事業單位公共基礎知識專項(公文寫作與處理)

公共基礎知識 公文寫作與處理

1、寫作基礎知識

主題是文章的統帥和綱領，是文章的核心；主題源於材料，主題不能先行，必須從實際出發，從材料中引出主題。實用文體主題的表現表式主要有：①直接闡述；②單一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用標題。

文章結構安排的環節主要包括：選擇角度；設置線索；安排層次；劃分段落；設計開頭與結尾；處理過渡和照應等。文章的結構應達到嚴謹（嚴密精細，無懈可擊）、自然（順理成章，開闔自如）、完整（勻稱飽滿，首尾圓合）、統一（和諧一致，通篇一貫，決不相互牴觸，自相矛盾）

文章常用的表達方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分爲：①例證法；②喻證法；③類比法；④對比法；⑤反駁法；⑥歸謬法。

語言運用的基本要求：合體、得體，準確、順達，簡潔、明快，生動、有力。

2、公文的特點和種類

公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規範體式和法定效用的信息記錄，其區別於圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發；②具有法定的現實執行效用；③具有規範的體式；④履行法定的程序。

根據不同的標準，公文可從不同角度進行如下分類：

（1）根據形成和作用的公務活動領域，公文可分爲通用公文和專用公文兩類。

（2）根據內容涉及國家祕密的程度，公文可分爲對外公開、限國內公開、內部使用、祕密、機密、絕密六類

（3）根據行文方向，公文可分爲上行文、下行文、平行文三類。

（4）根據內容的性質，公文可分爲規範性、領導指導性、公佈性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。

（5）根據處理時限的要求，公文可分爲平件、急件、特急件三類。

（6）根據來源，在一個機關內部可將公文分爲收文、發文兩類。

3、政府系統的通用公文文種

（1）規範性文件

條例。用於對某一方面的行政工作作全面、系統的規定，國務院各部門和地方人民政府的規章不得稱“條例”。

規定。用於對某一方面的行政工作作部分的規定。

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辦法。用於對某一項行政工作作比較具體的規定。

（2）領導指導性文件

命令（令）。用於依照有關法律規定發佈行政法規和規章；宣佈旅行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。

決定。用於對重要事項或重大行動作出安排。

指示。用於對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則。

批覆。用於答覆下級機關的請示事項。

通知。用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發佈規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用幹部。

通報。用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（3）公佈性文件

公告。用於向國內外宣佈重要事項或法定事項。

通告。用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。

（4）陳述呈請性文件

議案。用於各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。

請示。用於向上級機關請求指示、批准。

報告。用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。 調查報告。用於反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律。

（5）商洽性文件

函。用於不相隸屬機關之間商洽工答、詢問和答覆問題；向有關主管部門請求批准等。

（6）會議文件

會議紀要。用於記載和傳達會議情況和議定事項。

4、黨政機關的通用公文文體

（1）規範性文件

條例。用於黨的中央組織制定規範黨組織的工作、活動和黨員行爲的規章制度。 規定。用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行爲規範。

（2）領導指導性文件

決議。用於經會議討論通過的重要決策事項。

決定。用於對重要事項作出決策和安排。

指示。用於對下級機關佈置工作，提出開展工作的原則和要求。

意見。對於重要問題提出見解和處理辦法。

通知。用於發佈黨內法規、任免幹部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發佈要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。

通報。用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

批覆。用於答覆下級機關的請示。

（3）公佈性文件

公報。用於公開發布重要決定或者重大事件。

（4）陳述呈請情文件

報告。用於向上級機關彙報工作、反映情況、提出建議，答覆上級機關的詢問。 請示。用於向上級機關請求指示、批准。

（5）商洽性工作

函。用於機關之間的商洽工作、詢問和答覆問題，向無隸屬關係的有關主管部門請求批准等。

（6）會議文件

會議紀要。用於記載會議主要精神和議定事項。

5、公文文體與結構常識

應用文體區別於其他文體的特殊屬性主要有直接應用性、全面真實性、結構格式的規範性。

公文屬於特殊應用文，其區別於一般應用文的特殊性特徵表現爲：被強制性規定採用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。

公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

公文的其他組成部分有文頭、發文字號、簽發人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、註釋、印發說明等。

印章或簽署均爲證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標誌。

6、公文格式排版規定

保密等級：“絕密”“機密”“祕密”標註後，加“★”，必要時加期限（如機密★5年），3號或4號黑體。

緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。

發文字號：位於文頭下方，居中；如有簽發人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。 簽發人：發文字號右側，空一格，字號字體同發文字號。

標題：標題由作事、事由、文種組成（可省），字數一般不超過50字；除出現法規、規章的標題外，不用書名號；具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經會議討論通過或批准的，應加題注，即用圓括號居中

附件：附件應標明標題、件數、份數。在正文以下日期以上，排出附件號。

註釋：註釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。

7、公文的稿本

（1）草稿。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“徵求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標記。

