新版技術文件管理制度【精品多篇】

技術文件管理制度 篇一

通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性並保障公司經營活動的可追溯性，有效督導經營部職員嚴格執行相關工作程序並作爲公開、公平考覈經營部職員工作成績的依據。

適用於經營部所有工作人員的檔案管理，並作爲經營部人員文件處理程序指導文件。

3.1經營部配備檔案管理員運用專用電腦及文件櫃開展檔案管理工作。

3.2檔案管理員負責經營部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理，提供檔案處理意見；負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作；負責管理檔案的借閱、外調；負責客戶定單的傳真、確認工作。

3.3經營部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作；負責經營部職員經營資料的監督管理及相關經營資料評審程序監督管理。

3.4經營部職員按工作程序開展工作並配合檔案管理員工作及時提供準確、全面的經營資料，以便於轉化爲經營部檔案。

3.5財務部負責經營部合同、定單、發貨記錄等經濟類檔案的審計、統計、報告工作；負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。

3.6總經理負責財務部與經營部檔案管理工作的協調及監督；負責經營部經營資料歸檔情況的監督；負責經營部檔案借閱、外調的審批及經營部檔案處理的最終審批。

3.7董事長負責財務部對經濟類檔案管理工作的監督審覈及報告的審批。

4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批後簽訂並結合合同評審文件方可視爲有效文件存檔。

4.2客戶訂單經逐級審批後發貨的文檔方可視爲有效文件存檔。

4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告)經有關人員或領導批示意見後方可視爲有效文件存檔。

4.4經營部會議記錄由參會人員簽名後作爲有效文件存檔。

4.5客戶聯繫資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名後作爲有效文件存檔。

4.6經營部投標文件經公司領導確認標書內容之日起存檔。

4.7量體訂製的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。

4.8發貨記錄自倉庫發貨並傳真客戶確認之日起作爲有效文件存檔。

4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認後交檔案管理員整理記錄作爲有效文件存檔。

4.10檔案管理員將1-9文件轉化爲檔案時必須依據有效文件要求進行覈對後方可進行文件轉化處理。

4.11檔案管理員發現不符合要求的文件應反饋至經營部負責人進行監督協調，保障文件的有效性。對於未按程序要求確立的文件經營部負責人應調查研究事情原因並出具說明性文件交總經理審批後作爲該文件的補充資料一同交檔案管理員進行存檔管理。

4.12檔案管理員應對不完整的文件監督並催促相關人員或領導補充完整進行轉化並管理。

4.13檔案管理員應先對有效文件進行分類整理編號，並就文件名稱、文件編號、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦並按數據庫管理要求進行檔案管理。

4.14檔案管理員的檔案櫃應進行分類編號並將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專用檔案櫃。

4.15經營部打印資料由檔案管理員於專用電腦及設備進行操作，便於文件的轉換工作。未在專用電腦中處理過的合同文件必須原文輸入電腦，合同原件放於檔案櫃內。

4.16財務部電腦與經營部檔案管理專用電腦聯網並進行維護工作。便於隨時查閱、審覈、統計合同、發貨單、客戶訂單等相關經濟類檔案資料。

4.17借閱經營部檔案須經營部負責人同意；外調經營部檔案須經經營部負責人同意並有總經理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進行登記並及時督促回收。

4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部檔案的保密工作，設置電腦密碼、鎖好檔案櫃，保管好鑰匙。保障檔案的整潔，進行對檔案櫃防潮、防蟲處理，對電腦資料進行及時備份處理。

5.1檔案管理員恪盡職守，保證了文件轉化爲檔案資料手續的準確正規，保證了檔案資料的機密性、保證了公司經營的有效追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。

5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作，全力配合檔案管理員進行工作的將進行表彰並將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作爲經營部職員工作考覈、評定工資、獎金的主要依據。

5.3對於違反檔案管理程序條例，未按程序進行文件審批，不準確、全面提供文件資料，未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰並作爲工作不良記錄存檔，供工作考覈、評定工資、獎金時的重要依據。

5.4對於未按照本程序進行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進行批評、警告及相應經濟處罰，並作爲工作考覈、評定工資、獎金的主要依據。

5.5對於未經許可私自動用檔案管理專用電腦，私自開啓檔案櫃，私自調閱檔案資料，私自對進行檔案資料複印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰並作爲不良記錄存檔。

技術文件管理制度 篇二

加強文件檔案管理，規範公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

適用於公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活

動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

盤片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。

1、行政人事部：

1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；

5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關人員：

1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或複印件；

3）負責本部門文件資料或合同複印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

技術文件管理制度 篇三

文件及技術檔案管理工作，是工程施工的延續，但常常因項目經理部的解散、人員調動等原因而滯後，爲了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階，同時爲以後的工作提供依據，體現'重生產同樣重技術檔案管理'的方針，實現生產和內業雙豐收，特制定文件、技術檔案管理制度。

