商務禮儀中打電話禮儀
商務禮儀中打電話禮儀
1 .時間適宜
打電話應儘量避開上午7點前、晚上22點以後及午休、吃飯等時間。通話的時間不宜過長,一般以3至5分鐘爲好。
因爲要考慮到其他電話的進出,不可過久地佔線。尤其不可將公用電話作爲聊天工具煲“電話粥”。
假如通話時間較長,也事先徵求一下對方意見,並在結束通話時略表歉意。如果在萬不得已的情況下,在他人節假日、用餐、睡覺時打電話影響了他人,應該說明原因,並說一聲:“對不起。”給國外通話事先要了解一下時差,不要不明對方晝夜,造成騷擾。
2. 事先準備
每次通話前,最好做好充分的準備工作,如事先覈對對方的電話號碼、單位名稱、人名;寫出通話的要點或詢問的事項,斟酌一下用詞;準備好在應答中需要記錄用的備忘紙和筆,以及必要的資料和文件,這樣通話時就不會臨時抓瞎,丟三落四。
有時需要估計一下對方的情況,決定通話的時間。通話中說話應該務實,簡明扼要,多爲他人着想, 長話短說。
3. 注意禮節
具體要求做到以下三點:
(1) 主動問候
接通電話,應主動友好、恭敬地以“您好!”爲開頭問候,然後再言及其他,切忌一上來就“喂”對方,或者開口便道自己的事情。
(2) 自報家門
問候完畢後,接下來必須自報家門和證實一下對方的身份。可以先說自己是誰,或者報出自己的單位、部門名稱。態度要溫文爾雅。如果你找的人不在,可以請求接電話者幫助轉告。如說:“對不起,麻煩您轉告……”如果對方允諾,轉告後勿忘向對方道謝,並問清對方的姓名。
(3) 道別語
終止通話前,預備放下話筒前,應說“再見”或道謝的話語,因爲這些一般是通話結束的信號,也是對對方的尊重。要注意聲音給人愉快的感覺。
除了以上三點外,打電話還需注意下面這些禮節:
(1) 通話完畢聽筒置放要輕。
一般講,應該是打電話者先擱下,接電話者後擱話筒。但假如是與上級、長輩、客戶等通話,無論你是發話人還是受話人,最好是讓對方先掛斷。
(2)如果撥錯電話號碼,應向接聽者表示歉意,不要一言不發,掛斷了事。
(3)打電話時還需注意舉止文明,不要將電話筒夾在脖子下,或抱着電話隨意走動、或趴或仰、邊吃邊打。
商務禮儀中接電話禮儀
>>>>鈴響不過3聲。撥打電話要注意“通話3分鐘”原則,而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則,及時接聽電話,尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴重的失禮行爲。當然,訓練有素的祕書人員應該在電話鈴聲響兩三聲後再接,如果鈴聲剛一響就接,很可能電話會掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接,接電話的人應該首先向對方致歉:“抱歉!讓您久等了。”
>>>>要安排合理而有序的表達。作爲祕書人員,要儘量親自接聽電話,尤其是有約在先的電話,不要隨便讓別人代接電話。而且,對於祕書人員,更多的是要代領導接聽電話。如果領導不在的話,祕書人員應該首先告訴對方領導不在,然後才能問對方的身份,來電爲何事,是否需要轉達等。千萬不可先盤問對方,再說領導不在,以免對方誤以爲領導有意迴避。接聽電話也要首先“自報家門”,自我介紹身份,其好處就是萬一對方撥錯了,不至於一錯再錯。
>>>>正確處理打錯的電話。當我們接聽到對方撥錯的電話,首先仍然要向對方問好,說明電話撥錯了。然後要將本單位的電話號碼重複一下,讓對方驗證。
在日常工作中,電話中斷是經常遇到的情況,尤其是手機,說着說着就斷了,可能是沒電了,也可能是掉線了。遇到這種情況,祕書人員有責任告訴對方,自己所在的位置可能網絡沒有覆蓋,並請對方指定一個時間,我們撥打過去。萬一沒有一點先兆,電話“啪”地就斷了,要馬上把電話打回去,打回去的時候第一句話就要道歉,並告知對方電話掉線了,或者說電池用完了。把電話首先打回去,這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時間通話,應該說好自己將按時主動撥打對方的電話。
商務禮儀中手機禮儀
>>>>要安全使用。 一個有經驗的祕書人員是不應該用移動電話來傳送重要信息的。尤其在國際交往中,有些非法組織和個人使用竊密的工具,竊取移動電話中的信息資料。所以,從保密的要求來講,移動電話是不適合傳遞重要信息的。祕書人員還要注意遵守安全規範,比如開車的時候不打手機,乘坐飛機時手機要關機,在加油站附近和病房之內不使用手機等。
>>>>要文明使用。 這一要求是指祕書人員在使用手機時要有尊重人、愛護人、關心人、體諒人的意識。在公衆場合,祕書人員要養成手機改成振動或者靜音、甚至關機的習慣。不要讓手機在大庭廣衆之中頻頻響起,更不要在人多之處接聽電話。另外,手機有一些特殊的附帶功能,比如發短信、拍照等。在使用這些功能時就要注意,給別人拍照要先徵得對方同意。發手機短信應該發有效、有益的信息。
>>>>要規範使用。首先,使用手機通話,跟使用座機是一樣的,禮貌用語要有,電話該誰掛就是誰掛,該道別就要道別。這些要按照一般座機的使用規則去遵守。其次,手機也同樣不宜相互借用,手機裏儲存的電話號碼、短信以及通話記錄等,從某種意義上講都是個人隱私。
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