公文寫作基礎知識及公文寫作技巧

第一部分 公共基礎知識公文寫作要點

一、公文的特點與形式

1、公文的特點

公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規範體式和法定效用的信息記錄，其區別於圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發；②具有法定的現實執行效用；③具有規範的體式；④履行法定的程序

2、行政公文規範依據

根據中共中央辦公廳1996年5月3日發佈、自發布之日起施行的《中國GCD機關公文處理條例》規定，黨的機關公文種類主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批覆、條例、規定、函、會議紀要14種；

國務院2000年8月24 日發佈、自2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定，國家行政機關公文種類主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要13種。

3、根據不同的標準，公文可從不同角度進行如下分類：

（1）根據形成和作用的公務活動領域，公文可分爲通用公文和專用公文兩類;

（2）根據內容涉及國家祕密的程度，公文可分爲對外公開、限國內公開、內部使用、祕密、機密、絕密六類;

（3）根據行文方向，公文可分爲上行文、下行文、平行文三類;

（4）根據內容的性質，公文可分爲規範性、領導指導性、公佈性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文;

（5）根據處理時限的要求，公文可分爲平件、急件、特急件三類;

（6）根據來源，在一個機關內部可將公文分爲收文、發文兩類。

4、政府系統的通用公文文種

（1）規範性文件（三種）:條例。用於對某一方面的行政工作作全面、系統的規定，國務院各部門和地方人民政府的規章不得稱“條例”;規定。用於對某一方面的行政工作作部分的規定;辦法。用於對某一項行政工作作比較具體的規定。

（2）領導指導性文件（六種）:命令。用於依照有關法律規定發佈行政法規和規章；宣佈實行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定；決定。用於對重要事項或重大行動作出安排；指示。用於對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則；批覆。用於答覆下級機關的請示事項；通知。用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發佈規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用幹部；通報。用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（3）公佈性文件（二種）：公告。用於向國內外宣佈重要事項或法定事項。通告。用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。

（4）陳述呈請性文件（四種）：議案。用於各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。請示。用於向上級機關請求指示、批准。報告。

用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。調查報告。用於反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律。

（5）商洽性文件：函。用於不相隸屬機關之間商洽工答、詢問和答覆問題；向有關主管部門請求批准等。

（6）會議文件：會議紀要。用於記載和傳達會議情況和議定事項。

6、黨政機關的通用公文文體

（1）規範性文件(2)：條例。用於黨的中央組織制定規範黨組織的工作、活動和黨員行爲的規章制度。規定。用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行爲規範。

（2）領導指導性文件(6)：決議。用於經會議討論通過的重要決策事項。決定。用於對重要事項作出決策和安排。指示。用於對下級機關佈置工作，提出開展工作的原則和要求。意見。對於重要問題提出見解和處理辦法。通知。用於發佈黨內法規、任免幹部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發佈要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。通報。用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。批覆。用於答覆下級機關的請示。

（3）公佈性文件：公報。用於公開發布重要決定或者重大事件。

（4）陳述呈請情文件：報告。用於向上級機關彙報工作、反映情況、提出建議，答覆上級機關的詢問。請示。用於向上級機關請求指示、批准。

（5）商洽性工作：函。用於機關之間的商洽工作、詢問和答覆問題，向無隸屬關係的有關主管部門請求批准等。

（6）會議文件：會議紀要。用於記載會議主要精神和議定事項。

公文文體與結構常識

應用文體區別於其他文體的特殊屬性主要有直接應用性、全面真實性、結構格式的規範性。

公文屬於特殊應用文，其區別於一般應用文的特殊性特徵表現爲：被強制性規定採用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。

公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

公文的其他組成部分有：文頭、發文字號、簽發人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、註釋、印發說明等。 印章或簽署均爲證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標誌。

二、公文文體與結構常識

（一）、公文的格式

1．眉首部分 眉首部分又稱文頭部分在行政機關公文首頁，置於紅色反線以上的各要素統稱眉首。眉首部分通常由公文份數序號、祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等要素構成。

（1）公文份數序號。是將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第一行。一般適用於比較重要的公文。

（2）祕密等級和保密期限。祕密文件要註明密級，不涉及保密內容的普通文件，沒有這個項目。公文需要標識祕密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，祕密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（3）緊急程度。緊急程度是對公文送達和辦理時間的限度。公文如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級與緊急程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

（4）發文機關標識。發文機關標識由發文機關全稱或規範化簡稱後加“文件”組成。如“××省人民政府文件”；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣有25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣爲80mm。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀爲原則酌定，但最大不能等於或大於22mm×15mm。聯合行文時應使用主辦機關名稱在前，“文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（5）發文字號。發文字號又稱公文編號，是發文機關同一年度公文排列的順序號，由發文機關代字、年份和序號組成，如國務院文件“國發[2004]3號”中，“國發”是發文機關代字，“2004”是發文年份，“3號”爲文件序號，表明這份文件是國務院在2004年度制發的第3號文件。如果一個機關的文件數量較多，還可以在發文字號中加上一個類別標誌，反映文件的業務內容或歸宿。幾個機關聯合行文，只註明主辦機關的發文字號即可。發文字號應在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”插入；序號不編虛位（即1不編爲001），不加“第”字。

