會議接待方案通用多篇

接待方案 篇一

一、工作機構

成立首屆中國影視文化周嘉賓接待部，並設立嘉賓聯絡組、酒店服務組、機場鐵路服務組、宴會服務組、重要嘉賓組、應急機動組等5個工作組。

二、工作職責

接待部負責參會嘉賓後勤接待工作的統籌協調。接待部辦公室負責對接組委會，做好各類相關信息的蒐集、彙總、整理、上報；負責接待部各項指令的傳達；負責重大事項的協調上報；負責相關經費的落實；負責做好重要嘉賓的一對一接待服務，並及時將參加文化周各項活動、餐敘、考察等活動的嘉賓名單、時間、地點等信息傳達到相關工作組，通知有關人員提前做好準備；負責住房、車輛及其他物資的統一調配。各工作組結合工作實際，制定本工作組細化方案。

三、工作機制

（一）各工作組按照“各司其職、各負其責、充分溝通、團結協作”的原則，根據任務分工做好相關工作，積極協助其他工作組做好協調配合工作。

（二）實行重大事項通報制度。各工作組按照“事前請示，事後報告，實事求是，及時準確”的原則，對組委會的重要指示、工作安排、接待過程中的突發事件及其它重大事項，要及時通報接待部辦公室及相關工作組。

四、責任分工

（一）接待部辦公室

工作職責

1、負責對接組委會，並提前制定接待工作方案送審；負責各工作組工作人員的食宿、物資、車輛及相關工作的總協調。

2、負責做好組委會分配的志願者的調度指揮，擬定重要嘉賓“一對一”接待單體實施方案。負責彙總嘉賓名單、航班、住宿、用餐、活動行程、翻譯需求等信息，及時報送接待部辦公室，分送各工作組。

3、負責與大會組委會的總聯絡，負責掌握重要嘉賓及隨行人員住房和車輛分配、受邀出席活動等信息。

4、負責大會組委會統一安排之外的接待用車的落實。大會所需社會車輛的協調分別由負責。大會所需大巴車或商務車的租用由委辦公室負責。

5、負責會議期間租用車輛、社會車輛、工作人員用車等的統一調度指揮。

6、負責與大會組委會對接，落實工作人員用餐時間、地點，並負責通知相關責任人。負責提前預訂酒店，落實工作人員的住宿。

7、負責嘉賓及工作人員各種證件、資料的領取和發放；負責車輛通行證、重要嘉賓禮品及其它後勤保障物資（如雨具等）的落實。

8、負責落實擬參加接送機、宴請、考察等活動的領導名單，並負責通知。

9、對大會活動的各項費用進行監督和核實。

（二）嘉賓聯絡組

工作職責：

1、負責對接論壇組委會，提前落實參會嘉賓及隨行名單、往返日期、航班號、住宿需求、活動行程、翻譯需求、旅遊等信息，及時報送接待部辦公室及相關工作組；負責統計工作人員住宿、用車需求，並提交接待部辦公室統一安排。

2、負責彙總重要嘉賓行程，並安排“一對一”聯絡員提醒、引導；負責掌握省有關領導出席會議、宴請等有關信息，並將有關信息提交接待部辦公室。

3、負責未列入“一對一”接待範圍的嘉賓的總聯絡，及時將信息反饋接待部辦公室統籌協調。

4、完成接待部交辦的其他工作任務。

（三）酒店服務組

工作職責：

1、負責嘉賓報到、入住等有關事宜。負責與大會組委會對接，提前領取嘉賓房卡，配合“一對一”聯絡員引導嘉賓入住和資料領取。

2、按照大會組委會統一安排，組織工作人員參加培訓，並按照實際工作要求進行演練和測試，熟悉酒店及入住嘉賓的相關信息。

3、負責統計彙總嘉賓抵離酒店信息及其他需求，及時提交接待部辦公室，並按照接待部辦公室安排做好協調落實工作。及時妥善處理嘉賓在酒店遇到的突發狀況，並及時上報接待部辦公室。

