新版人事檔案管理制度（多篇）

員工辦理轉正手續時 篇一

員工轉正手續完成後，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊後，歸入該員工的檔案袋：該員工的《應聘求職表》、《試用期考評表》；《勞動合同》、《保密協議》；4、員工辦理調動手續時

各級人力資源部門，在完成員工調動手續的三個工作日內將員工調動手續資料裝入該員工的檔案內，具體的資料有：《崗位/待遇調整表》；⑵、《工作交接表》；

⑶、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》；

人事檔案的管理制度 篇二

根據中組部、國家檔案局《幹部檔案工作條例》及中組部《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》、《幹部檔案整理工作細則》要求，結合學院工作實際，制定本制度。

一、幹部人事檔案材料收集制度

（一）按照《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，遵循真實、全面、及時、規範的原則，重點收集反映幹部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，並根據形勢發展和組織工作的需要，不斷充實完善幹部人事檔案的內容。

（二）幹部人事檔案材料形成部門，必須按照有關規定規範製作幹部人事檔案材料，建立幹部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起1個月內按要求送交幹部人事檔案管理部門並履行移交手續，任何組織和個人不得以任何理由積壓歸檔材料。

（三）幹部人事檔案管理部門應建立聯繫制度，及時掌握形成幹部人事檔案材料的信息，主動向幹部人事檔案材料形成部門、幹部本人和其他有關方面收集幹部人事檔案材料。

（四）幹部人事檔案管理部門必須嚴格審覈歸檔材料，重點審覈歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、內容真實、填寫規範、手續完備。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應當進行登記並及時收集補充。

（五）歸檔材料填寫不規範，手續不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續，或者由具有幹部管理權限的組織（人事）部門審改（或出具組織說明）並加蓋公章。形成幹部檔案材料的部門，有責任按規定認真辦理。

（六）幹部人事檔案原件存正本，複製件可存副本。證明、證件等特殊情況需用複印件存檔的，必須註明複製單位、複製日期，並加蓋材料製作部門單位公章或幹部人事關係所在組織（人事）部門公章。

（七）幹部人事檔案材料的載體使用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）或20開型（長260毫米，寬204毫米）的公文用紙，材料左邊應當留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和複寫紙書寫。

（八）幹部人事檔案工作人員對收集到的幹部人事檔案材料應認真審查鑑別，對不屬於規定歸檔範圍的材料，不得擅自歸檔；

對符合歸檔要求的材料進行登記，在接收之日起1個月內放入幹部本人檔案，1年內整理歸檔。

二、幹部檔案材料鑑別歸檔制度

（一）幹部人事檔案材料的鑑別歸檔工作，必須根據有關法律、法規和文件精神，堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，嚴肅認真地進行。

（二）凡收集的材料，在歸檔前必須經過認真審查、鑑別，符合要求的才能歸檔；

（三）未經鑑別，任何人都不得擅自銷燬幹部人事檔案材料，不得私自將不屬於歸檔範圍的材料歸檔或從幹部人事檔案中撤出材料；

（四）對幹部人事檔案材料進行鑑別，必須判定材料是否屬於所管幹部的材料及應歸入幹部檔案的內容，必須審查材料是否齊全、完整，手續是否完備。

（五）鑑別中發現涉及幹部政治歷史問題或其他重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入幹部檔案，應交有關組織處理。

