印章管理規定

印章管理規定

爲使公司印章在申請刻制、使用、廢止等過程中得以有效管理，特制定本規定：

一、 本規定所稱的公司印章爲：

1、公章：即標明公司法定全稱的印章，在本規定中指“福建新大陸電腦股份有限公司”章。

2、專用章：即用於某種特定用途的印章，如合同專用章、財務專用章、辦事處章、項目部章等。

3、人名章：包括公司法定代表人章，以及按法律法規規定必須簽署的崗位負責人人名章，如公司財務負責人章。

二、 公司印章管理部門爲綜合管理部，協同管理部門爲法務部。

三、 印章授權：

1、公司公章、財務專用章、法定代表人章、合同專用章的授權人爲公司董事長。

2、公司其他印章的授權人爲公司董事長或董事長授權及同意其轉授權的受權人。

3、公司公章、財務專用章、法定代表人章、合同專用章的管理人員（下稱“印章保管使用人”或“保管使用人”），由保管使用單位負責人推薦，公司董事長授權確定。

4、公司其他印章的保管使用人，由保管使用單位負責人推薦，公司董事長或董事長授權的受權人確定。

5、印章保管使用人只能由公司董事長或董事長授權的受權人（不含任何次受權人）確定。本款所述“公司董事長或董事長授權的受權人”以下統稱“有權批准人”。非公司董事長的“有權批准人”的批准權限，由公司董事長對其的授權權限決定。

6、每一枚印章在每一授權期限內只能有一個印章保管使用人。

四、 印章刻制：

1、因工作需要新置印章，以及一枚不夠使用需增刻印章，由印章使用部門書面申請，填寫《印章刻制申請（啓用）表》（詳見附件1），經公司有權批准人批准後交綜合管理部專人統一刻制。

2、印章因故遺失、因故損壞需更換的在辦妥相應手續後，照上述流程申請重新刻制。

3、嚴禁未經批准擅自刻制印章，違者必究當事人法律責任。

五、 印章啓用：

1、以下事項辦理完畢後，印章方可啓用：

1)  辦妥《印章刻制申請（啓用）表》

2)  辦妥《印章保管使用人授權書》（詳見附件2）

3)  辦妥《印章交接表》（詳見附件5）

4)  公章及人名章公司須以文件形式發出正式啓用印章的通知。

2、印章製作完成後，印章管理員移交印章至印章保管使用人，交接時應現場填寫《印章交接表》。如印章保管使用人無法本人現場交接的，代收人應持印章保管使用人委託書辦理交接手續。

3、印章保管使用人更換時，應先撤銷原《印章保管使用人授權書》後重新辦理授權及交接手續。

六、  印章保管使用：

1、印章保管使用人和批准用印人必須爲不同的自然人，亦即有權批准用印人不得作爲印章保管使用人。

2、印章由有權批准人批准的專人（即“印章保管使用人”）負責保管使用，印章保管使用人對印章的使用安全承擔全部責任。保管使用人不得自行將印章轉由他人代爲保管；遇特殊情況需由他人代爲保管，應書面報告有權批准人經批准後方可交由他人代爲保管。

3、保管印章的地方(桌、櫃等)應牢固加鎖，使用後要及時收存鎖好，不得將印章隨意放置。

4、在公司本部保管使用的印章，原則上不得攜出印章保管使用人辦公室以外使用。特殊情況需將印章攜帶出印章保管使用人辦公室以外使用的，應由使用部門辦理《印章借用登記表》（詳見附件3），經有權批准人批准後，方可攜出印章保管使用人辦公室使用。用印地點在本省以內地區的，須由印章保管使用人攜帶印章到場簽印；用印地點在本省以外地區的，須由印章保管人對印章加封，交由經批准的借用人專人暫行保管使用。原則上，借用人啓封印章及使用印章時需有使用部門的相關人員至少1人現場監印。監印人應在《印章借用登記表》上簽字。印章使用完畢，借用人應會同監印人對印章重新加封，交回印章保管使用人。借用人除按印章授權書規定的權限用印外，還須將用印的文字材料複印1份交回公司本部印章保管使用人審覈存檔。

