公共基礎知識公文寫作要點

公共基礎知識：公文寫作備考要點

一、公文的特點與形式

1、公文的特點

公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規範體式和法定效用的信息記錄，其區別於圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發；②具有法定的現實執行效用；③具有規範的體式；④履行法定的程序

2、行政公文規範依據

根據中共中央辦公廳1996年5月3日發佈、自發布之日起施行的《中國GCD機關公文處理條例》規定，黨的機關公文種類主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批覆、條例、規定、函、會議紀要14種；

國務院2000年8月24 日發佈、自2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定，國家行政機關公文種類主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要13種。

3、根據不同的標準，公文可從不同角度進行如下分類：

（1）根據形成和作用的公務活動領域，公文可分爲通用公文和專用公文兩類;

（2）根據內容涉及國家祕密的程度，公文可分爲對外公開、限國內公開、內部使用、祕密、機密、絕密六類;

（3）根據行文方向，公文可分爲上行文、下行文、平行文三類;

（4）根據內容的性質，公文可分爲規範性、領導指導性、公佈性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文;

（5）根據處理時限的要求，公文可分爲平件、急件、特急件三類;

（6）根據來源，在一個機關內部可將公文分爲收文、發文兩類。

4、政府系統的通用公文文種

（1）規範性文件（三種）:條例。用於對某一方面的行政工作作全面、系統的規定，國務院各部門和地方人民政府的規章不得稱“條例”;規定。用於對某一方面的行政工作作部分的規定;辦法。用於對某一項行政工作作比較具體的規定。

（2）領導指導性文件（六種）:命令。用於依照有關法律規定發佈行政法規和規章；宣佈實行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定；決定。用於對重要事項或重大行動作出安排；指示。用於對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則；批覆。用於答覆下級機關的請示事項；通知。用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發佈規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用幹部；通報。用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（3）公佈性文件（二種）：公告。用於向國內外宣佈重要事項或法定事項。通告。用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。

（4）陳述呈請性文件（四種）：議案。用於各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。請示。用於向上級機關請求指示、批准。報告。

用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。調查報告。用於反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律。

（5）商洽性文件：函。用於不相隸屬機關之間商洽工答、詢問和答覆問題；向有關主管部門請求批准等。

（6）會議文件：會議紀要。用於記載和傳達會議情況和議定事項。

6、黨政機關的通用公文文體

（1）規範性文件(2)：條例。用於黨的中央組織制定規範黨組織的工作、活動和黨員行爲的規章制度。規定。用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行爲規範。

（2）領導指導性文件(6)：決議。用於經會議討論通過的重要決策事項。決定。用於對重要事項作出決策和安排。指示。用於對下級機關佈置工作，提出開展工作的原則和要求。意見。對於重要問題提出見解和處理辦法。通知。用於發佈黨內法規、任免幹部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發佈要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。通報。用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。批覆。用於答覆下級機關的請示。

（3）公佈性文件：公報。用於公開發布重要決定或者重大事件。

（4）陳述呈請情文件：報告。用於向上級機關彙報工作、反映情況、提出建議，答覆上級機關的詢問。請示。用於向上級機關請求指示、批准。

（5）商洽性工作：函。用於機關之間的商洽工作、詢問和答覆問題，向無隸屬關係的有關主管部門請求批准等。

（6）會議文件：會議紀要。用於記載會議主要精神和議定事項。

公文文體與結構常識

應用文體區別於其他文體的特殊屬性主要有直接應用性、全面真實性、結構格式的規範性。

公文屬於特殊應用文，其區別於一般應用文的特殊性特徵表現爲：被強制性規定採用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。

公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

公文的其他組成部分有：文頭、發文字號、簽發人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、註釋、印發說明等。 印章或簽署均爲證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標誌。

二、公文文體與結構常識

（一）、公文的格式

1．眉首部分 眉首部分又稱文頭部分在行政機關公文首頁，置於紅色反線以上的各要素統稱眉首。眉首部分通常由公文份數序號、祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等要素構成。

（1）公文份數序號。是將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第一行。一般適用於比較重要的公文。