（四）機場服務組

工作職責：

1、負責掌握嘉賓航班信息，提前通知接待部辦公室及酒店服務組。

2、負責與大會組委會對接，做好嘉賓乘機手續辦理、行李託運等工作。

3、完成接待部交辦的其他工作任務。

（五）宴會服務組

工作職責：

1、負責落實大會組委會統一安排之外的活動，制定詳細實施方案。

2、負責與公安、質監、衛生等部門的對接，做好保障服務工作。

3、負責與酒店方對接，負責宴請場地的預訂，提前做好宴請現場各項準備工作，包括菜單審定、座次安排等。

4、負責落實出席宴請的嘉賓及領導名單，負責安排專人提醒、引導嘉賓及領導出席。

5、完成接待部交辦的其他工作任務。

（六）重要嘉賓組

工作職責：

1、根據接待部提供的“一對一”嘉賓信息，制定一套完善的實施計劃從接機、住宿、用餐、活動行程跟進、翻譯需求、旅遊、送機等。在住宿，用車，用餐等方面擁有優先權。及時報送接待部辦公室，協調各工作組。

2、負責對“一對一”聯絡員進行培訓、選拔。

3、由聯絡員負責，完成重要嘉賓的全程陪同工作。

4、負責收集重要嘉賓的喜好。

5、滿足重要嘉賓的一些特殊要求。

6、完成接待部交辦的其他工作任務。

（七）應急機動組

工作職責：

完成論壇期間接待部辦公室臨時交辦任務，負責落實本方案中未進行明確分工的有關事項，處理嘉賓接待工作中的突發狀況。

接待方案 篇二

一、迎檢資料準備：

學校紅十字會創建工作彙報材料、學校宣傳手冊、特色展板、感恩活動資料、愛心援助等檔案資料

二、迎檢氛圍佈置：

1、環境秩序確保做到整潔、規範、有序、優美；

2、展板、黑板報的文字或圖片與感恩關聯。

3、大幅標語，條幅彰顯接待氛圍。

4、學校紅會建設檔案資料在安全通道擺放待查。

三、迎檢流程：

㈠ 校長向檢查組彙報學校工作

㈡ 檢查組參觀校園文化，視察學生宿舍建修情況；學校學生特色活動展示。

擬定參觀檢查路線：教學樓入口文化牆（學校簡介、教職工一覽表、感恩紅會展板圖片）→一樓教師辦公室和班級文化→二樓紅會辦公室→鄉村少年宮各功能室→辦公室和教室文化→三樓教師辦公室和班級文化→學生臨時宿舍→食堂→建修中學生宿舍→學校遠景規劃圖

㈢ 檢查相關資料，接受相關專家、領導的質詢。

㈣ 校領導邀請專家組領導合影留念

四、迎檢工作要求：

（1）檢查團到達前，衛生組檢查教室、清潔區、部室環境衛生；宣傳組做好攝像、拍照等準備工作；服務組準備好茶具、開水。

（2）檢查團到達時，校長、校中層以上領導迎接，服務組做好茶水服務；各部室負責人迅速進入部室，準備迎接檢查；教室負責人管理好相應教室的學生；各功能教室正常使用，引導解說員（或者校長）引導檢查團領導開始檢查。