在公司駐外機構保管使用的印章，原則上也不得攜出駐外機構以外使用，特殊情況確須在駐外機構以外、駐地城市市區以內使用，要由印章保管使用人攜帶印章到場簽印；要攜出印章到外地（駐外機構駐地城市市區以外）使用，除行政後勤類專用章由駐外機構負責人批准外，其他印章均須由使用部門或使用人提交書面申請報告，經有權批准人批准後，由印章保管使用人攜帶印章到場簽印。若爲非印章保管使用人外攜印章使用，參照公司本部印章借用流程辦理。

5、經批准的印章保管使用人因故離職或崗位調整不再保管使用印章，均應在離職前或崗位調整前向綜合管理部辦理印章更換保管使用人等相關手續。

6、印章保管使用人必須嚴格遵守國家有關部門制定的印章管理方面的法律、法規和規章，並按照本規定的要求和相應《印章保管使用人授權書》的授權範圍內使用和管理印章。對於超出使用權限的文件，必須經有權批准人審批，對未經審批而使用印章，要追究當事人（包括保管使用人）的責任，由此產生的後果由當事人負責。

7、印章保管使用人應使用《公司印章使用登記簿》（詳見附件4）對用印情況進行登記。在用印前，要認真審覈，明確瞭解用印的內容和目的，在確認用印需求當事人完成了《公司印章使用登記簿》的逐項登記和所需的相關部門會籤、相關領導審批，確認符合公司用印要求後方可用印。除留有存根的介紹信等類似材料外，其他用印均應進行登記。公司各部門需長期領用《公司印章使用登記簿》的，每個部門領取本數不得超過3本。印章保管人對於長期領用的《公司印章使用登記簿》應作編號後統一發放，用印申請部門不得擅自將《公司印章使用登記簿》拆分、複印使用。《公司印章使用登記簿》記錄填滿後，應及時交回印章保管人處存檔，以領取新的《公司印章使用登記簿》。

8、根據《公司檔案管理辦法》、《公司公文管理辦法》等公司制度規定需留存紅頭文件、採購合同及銷售合同，印章保管使用人應在蓋章後留存一份原件，並按公司相關規定送交綜合管理部立卷歸檔。

印章保管使用人應在紅頭文件蓋章後留存一份紙質原件並掃描存檔。

採購合同與銷售合同申請用印部門經辦人應在蓋章時填寫《 XX（公司/部門）合同用印登記表》（詳見附件7），同時提交一份完整的合同原件至印章保管使用人處存檔。印章保管使用人應對合同原件進行掃描，並在紙質合同保存期滿後進行銷燬。

所有合同類文件必須蓋騎縫章，任何人不得擅自對完整的合同原件進行更改。

9、未經有權批准人批准，嚴禁在空白紙張、空白憑證上蓋章，嚴禁在未完整履行用印手續的任何文件材料上蓋章，嚴禁給外單位蓋章；特殊情況經批准後對空白紙張蓋章的，使用部門必須將使用後的材料複印一份交印章保管使用人審覈存檔；未使用的蓋章空白紙張由領用人、印章保管使用人及綜合管理部負責人一起當面銷燬並作書面記錄，確認無誤後上述人員在書面記錄上簽字存檔。申請使用人對蓋章的空白紙張的使用承擔全部責任。

10、印章保管使用人因請假、出差等特殊原因需代理人代理保管使用印章的，須事先書面報告，並獲得有權批准人批准；代理人在代理期間須依照規定用印，否則，一切法律責任自負；代理人要在事後將用印依據交印章保管使用人審查，同時代理人還應在用印登記簿上對在代理期間的用印記錄簽字。

11、印章保管使用人應嚴格按本規定及《印章保管使用人授權書》的規定用印；跨部門的材料、或按規定需相關部門會籤的材料，應會籤後方可用印；有權批准人對部門或崗位有單獨授權的，按授權權限批准用印。

