會務部個人年度工作總結
會務部個人年度工作總結
光陰似箭,時間如梭,已工作一年。在領導的指導、關心下,在同事們的幫助和親切配合下,我的工作能力和素質都得到了提高。非常感謝中心給我這個成長的平臺,讓我勤勤懇懇,緊緊圍繞部門的全年目標而努力。爲總結經驗,吸取教訓,更好地前行,現將我這一年的工作總結如下:
一、工作的基本內容
(一)承辦會議前期準備
會務工作是一個需要耐心和責任心的崗位。每次會議開始前,我都會跟處室工作人員進行會前溝通,確定會議時間以及參會人數。我會提前到現場進行會場佈置,確定桌子,座籤的擺放,茶葉,咖啡供應是否充足。簽到表,會議資料提前打印好,擺放到位。話筒,多媒體設備調試完成後,會在顯示屏上投上當天會議名稱,方便處室工作人員現場拍照。
(二)承辦會議期間
會議當天,我會在會議廳或是電梯門口指引參會人員入場簽到。領導就座後,會立刻到上茶水。在會議期間,時刻關注參會人員的需求,主動蓄水,傳遞話筒,資料發放等瑣碎的工作內容,絲毫不敢怠慢。如果參會人員需要就餐,會根據會議進度,聯繫酒店提前備餐,並在會議結束前到餐廳門口,指引參會人員進入餐廳。
(三)承辦會議收尾工作
會議結束後,會在會場仔細檢查是否有參會人員遺漏的物品,並整理文件,進行分類堆放,方便處室工作人員帶回。每次會議對中心報賬之前,我都要仔細檢查專家的信息是否完善,銀行卡的開戶行是否正確,然後對文件進行復印歸檔,錄入表格。最後再向中心報賬。
二、工作中存在的問題
(一)繁瑣的工作程序
會議結束到去中心報賬中間,步驟繁瑣,消耗時間長。因爲會議當中存在很多不確定性的消費情況。因此,會議結束後才能做預算,找處室領導簽字。通常找領導簽字需要一定的時間。若遇到會議經費不足,在同一家酒店開會的票據只能等下個會議結束一起開。待酒店開好發票後,貼好,覈對完成後一起拿中心報賬。廳內報賬流程和順序無法改變,當出現會議積壓的情況,我只能提前把信息登記好,專家資料審覈好,提高工作效率。
(二)會議舉辦被動,計劃被迫取消
今年河南疫情反反覆覆,由於對新冠肺炎疫情的擔憂,導致很多原本定好的會議不能大規模舉辦或是有些專家不能出學校,跨市區,只能轉爲線上視頻開會。由於線下會議數量的減少,會務收入也跟着減少。雖然會議減少了,但對待每次會議都“認真,細緻,嚴謹”毫不放鬆。
(三)會議規模大,人手不足
當會議規模達到幾百人的時候,人手就會變得不足。尤其是會議簽到的時候,參會人員有時會到的比較集中,工作人員就要一人負責多個任務,既要發放簽到表,會議材料,又要分配房間,維持秩序等。雖然引導參會人員排成了長隊,但還是會耽誤進場時間。
三、下一步工作努力的方向
(一)有效協調,籌備會議精細
會前全面細緻的溝通是做好會議籌備的重要前提,在今後的工作中,我將致力於做好會前的溝通工作,並且力爭將要求很好的體現在會議籌備和會中服務的每一個環節中。在會議籌備方面,要多動腦筋,在服務環節上求突破。
(二)加強學習,提高會務服務
在每次會議過後,我將繼續反省自己在會議中的不足之處,總結失誤和改進的地方。每次的總結都是一次學習,起到了提醒和促進作用,讓我可以更加細緻的完成下一場會議的接待任務。在今後的工作之餘,我會上網去學習會務接待方面的禮儀知識,提升自己的理論知識。
(三)注重細節,會務接待環環相扣
會務接待的各個環節都是緊密相通的,一步錯步步錯。從會前跟處室領導的溝通,跟酒店的溝通,到會議的籌備,房間桌椅,資料的擺放,都需要極大的耐心與細心。參會領導多,心更要細,分工明確,發生臨時變動時,要迅速做出決策而不能出錯。我會關注會務接待的各個環節,去換取每一次的服務質量的保證以及參會領導的肯定。
在新的一年裏,我將和會務部門其他同事一起,努力提升服務質量,用一場場會務接待任務來檢驗我們的工作成效,在工作中不斷總結完善自身素質,將會務接待工作做的更好、更出色。
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