（3）檢查完畢後，校行政成員在會議室聽取檢查團反饋意見。

五、迎檢具體工作

1、校容校貌整治；校園文化整體佈置。

2、收集、整理長樂博愛紅會建設相關資料資料（精、真、實）。

3、學校常規管理： 確保教學秩序井然；師生的文明禮儀精神面貌良好；校園安全有序。

4、確定參觀檢查路線，擬定解說詞。

5、向師生宣傳、介紹學校創建成立長樂博愛紅十字會的`基本情況（時間、領導機構、職責、意義等），做好座談會及問卷調查的培訓。

會議接待方案 篇三

爲了安排好美國達貝爾公司的代表來上海與本公司洽談合資設廠事項的工作和各事項，順利進行談判工作，特制定以下接待方案：

一、接待時間：20xx年10月27—29日

二、接待地點

接機地點：上海虹橋機場

接待酒店：上海洋洋顯達度假酒店

地址：上海新客站地區上海市交通路2779號（富平路99號）

參觀地點：中國上海迅通電梯有限公司生產基地

上海世博園

上海外灘夜景

三、接待對象：美國達貝爾公司談判代表以及陪同人員

四、接待負責人員

總負責： （負責整個行程的指揮和協調工作）

接待組： （翻譯人員，禮儀小姐，解說員，接待員）

祕書組： （負責接待和談判會議的相關文件起草文件資料）

後勤組： （負責行程和會議談判的酒店安排，會場佈置和保安等相關工作） 談判組： （主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經理） 合計人員：24人

五、接待前期準備工作

1. 來回機票預定

2. 食宿安排

3. 迎接車輛安排

4. 會場接待

5. 會場整理及佈置

六、後期工作

1、談判會議資料整理

2、經費報銷

3、總結及信息反饋

七、經費預算 雙程飛機票(220xx)+酒店住宿費(10000)+餐費(8000)+租車費用(650)+觀光費用(2500)+會議雜務費(1000)+後備費用(5000) 總計：63150元（人民幣）

八、注意事項

1、接待外賓的禮儀注意事項 2、應急方案的準備 3、控制經費預算 4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。

會議接待方案3 篇四

一、接待前準備

1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。

2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。

3、提前按要求做好旅遊及行程計劃、安排好旅遊車輛，駕駛人員，導遊人員，旅遊景點，旅遊途中就餐點。

二、接站

根據客人具體抵達時間，提前半小時抵達（火車站/機場）。舉牌接到客人後安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。爲客人辦理好入住手續，並讓客人及時瞭解到酒店的基本情況和注意事項。

三、旅遊及行程的安排

1、導遊要求：

知識豐富，技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導遊業務知識和講解、服務水平、實踐經驗豐富。

2、車輛要求：

安排專業旅遊車隊的空調旅遊車，車況好、乾淨，設備齊全。安排多年駕駛經驗專業的司機，確保客人安全。

四、旅遊保險

確保此次旅遊活動的安全順利，我社可代辦每位旅遊投保10萬元旅遊人身意外傷害險。

五、會議日程安排

x月x日：機（08：00-18：00），提前得知每個客人的航班號航班時間安排接機時間，人員接機，帶領客人上車，司機送客人抵達酒店休息。

1、在大堂內擺放接待臺及歡迎條幅。

2、在大堂接待桌上擺放貴公司簽到牌、賜名片、並安排3名專業人員在接待臺協助會務組，爲客人簽到辦理登記，併爲VIP客戶提供優質服務入住手續。在客人到達酒店時，引導客人前往簽到臺辦理入住等。

3、代定客人往返大交通

4、舉行主題晚宴（根據客戶要求）；若有演出，請客戶提出有關演出的主題語言類，歌曲類，小品類，戲劇類等。

5、協助主辦單位安排參會事議。

6、19：00-21：00晚上舉辦宴會廳歡迎宴會。

7、x月x日：參加會議。

本酒店參會：

上午：8：00-10：00上半場10：00-10：30茶歇。

10：30-12：00下半場12：00-13：00中餐。

下午：14：00-16：00上半場16：00-16：30茶歇。

16：30-18：00下半場19：00-21：00晚宴。

接待方案 篇五

近日，我學院的合作校--英國B大學將派出以校長爲首的15人代表團對我學院的辦學條件、辦學水平進行全面考察並洽談相關合作事宜。爲了確保接待工作的順利進行，現制訂接待方案如下：

一、接待目的：

本次B大學來訪對我學院建設多科性、教學研究型的大學有重要的意義。因此，各相關人員應充分展示我院辦學條件及學科建設、教學和科研水平，並以務實、精煉、高效、有序的工作作風展現我院優良校風，給英國B大學的代表團留下良好印象。

