商務人士接聽電話的禮儀
商務人士接聽電話的禮儀
接聽電話不可太隨便,得講究必要的禮儀和一定的技巧,以免橫生誤會。無論是打電話還是接電話,我們都應做到語調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡明扼要、文明禮貌。
1、及時接電話
一般來說,在辦公室裏,電話鈴響3遍之前就應接聽,3遍後就應道歉:“對不起,讓你久等了。”如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽,代接的人應妥爲解釋。如果既不及時接電話,又不道歉,甚至極不耐煩,就是極不禮貌的行爲。儘快接聽電話會給對方留下好印象,讓對方覺得自己被看重。
2、確認對方
對方打來電話,一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚,就應該主動問:“請問你是哪位?我能爲您做什麼?您找哪位?”但是,人們習慣的做法是,拿起電話聽筒盤問一句:“喂!哪位?”這在對方聽來,陌生而疏遠,缺少人情味。接到對方打來的電話,您拿起聽筒應首先自我介紹:“你好!我是某某某。”如果對方找的人在旁邊,您應說:“請稍等。”然後用手掩住話筒,輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在,您應該告訴對方,並且問:“需要留言嗎?我一定轉告!”
3、講究藝術
接聽電話時,應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒,仔細傾聽對方的講話。
最後,應讓對方自己結束電話,然後輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處,這極不禮貌。最好是在對方之後掛電話。
4、調整心態
當您拿起電話聽筒的時候,一定要面帶笑容。不要以爲笑容只能表現在臉上,它也會藏在聲音裏。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃着臉,聲音會變得冷冰冰。
打、接電話的時候不能叼着香菸、嚼着口香糖;說話時,聲音不宜過大或過小,吐詞清晰,保證對方能聽明白。
5.用左手接聽電話,右手邊準備紙筆,便於隨時記錄有用信息。
商務人士打電話禮儀
打電話時,需注意以下幾點:
1、要選好時間。打電話時,如非重要事情,儘量避開受話人休息、用餐的時間,而且最好別在節假日打擾對方。
2、要掌握通話時間。打電話前,最好先想好要講的內容,以便節約通話時間,不要現想現說,“煲電話粥”,通常一次通話不應長於3分鐘,即所謂的“3 分鐘原則”。
3、要態度友好。通話時不要大喊大叫,震耳欲聾。
4、要用語規範。通話之初,應先做自我介紹,不要讓對方“猜一猜”。請受話人找人或代轉時,應說“勞駕”或“麻煩您”,不要認爲這是理所應當的。
商務人士手機使用注意事項
在手機越來越普及的今天,我們在使用手機時,應遵循以下幾點原則:
1、不要在醫院或者是在機場用手機,以免影響機場及醫院的電子設備。
2、打電話時,請注意一下,有些地方是不允許使用手機的。如加油站,一些餐館,酒吧,劇院,電影院以及火車行李站都禁止使用手機。
3、當不使用手機時,請鎖住手機按鈕,以防意外撥打諸如119、110、120等特殊的電話號碼。
接、打電話常用禮貌用語
1.您好!這裏是×××公司×××部(室),請問您找誰?
2.我就是,請問您是哪一位?……請講。
3.請問您有什麼事?(有什麼能幫您?)
4.您放心,我會盡力辦好這件事。
5.不用謝,這是我們應該做的。
6.×××同志不在,我可以替您轉告嗎?(請您稍後再來電話好嗎?)
7.對不起,這類業務請您向×××部(室)諮詢,他們的號碼是……。(×××同志不是這個電話號碼,他(她)的電話號碼是……)
8.您打錯號碼了,我是×××公司×××部(室),……沒關係。
9.再見!(與以下各項通用)
10.您好!請問您是×××單位嗎?
11.我是×××公司×××部(室)×××,請問怎樣稱呼您?
12.請幫我找×××同志。
13.對不起,我打錯電話了。
14.對不起,這個問題……,請留下您的聯繫電話,我們會盡快給您答覆好嗎?
看你的更誰打電話,打電話又電話禮儀,若是和客戶,那在交談完成掛斷電話必須是你客服先掛斷電話,不能你先掛斷電話。其實電話禮儀也是一門學問,生意場上,我們可以說結束的話語:祝:我們合作愉快!希望我們有新的合作機會!等等,很多的。
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