文件管理制度範本【新版多篇】

文件管理制度 篇一

1、目的

爲規範本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2、職責

2、1總經理負責公司所有對外發文審批。

2、2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

2、3部門主管負責本部門文件的擬製與審覈，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審覈，用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類

3、1上行文：請示，報告，計劃，總結；

3、2下行文：批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

3、3平行文：信函，會議紀要。

4、文件格式

4、1發文統一使用以上文件類別之一。

4、2祕密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加註。

4、3收文單位。是指用來處理或答覆文件中有關問題和有關事項的單位。

4、4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

4、5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

4、6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距爲1、5倍，以清晰、美觀爲原則；

4、7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明“附件：XXX”字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須註明；

4、8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身分）署名：落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好佔滿全頁，落款務必放在另頁空白紙上時，並在其上面加註一行“（此頁無正文）”字樣；落款字體與正文相同。

4、9日期：

4、9、1一般應寫發文日期；

4、9、2制度或會議透過的文件應寫透過的日期；

4、9、3重要的文件寫簽發的日期；

5、文號

5、1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。

5、2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；

5、3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。

6、用印

6、1用印是發文單位對文件負責的標誌，是文件合法生效的標誌，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

6、2文件打印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；

6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。

7、文件管理

7、1包括撰寫、審覈、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作：

7、2正規文件應儘量打印，並由擬文人仔細校對審覈。

7、3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本着負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明“同意發文”字樣後按正常手續辦理；不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

7、4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7、5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一併送有關人員或部門辦理。

7、6收文。文件管理人員（一般爲行政人事部或管理中心物業部相關人員）將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理狀況、備註等。

7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。

7、8保存。文件辦理完畢後，由最後處理部門人員進行保管。

7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

8、相關文檔

8、1文號編碼規則

8、2《文件編號使用登記表》

8、3《對外發文登記表》

8、4《對內發文登記表》

8、5《收文登記表》

8、6《文件處理單》

8、7《傳閱單》

8、8《用印登記表》

8、9對外發文格式

8、10對內發文格式

8、11報告總結格式

8、12會議紀要格式

8、13會議記錄格式

9、修訂及實施

9、1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。

9、2本規定修訂權在公司。

9、3本規定從二零零四年五月一日實行。

文件管理制度 篇二

一、總則

1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

2、爲規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍:適用於本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括:

1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員務必按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都務必重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam爲準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審覈和批准；技術文件的編制務必嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度；明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。

3、文件簽署分爲紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法持續不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可透過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對於借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的祕密。

4、如有特殊狀況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、文件閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，並補充完整《借閱文件記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

文件管理制度 篇三

電子技術文件管理制度

一、總則

1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

2、爲規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍：適用於本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括：

1)開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員務必按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都務必重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam爲準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審覈和批准；技術文件的編制務必嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度；明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。

3、文件簽署分爲紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法持續不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術【】文件，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可透過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對於借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的祕密。

4、如有特殊狀況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、文件閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，並補充完整《借閱文件記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

文件管理制度 篇四

文件管理制度

第一條管理要點

1、爲使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的範圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息；措辭規範，表達無歧義。

4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條制度規範

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審覈，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審覈，審覈無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。

8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。

第三條文件管理流程設計

1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬

3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→文件存檔→文件銷燬

（二）文書管理制度

第一條管理要點

1、爲確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理範圍包括:一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、行政人事部發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務必標有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。

4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，持續紙質文檔與電子文檔的同步更新。

第二條制度規範

1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習並簽名備註。

4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷燬；須上級審批同意，方可銷燬。

6、辦公室負責人爲第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員務必查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

第三條流程設計

起草文書→填寫《發文簿》（需要時）→張貼→存檔→更新目錄（紙質檔與電子檔）→借閱→清退→審批→銷燬

（三）檔案管理制度

第一條管理要點

1、爲了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

2、檔案管理範圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案文件櫃保管。

第二條制度規範

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審覈透過後方可借閱，不得抄錄、複製或借出。

5、檔案管理人員務必遵守保密規定，履行保密手續，個性是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，務必根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

第三條流程設計

根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點

1、爲了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

4、辦公用品的採購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

第二條制度規範

1、公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。

2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計劃，經部門主管批准，財務部簽字後方可採購。對急用品的採購，可根據具體實際進行靈活處理，但務必經部門主管批准。

3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄；因特殊狀況急需領用未填表登記，事後須及時補填。

5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次彙總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，覈實庫存，保證出入庫等量。

文件管理制度 篇五

機要文件管理制度

機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程序

（一）機要文件由機要人員簽收、啓封、覈對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，文件應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。

（二）按領導籤批的範圍進行傳閱。

（三）需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

（四）歸檔，交上級部門。

二、傳閱

（一）傳閱文件要嚴格履行登記手續，按照文件閱讀範圍進行傳閱。

（二）機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

（三）對局領導閱後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要文件管理，防止文件丟失。

三、保密

（一）機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。

（二）對於機要文件，要單獨存放，嚴加保管。

（三）借閱機密、祕密級文件，需經辦公室主任批准；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經分管領導批准。

（四）各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

（五）涉密文件，不得複製或摘抄。

四、歸檔

（一）傳閱和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，持續整潔、清潔。

（二）凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。

（三）幹部出差、調動工作或離退休時務必將自己使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。

（四）機要人員按上級要求及時將機要文件收回。