①文件及技術檔案管理的任務是

按照一定的原則和要求，系統地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用於指導施工的技術文件材料，並按歸檔制度加以分類整理，以便完工驗收後，完整地移交給有關技術檔案管理部門。

②文件及技術檔案管理的意義是

可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性，組織有序的交流，及時滿足施工生產的需要，出了問題，有據可查，從而起到穩定正常生產的作用。

①文件管理制度

施工過程中發生的往來文件，項目經理部應設專職人員，按照is09001:20xx 的要求進行專門管理，並形成硬性規定，並由此建立文件管理制度。

②技術檔案管理制度

施工過程中產生的技術資料，項目經理部應設專職人員，按照is09001:20xx 的要求進行專門管理，並形成制度貫徹落實。

①文件管理方法

a、收集：主要是注意搞好日常文件的管理工作。

b、整理及編目：是在文件全面收集基礎上，對來文或發文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據文件的行文類別區分。同時按文件的收發時間編制目錄，該受控的要建立受控文件清單並加蓋受控章。

②技術檔案管理辦法

a、收集：由項目經理部工程管理部統一管理。

b、整理及編目：是在技術檔案材料全面收集基礎上，對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的自然形成規律進行。工程技術檔案分類，原則上按工程項目劃分，使同一項工程的技術檔案都集中在一起，以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下，又可按專業分爲若干類。編目方針爲能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯繫，便於檢查。

①建立技術資料複覈制，來源於施工過程中的資料，必須現場填寫且有人複覈，決不允許一人一填到底，更不容許事後補填，且資料能夠反映工程實際。

②交工驗收資料的整理，要從工程施工一開始就着手抓，先化整爲零，再化零爲整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統一。

③加強交工驗收及資料整理的管理工作，徹底根治此方面滯後的弊病。

①在交工資料的基礎上，進一步完善成竣工資料，摒棄持久戰。

②每一分項工程完成後，要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上，並註明變更的依據及日期等。

③把竣工資料的整理及竣工圖繪製與項目經理的業績掛鉤，作爲獎罰的依據之一。

技術文件管理制度 篇四

第一條爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。

第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和厂部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

第四條公文的簽收

1、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要祕書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的"四對口"覈定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1、兩辦機要祕書對上級來文拆封後應及時附上"文件處理傳閱單"，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件，廠領導啓封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。

2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要祕書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條公文的閱批與分轉

1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱籤後，由機要祕書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦。爲避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯繫後再分轉處理。

3、爲加速文件運轉，機要祕書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第七條文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

4、文件閱完後，應送交兩辦機要祕書，切忌橫傳。

5、兩辦機要祕書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

6、按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

第八條發文的規定

1、全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和厂部，各羣衆團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2、各羣衆團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將文件底稿分別交兩辦審覈。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。羣衆團體文件由黨委批轉。

3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的文件，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘文件均由分管廠領導批准簽發。

第九條發文的範圍：

1、凡是以黨委、厂部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

2、黨委、厂部下發文件主要用於：

（1）公佈全廠規章制度；

（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

（3）公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項；

（4）公佈全廠性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的'決定；

（5）發佈有關獎懲決定和通報；

（6）其他有關全廠的重大事項；

3、黨委、厂部上行文、外發文主要用於：

（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

（2）同兄弟單位聯繫有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨羣工作等事宜。

4、在工廠日常生產、技術、經營管理、黨羣工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部文件發佈。

5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯繫，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用厂部名義發文。

第十條發文程序規定：

1、各單位需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；

2、黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；

5、兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

7、對審覈時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

8、需經會籤的文稿，應在交付打印前送會籤部門會籤；

9、文稿審覈會籤後，按批准權限的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；

10、經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要祕書統一編號送打字室打印；

11、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

12、文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要祕書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要祕書應拒絕蓋印分發。

第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條兩辦機要祕書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。

第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

第十五條文件的歸檔範圍：

1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批覆；

（2）黨委、厂部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄；

（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨羣組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上彙報表言材料等；

（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行彙報的提綱和材料；

（8）反映本廠生產、經營活動、先進人物事蹟及廠領導工作等的音、像攝製品；

（9）工廠日誌和大事記；

（10）工廠向上級請示批覆的文件及上報的有關材料。

2、業務科室，各羣衆團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、羣衆團體負責立卷歸檔。

第十六條立卷要求

1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

第十七條對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。

第十八條經審覈同意銷燬的文件，應派專車分別由兩辦機要祕書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。