五節公務車管理

第十五條公務車的使用範圍主要包括：部門主管級以上領導外出聯繫工作或外地出差接送;接待外賓;接待兄弟單位或有關單位來廠辦事的工作人員;其它人員的緊急和特殊用車。

第十六條車輛調度由總經理辦公室主任負責，駕乘人員憑其簽發的用車通知單用車。

第十七條申請用車一般應提前一天通知總經理辦公室，總經理辦公室應嚴格按規定派車，不得隨意擴大用車範圍;向同一方向的用車，以節約爲本，能合用車的就合用車，不另派車。

第十八條公司的司機應服從調度，安全駕駛，愛護車輛，文明行車。

第十九條公司在無車或車輛不足時，申請人應依照上述原則向公司總經理辦公室提出申請，由總經理辦公室與集團公司車隊協調派車。

第六節郵發管理

第二十條公司總經理辦公室負責爲各部門收發信件、郵件。所有公發信件、郵件都由文書登記、收發。

第二十一條各部門的報刊訂閱由總經理辦公室負責。公費報刊的徵訂由各部門負責人上報分管領導，由總經理辦公室統一報批處理。

第七節檔案管理

第二十二條檔案管理由公司辦公室文書負責。要認真做好文件收發、登記、傳閱和歸檔工作，對涉及機密的文件、資料，檔案要做好保密工作，防止泄密。

第二十三條歸檔範圍：

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。

第二十四條檔案的借閱與索取：

(一)總經理、公司部門負責人借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔。

(二)公司其它人員需借閱檔案時，需經部門主管批准，並辦理借閱手續。

(三)借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和複製，凡屬密級檔案，必須由總經理批准方可摘錄和複製，一般內部檔案由公司總經理辦公室主任批准方可摘錄和複製。

第八節附則

第二十五條本規定如有未盡事宜或隨公司的發展，有不適應工作需要的，各部門可提出修改意見，總經理辦公室研究並呈請總經理批示。

第二十六條本規定解釋權歸總經理辦公室。

第二十七條本規定從發佈之日起生效。

辦公室管理的規章制度5

爲了進一步加強辦公室的管理，確保各項工作的順利展開，營造一個良好的辦公室環境，特制定本制度：

一、基本制度

1、進入辦公室必須着裝整潔。

2、在辦公室自覺講普通話，禁止喧譁、說笑、打鬧，說粗話、髒話。

3、愛護辦公室的各項設施，隨時保持辦公室乾淨、整潔、營造一個良好的工作環境。

4、不得利用辦公室會客、聚會、不得在辦公室吃飯，更不允許吸菸。

5、各部門務必及時、認真遞交下個月的工作計劃和上一月的工作總結。

6、辦公室工作由辦公室人員全面負責，其他部門予以配合。

7、不準私自動用辦公室物品，如需應向辦公室登記並做好領取記錄。

二、會議制度

1、參會時，不遲到、不早退;有病、有事的確不能出席會議者應先請假，同意後方有效。

2、開會時，務必做好會議記錄，以便及時安排和佈置工作。

3、每次例會後，各部須交書面報告和工作計劃。

4、各項會議制度應充分堅持民主、認真、廣泛聽取每位成員的意見。

三、值班制度

1、值班人員必須按時到辦公室。

2、接待來訪同學，處理當日事務，瞭解同學宿舍管理的意見，巡視各宿舍樓，處理各宿舍樓的一般問題，及時向學生宿舍管理科報告情況。

3、工作中必須熱情、禮貌、認真的原則。

4、在值班記錄本上詳細的記錄當日的值班情況。

5、做好辦公室清潔衛生。