二、接待宗旨：

秉承“以人爲本”的原則，熱情，主動，周到，細緻，謹慎，高效，安全，確保各項接待任務圓滿完成。

三、接待規格：

建議採用對等規格。

注：由於B大學代表團以校長爲首，建議主陪人員爲我學院的張院長和黨委書記金書記。

四、考察時間：

20xx年12月20日——20xx年12月22日

五、相關接待部門和具體接待事項如下：

（一）、組織結構：

總負責人：高葉（院辦公室主任）

成員： 賀華（教導處主任）

金坤（人事部主任）

蘇秦（財務處主任）

寧靜（宣傳部主任）

常姍（醫務室主任）

（二）、安排食宿

1、負責人：金坤

主要職責：①負責考察團入住金寶萊商務酒店食宿接待工作；

②負責指揮、協調、安排考察團考察期間各個時間段就餐、休息等事宜。

2、預定餐飲（表1）

注：①食品供應，既要照顧外賓的飲食，又要體現中國特色，品種齊全，營養豐富；

②食品要安全、衛生，同時要在食品旁標明過敏源。

3、預定住宿（表2）

注：①住宿房間已安排好，考察團成員可根據自身需求內部調整 ②接待人員要做好成員信息登記工作。

4、考察團成員信息登記表 （表3）

（三）、接機及送機工作組

1、負責人：寧靜

主要職責：負責聯繫考察團的接機、送機及其他事務； 工作人員：記者1人（宣傳部指派），負責攝像、照相事宜； 接待人員5名（可指派學生），負責生活等相關事務工作； 翻譯員5名（可指派學生），負責隨行翻譯。

2、準備工作

（1）準備：20xx年12月19日前往機場實地考察。 ①辦理好相關手續，開放貴賓通道等相關事宜； ②設置臨時接待點，備好接機標語及橫幅等。

3、主要工作內容

（1）具體負責接機、送機等相關工作。

（2）物品配備：照相機一部、空調大巴一臺、礦泉水，風油精，遮陽傘，紙巾等若干。

（3）接機：

①就位。12月20日上午工作組成員到達機場。

②接人。考察團由接待人員確認後，接機負責人寧靜先自我介紹，接過行李交工作人員。

（4）照相。由隨行記者對考察團人員進行機場拍照，攝像。

（5）送往酒店。送考察團人員前往下榻酒店辦理入住手續。

（6）照片傳回。照相結束後，第一時間內把照片傳回宣傳部。

（7）報告。在把考察人員送到酒店後，將相關接待信息電話彙報院辦公室。

4、送機：在機場設接待站，按照相關程序負責安全的送機服務。

（四）、醫務組

1、負責人：常姍 醫生：牛宇、韓靜

主要職責：負責醫療服務工作，二十四小時輪流值班，專家外出時隨行服務，着裝整潔，佩帶工作證，態度主動、熱情、和藹。

2、藥品準備：速效救心丸，感冒藥，健胃消食片，暈車藥，風油精，創可貼，消毒水等。

（五)、考察團會務工作安排(表4）

（六）、考察後續工作

1、宣傳組對此次B大學的考察之行的跟蹤報道進行總結、整理，並寫成報告；

2、財務組將此次接待的預算做成表格，送往財務處審覈；

（七）、應急預案

1、車輛：爲防止轎車或大巴在半路上拋錨或者出故障，人事部應提前安排校車及司機，以備不時之需；

2、會場：爲防止會場音響、投影儀等電子設備出現故障，應在報告廳、會議中心多預留一間設備齊全、能容納上百人的會議室；爲防止工作人員人手不夠，可以安排學生幫助完成接待工作；

3、緊急情況：爲防止有考察團成員突發病變，醫務人員應原地待命，備好急救箱及應急藥物；保持會議廳及報告廳的綠色通道的暢通，以便突發情況疏散人羣。

（八)、接待預算(附）

費用預算表（表5）

（九）、工作要求

1、接待人員必須高度樹立責任意識，以主人翁的姿態投身到接待活動中，以自己的言行維護學校的聲譽和形象。

2、接待期間，各部門負責人每天值班。正常情況下工作人員應保證通訊24小時暢通。

3、各組工作人員要堅決服從接待工作領導小組的安排，一切從大局出發，克服困難，無條件服從人員及設備的調撥。

4、接待期間全體接待人員應着裝合理，工作熱情大方，對於考察團的困難要熱心幫忙解決，條件允許的應使用英文與考察團對話。

5、除上述接待專項工作外，學校的各項常規工作要一如既往，不耽誤老師的授課和學生。 以上方案妥否，請批示！

接待方案 篇六

一、總則

1、爲規範公司商務接待活動，在保證商務接待效果的前提下，加強商務接待費用控制，特制訂本方案。

2、商務接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀律，有禮有節、熱情大方，樹立公司的良好形象。