（六）鑑別時，發現檔案中缺少有關材料，要及時進行登記並收集補充。

（七）凡是幹部人事檔案材料歸檔或從幹部人事檔案中撤出材料，必須由專人把關，對比較重要材料的取捨，應請示主管領導。

（八）經鑑別應銷燬的幹部人事檔案材料要進行登記，履行批准手續後方可銷燬。

（九）鑑別工作應納入幹部人事檔案工作正常業務，應隨時或定期進行。

三、幹部人事檔案整理制度

（一）嚴格按照《幹部檔案工作條例》和《幹部檔案整理工作細則》的要求進行，整理工作做到真實、完整、規範。

（二）幹部人事檔案管理部門要配備齊全相關設備（切紙刀、打孔機等），使用標準的檔案卷夾、類號等文具用品，確保檔案整理工作質量。

（三）嚴格執行分類、編排、修整、打印、裝訂的檔案整理程序，做到認真鑑別、分類準確；

編排有序，層次清楚；

技術科學，修補完整；

目錄清楚，打印工整；

兩邊對齊，裝訂美觀。

（四）幹部人事檔案整理人員應認真、仔細，不得折皺或損壞檔案材料。對不符合標準用紙的檔案材料，要進行裱糊或摺疊、剪裁等技術加工。

（五）幹部人事檔案整理人員不得私自塗改、抽取或僞造檔案材料，不得擅自處理或銷燬檔案材料。檔案整理後，要認真複覈，合乎要求方能入卷。

（六）每兩年對管理的幹部人事檔案進行一次新材料的補充和整理工作。對整理後的檔案，經認真核對後，方可入庫。

四、幹部人事檔案查借閱制度

（一）幹部人事檔案原則上不對外提供使用。有下列用途之一的，經主管領導批准後，方可進行查借閱。

1.幹部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國（境）、退（離）休、工資待遇、治喪、製作檔案副本等組織人事工作；

2.辦理案件；

3.辦理社會保險、公證；

4.經批准進行的編史修志、撰寫大事記或人物傳記、舉辦展覽或紀念活動。

（二）除組織人事部門因工作需要外，任何人不得查閱和借用上級和同級幹部人事的檔案。除辦理案件外，查借閱單位只能查借閱人事關係在本單位的幹部人事檔案。任何人不得查閱和借用本人及親屬的檔案。

（四）查閱幹部人事檔案的部門須派兩名正式中共黨員幹部，持《幹部檔案查（借）閱審批表》按幹部管理權限辦理審批手續。

（六）查閱幹部人事檔案材料一般只能摘抄。特殊情況需要複製的，須事先在《幹部檔案查借閱審批表》中列出需要複製的材料明細，並經批准方可複製。

（七）查閱幹部人事檔案時，不得喝水、吸菸、吃零食，應保持檔案整潔；

不準拆散檔案，嚴禁在檔案材料上塗改、畫圈、批註、污損或抽取、撤換檔案材料；

嚴格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公佈檔案內容。

（八）幹部人事檔案一般不予外借。因治喪等特殊情況確需借出使用的，必須履行嚴格的審批程序，本地必須在借出之日起五個工作日內歸還，外地必須在借出之日起十個工作日內歸還。借出使用的檔案和摘抄、複製的檔案材料，要妥善保管，不得轉借，不準無關人員和幹部本人翻閱。

（九）持有《查閱幹部檔案審批表》，但審批手續不完備，未寫明查閱理由，查檔人不符合規定，查閱本人及其直系親屬檔案的，幹部人事檔案管理人員有權拒絕提供查閱。

五、幹部人事檔案轉遞制度

（一）幹部人事檔案應隨着幹部管理權限的變化及時轉遞。幹部人事檔案管理部門在接到幹部任免、調動或管理權限變動通知後，應在30天內將調出的幹部檔案轉給新的幹部人事檔案主管部門。

（二）轉遞幹部人事檔案必須經過嚴格密封，通過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁將幹部人事檔案交幹部本人自帶或公開郵寄。