12、印章保管使用人應嚴格按本規定保管印章，如有遺失，應在第一時間口頭報告公司印章管理部門，並在3個工作日內書面報告所屬部門負責人，所屬部門負責人應作出書面處理意見報告印章管理部門，經有權批准人批准後對印章保管使用人進行處理。同時，印章管理部門將根據國家相關法律法規和公司有關規定辦理遺失手續，印章保管使用人和所屬部門應全力配合,期間所發生的相關費用應由印章保管使用人承擔。

13、任何情況下，印章保管使用人或其他有關人員均不得有僞造印章、塗改、遮蓋印章部分內容使用印章等行爲，違者將受到公司的嚴厲處罰，並追究其法律責任。

14、每年年終印章保管使用人負責將相關印章使用情況登記表送檔案室掃描並存檔。

15、每年3月1日前印章保管使用人應將上一年度的印章使用情況報告印章管理部門。

七、 印章停用與繳銷：

公司決定停止使用的印章以及各部門因故停止使用的印章均由相關部門填寫《印章繳交申請表》（詳見附件8）。暫停使用的印章由綜合管理部專人保管；永久停用的印章和因故損壞的印章均由綜合管理部書面申請，經有權批准人批准後，由綜合管理部負責人、法務部負責人及印章保管人一起現場監督銷燬，並現場填寫《印章銷燬登記表》（詳見附件6）。

八、 未盡事宜由綜合管理部會同法務部在實施過程中提出補充意見。

九、 本規定由綜合管理部負責解釋。

十、 本規定自2013年6月15起生效，此前相關規定與本規定存在任何衝突的，均以本規定爲準。

附件1：印章刻制申請（啓用）表

附件2：印章保管使用人授權書

附件3：印章借用登記表

附件4：公司印章使用登記簿

附件5：印章交接表

附件6：印章銷燬登記表     

附件7：XX（公司/部門）合同用印登記表

附件8：印章繳交申請表

附件1

印章刻制申請（啓用）表

編  號：FM-ZGXZ-YZ-KZQY        

注：1. 本申請表須附印章使用授權書，原件存檔於檔案室。

2．印章補發，申請事由欄填寫原印章規格、形狀、使用狀況及毀損或遺失事實經過。

附件2

印章保管使用人授權書

編 號：FM-ZGXZ-YZ-SQ       

茲授權     在授權期限內依據授權權限在授權事項範圍內管理、使用“（印章名）”印章。

授權權限：僅限於在授權事項範圍內籤蓋相關文件等使用行爲，且必須經有權審批的公司領導簽字同意後，受權人方可籤蓋。

授權事項：1、

2、

3、

授權期限：自   年  月  日起至    年   月   日止。

受權人應嚴格按本授權書及《福建新大陸電腦股份有限公司印章管理規定》之規定執行，在授權權限、事項範圍內使用本印章，對本印章的籤蓋等使用行爲負責。受權人不得轉授權。同時受權人負有妥善保管本印章責任。

超出上述範圍外使用本印章引起的一切法律後果，由受權人自行負責，公司保留追究其法律責任的權利。

本授權書授權期限屆滿，若未另行辦理授權手續，則受權人應在15個工作日內將印章歸還印章管理部門。

本印章印模如下：

受權人簽名：                                      授權人簽名：

身份證號碼：

手機號碼：

年  月  日                                       年  月  日

（本授權書一式三份，授權人、受權人、綜合管理部各存一份）

附件3

印章借用登記表

 編 號：FM-ZGXZ-YZ-JY       

附件4

印章使用登記簿

編號：FM-ZGXZ-YZ-DJ         

附件5

印 章 交 接 表

編 號：FM-ZGXZ-YZ-JJ       

附件6

印章銷燬登記表

                   編號：FM-ZGXZ-YZ-XH        

注： 本表原件存檔於檔案室。

附件7

              （公司/部門）合同用印登記表

編  號：FM-ZGXZ-YZ-HTTJ     

附件8

印章繳交申請表

編 號：FM-ZGXZ-YZ-JIAO