3、本方案規定了公司商務接待的管理職能、管理內容與要求、檢查與考覈，適用於公司的全部商務接待活動的管理。

二、管理職能

行政部是公司接待工作的管理部門，公司商務接待以及宴請用餐等均由行政部統一安排。

三、商務接待工作原則

1、以對等接待、各負其責、相互配合爲原則。商務接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一致，齊心協力，共同做好接待工作。

2、規範高效、安全節儉、服務一流的原則。商務接待工作應規範服務，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應付拖拉。

3、統一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準，對各項商務接待費用實行預算管理，由行政部負責人根據覈定的預算嚴格控制使用，商務接待費用原則上不得超過限額，如需追加預算，由總經理另行審批。 四、接待職責分工

1、接待工作是公司窗口式工作，對於塑造企業良好形象、實現公司經營目標，具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規範行爲。

2、接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下：

2.1行政部：

提供一般接待良好環境的保障及備品準備，負責接待服務並陪同洽談及參觀介紹；

負責來客引入及會議室的環境保持；

提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。

2.2工程部及相關負責人：負責接待洽談並陪同始終。

五、商務接待細則及標準

1、商務接待細則

1.1對於因接待需求經常往來的餐館、賓館、副食品店或其他機構應爭取以簽約形式約定折扣價，原則上應定點採購和安排餐飲、住宿等事項。

1.2在商務接待過程中，原則上酒水、香菸應自帶，未經允許的前提下自行購買物品和安排的招待事項而產生的費用公司不予報銷。

2、商務接待標準

公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準。主要劃分爲3個級別：普通接待、中級接待、高級接待。

2.1普通接待

2.2中級接待

2.3高級接待

六、商務接待流程

①各部門實施商務接待前，應填寫《商務接待申請表》，經部門主管審覈，分管副總審批後報由總經理簽字確定後，報行政部申請安排接待；

②申請部門在《商務接待申請表》內應明確來賓人數、級別、接待時間、接待事由、接待負責人等信息及相關接待要求建議；

③公司高層領導的商務接待活動，由其相關接洽人員填寫《商務接待申請》，並作爲接待負責人；

④行政部接到《商務接待申請表》後，應根據公司商務接待標準進行商務接待行程設計並覈定接待預算後，填寫《接待行程安排表》，反饋至接待申請部門確認； ⑤經申請部門確認後的《接待行程安排表》，按接待標準進行審批；

⑥如接待申請部門要求部分或全面超標準接待，《接待行程安排表》應按照相應接待標準進行審批；

⑦行政部將獲批後的《接待行程安排表》報公司財務部，作爲預支、報銷接待費用的預算憑證。

會議接待方案 篇七

爲成功圓滿接待“”，按照貴公司的要求，河南康輝國際旅行社特擬定以下方案，請指正、修改。

原則：河南康輝國際旅行社本着“熱情、周到、安全、衛生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任務。

一、接待前準備：

1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。

2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。

3、提前按要求做好旅遊及行程計劃、安排好旅遊車輛，駕駛人員，導遊人員，旅遊景點，旅遊途中就餐點。

二、接站：

根據客人具體抵達時間，提前半小時抵達（火車站/機場）。舉牌接到客人後安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。爲客人辦理好入住手續，並讓客人及時瞭解到酒店的基本情況和注意事項。

三、旅遊及行程的安排：

1、導遊要求：

知識豐富，技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導遊業務知識和講解、服務水平、實踐經驗豐富。