（2）祕密等級和保密期限。祕密文件要註明密級，不涉及保密內容的普通文件，沒有這個項目。公文需要標識祕密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，祕密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（3）緊急程度。緊急程度是對公文送達和辦理時間的限度。公文如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級與緊急程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

（4）發文機關標識。發文機關標識由發文機關全稱或規範化簡稱後加“文件”組成。如“××省人民政府文件”；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣有25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣爲80mm。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀爲原則酌定，但最大不能等於或大於22mm×15mm。聯合行文時應使用主辦機關名稱在前，“文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（5）發文字號。發文字號又稱公文編號，是發文機關同一年度公文排列的順序號，由發文機關代字、年份和序號組成，如國務院文件“國發[2004]3號”中，“國發”是發文機關代字，“2004”是發文年份，“3號”爲文件序號，表明這份文件是國務院在2004年度制發的第3號文件。如果一個機關的文件數量較多，還可以在發文字號中加上一個類別標誌，反映文件的業務內容或歸宿。幾個機關聯合行文，只註明主辦機關的發文字號即可。發文字號應在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”插入；序號不編虛位（即1不編爲001），不加“第”字。

（6）簽發人。簽發人是指代表機關簽發公文意見的領導人姓名。上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離爲4mm。

公文的格式

2．主體部分

主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間各要素的統稱。主體部分由公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附註等要素組成。

（1）標題。公文標題一般由發文機關名稱、事由、文種三部分構成。它位於公文首頁紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文標題除法規、規章名稱等可加書名號外，一般不用標點符號。在撰寫公文標題時，發文機關名稱要寫全稱或規範化簡稱，如果文件首

頁有發文機關標識，其標題可省略發文機關名稱。事由是標題的主題部分，應準確、簡煉地概括公文的主要內容。文種是公文的種類名稱，用以概括揭示公文的性質與制發的目的。公文的標題通常有四種形式：一是發文機關名稱、事由、文種三個要素全部具備的公文標題。二是事由和文種兩個要素構成的公文標題。三是發文機關名稱和公文文種兩個要素構成的公文標題。四是隻標明文種的公文標題。

(2）主送機關。主送機關是負有公文主要處理責任的受文機關。主送機關名稱應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。上行文一般只寫一個主送機關，如需要同時報送另一上級機關，可用抄送形式。下行文可以有若干機關。有些公文，如周知性公文可以省略此項。主送機關的書寫位置是：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。

(3）正文。正文是公文的核心部分，用來表達公文的具體內容，體現發文機關的意圖。

正文的結構一般由開頭、主體和結尾三部分組成。開頭部分用簡潔的語言寫明發文的依據、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫明公文的內容或事項，做到重點突出，意見具體、明確，敘述有條理。結尾部分根據文種和行文關係的不同有不同的寫法。這一部分後面將結合具體文例加以介紹。公文正文的書寫位置是：主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

（4）附件。附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實物如照片、圖表等，應當註明所附材料的名稱，件數。附件是爲了避免正文過長的內容隔裂而附，對正文起說明、註釋、補充、證明和參考作用。有的公文，附件是文件的主體內容，正文僅起批准、發佈和按語的作用。許多法規性文件就是這樣。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件（或帶序號）。

（5）成文日期。公文成文日期一般以機關負責人簽發的日期爲準；法規、規章類公文以依法批准的時間爲準；聯合行文，以最後簽發機關負責人的簽發日期爲準。成文日期要用漢字標註，並將年、月、日標全，“零”寫爲“O”。

（6）公文生效標識。公章是公文生效的標誌。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，爲防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之

間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

（7）附註。附註是指需要附加說明的事項。如需解釋的名詞術語，或者是公文發送範圍和閱讀、傳達對象等。公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。

3．版記部分。

版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機關名稱、印發機關和印發時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。

（1）主題詞。主題詞是能夠反映公文主要內容和類屬的、規範化的名詞或詞組。標引主題詞時，順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，後標反映文件形式的詞。當詞表中找不出準確反映文件主題內容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當的詞標引。使用的主題詞不得超出主題詞表的範圍。每份文件的主題詞，最多不超過5個詞組。上報的文件，應當按照上級機關的要求標註主題詞。“主題詞”用3號黑體、居左頂格標識，後標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