（6）簽發人。簽發人是指代表機關簽發公文意見的領導人姓名。上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離爲4mm。

公文的格式

2．主體部分

主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間各要素的統稱。主體部分由公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附註等要素組成。

（1）標題。公文標題一般由發文機關名稱、事由、文種三部分構成。它位於公文首頁紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文標題除法規、規章名稱等可加書名號外，一般不用標點符號。在撰寫公文標題時，發文機關名稱要寫全稱或規範化簡稱，如果文件首

頁有發文機關標識，其標題可省略發文機關名稱。事由是標題的主題部分，應準確、簡煉地概括公文的主要內容。文種是公文的種類名稱，用以概括揭示公文的性質與制發的目的。公文的標題通常有四種形式：一是發文機關名稱、事由、文種三個要素全部具備的公文標題。二是事由和文種兩個要素構成的公文標題。三是發文機關名稱和公文文種兩個要素構成的公文標題。四是隻標明文種的公文標題。

(2）主送機關。主送機關是負有公文主要處理責任的受文機關。主送機關名稱應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。上行文一般只寫一個主送機關，如需要同時報送另一上級機關，可用抄送形式。下行文可以有若干機關。有些公文，如周知性公文可以省略此項。主送機關的書寫位置是：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。

(3）正文。正文是公文的核心部分，用來表達公文的具體內容，體現發文機關的意圖。

正文的結構一般由開頭、主體和結尾三部分組成。開頭部分用簡潔的語言寫明發文的依據、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫明公文的內容或事項，做到重點突出，意見具體、明確，敘述有條理。結尾部分根據文種和行文關係的不同有不同的寫法。這一部分後面將結合具體文例加以介紹。公文正文的書寫位置是：主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

（4）附件。附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實物如照片、圖表等，應當註明所附材料的名稱，件數。附件是爲了避免正文過長的內容隔裂而附，對正文起說明、註釋、補充、證明和參考作用。有的公文，附件是文件的主體內容，正文僅起批准、發佈和按語的作用。許多法規性文件就是這樣。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件（或帶序號）。

（5）成文日期。公文成文日期一般以機關負責人簽發的日期爲準；法規、規章類公文以依法批准的時間爲準；聯合行文，以最後簽發機關負責人的簽發日期爲準。成文日期要用漢字標註，並將年、月、日標全，“零”寫爲“O”。

（6）公文生效標識。公章是公文生效的標誌。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，爲防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之

間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

（7）附註。附註是指需要附加說明的事項。如需解釋的名詞術語，或者是公文發送範圍和閱讀、傳達對象等。公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。

3．版記部分。

版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機關名稱、印發機關和印發時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。

（1）主題詞。主題詞是能夠反映公文主要內容和類屬的、規範化的名詞或詞組。標引主題詞時，順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，後標反映文件形式的詞。當詞表中找不出準確反映文件主題內容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當的詞標引。使用的主題詞不得超出主題詞表的範圍。每份文件的主題詞，最多不超過5個詞組。上報的文件，應當按照上級機關的要求標註主題詞。“主題詞”用3號黑體、居左頂格標識，後標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

公文的格式和行文規則

（2）抄送機關。抄送機關是指主送機關之外需要執行或瞭解公文內容的其他機關。標註抄送機關，應當使用該機關全稱或規範簡稱、統稱。一份公文要不要抄送，抄送給什麼樣的機關都要從實際需要出發，既不要濫抄濫送，也不應漏抄漏送，以免產生不利的影響。

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

（3）印發機關和印發時間。公文的印製工作一般由發文的具體辦公部門承擔。印發時間不同於發文時間，這是指公文開印的具體時間。印發機關時間位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔1行位置；用3號仿宋體字。印發機關在左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期爲準，用阿拉伯數碼標識。

（4）版記中的反線。版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。

（5）版記的位置。版記應置於公文最後一頁，版記的最後一個要素置於最後一行。 公文的格式和行文規則

4、公文的印裝規格

（1）公文用紙的規格

公文用紙要採用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸爲297mm×210mm（長×寬）。公文用紙的頁邊（留空處）與版心的具體尺寸爲：公文用紙天頭（上白邊）爲：37mm±1mm,公文用紙訂口（左白邊）爲：28mm±1mm，版心尺寸爲：156mm×225mm（不含頁碼）

（2）公文排版的規格和要求。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行（以3號字高度加3號字高度7/8的距離爲一基準行），每行排28個字。要做到版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸合乎標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

（3）印刷要求。公文應雙面印刷，頁碼要套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品着墨實、均勻；字面不花、不白，無斷劃。公文中未作特殊說明的圖文項目，顏色均爲黑色。

