商務電話溝通要注意什麼禮儀

商務電話溝通要注意的禮儀

一、接聽電話前

準備記錄工具。

當對方有重要的信息留下來的時候，能在第一時間記錄，避免對方等待，體現專業性。

停止一切不必要的動作。

不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是失禮的。

使用正確的姿勢。

如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。

帶着微笑迅速接起電話。

讓對方在電話中感受到你的熱情和陽光。

二、接聽電話

三聲之內接起電話。

注意接聽電話的語調、語速;

注意接聽電話的措辭，避免用不禮貌的語言表達方式;

注意接聽電話的環境，避免過於嘈雜，導致聽不清楚讓對方不斷重複;

當聽到對方的談話內容很長時，應有所反應，如“是的、好的”，表示你在聽。

主動問候，自報家門介紹自己。

如果想知道對方是誰，應委婉的表達，如“請問怎麼稱呼您?”。

感謝對方來電，並禮貌地結束電話。

建議溝通過程中多稱呼對方，表示對對方尊重。

三、掛電話前的禮貌

要結束電話交談時，一般應讓尊者先掛，或打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別， 說一聲“再見”，等對方先掛電話然後再掛。

四、講究藝術

嘴和話筒保持4釐米左右的距離，要把耳朵貼近話筒。

一定要面帶笑容。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。

打、接電話的時候口中不能有東西。不能叼着香菸、嚼着口香糖。說話時，注意語速語調，吐詞清晰，保證對方能聽明白。

左手接聽。便於隨時記錄有用信息。

商務電話溝通的基本禮儀

(一)重要的第一聲

當打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心 裏一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行爲就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好， 這裏是XX公司”。但聲音清晰、悅耳吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有“代表單位形象”的意識。

(二)要有喜悅的心情

打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於面部表情會影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱着“對方看着”的心態去應對。

(三)清晰明朗的聲音

打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時候，彎着腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因 此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。

(四)迅速準確的接聽

現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心裏會十分急躁，你的 單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲後，附近沒有 其他人，應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的， 這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲纔拿起話 筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會 十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

(五)認真清楚的記錄

隨時牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指① When何時② Who何人③ Where何地 ④ What何事⑤ Why爲什麼⑥ HOW如何進行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於 5WIH技巧。

(六)瞭解來電話的目的

上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。首先應瞭解對方來電的目的，如自己無法處理， 也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

(七)掛電話前的禮貌

要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別， 說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。