2、車輛要求：

安排專業旅遊車隊的空調旅遊車，車況好、乾淨，設備齊全。安排多年駕駛經驗專業的司機，確保客人安全。

四、旅遊保險：

確保此次旅遊活動的安全順利，我社可代辦每位旅遊投保10萬元旅遊人身意外傷害險。

五、會議日程安排：

月日：機(08：00-18：00)，提前得知每個客人的航班號航班時間安排接機時間，人員接機，帶領客人上車，司機送客人抵達酒店休息。

A：在大堂內擺放接待臺及歡迎條幅

B：在大堂接待桌上擺放貴公司簽到牌、賜名片、並安排3名專業人員在接待臺協助會務組，爲客人簽到辦理登記，併爲VIP客戶提供優質服務入住手續。在客人到達酒店時，引導客人前往簽到臺辦理入住等。

C：代定客人往返大交通

D：舉行主題晚宴（根據客戶要求）；若有演出，請客戶提出有關演出的主題語言類，歌曲類，小品類，戲劇類等。

E：協助主辦單位安排參會事議

19：00-21：00晚上舉辦宴會廳歡迎宴會

xx月xx日：參加會議。

本酒店參會：上午：8：00-10:00上半場10：00-10：30茶歇

10：30-12：00下半場12：00-13：00中餐

下午:14:00-16:00上半場16：00-16：30茶歇

16：30-18：00下半場19：00-21：00晚宴

xx月xx日：（根據實際情況安排時間）

會議接待策劃方案 篇八

一、時間：

20xx年2月11日（星期三）下午14：30

二、參會地點：

縣政協五樓會議室

三、會議主題和議程：

貫徹第二十八次全國“掃黃打非”工作電視電話會議精神，總結20XX年全省“掃黃打非”工作，部署20XX年“掃黃打非”工作。會議由省政府副省長夫人同志主持。會議議程共有四項：

（一）宣讀《X省“掃黃打非”工作領導小組、X省人力資源和社會保障廳關於表彰20XX年度X省“掃黃打非”工作先進集體和先進個人的決定》。

（二）宣讀《省委宣傳部、省委政法委、省“掃黃打非”工作領導小組辦公室關於20XX年“掃黃打非”行動方案（要點）》。

（三）省委常委、宣傳部長的同志講話。

（四）省新聞出版廣電（版權）局、省委政法委、省互聯網信息辦公室（省委外宣辦）、省通信管理局負責同志講話。

四、參會人員（66人）：

（一）縣“掃黃打非”工作領導小組組長、副組長（2人）；

（二）縣“掃黃打非”工作領導小組辦公室主任、副主任（3人）；

（三）縣“掃黃打非”工作領導小組各成員單位負責人及聯絡員（40人）；

政府辦宣傳部政法委法院檢察院

人武部監察局縣委編辦教體局公安局

民政局財政局人社局交通局發改局

工信局工商局民宗局城管局郵政局

（四）縣級有關單位負責人（13人）；

統戰部總工會精神文明辦防邪辦

法制辦團縣委婦聯商務和招商局

質監局關工委辦公室電信公司移動公司

聯通公司

（五）其他相關人員（8人）；

縣網管辦負責人縣公安局國保大隊負責人

縣公安局網監大隊負責人縣文廣新旅局新聞出版股長

縣文廣新旅局宣傳管理股長縣文化市場綜合執法大隊全體隊員

五、其他事項

1、縣級領導及其他參會人員由縣委宣傳部辦公室通知；

2、會場提供及佈置由縣委宣傳部辦公室負責，縣“掃黃打非”辦公室協助；

3、會議由省委宣傳部和省“掃黃打非”辦公室統一組織報道，不再另行安排記者。

會議接待方案3 篇九

一、會前準備工作

1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。

2、發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員範圍。

3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

4、大型會議要編組並提出小組召集人、討論地點。

5、大型會議要印製會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6、會場佈置、會場佈置要充分體現會議氣氛。