（4）裝訂要求 公文應左側裝訂,不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位爲兩釘釘鋸，外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊的距離爲3mm~5mm

四、公文處理

（一）公文處理的基本原則

（1）法制原則。指處理方法手段、程序手續、行爲準則與方法規化、制度化。（2）實事求是原則；（3）全面及時原則；（4）時效原則；（5）集中統一原則；（6）黨政分工原則；（7）保密原則；（8）簡化原則

（二）收文處理的一般過程

（1）公文的收受與分流：簽收。指履行規定的確認、清點、覈對、檢查、簽註手續後，收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯單式；外收文登記。由外收發人員在完成簽收工作後，對收文情況做簡要記載；啓封。外收文登記完成後，統一交由內收發人員，統一啓封或徑送有關領導親啓；內收文登記。由內收發人員對收文情況做詳細記載；分辦。有關人員將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理；摘編。文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、彙集有關數據資料。

（2）辦理收文：擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員提出處置意見，供有關領導審覈定奪。批辦。機關領導者或部門負責人提出處置意見。承辦。有關工作人員按意見具體處置公文所針對的事務和問題。注辦。由承辦人簽註公文承辦情況，以備忘待查。

公文處理

（3）組織傳閱與催辦查辦：組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。催辦。由公文處理管理機構或承辦人對公文承辦過程實施的催促檢查。查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執行情況進行的核查協辦工作。

（4）處置辦畢公文：包括：閱卷歸檔、清退、暫存、銷燬。

公文處理

（三）發文處理程序與方法

（1）文稿形成：擬稿。撰擬公文文稿；會商。當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權範圍，需徵得其同意和協助；核稿。文稿在送交有關領導簽發或會議通過前，由專人進行全面覈查；簽發。指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審覈準之後，批註正式定稿。按簽發人身份、地位及工作程序的不同，簽發分爲正籤、代簽、核籤、會籤等數種。

（2）公文的製作：注發。定稿形成後，批註繕寫印發要求的活動，以使簽發意見進一步具體化、技術化：繕印。製作供對外發出的公文：用印或簽署。在印畢的公文上蓋發文機關公章，或請有關領導簽名。

（3）公文的對外傳遞：分裝。按規定具體揀配和封裝公文。發出。將分裝完畢的公文以適當的方式發給受文者。

（4）處置辦畢公文：包括：閱卷歸檔、暫存、銷燬。

（四）公文銷燬的方式和範圍

銷燬的主要方式有：焚燬、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶）以各種方式銷燬公文均應履行如下程序手續：由文書部門組織對公文進行鑑定；確認應銷燬後逐文逐件覈定造冊；呈請本機關或上級機關有關領導審定批准；獲准後再行銷燬。任何個人均不得私自銷燬公文。

五、公文寫作要求

（一）公文寫作的基本要求：合法、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規範、完整、清晰、耐久。

（二）行文規則

二是經多次請示直接上級機關而問題長期未予解決；三是有上級機關交辦並指定直接越級上報的具體事項；四是出現需要直接詢問、答覆或聯繫不涉及被越過的機關職權範圍的具體事項；五是需要檢舉、控告直接上級機關等。

黨的機關與行政機關相互行文規定:行政機關不能逕向黨的組織發佈指令性公文，一般也不得以行政機關名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批准。

（三）寫作的語言運用

公文語言的特點：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規範。

公文中需用歷史年號時，要先標出公曆年份，再注歷史年號並加圓括號，如1912年（民國元年）。

數量表示時，表示增加時用倍數或分數，表示減少時只能用分數。

第二部分  公文寫作基礎知識

 一、公文的定義和分類

（一）定義

公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規、政令和信息、情況的表現者、運載者，是機關實施管理的基本手段和重要工具，發揮着上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。公文貫穿機關管理工作的始終。我們要向上級報告情況，需要寫成文件；我們要向鄉鎮、村安排什麼工作，提工作要求，需要寫成公文印發下去，備查、備用，便於基層照章執行；我們要告知社會公衆一個什麼決定，也要印製成公文。因此，公文寫作與我們每一個機關告知人員息息相關，可以說，具備較強的公文寫作能力，是每一個機關工作人員的基本素質要求。當前，各級各部門都十分缺乏優秀的文祕工作人員，有許多年輕人因爲具備較好的文字功底，而被選拔進市、縣黨委、政府機關工作，從而改變了自己的生活環境和人生境遇，一些機關還因爲選不到合適的文祕人員而發愁。由此可見，重視公文寫作、加強公文寫作，對於年輕人來說，具有更加積極的作用。

（二）分類

1、按照制文機關的種類劃分：黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業單位公文、社會團體公文。今天講的，重點是行政機關公文。

2、按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內容、措辭等。

3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、祕密公文、內部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時，必須要按照該公文的祕密等級來處理，涉及祕密問題的，不能泄密。

