公司行政公文格式
公司公文處理規範
一、依據
根據國務院發佈的《國家行政機關公文處理辦法》(國發
[2002]23號)的規定,參照《國家行政機關公文格式》國家標準(GB/T9704-1999),制定本格式。
二、範圍
公司的公文適用於本規範。
三、紙型、紙質
複印紙A4型(國家標準210mm×297mm),厚度定量60—80g/m2。
四、封面
文件必須按《國家行政機關公文格式》執行。材料10頁以內的一般不加封面,確需加封面的材料可以加上,如規劃、綱領性文件、規章制度、材料彙編等。封面可使用必要的文字和徽標,但不使用花邊和圖案。加封面的材料同時應加封底。
五、標題
標題使用2號宋體或宋體加粗,頂行。副標題居中排列,使用3號楷體,但不與正文字體重複,破折號佔2格。
六、簽發人
上行文應註明簽發人姓名,平行排列與發文字號右側。發文字號居左空1字標識,簽發人姓名居右空1字標識;“簽發人”三字後標全符冒號,簽發人姓名用楷體字標識。
如有多個簽發人,主辦單位簽發人姓名置於第1行,其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排,排布不下可下移紅色反線,最後一個簽發人姓名與發文字號同處一行。
七、正文
(一)正文文字字體、字號
正文使用3號仿宋字體。
(二)正文內標題字體、字號
1級標題文字使用3號黑體,2級標題文字使用3號楷體,3級標題文字使用3號仿宋體加粗。標題單獨成行時,均無需標點。不提倡正文內標題使用加粗或藝術字體,如行書、隸書、魏書、細圓體、綜藝體、琥珀體、瘦金體等,以保持公文嚴肅、文面整潔。
(三)結構層次序數、標點
第1層爲“一、”,第2層爲“(一)”,第3層爲“1.”,第4層爲“(1)”。不使用不規範的序號,如:1)、A、a等。
(四)段落
每段文字前空2個字,第2行起均頂格。
(五)表格
正文中表格一般作附件,置後。小於文面半幅的,可隨文就位,與正文同寬。表內字體同正文,字號可略小。
(六)數字
數字除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作爲詞素的數字必須使用漢字外,
其他應當使用阿拉伯數字。
八、主題詞和抄送欄
主題詞的設置,用3號黑體字居左頂格標識,後標全符冒號;詞目用3號宋體字;詞目之間空1個字。標在文件的抄送欄之上,最多不超過5個主題詞。標引順序是先標類別詞,再標類屬詞。在標類屬詞時,先標反映文件內容的詞,最後標反映文件形式的詞。如《國務院關於“九五”期間深化科學技術體制改革的決定》,可標“科技、體制、改革、決定”。
抄送欄應設在主題詞之下,左起空一字,使用3號仿宋字體,主要填寫需要報送的單位名稱。印發機關在抄送欄之下左空1字,用3號仿宋體字,印發時間右空1字,用阿拉伯數碼標識。若需添加“(共印XX份)”字樣,另起一行,右端對齊上行“XXXX年X月X日印發”的“印”字。
九、落款、蓋印
在正文後空2行,單位名稱按印章全稱。蓋印,可不寫單位名稱。成文日期中“○”用插入符號裏的幾何圖形,不能用阿拉伯數“0”。最後一個字離右邊沿4格(2個字)。
十、頁碼
雙面印刷頁碼居外側,單面印刷頁碼居右側,均以“-1-”的形式出現。
十一、頁面設置
上2.5cm,下2.5cm,左2.5cm,右2.5cm,頁腳3.0cm,行距28磅,或每面排22行,每行排28個字。爲避免最後一頁只是幾行佔一頁的現象,可適當收縮行距,使文件成爲幾張整頁,但收縮行距不宜小於20磅。
十二、印刷
上下左右居中對齊,無特殊需要,版面圖文的顏色均爲黑色,均勻清晰,2頁內容以內的文件雙面印刷。2頁以上的根據需要決定。
十三、裝訂
一律左側裝訂。釘離左側邊沿0.5cm,2個釘在上下各1/4處,釘垂直。
十四、附則
本規範由公司辦公室負責解釋,由公司批准後生效,自下發之日起執行。
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