商務電話禮節

商務電話禮節：打電話

打電話是通聯禮儀的一個主要內容。撥打電話的人是發話人，是主動的一方，而接聽電話的一方是受話人，是被動的一方。因而在整個通話過程中，撥打電話的人起着支配作用，一定要積極塑造自己的完美的電話形象。

1. 時間適宜

把握好通話時機和通話長度，即能使通話更富有成效，顯示通話人的幹練，同時也顯示了對通話對象的尊重。反之，如果莽撞地在受話人不便的時間通話，就會造成尷尬的局面，非常不利於雙方關係的發展。如果把握不好通話時間，談話過於冗長，也會引起對方的負面情緒。

2.內容精煉

打電話時忌諱通話內容不着要領、語言囉嗦、思維混亂，這樣很容易引起受話人的反感。通話內容精煉簡潔是通話人的基本要求。

(1) 預先準備

在撥打電話之前，對自己想要說的事情做到心中有數，儘量梳理出清晰的順序。做好這樣的準備後，在通話時就不會出現顛三倒四、現說現想、丟三落四的現象了同時也會給受話人留下高素質的好印象。

(2)簡潔明瞭

電話接通後，發話人對受話人的講話要務實，在簡單的問候之後，開宗明義，直奔主題，不要講空話、廢話，不要囉嗦、重複，更不要偏離話題，節外生枝或者沒話找話。在通話時，最忌諱發話人東拉西扯、思路不清，或者一廂情願地認爲受話人有時間陪自己聊天，共煲“電話粥”。

3.表現有禮

撥打電話的人在通話的過程中，始終要注意待人以禮，舉止和語言都要得體大度，尊重通話的對象，並照顧到通話環境中其他人的感受。

商務電話禮節：接電話

接聽電話的人雖然處於被動的位置，但是，也不能在禮儀規範上有所鬆懈。撥打電話過來的人可能是你的上級，可能是合作方，也可能是對你很有幫助的友人，因此，受話人在接聽電話時，要注意有禮和得體，不能隨隨便便。

當本人接聽打給自己的電話時，應注意及時接聽並謙和應對，無論對方地位尊卑，都要待人以禮。

(1)及時接聽

電話鈴聲響起，要立即停下自己手頭的事，儘快接聽。不要等鈴聲響過很久之後，才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。一個人是否能及時接聽電話，也可從一個側面反映出他的待人接物的誠懇程度。

一般來說，在電話鈴聲響過三遍左右，拿起話筒比較合適。“鈴聲不過三聲”是一個原則，也是一種體諒撥打電話的人的態度，而且鈴聲響起很久不接電話，撥打電話的人也許會以爲沒有人接而掛斷電話。如果接電話不及時，要道歉，向對方說“抱歉，讓您久等了”。

(2)謙和應對

在接電話時，首先要問候，然後自報家門，向對方說明自己是誰。向發話人問好，也有向發話人表示打來的電話有人接聽的意思。自報家門是爲了確認自己是否是發話人真正要通話的對象。

在私人住所接聽電話時，爲了安全起見，可以不必自報家門，或者只向對方確認一下電話號碼來確定是否對方找對了人。即使對方錯撥了電話，也不要勃然大怒，口出穢語，而要耐心解釋。

在接聽電話時，要聚精會神，認真領會對方的話，而不要心不在焉，甚至把話筒擱在一旁，任憑通話人“自言自語”而不顧。

(3)分清主次

其一，電話鈴聲一旦響起，接電話就成爲最緊急的事情，其他事情都可以先放一邊。接聽電話時，不要再與旁人交談或者看文件、吃東西、看電視、聽廣播等。即使是電話鈴聲響起的時候你忙着別的事，在接聽電話時也不要向打電話來的人說電話來得不是時候。

其二，有時候確實有無法分身的情況，比如自己正在會晤重要的客人或者在會議中間，不宜與來電話的人深談，此時可以向來電話的人簡單說明原因，表示歉意，並主動約一個具體的雙方都方便的時間，由自己主動打電話過去。一般來說，在這種情況下，不應讓對方再打過來一次，而應由自己主動打過去，尤其是在對方打長途電話的情形中。約好了下次通話的時間，就要遵守約定，按時打過去，並向對方再次表示歉意。

其三，如果在接聽電話的時候，適逢另一個電話打了進來，切忌不要中斷通話，而要向來電話的人說明原因，要他不要掛斷電話，稍等片刻。去接另一個電話的時候，接通之後也要請對方稍候片刻或者請他過一會兒再打進來，或者自己過一會兒再打過去。等對方理解之後，再繼續方纔正接聽的電話。

商務職場電話禮節

①迅速接聽。聽到電話鈴聲，應迅速地拿起聽筒，在三聲之內接聽。

②通話開始要問候，常用“您好”，然後自報家門或自我介紹。如果是在單位接電話，要報出單位或部門的名稱：“您好，星光旅行社。”如果需要，還可表達願意爲對方效勞。如：“您好!宇翔賓館總服務檯。很高興爲您服務。”

③通話過程中，應當根據具體情況適時選擇運用“謝謝”、“謝謝貴公司的信任”、“請問您還有其他需要嗎”、“請”、“對不起”一類禮貌用語。

④認真聆聽，弄清來電話的目的、內容。每個公務電話都重要，不可敷衍。如果對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。要儘可能問清事由委婉地探求對方來電目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，避免誤事，這樣還可以贏得對方的好感。

⑤認真清楚地記錄。接電話時最好是左手拿話筒，這樣做是爲了便於右手記錄或查閱資料。電話記錄既要簡潔又要完備。在記錄時應牢記5WlH技巧，詳細記下“When一何時、Who一何人、Where一何地、What一何事、Why一爲什麼、How一如何進行”等內容，並保留相關資料。認真記錄對接、打電話，具有相同的重要性。

⑥如果主動結束通話一般應徵求對方意見，如：“就談到這裏，好嗎?”“您看，這樣行嗎?”還要輕緩地掛上電話。