4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。緊急公文的處理，我在後面要專門給大家講。

5、按照使用範圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要等全是通用公文；司法類的公文、經濟類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。今天講的，主要是通用公文。

6、按照規範性和頒發程序的規範程度、行政約束力的強弱劃分：規範性公文和非規範性公文。規範性公文有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。 非規範性公文：除規範性公文以外的公文。常用的非規範性通用公文有調查報告、工作計劃類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啓事類、條據類、表格類、大事記等等。

（三）機關公文要素

機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達範圍、主題詞、抄送機關、印製版記組成。

（四）公文處理包括哪些工作

公文處理包括擬製、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。

二、公文寫作的共性要求

公文不同於其他文字作品，它的寫作、制發、處理必須按照固有的規定、特定的體例格式

來進行。

（一）確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應該發揮什麼作用，是在什麼背景下寫這個文件材料。根據寫作的背景、目的、受文對象（爲什麼要寫這個文件；寫這個文件要達到什麼目的，是安排工作、通報情況，還是解決困難問題；文件是寫給哪個部門，

是上行、平行還是下行），確定採取哪個文種。一般說來：

1、要對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項，選擇《決定》文種。比如：黨中央決定在全黨（特別是黨員領導幹部）開展講政治、講正氣、講團結的“三講”活動，這對黨的建設來說，是件大事，所以用決定文種；每年初的農村工作會議、計劃生育工作會議上，縣政府都要出臺一個《關於兌現**年農村工作（人口與計劃生育工作）責任制的決定》，這就是個獎懲決定。

2、要向社會公衆或者廣大行政管理相對人宣佈重要事項或決定，適用公告。比如，要在縣城取締三輪車、或者實行三輪車分單雙號進城運營，這涉及到廣大三輪車從業人員的切身利益，我們就要事先以各種方式發出公告，告知社會各界。聯合執法隊、建設局、交警大隊。要公佈社會各有關方面應該遵守或者周知的事項，比如停水停電，適宜採用通告文種。

3、我們要將上級的文件批轉給下級執行，或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時，一般印發《通知》領導幫助或協調解決的突出困難和問題，以及就某些重大問題向上級領導建言獻策等。四是經驗成效類。主要是對一些具有普遍性的重點、難點、熱點問題，本地區有哪些獨到的、值得上級領導同志瞭解或其他地區和部門借鑑的好做法。五是調研類。主要是圍繞政府中心工作，組織開展一些考察、調研、研究活動形成的對上級有參考價值的材料。

5、縣政府辦公室信息督辦載體情況：

目前縣委辦有《綏江信息》、《信息增刊》、《信息專報》3個載體。縣政府辦公室的信息載體有5個：一是《綏江政務信息》，屬下發信息，主要登載上級有關政策和外地好的經驗、做法及各鄉鎮各部門反映的各方面工作進展情況的動態信息，約每月出刊3期，全年在40期左右。二是《信息專報》，主要反映我縣某項重工作的進展情況、取得的經驗和成效、存在的困難和問題，及自然災害、重大疫情等重大突發事件的發生和處置情況等。

這個載體一般不下發，重點是上報市政府辦和送呈縣政府領導，原則是一事一報。三是《信息快報》，屬上報信息，就是收集和綜合各鄉鎮各部門重要工作情況、成效、經驗等，向市政府辦公室上報，同時送縣政府領導閱知。這個載體基本上週編輯上報2期。四是《調研信息》，主要就國家和省市某項政策貫徹執行中存在的困難、問題及解決建議，縣政府某項重點工作、社會熱點、難點問題等進行調研，形成專題信息上報市政府辦，這個載體一般不下發。五是《綏江移民》，屬上報和下發兼用的載體，專門摘錄刊登國家有關移民政策、反映我縣移民工作進展情況、存在問題、困難等，一般每週出刊2期。（縣委辦的載體有《綏江信息》，政辦擬開辦《領導參考》專刊，專門刊印具有參考價值的消息、文章、政策，供領導決策參考）

6、我縣的信息工作情況：

兩辦都有信息科，有專人負責信息工作，負責收集全縣的

工作信息上報，編輯下發信息。黨務信息在全市排名平穩居中，政務信息在全市排名曾經一直靠後。2006年、2007年狠抓了信息工作，2006年政務信息居全市第6，2007年躍到第3名。

7、當前各鄉鎮各部門信息上報中存在的突出問題：

主要存在五個方面的問題：一是認識有差距，發展不平衡。主要是指對信息工作的定位認識不到位，這是各鄉鎮各部門帶共性的問題，也是當前信息工作存在的主要問題。最突出的現象是，由於大家還沒有充分認識到信息工作反映下情、輔助決策的重要作用，把上報信息簡單等同於新聞報道，信息內容單