（1）懸掛會標、徽記、旗幟登。

（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席，拜訪席籤、話筒，並保證音響效果。

（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區域，並使與會者明確。

（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。

（5）擺放適宜花卉。

7、後期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細緻安排。

8、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的。準備工作。

9、進行會前檢查或向領導彙報準備工作情況。

二、會務組織與服務工作

1、會務人員提前1小時到達會場，反覆檢查會場準備情況。

2、搞好會議簽到、材料分發。

3、落實主席臺領導、發言人是否到齊。

4、按預訂方案組織與會人員由前向後以此就座。

5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。

7、組織照相。

8、爲與會人員預訂車、船、機票等。

三、會議善後工作

1、會議結束後，要檢查會場，帶回剩餘材料、席籤等。

2、組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會議報道工作。

會議接待方案 篇十

接待前準備：

1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。

2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。

3、提前按要求做好旅遊及行程計劃、安排好旅遊車輛，駕駛人員，導遊人員，

旅遊景點，旅遊途中就餐點。

一、會議概況：

（一）會議時間：20xx-1-10至20xx-1-12

（二）會議地點：柳州飯店

地址：柳州飯店

電話：

聯繫人：賈

（三）參加會議人員:總公司代表 分公司各部門負責人，

二、活動日程（見日程安排表）

三、工作分工

成立會議籌備領導小組

組 長：賈

副組長：胡

領導小組下設辦公室，負責人，具體負責整個會議期間的各項工作。

成員單位：分公司人事部 公關部

辦公室下設材料組、會務組。

（一）材料組

負責人：韋

成 員：祕書處有關人員

職 責：

1、領導講話、主持稿、論文集

2、代表報到、登記，制定花名冊、通訊錄

3、會議須知、日程表

4、代表、工作人員住宿、餐飲分配表

5、製做文件袋、配記事本、筆、相冊

6、材料裝袋、印製代表證、工作人員證、桌籤

7、乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛

（二）會務組

負責人：歐

成 員：總務處有關人員

職 責：具體負責請領導參加開幕式、聯繫開、閉幕式會議室、會議接站、

食宿、宴請、各項活動統籌安排、紀念品的購買發放、後勤保障及各項協調工作。

1、車輛

負責人：胡

（1）會議抽調公關部祕書處轎車3臺主要用於迎接代表團。行政處2臺轎車主要用於會務。

（2）各單位抽調的車輛要做到整潔乾淨、無故障、無灰塵。

（3）車輛市內用油由各出車單位自行解決。

（4）聯繫各代表團鐵路定票，爲代表自帶車輛加油及送站工作。

2、接站

負責人：毛

1月10日，各代表團報到當天，對坐車來的代表，派車在高速公路出口處迎接；對乘火車來的代表，派車到車站迎接（由責任單位自制接站牌）。

具體分工：負責人自行安排

3、紀念品

負責人：賈

（1）準備給白紀念品10份，以表感謝。

4、住宿

負責人：賈

（1）住宿。會議代表統一住柳州飯店。總代表安排單獨住一標準間，其它代表2個人住一標準間，各代表房間內擺放水果、香菸和主要地方報紙。

（2）宴請。10日各代表團報到後，在飯店舉行歡迎晚宴，擬請×座陪（擺牌）。

（3）要求。會議用餐依籤牌固定餐位，一樓正廳懸掛歡迎橫幅；會議室掛會標，擺放鮮花，代表座籤等，要體現隆重、端莊、整潔。

5、參觀、娛樂活動

（1）遊覽。

責任人：麥

負責遊覽期間住宿、用餐、遊玩等活動。

要求：遊覽長負責培訓3男3女既6名隨車導遊（擬從祕書部內挑選）。

(2)8月11日晚，舉辦聯歡晚會。

責任人：韋

負責聯繫晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內挑選5名歌手，制定由各代

表團參與的演出計劃。

6、宣傳報道

責任人：麥

（1）負責會議攝、錄像工作。

（2）派攝影、錄像記者各1人，全程跟蹤服務（迎接、會議、遊覽）。

（3）將代表的照片裝入相冊，錄像刻制光盤，在代表返程前交到代表手中。

7、醫療保障

責任人：歐

門診部派1名醫生全程保障。備有關藥品和緊急醫療器械。

會活動日程安排

表格略