（三）轉出的幹部人事檔案，要嚴格按照《幹部檔案整理工作細則》的要求整理裝訂成卷，材料必須齊全，不得扣留材料或將材料分批轉出。

（四）轉遞幹部人事檔案必須按規定填寫《幹部人事檔案材料轉遞單》，並詳細登記轉遞情況。凡轉出的幹部人事檔案，要按時間先後順序編入歷年的幹部檔案轉出名冊，以便查找。

（四）接收的幹部人事檔案，經覈對無誤後，方可歸檔入庫；

對個人自帶的檔案，檔案管理部門有權拒絕接收。

（五）對轉出的幹部人事檔案，逾期一個月未見回執退回，要及時發函、發傳真、電話催取，以防丟失。回執退回後，將其貼在轉遞通知單的存根上。

（六）對已出現的“無頭檔案”，要認真查找，確實查不到幹部下落的，凡有保存價值的檔案材料，移交幹部原籍檔案館保存。

（七）幹部因病去逝，按照幹部管理權限，將幹部生平歸入幹部檔案；

五年後將死亡幹部檔案轉入同級檔案部門保管。

六、幹部人事檔案檢查覈對制度

（一）在幹部人事檔案的接收、轉遞、借用及日常工作中，必須檢查覈對檔案，幹部名冊應與檔案相符，幹部檔案目錄應與幹部檔案材料相符。

（二）接收幹部人事檔案時，看是否屬於本部門管理範圍；

看單位、姓名、職務是否相符；

看檔案內容是否與檔案轉遞單開列的材料項目相符；

看有無不需歸檔的材料；

看檔案材料是否完整齊全，整理裝訂是否符合要求。

（三）轉遞幹部人事檔案時，一要清點材料，整理裝訂；

二要註銷檔案名冊，註明轉出去向；

三要辦理轉遞手續。

（四）接待查閱檔案時，檔案的取出和收回要清點材料，以防丟失。

（五）每半年檢查一次借出檔案退回情況，逾期未還者，要及時催回入庫或補辦續借手續。

（六）每半年按幹部名冊覈對一次幹部檔案名單，管人與管檔相一致，杜絕有人無檔或有檔無人的現象。

七、幹部檔案保管和安全保密制度

（一）專設幹部人事檔案庫房，配置鐵質檔案櫃。庫房設施要達到防火、防盜、防蛀、防潮、防光、防高溫等“六防”要求。

（二）要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫溼度要求，庫房內不得存放除檔案以外的物品，嚴禁在庫房內吸菸，檔案庫房要隨時關好門窗，下班後要注意切斷電源。

（三）檔案實行專人保管，非檔案工作人員不得隨意進入庫房，不得代管庫房鑰匙；

嚴禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應視情緒輕重，予以嚴肅處理。

（四）幹部人事檔案工作人員要嚴格遵守保密制度，不準向無關人員談論檔案內容，不準用電話提供幹部的全面情況和涉及其他重要問題的材料，不準攜帶幹部人事檔案進入公共場所。

（五）幹部人事檔案工作中形成的銷燬材料不得自行處理，須經檔案管理部門分管領導批准後，統一登記，統一銷燬。

（八）幹部人事檔案工作人員及其在本單位的直系親屬的幹部人事檔案，由所在單位組織指定有關部門專人保管。

八、幹部人事檔案審覈通報制度

（一）幹部人事檔案管理部門須在新任職幹部任命通知下發後1個月內，按照標準完成新任職幹部的檔案審覈和轉遞工作。

（二）幹部人事檔案管理部門對報送的檔案要逐頁逐項覈對材料，保證各類材料完整齊全、手續完備、整理規範、信息準確、無錯裝材料、無塗改材料。如檔案材料有塗改的，應先對塗改情況和原因進行了解覈實，並向幹部人事檔案管理部門做出書面說明放入檔案十類中。

（三）擬報送的幹部人事檔案需做到材料分類準確、排列有序、目錄清楚，技術加工和裝訂符合要求。幹部人事檔案管理部門在辦理轉遞手續前，要將審覈情況及檔案中存在的問題在《幹部人事檔案報送單》說明，經分管領導籤批同意後裝入檔案十類中，纔可辦理轉遞手續。

章、人事檔案的收集與整理 篇三

第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評表、各種獎勵、職務任免、崗位/待遇調整表、續簽合同等材料。