一、單薄，參考價值不大。從上報信息的量上看，各鄉鎮各部門信息工作上做了大量工作，但採用率普遍不高。信息質量較好、採用率較高的有農業局（2007年上報54條，被綏江《政務信息》採用14條、轉報35條、市級整條採用3條、採用簡訊3條，綜合採用率達到70%左右）、林業局（2007年上報信息65條，政務信息採用8條、轉報25條，市級採用條2條、簡訊4條，採用率達到40%左右）、移民局、發計局、中城鎮、南岸鎮、會儀鎮等做的不錯；衛生局上報數量不多，但採用率高，監察局、國稅局、民政局上報數量多，但採用率低。二是針對性和時效性不強。一些鄉鎮和部門沒有把信息工作的着眼點放在全縣全局和重點工作的高度，進行提煉和綜合，雖然報送的數量多，但上報信息與領導機關需求不對徑，參考價值不大；收集信息的渠道不暢，情況掌握不及時，上報遲緩，導致一些重要信息時效性喪失。尤爲突出的是，報喜的多，報憂的少（也就是說成效類信息過多，問題類的少，問題類即調研、綜合類信息恰恰是上級關心的，採用率會高）。

三是綜合調研類信息嚴重缺乏。可以說這是各級政府系統辦公室信息和日常工作的“軟肋”。因平常耽於事務，沒有足夠的時間主動深入基層或工作一線調研，沒有形成深入調查研究的工作作風，“見子打子”，理性思考少。近一年來，除約稿信息

外，各鄉鎮各部門基本沒有主動上報綜合調研類信息。上報的一些調研信息也缺乏深度，缺乏全局性的意見建議，輔助決策的參考價值 不大。

四是重大突發信息報送遲緩，報送程序不規範。這個現象在各鄉鎮各部門都十分突出，在一定程度上給我們造成了工作被動。在突發公共事件和社會熱點、難點方面尤爲突出。

還有不按程序規範上報的現象也比較突出。表現爲：主管部門只按照行業管理規定向省市對口部門上報，而沒有堅持先向政府辦報告、統一口徑後再對口上報。這樣不僅造成相關部門上報口徑不統一，還給工作造成了被動，往往是省市領導的批示下來了我們才知道，也對政府及政府領導的從政形象帶來 了不良影響。希望各級各部門高度重視重大突發事件的信息上報和處置，不要出現因遲報、瞞報、漏報、謊報信息行爲受到批評和追究，爭取工作的主動權。

五是寫作質量有待提高。

我總結爲四個缺乏：1缺乏數據和素材支撐，上報的工作措施空洞乏味，上報的工作進展情況缺乏數據支撐。2缺乏與相鄰縣區相比獨到的、適宜在更大範圍推廣的經驗性提煉（如微耕機推廣、畜牧科技扶貧）。不注重挖掘和提煉工作中的亮點，總結不夠深刻全面，精煉程度有待提高。3缺乏深入調研的精神和心得，對信息輔助決策的作用認識不組（市辦調研信息促進重大項目的落實、重大政策的調整）。4缺乏對全性重點工作、社會熱點問題、領導關注事件的把握（要關注社情民意（當初兩縣撤併思潮）、關注重大政策實施後的反應、關注特

殊重要工作（如移民16118政策的出臺）。

8、怎樣提高信息寫作的質量和做好信息上報工作：

一是注意以點帶面，選好上報信息的角度。選擇有新意、有價值、 有效用的信息上報，角度抓得新，抓得巧，很快就能進入領導的決策視野，反之不然；六求是所反映的問題和提的建議能夠給人以啓示，動態類信息要快速上報，“以快帶新”；問題類信息要注意事物發展的新動向、新變化；經驗建議類要注重現實性，要僅僅圍繞工作中心，體現單位工作特色，力求有推廣價值。二是要突出時效性，加快信息上報速度。收集要快，編寫要快，上報要快，有預見性的東西要超前介入。三是切中領導需求，增強信息上報工作的“貼近度”，當前，要加強調研，在綜合類信息報送上取得突破，努力實現信息工作的四個轉向（單純的動態類轉爲動態和綜合類並重、動態信息向調研信息、反映情況向建言獻策、報喜向喜憂兼報、喜憂並重）。過去有一個保守的觀念，認爲報憂就得憂，現在要轉變爲報憂解憂，促進問題解決，衡量的尺度是：由於客觀因素或者上級政策執行過程中出現的問題均可上報，只要不是本地主觀工作上出現的問題均可上報。在平常的執行工作中出現了問題，需要上級調整政策，我們一般採用專門的彙報方式，其實信息也是一

種重要的彙報方式，不能忽略。三是結合實際，加強寫作和上報中的薄弱環節。四是加強制度和隊伍建設，要有人分管 （分管領導定期不定期的召集研究，確定報送重點），有具體人員撰寫，要建立激勵機制。

