各種公文的寫作規範及要求

文書擬寫

一、通告

1.通告是各級機關、企事業單位與社會團體通常使用的告曉性公文。

2.通告與公告的區別

（1）使用範圍不同。公告大於通告，通告面對國內社會有關方面，公告則用來公告國家重要事項或法定事項。

（2）宣佈事項不同。公告重於通告，通告常用與宣佈人們應當遵守或者周知的具體事項，公告則用於公佈國家重要事項或者法定事項。

（3）制發者不同。通告由各級機關、企事業單位與社會團體公佈，公告則由國家行政機關或者權利機關發佈。

3．通告的類型

（1）制約性公告。

（2）告知性公告。

4.通告的結構是：標題+正文+落款+尾語

標題（1）發文機關+事由+文種

正文（2）發文緣由+通告事項+尾語 例如：爲、、、目的；根據、、、規定；現通告如下結尾形式可用：特此通告；本通告自某年某月某日起施行；發出要求、號召或說明其他問題；落款（3）應寫發文機關全稱或規範化簡稱

成文日期（4）多列於文末，有時也寫於標題下。

注意：公告是國家行政機關或權利機關（黨、政）一般企事業單位、社會團體不能使用。

二、通報

1.通報是表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況的公文。

2.通報屬於傳達和告曉性公文，大部分在機關內部使用

3.表彰通報一般用敘述性語言。例如：一個人的先進事蹟好人好事（1）先進事蹟（2）精神予以評論（3）宣佈表彰決定（4）希望號召。要把學習活動與本公司相聯繫。批評的正文寫法（1）先寫錯誤的事實（2）批評的根據（3）分析錯誤的性質（4）批評錯誤的事項（5）善後的辦法