各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結束後的七日之內（試崗期結束），必須將新進員工的人事檔案收集、整理並進行歸檔。

日常新進人員的人事檔案必須於辦理入職手續兩日之內，將將新進員工的人事檔案收集、整理並進行歸檔。

人事檔案管理制度 篇四

一、幹部人事檔案查（借）閱制度

1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱幹部檔案審批表》和《查閱幹部檔案介紹信》，不得憑藉“調查證明材料介紹信”和其它聯繫工作介紹信查閱幹部人事檔案。

2、幹部人事檔案管理部門，應根據規定，確定是否提供和提借什麼材料，並對提供查閱的檔案進行登記。

3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的幹部人事檔案。

4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公佈檔案內容。

5、查閱人員要愛護幹部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批註、塗改、摺疊，不得抽換、拆散檔案材料。

6、未經檔案主管部門同意不得複製幹部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細緻覈對，經檔案主管部門簽署意見蓋公章後，方可使用。

7、幹部人事檔案一般不借出。因特殊需要（幹部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱幹部人事檔案的審批手續辦理（必須是正科級單位政工人員），並填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，不得複製，限期歸還。（最多不超過15天）

二、幹部人事檔案計算機管理制度

1、愛護機器設備，熟悉機器性能，按程序規範操作。

2、充分發揮《幹部人事檔案管理信息系統》的功能，建立完整的檔案信息數據庫，利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統一”管理。

3、以幹部人事檔案和幹部人事工作中形成的正式文件爲依據採集信息並及時維護，確保信息內容的準確、完整和新鮮。

4、新進幹部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內完成；幹部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年彙總一次，並做好有關資料的立卷工作。

5、對新維護的檔案管理信息要及時備份，並登記備份的時間和主要內容。

6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。

7、未經批准不得提供、複製幹部信息，無關人員不得查看幹部信息，貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。

8、利用幹檔信息對幹部隊伍進行綜合分析，爲領導決策提供服務。

三、幹部人事檔案材料收集補充制度

1、按照中組部《幹部人事檔案收集歸檔規定》，經常通過有關部門收集幹部任免、調動、考察考覈、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的幹部材料，充實檔案內容。

2、收集的幹部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經組織同意，個人提供的材料不得收集。

3、凡新參加工作的國家幹部、地方新安置的部隊轉業幹部，都應填寫“幹部履歷表”和“幹部自傳”，審覈後，補充進幹部人事檔案。

4、幹部人事檔案材料的形成部門，在材料形成後的一個月內，將材料主動送交主管幹部人事檔案的部門歸檔。

5、掌握形成幹部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。

6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內容。

7、認真辦理幹部人事檔案材料收集登記和交接手續。

四、幹部人事檔案材料鑑別歸檔制度

1、對收集的幹部檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑑別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。

2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續完備。

3、不屬歸檔範圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷燬材料，必須詳細登記，並報主管負責人審查批准。

4、幹部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經過複製方可歸檔。

5、歸入的幹部人事檔案材料均應按照《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

五、幹部人事檔案轉遞制度

1、轉遞幹部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。

2、縣及相當於縣經上的黨委組織、人事部門，可以直接轉遞幹部人事檔案。

3、轉出的檔案必須完整齊全，並按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

4、幹部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交幹部本人自帶。

5、轉遞檔案必須填寫“幹部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續。

6、接受單位收到檔案後，應認真核對，並在“幹部人事檔案轉遞通知單”的回執上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。

7、幹部人事檔案應隨着幹部的工作調動或職務的變動及時轉遞，避免人檔分離。

8、凡是轉出的幹部人事檔案或材料均應嚴密包封，並加蓋機密章。

六、幹部人事檔案檢查覈對制度

1、幹部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查覈對，一般每半年覈對一次，發現問題，及時解決。

2、凡提供利用的幹部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經覈對無誤後，方可入庫。

3、整理好的幹部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查覈對，發現差錯，及時糾正。

4、轉出和接受幹部人事檔案時，應將材料與目錄檢查覈對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的幹部人事檔案材料，應檢查是否屬於歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續完備。