9、信息與新聞的異同：

共同點：黨政信息和新聞都是對客觀事物的反映，都具有客觀性、真實性、新鮮性、時效性，都能影響人們的認識和行動，在一定意義上講都具有指導性。信息追求信息價值，新聞追求新聞價值，有的時候兩者是相通的。比如國家最新做出的一些需要全社會周知的重大的決定，政務信息和新聞就是兩條重要的傳播渠道。通過新聞渠道可以讓更廣泛的羣衆知情，而這些指導性的意見通過政務信息渠道傳達貫徹到基層，可以在最短的時間內讓基層領會其精神實質並組織實施。廣義的信息是對客觀事物的表述（包括髮生的和未發生的），而新聞是對已經發生的事情的表述，從廣義上講，信息包含了新聞。二者有四個共同點：一是都是對客觀事物的反映和表述；二是都是受衆預先未知的事情；三是都講求新鮮、真實、準確；四是都有可傳遞性。

區別點：一是信息的包含量比新聞大。新聞只是新近所發生的，爲受衆所關注的具有新聞價值的那部分事實的報道，信息則是反映事物存在方式或運動狀態的普遍形式。這是最大的區別。信息稿件有超前性（趨勢性的苗頭問題，預測事物未來的發展方向和態勢），新聞是對已經發生事情的報道，注重影響、導向，信息則側重於告知，反映事物的存在和運動狀態。二是信息的時效性要求不及新聞要求強。三是公開性上不同，新聞向社會公開，信息則分類上報、公開，專屬性信息（如涉及國家安全）不能公開。四是信息提供的服務效果比新聞要直接。

寫作上的不同（5個方面）： 選材上：信息側重於全局性、綜合性、典型性、指導性，新聞側重於知識性、趣味性、可讀性。

標題上：信息爲單標題，直白直觀；新聞標題有多行標題（眉題、正題、副題）、兩行標題（主標題、副標題）、單行標題三種形式，活潑，吸引眼球。（舉例： 1、**局加強票據管理，信息的寫法就是直入主體，一是?二是?；新聞標題則是：強化管理、強化檢查、強化處罰（主標題）——**局以票管稅堵塞稅收“暗流”。 2、寫我國農產品6月對日出口下降，信息的寫法；新聞的標題和寫法：豌豆被拒敲響第一聲警鐘（引題）--中國農產品6月對日出口下降18%。3、舉辦建築業職業技能大賽：你想一顯身手嗎？擂臺上見分曉（引題）、我市舉辦建築業職業技能大賽（主題）、獲獎待遇（副題）。結構上：信息主體直言表述，開門見山，直接由主體構成，較少用導語，字數100-300字左右，一段成篇；新聞稿由導語、背景、主體、結尾構成，包括何時、何地、何事、何因、何果五要素。形式上：信息有相對固定的規範（動態類），一般採用“一是?二是?三是?”的直接敘述方式，一就是一，

二就是二，實事求是，忌諱隨意粉飾，一般不允許估計基礎上的模糊表達；新聞則活潑，無固定格式。寫作風格上：信息的語言平實、直敘、準確精煉、樸實莊重，事實準確，分析中肯，建議合理，忌用修辭手法。新聞力求可讀性，可以採取多種文體，運用各種修辭手法（插敘、倒敘、比喻、誇張、諷喻、借代、映襯），講究的是懸念感和新鮮感，給受衆衝擊力，激起閱讀興趣，擴大社會影響力。

四、當前公文寫作中存在的一些突出問題

無

五、公文處理中幾個需要注意的問題

（一）聯合行文的問題

1、行政機關聯合行文，主辦機關排列在前，原則上文頭、文號都用主辦機關的，落款時幾家單位都要落款並蓋印（上行文可只蓋主辦機關的印）。如，食品藥品監督管理局、工商局、衛生局要聯合下發一個食品衛生安全方面的文件，這項工作食品藥品監督管理局是牽頭單位，文件頭和發文字號都用藥監局的； 另一種處理方式是幾家單位聯合印製紅頭文件（切忌不能用黑頭文件聯發），但發文字號原則上用主辦機關的。

2、行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按照黨、政、軍、羣的

順序排列。

3、聯合行文一般用主辦單位的文頭和文號，一般不用幾家單位作文頭、字號爲聯發字號的格式。

4、會籤，由主辦單位首先簽署意見，協辦單位依次會籤，一般不用複印件會籤。

（二）部門和內設機構行文問題

政府各部門（包括議事協調機構），除以函的形式商洽工作、答覆詢問外，一般不得向下級政府正式行文，如確需行文，有兩種處理方式：一是經縣委、政府領導同意，由“兩辦”發文（如印發實施方案）；二是部門自行行文，可以用《通知》等文種，但必須在正文前冠上“經縣政府同意”這句話；三是有關議事工作機構（各種領導組、工作委員會）要向鄉鎮或部門行文，一般不能以辦公室名義印發，如：要印發食品安全方面的文件，應以食安委的文頭印發；要印發災區衛生防疫方面的文件，應以愛國衛生運動委員會的文頭印發，不要以愛衛辦的文頭印發；四是部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關行文，要與相應部門商洽工作，必須以函的形式，要安排內設某機構的專項工作，須以主管部門文件行文。