4.通報的結構：標題+主送機關+正文+附件+落款+成文日期

標題（1）發文機關+事由+文種

主送機關（2）應爲下級機關，可以是一個也可以是多個

正文（3）發文機關+通報事項+分析+決定+號召要求

注意：通知與通報的區別通知帶有指令性，通報不帶；通知帶有告知性，通報則開拓人們的視野，提高人們的認識，以便把工作做得更好

三．決定

1．決定是對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項的公文。

2.決定特點是決策性和制約性。類型有指令性和知照性知照性的決定事項範圍：表彰先進；懲處錯誤；設置機構；變動人事；召開重要會議；變更或撤銷下級決定等

3.決定的結構是：標題+主送機關+正文+附件+落款+成文日期

標題（1）發文機關+事由+文種

主送機關（2）主送機關應爲下級機關，有時可以免寫

正文（3）發文緣由+決定事項+要求

附件（4）如有附件，應在正文下一行標註附件名稱與序號

落款（5）落款位於正文下，成文日期上

成文日期（1）屬領導機關的決定，成文日期通常置於落款下方（2）屬領導機關的決定，成

文日期也可加括號後置於標題下，書寫時位置居中（3）屬會議通過的決定，通過日期在加

括號後置於標題下方，常用形式是：某年某月某日某某會議通過，書寫時應位置居中。

注意：不可以用文種決定做標題，決定要慎用，一般用於大事件

四．請批、批答函

1.請批、批答函是請批函與批答函的合稱，是不相隸屬機關之間請求批准和答覆審批事項的

公文。

2.函，平行機關或不相隸屬機關之間，用於上下工作，詢問有關方面內容，請求批覆答覆相

關事項。請示、批覆用於上下級機關。請批批答爲不相隸屬機關

3.請批、批答函的結構：標題+主送機關+正文+落款+成文日期

標題（1）發文機關+事由+文種

正文（2）發文緣由+函事項+尾語

注意：函屬於商洽性公文，雖用於請準事項，但請批機關不應該把自己放在下級機關位置上，

批答機關也不應該把自己放在上級位置上

五．計劃

1.計劃是各級機關、企事業單位、社會團體和個人對未來一定時間內的活動擬出的實現目標、

內容、步驟、措施和完成期限的一種事務性文書。

2.計劃是一個統稱。“安排”、“打算”、“方案”、“設想”、“綱要”、“規劃”、“要點”等都屬

於計劃範疇。

3.針對性，預見性

4.類型：（1）按內容分，學習計劃、工作計劃、生產計劃、財務計劃、教育計劃、科研計劃、

銷售計劃等（2）按範疇分，國家計劃、地區計劃、單位計劃、部門計劃、班組計劃、個人

計劃等（3）按時間分，長期計劃、短期計劃、年度計劃、季度計劃、月計劃、周計劃等（4）

按性質和作用分，綜合性計劃、專題性計劃、指令性計劃、指導性計劃等。

5.注意，只有計劃可以用表格式。表格製作比較簡便，是用於時間較短、內容較單一或量化

指標較多的計劃形式。

6.計劃可以用（1）文章式（2）表格式

7.文章式計劃結構的寫法：標題+正文+尾部

標題（1）單位名稱+時間+事由+文種

正文（2）前言+主體+結尾前言簡明扼要。主體，第一目標和任務，即做什麼；第二，

措施和步驟，即怎麼做；第三，其他事項及應注意的問題。結尾，可提出執行的要求，也可

展望計劃實施前景

尾部（3）包括落款和成文日期

8.注意（1）深入領會黨和國家的有關方針、政策和法律、法規精神，以之作爲制定計劃的

指導思想（2）注意從本部門實際情況出發，不脫離現實，不把任務指標訂的過高或過低（3）

語言簡潔明瞭，樸實自然

六．總結

1.總結是各級機關、企事業單位、社會團體和個人通過對過去一階段工作的回顧、分析和

研究，從中找出經驗、教訓，得出一些規律性的認識，用以指導今後工作的事務性文書。

2.總結的類型有綜合性和專題性

3.年終總結屬於常規性的活動。應分段寫（1）回憶工作的內容（2）成果和經驗（3）不足

（4）用這些經驗如何指導今後的工作。

4.總結結構：標題+正文+尾部

標題（1）公文式標題：單位名稱+時間+事由+文種

正文（2）前言+主體+結尾前言概括介紹基本情況，交代背景，點明主旨或說明成績；

主體，包括成績和經驗、存在的問題和教訓及今後努力的方向等；結尾總括全文，重申主旨，

可以提出改進設想或展望未來

尾部（3）包括落款和成文日期

5.注意：正確的指導思想，堅持實事求是，總結出規律性的東西，分清主次，突出重點，

語言簡明，準確。

七．述職報告

1.述職報告是各級機關、企事業單位、社會團體的各級領導幹部及管理工作人員，向上級

管理機關陳述自己在任職期間履行崗位職責情況的書面報告。

2.述職報告個人性、真實性、通俗性

3.結構：標題+稱謂+正文+落款+成文日期

標題(1)述職人+時限+文種

稱謂（2）指報告的對象或呈送的部門，必須是領導機關或特定的呈送部門。

正文（3）開頭+主體+結尾 開頭寫任職期間的基本情況；主體是履行職務的基本情況；

所取得的成績和實踐經驗；存在問題和努力方向；結尾一般用以上報告，請領導和同志們指

正；以上就是我的述職，謝謝各位。等

4.注意事項（1）實事求是（2）突出特色（3）語言簡潔

八．講話稿

1.講話稿是講話者在公共場合就某一問題發表自己的見解或闡明某種事理而事先寫成的文

稿。

2.特點：內容針對性強；語言平易通俗；交流具有互動性

3．講話稿的分類，（1）按場合分，集會講話、廣播講話、電視講話、會議講話等（2）按

講話者身份分：領導講話、羣衆代表講話、來賓講話等（3）按講話目的分；有鼓動性的、

說服性的、祝賀性的、拼掉性的講話等（4）按講話內容分，有政治性的、軍事的、經濟的、

文化的、學術的、禮節性的講話等。

4.講話稿結構：開頭+主體+結尾

開頭（1）針對不同聽衆要有不同的稱呼，開頭一是吸引聽衆；二是要很快引入主題主體（2）以講話稿爲核心，首先要圍繞主旨，不可跑題；其次，要內容充實，例證生動；

再則講究邏輯性，層次要分明，使聽衆更好的領會講話精神。

5.注意事項：（1）講話稿以聲音充當媒介，通過聲音來傳遞講話人的思想和感情

（2）講話稿的內容要有針對性

（3）觀點鮮明，主題明確

（4）語言要通俗、生動

九．市場調查報告

1.市場調查報告是對市場調查所獲得的信息資料，進行整理、得出結論，提出採取行動的合理建議之後撰寫的書面報告。

2.特點是針對性、真實性、典型性、時效性

3.市場調查報告的分類：（1）按調查範圍調查方式分，有綜合性調查報告和專題性調查報告（2）按目的作用內容分，有情況調查報告、事件調查報告、經驗調查報告和問題調查報告。

4.結構：標題+前言+正文+尾部

標題（1）單標題；正副題

前言（2）也叫引言，內容一般概述3個問題：調查的目的，調查的對象，範圍，調查的經過和方法，同時也可簡要概括全文主要內容和觀點。

正文（3）情況部分；預測部分；建議部分

尾部（4）對前言的照應

5.注意，深入調查，充分佔有材料;實事求是

十．招標書

1.招標書又稱招標說明書，是招標人利用投標者之間的競爭從而達到優選投標人的一種告知性文書，是招標人爲了徵招承包者或合作者而對招標的有關事項和要求所做的解釋和說明。招標書的特點是具有明確性、競爭性、具體性和規範性。

2.招標書的類型：按性質和內容分，招標書有多種類型，如工程建設招標書、企業租賃招標書、大宗商品交易招標書、選聘企業競爭者招標書、企業承包招標書、勞務招標書、技術引進或轉讓招標書等。

3.結構：標題+正文+尾部

標題（1）招標項目(單位)名稱+文種

正文（2）前言+主體+結尾 前言是寫明招標單位基本情況和招標的目的；主體包括文件編號、招標項目名稱、招標範圍、招標、投標辦法、招標時限、招標地點等；結尾寫明找標單位的名稱、地址、電話號碼和傳真等

尾部（3）附件名稱+落款+成文日期和附件原文

4.注意做好調查研究，掌握市場信息，制定的測算、評估款項要科學合理；語言簡潔、用詞精確，文字、數據、圖標均要求準確無誤。

十一.投標書

1. 投標書也稱“標函”，是投標人爲了中標而按照招標人的要求，具體地向招標人提出

訂立合同的建議，是提供給招標人的備選方案的文本。

2. 投標書的特點是針對性、求實性和合約性。

3投標書的結構是：標題+正文+尾部

標題（1）投標項目(單位)名稱+文種

正文（2）送達單位+引言+主體+結尾送達單位頂格書寫；引言說明投標的依據、目的和指導思想；主體根據招標書提出的目標、要求，介紹投標企業的現狀，明確投標期限及投標形式，擬定標的，填寫標單等；結尾寫明投標單位的名稱、地址、電話號碼和傳真等。

尾部（3）附件名稱、落款、成文日期和附件原文

4．明確招標要求；實事求是，不可弄虛作假；語言簡潔，語氣謙和。