6、輸入計算機的幹部人事信息須與幹部人事檔案覈對無誤後方可使用。

七、幹部人事檔案保管保密制度

1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守祕密法》，做好乾部人事檔案的保管保密工作。

2、幹部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房（室），配置鐵質檔案櫃，妥善保管幹部人事檔案。

3、幹部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、溼度。

4、幹部人事檔案庫房（室）和檔案櫃，應明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續。

5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房（室）。

6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關幹部的全面材料和涉及幹部政治問題或其它重要問題的材料。

7、不得向無關人員談論泄露有關幹部人事檔案的內容。

8、嚴禁任何人攜帶幹部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。

9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙處理或銷燬。

八、送交幹部人事檔案材料制度

1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門，應建立送交幹部人事檔案材料歸檔的工作制度。

2、幹部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交幹部人事檔案管理部門歸檔。

3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的。材料。

4、幹部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯繫制度，保持收集材料的渠道暢通。

5、幹部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯繫。

6、發現遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續。

九、幹部人事檔案管理人員職責

1、按照幹部管理權限，保管應管幹部的人事檔案，爲國家積累檔案史料；

2、收集、鑑別和整理幹部人事檔案材料。

3、辦理幹部人事檔案的查閱、借閱的轉遞；

4、登記幹部職務、工資的變動情況；

5、爲有關部門提供幹部的情況；

6、做好乾部人事檔案的安全保密、保護工作；

7、調查研究幹部人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好乾部人事檔案的業務建設和宏觀業務指導；

8、推廣、應用幹部人事檔案現代化管理技術；

9、定期向檔案管（室）移交死亡幹部的檔案；

10、辦理其他有關事項。

機關人事檔案庫房管理制度 篇五

1、檔案庫房的管理要有嚴密的制度、嚴格的手續和經常性的工作。

2、檔案進出庫要有登記和交接手續，不能“賬目不清”以免造成檔案泄密，丟失的漏洞。

3、管理人員變動時，要有嚴格的交接手續，不能只交鑰匙不交“賬”。

4、嚴格保密和保衛制度，除檔案管理人員外其他人員一般不得進入庫房，嚴禁在庫房吸菸和存放易燃易爆物品。

5、檔案櫃的排列要科學有序、便於通風和避光。

6、檔案管理人員要經常打掃衛生，保持室內和櫃內整潔，乾淨防止灰塵對檔案材料的`損害。

7、庫房設備應符合安全和技術要求，做好保密，杜絕文件材料丟失、損壞和其他意外事故發生。

人事檔案管理規章制度 篇六

一、目的

爲了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規範人事檔案的管理，特制定本制度。

二、範圍

本制度適用於對公司人事檔案的執行管理。

三、職責

3.1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查覈對、轉遞、保密、統計等工作。

3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課(寧波地區)負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。

3.3集團公司人力資源部爲本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。

3.4集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。

四、人事檔案管理的內容

4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件(畢業證書、身份證、各類技術認證證書)複印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案(內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考覈、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料)並及時歸檔。歸檔的流程爲首先對新的員工人事檔案材料進行鑑別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類並確定其歸檔的具體位置並且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最後將新員工的人事檔案材料歸檔。

4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案爲員工入司隨轉的`人事檔案材料。二級檔案爲員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考覈情況及員工基本情況複印件備查材料等。

4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關係時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部覈對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位並歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。

4.2檢查覈對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期(每月25日)對員工的人事檔案進行檢查覈對並在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查覈對：突發事件後，如被盜、遺失、或水災火災之後；對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之後，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢後必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

4.3轉遞(員工異動)：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案並在檔案帳冊上註銷該員工的人事檔案並填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則並且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

4.5統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計並填寫《員工人事檔案統計表》。

4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑑定及考覈材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