（三）數字和數值範圍規範表述的問題

1、百分數與分數應用阿拉伯數字表述。如20%不應寫爲漢字表述的“百分之二十”，3/4不應寫爲“四分之三”。

2、數值範圍表述：數值範圍就是百分之幾到百分之幾的數值比較，百分比不可能大於1，只能小於或等於1。如表述

“3%--8%”，不能寫成“3—8%”，不能省略3後的百分號；

用分數和整數表述數字範圍時，也同理不能省略第一個數字後的單位，5萬-10萬人不能寫成5-10萬人。

3、表述時間時段，一般不要表述爲去年、今年、明年等，應表述出具體的年份，如2007年、2008年。

（四）規範用字用詞的問題

在公文寫作中，有許多字、詞長期被混用，造成不統一、不規範的問題，要加強甄別和規範。如截止（到現在告一段落）和截至（事情還在繼續發展）的使用；在表述“其它”、“通訊”時，應爲“其他”、“通信”；1949年10月以來的時段，不能用“建國以來”，應爲“新中國成立以來”；制定與制訂的準確使用，制訂突出擬訂、草擬、創制，對象多爲方案、計劃等，注重的是過程，制定突出確定下來、正式實施，多指路線、方針、政策、法令、規章等，注重的是結果；做出與作出，前爲口語，強調具體的事，後者多爲書面語；急待和亟待，前者指時間上的緊迫性，後者表示意義上的緊迫性，表明問題已經嚴重到了極點。規範表述是一個長期學習積累的過程，要在工作中時時留心、總結。

（五）重要緊急公文的處理

１、如何界定重要公文：凡上級機關（黨中央、國務院、省委、省政府、市委、市政府及其部門）來文中標註“特級”、“急件”字樣和涉及重大事項的公文，各級領導的批示件，各級各部門上報的重大突發性事件的請示件，都界定爲重要公文，根據緊急程度，規定辦結時間辦理。