（2）定稿。具備正式公文效用，是製作公文正本的標準依據。有法定的生效標誌（簽發等）。

（3）正本。正本是格式正規並有印章或簽署等表明真實性、權威性、有效性的標。

（4）試行本。在試驗期間具有正式公文的法定效力。

（5）暫行本。在規定的暫行時間內具有正式公文的法定效用。

（6）副本。正本復份（與正本同時印刷）在外形上與正本沒有區別，具有相同的法律效用；作爲複印件的公文副本（如抄本、複印件）不具備公文的法定效用，需加註“副本”字樣標記。

（7）修訂本。可以標題結尾處標作：“（修訂本）”，也可在標題下做題注，在圓括號內註明“某年某月修訂”。

8、公文寫作的基本要求

合“法”、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規範、完整、清晰、耐久。

9、行文規則

可以採用越級行文方式的情況：一是由於情況特殊緊急，如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失；二是經多次請示直接上級機關而問題長期未予解決；三是有上級機關交辦並指定直接越級上報的具體事項；四是出現需要直接詢問、答覆或聯繫不涉及被越過的機關職權範圍的具體事項；五是需要檢舉、控告直接上級機關等。

行政機關不能逕向黨的組織發佈指令性公文，一般也不得以行政機關名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批准。

10、公文寫作的語言運用

公文語言的特點：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規範。

公文中需用歷史年號時，要先標出公曆年份，再注歷史年號並加圓括號，如1912年（民國元年）。

數量表示時，表示增加時用倍數或分數，表示減少時只能用分數。

11、各種文種的撰寫

（1）規範性公文。規範性公文一般包括文件標題、發佈或通過或批准的日期、章題、正文；規範性公文的標題由事由（問題）、文種兩部分構成；正文中開始部分的制定目的是規範性公文的核心內容與指導性“綱領”。

（2）決定。標題由發文機關、事由、文種組成。

（3）決議。其性質、功用與決定沒有大的差別，特點在於必須經過會議討論通過或批准。

（4）通知。標題由發文機關、事由、文種組成。

（5）通報。標題由發文機關、表彰或批評的對象與事實性質（情況）以及文種（通報）。

（6）批覆。標題寫明發文機關、事由、文種，必要時也可在標題中標明“同意”“批准”與否的態度。

（7）通告。標題由發文機關、事由、文種構成，有時可省略事由或只標註文種。

（8）請示。標題由發文機關名稱、事由與文種構成。

（9）函。依格式正規、鄭重的程度，函有公函、便函之分；依行文主動與否，函又可分爲發函、覆函。格式正規、鄭得、涉及相對重要問題的是公函；相對靈活（略去標題、發文字號等）並涉及一般具體事項的是便函。

12、公文處理的基本原則

（1）法制原則。指處理方法手段、程序手續、行爲準則與方法規化、制度化。（2）實事求是原則；（3）全面技師原則；（4）時效原則；（5）集中統一原則；（6）黨政分工原則；

（7）保密原則；（8）簡化原則

13、收文處理的一般過程

（1）公文的收受與分流

簽收。指履行規定的確認、清點、覈對、檢查、簽註手續後，收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯單式

外收文登記。由外收發人員在完成簽收工作後，對收文情況做簡要記載。

啓封。外收文登記完成後，統一交由內收發人員，統一啓封或徑送有關領導親啓。

內收文登記。由內收發人員對收文情況做詳細記載。

分辦。有關人員將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。

摘編。文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、彙集有關數據資料。

（2）辦理收文

擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員提出處置意見，供有關領導審覈定奪。 批辦。機關領導者或部門負責人提出處置意見。

承辦。有關工作人員按意見具體處置公文所針對的事務和問題。

注辦。由承辦人簽註公文承辦情況，以備忘待查。

（3）組織傳閱與催辦查辦

組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。

催辦。由公文處理管理機構或承辦人對公文承辦過程實施的催促檢查。

查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執行情況進行的核查協辦工作。

（4）處置辦畢公文

包括：閱卷歸檔、清退、暫存、銷燬。

14、發文處理程序與方法

（1）文稿形成

擬稿。撰擬公文文稿。

會商。當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權範圍，需徵得其同意和協助。

核稿。文稿在送交有關領導簽發或會議通過前，由專人進行全面覈查。

簽發。指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審覈準之後，批註正式定稿。按簽發人身份、地位及工作程序的不同，簽發分爲正籤、代簽、核籤、會籤等數種。

（2）公文的製作

注發。定稿形成後，批註繕寫印發要求的活動，以使簽發意見進一步具體化、技術化。 繕印。製作供對外發出的公文。

用印或簽署。在印畢的公文上蓋發文機關公章，或請有關領導簽名。

（3）公文的對外傳遞

分裝。按規定具體揀配和封裝公文。

發出。將分裝完畢的公文以適當的方式發給受文者。

（4）處置辦畢公文

包括：閱卷歸檔、暫存、銷燬。

15、公文銷燬的方式和範圍

銷燬的主要方式有：焚燬、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶）。 以各種方式銷燬公文均應履行如下程序手續：由文書部門組織對公文進行鑑定；確認應銷燬後逐文逐件覈定造冊；呈請本機關或上級機關有關領導審定批准；獲准後再行銷燬。任何個人均不得私自銷燬公文。