4.5.2人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新並填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審覈。

五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。

查閱員工人事檔案應經人力資源部總監(或總裁)批准，並辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、塗改、泄露檔案材料內容。

人事檔案管理制度 篇七

第一章總則

第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄，是歷史、全面地考察瞭解和正確選拔、用人的重要依據。

第二條員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務是：收集、保管、鑑別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉遞，建立科學的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況，逐步實現人事檔案管理的科學化和現代化。

第三條貫徹執行國家關於員工人事檔案工作的法令、政策和規定，結合我司的實際情況制定員工人事檔案工作的規章制度，並負責組織、監督、指導和檢查執行情況。

第四條嚴格執行員工人事檔案使用借閱規定，嚴格執行保密制度，同時確保檔案的安全。

第二章人事檔案歸檔範圍和要求

第五條歸檔範圍

（一）在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬於自傳性質的材料。

（二）鑑定、考覈、考察工作中形成的有關材料；民主評議幹部的綜合材料，組織審定的考察材料等。

（三）審計工作中涉及個人的有關處分材料。

（四）成人教育（大中專）、黨校、學生（學員）登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表、鑑定表、授予學位的材料、學歷證明書、學習鑑定、博士後研究人員工作期滿登記表等材料。

（五）評聘專業技術職稱工作中形成的有關材料：專業技術職稱任職資格申報表、聘任專業技術職務審批表及考覈材料等。

（六）政審工作中形成的材料：調查報告，審查報告，上級批覆，本人對結論的意見，檢查交代或情況說明材料；作爲結論依據的調查證明、證據材料：甄別、複查結論（意見、決定）、調查報告、批覆及有關的主要依據材料。

（七）更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料；個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料，上級批覆等材料。

（八）黨、團組織建設工作中形成的有關材料：

1、中國共產黨入黨志願書（已批准轉正的）、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料；團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料；取消預備黨員資格的組織意見，退黨材料。

2、中國共產主義青年團入團志願書、申請書、團員登記表、退團材料。

3、加入民主黨派的有關材料。

（九）表彰獎勵活動中形成的有關材料：

勞動模範、先進工作者、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批表，立功、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。

（十）紀律檢查、監察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關材料；處分決定，免予處分的意見，上級批覆，覈實（調查）報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見；撤消處分的有關材料；法院判決書；複查甄別報告，決定（結論）、上級批覆等。

（十一）任免、調動、軍隊幹部轉業安置工作中形成的有關材料：任免審批表；考察材料；軍隊轉業幹部審批表；授予（晉升）軍（警）銜審批表；轉業鑑定；定職、定級材料；離退休審批表等材料。

（十二）考試錄用形成的有關材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。

（十三）辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動審批表，提職晉級和獎勵工資審批表；享受專家特殊津貼的呈報表；解決各種待遇問題的審批表，批覆材料等。

（十四）辦理出國（出境）審批工作中形成的有關材料：因公出國（出境）審批表、備案表；因私出國（出境）審批表等材料。

（十五）參加區縣級以上（包括區縣級）黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等羣衆團體代表會，以及民主黨派代表會議的代表登記表等。

（十六）健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用人員體檢表等。

（十七）其它起重要依據作用的材料。

第六條收集方法

（一）爲了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要，要經常通過有關部門收集員工任免、調動、考察考覈、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料，充實檔案的內容。

（二）建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

（三）有計劃地佈置填寫員工履歷表、鑑定、自傳等，並及時將這些材料補充進員工檔案。

（四）人力資源部要嚴格執行中組部有關人事檔案收集歸檔的各項規定，主動和有關部門協調好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時完成歸檔。

章、檔案編號管理 篇八

第八條：各子公司行政部門必須按照OA管理系統中的員工編號（即：工號）進行編號，每100個檔案做一個標記，方便查找。

由其他單位轉入的員工檔案，按照轉入單位的編號更換編號（轉出單位辦理離職手續）。