２、分類：按緊急程度分爲特急件、急件和普通件三類，特急件要在24小時內辦理完畢（如特提電報），急件在３日內辦結，普通件在其要求的時間內辦結。

第三部分 行政公文寫作技巧

      公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、 確切、簡練的標準，三要根據具體的語言環境，爲避免上下文重複而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語。
    需要特別提出公文結構用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據、原因，伴隨情況等。如：爲（了）、關於、由於、對於、根據、按（遵、依）照、據、查、奉、茲等。二是結尾用語。如：爲要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。 三是過渡用語。如：爲（對、因、據）此、鑑於、總之、綜上所述等。四是經辦用語。如：經、已經、業經、現經、茲經、辦理、責成、試行、執行、貫徹執行、研究執行、切實執行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：
該。等等。
國家行政公文有12類13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批覆；函；會議紀要。
    公文主文結構，是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設置）之外的公文核心部分。這一部分的寫作，是公文寫作的難點。
    一、標題
    1． 規範式：三部分，即：發文機關＋事由＋文種
    ――用於重要、莊重的公務
    2． 靈活式
    A 二部分：一是發文機關＋文種
   （以上標題下可加時間）
    二是事由＋文種
    三是“轉發+始發機關及原通知標題”
   Ｂ 一部分：只有文種
    ――常是不大重要的公務，帶周知性
★帶發文機關的標題下面如寫發文時間，則須用括號，公務須是重大的、莊重的。文後不寫落款及時間。
概括主要內容是公文標題擬定的關鍵，也是寫作中技術性最強的一環。以下三種情況要盡力防止：
不明確。標題中的主要內容部分意義含混，令人不知所云。例如《關於儘快修復三號公路的請示》這一標題，就可以有三種不同的理解：一是要求上級儘快修復三號公路；二是要求上級批准本單位修復三號公路的計劃；三是要求上級出面干涉三號公路的修復事宜。到底是哪種意思呢？標題的含糊不清，容易使人產生誤解，甚至可能影響工作的順利開展。
不簡煉。標題中的主要內容是摘要性的，高度濃縮化的，不能面面俱到，臃腫龐雜。例如下面這個標題中的事由部分：《××縣人民政府在工業會議後爲貫徹省政府關於開展增產節約運動的指示根據本縣情況提出措施計劃並增產指標向市政府的報告》，說了許多話，極力想把內容說得更具體、更清楚，結果反而更不清楚。
不規範。有個別公文的標題不按照現行格式寫，而是刻意仿古，或者標新立異。例如，《呈報擴建校舍由》這一標題，就是仿古的寫法，按照現行的格式，應寫成《關於擴建校舍的請示》。
二、 正文
1．主送機關 （面向機關全體人員或者社會羣體的，公務是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實際中組織關係）
2． 正文
A． 原由：一是依據：
# 情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等； 常用“目前…”類時間狀語 ；簡介人物及事蹟。
#文件： 常用“根據…”；往往是一句話
# 意義：議論：常用“是…”
# 作用 ：常用“將使…”
二是目的：常用“爲…”
原由部分可省略，或只省略依據、目的之一。
B 事項：（內容多而重要的分條列項即列出層義，或用小標題或用句子表達）
1.並列式（常見）。一般寫的是公務的橫向的、靜態的情況。各部分相互之間無緊密聯繫，獨立性強，但共同爲說明主旨服務。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。
並列式內容之間的序碼可用數字式，也可用分段式；段中並列的內容可用數字、分號（；），也可用句子並列式。
要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。
2.遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態的過程或者事理。各部分層層遞進，每一部分也不可缺少，前後順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密，能說明問題。
在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法爲主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。
注意：自此以下常運用序碼，順序是一、（一）、1、（1）共四層。
不重要內容分項可用分段甚至加分號（；）的形式。
C 結尾：（可以不要）常見有：
一是各文種專用語如：“請予批准”、“特此通知”等。
二是希望、號召類。
從12類13種行政公文中選擇出3種社會生活中常用的模式化如下。
請示模式
請示是向直接上級請求指示、批准的公文。 必須事前行文，一事一文。上級應在一定的時限內批覆。
【標題】一般由發文機關、事由、公文種類三部分組成。 如：《×××學校關於創辦＜校園文學＞報的請示》。可以省去發文機關。
【主送機關】接受請求的直接上級機關，在標題下面一行頂格寫起。
只寫一個，如需同時送其它機關， 應用抄報（在文末左下角寫明）形式。
【正文】1.請求緣由。一寫情況依據（往往用“目前”開頭），二寫目的說明（用“爲...”開頭）。
2.請求事項。分層分項寫清具體要求，並說透理由， 提出充足的事實和理論根據。同時，依據實際情況， 提出切實可行的處理意見，作爲上級機關進行判斷和指示的參考。
3.結尾。只是一句祈使性的話：“當否，請批覆”或“以上如無不當，請批准”。
【附件】可有可無。是隨同請求的有關材料、圖表或其它文件。在正文之後（隔一行）註明附件名稱和順序。
【印章、發文時間】
報告模式
報告是向上級機關報告工作、反映情況、提出建議和答覆詢問的公文。一般事後、事中行文。不要求上級批覆，行文較長。報告和總結、調查報告的寫法大同小異。常見單位部門的總結同時用於會議，成爲報告。
【標題】一般是：“事由＋報告”。
【主送機關】與請示相同。
【正文】種類繁多，正文內容有差異。爲學習方便， 把報告大致分爲二種：
一是綜合性報告正文，或稱總結性報告。政府及機關單位都要在大會上作此種工作報告。
1.情況簡述：工作時間、地點、背景、 條件或各項工作的開展情況。這種開頭稱爲概述式。此外還有結論式（議論判斷）、 說明式（用“爲了…”）等。百字上下。
2.成績做法：這是主體。可以簡要敘述一下工作過程。 成績常常通過數字、比較、事實來表現。安排形式有條陳式、 小標題式、階段式和貫通式。
3.經驗教訓：要有觀點、看法和規律， 又要有具體的典型事例以及理論分析。常常佔五分之一篇幅。
4.今後計劃。往往寫成今後的工作計劃。常常佔三分之一篇幅。
各級各類行政機關每年都要作這種總結式的報告。
二是專題性報告正文。着重彙報某項工作或某個問題， 特點是專項、特殊，一事一報。
1.概述情況。講清工作開展情況，或問題發生的原委， 事項的起因和經過。
2.說明理由、做法和反映。或取得的成績和經驗， 或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或寫出羣衆反映。
3.提出意見。寫基本看法，解決問題的建議和辦法。
報告要用事實說話，以敘述爲主，敘議結合。
【結尾】一般用“特此報告”，“以上報告如無不妥，請批轉各地執行”等習慣用語，有的不寫。如有附件， 與請求相同寫法。
最後寫發文機關或個人，蓋章，寫發文時間。
通知模式
通知是批轉下級公文、轉發上級或不相隸屬機關公文、發佈規章、傳達事項和任免幹部所用的公文。它是最常用的行政公文。根據其作用分爲五種：發佈性通知、批轉性通知、事項性通知、會議通知和任免通知。
【標題】靈活，甚至只有“通知”這一部分（內容不大重要又是周知的）。但批轉性通知的標題按照《辦法》“準確簡要”的規定，省略文種，即：“批轉（或轉發）＋（始發機關）原文標題”。
【主送機關】直接上級。
【正文】
發佈性通知和批轉性通知的正文：“主體（發佈或轉發的文件）＋批語”。 如：“現將《＊＊＊辦法》發給你們，請認真貫徹執行。”
事項性通知：原由＋事項＋結語（特此通知）
會議通知：名稱、時間、地點、內容、人員、報道時間和地點、需帶材料等。
任免通知：格式固定
【附件】可有可無
【發文機關】標題中有發文機關並且標題下有發文時間的不署。