公文的格式和行文規則

（2）抄送機關。抄送機關是指主送機關之外需要執行或瞭解公文內容的其他機關。標註抄送機關，應當使用該機關全稱或規範簡稱、統稱。一份公文要不要抄送，抄送給什麼樣的機關都要從實際需要出發，既不要濫抄濫送，也不應漏抄漏送，以免產生不利的影響。

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

（3）印發機關和印發時間。公文的印製工作一般由發文的具體辦公部門承擔。印發時間不同於發文時間，這是指公文開印的具體時間。印發機關時間位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔1行位置；用3號仿宋體字。印發機關在左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期爲準，用阿拉伯數碼標識。

（4）版記中的反線。版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。

（5）版記的位置。版記應置於公文最後一頁，版記的最後一個要素置於最後一行。 公文的格式和行文規則

4、公文的印裝規格

（1）公文用紙的規格

公文用紙要採用國際標準A4型紙，其成品幅面尺寸爲297mm×210mm（長×寬）。公文用紙的頁邊（留空處）與版心的具體尺寸爲：公文用紙天頭（上白邊）爲：37mm±1mm,公文用紙訂口（左白邊）爲：28mm±1mm，版心尺寸爲：156mm×225mm（不含頁碼）

（2）公文排版的規格和要求。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行（以3號字高度加3號字高度7/8的距離爲一基準行），每行排28個字。要做到版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸合乎標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

（3）印刷要求。公文應雙面印刷，頁碼要套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品着墨實、均勻；字面不花、不白，無斷劃。公文中未作特殊說明的圖文項目，顏色均爲黑色。

（4）裝訂要求 公文應左側裝訂,不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位爲兩釘釘鋸，外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊的距離爲3mm~5mm

四、公文處理

（一）公文處理的基本原則

（1）法制原則。指處理方法手段、程序手續、行爲準則與方法規化、制度化。（2）實事求是原則；（3）全面及時原則；（4）時效原則；（5）集中統一原則；（6）黨政分工原則；（7）保密原則；（8）簡化原則

（二）收文處理的一般過程

（1）公文的收受與分流：簽收。指履行規定的確認、清點、覈對、檢查、簽註手續後，收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯單式；外收文登記。由外收發人員在完成簽收工作後，對收文情況做簡要記載；啓封。外收文登記完成後，統一交由內收發人員，統一啓封或徑送有關領導親啓；內收文登記。由內收發人員對收文情況做詳細記載；分辦。有關人員將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理；摘編。文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、彙集有關數據資料。

（2）辦理收文：擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員提出處置意見，供有關領導審覈定奪。批辦。機關領導者或部門負責人提出處置意見。承辦。有關工作人員按意見具體處置公文所針對的事務和問題。注辦。由承辦人簽註公文承辦情況，以備忘待查。

公文處理

（3）組織傳閱與催辦查辦：組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。催辦。由公文處理管理機構或承辦人對公文承辦過程實施的催促檢查。查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執行情況進行的核查協辦工作。

（4）處置辦畢公文：包括：閱卷歸檔、清退、暫存、銷燬。

公文處理

（三）發文處理程序與方法

（1）文稿形成：擬稿。撰擬公文文稿；會商。當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權範圍，需徵得其同意和協助；核稿。文稿在送交有關領導簽發或會議通過前，由專人進行全面覈查；簽發。指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審覈準之後，批註正式定稿。按簽發人身份、地位及工作程序的不同，簽發分爲正籤、代簽、核籤、會籤等數種。

（2）公文的製作：注發。定稿形成後，批註繕寫印發要求的活動，以使簽發意見進一步具體化、技術化：繕印。製作供對外發出的公文：用印或簽署。在印畢的公文上蓋發文機關公章，或請有關領導簽名。

（3）公文的對外傳遞：分裝。按規定具體揀配和封裝公文。發出。將分裝完畢的公文以適當的方式發給受文者。

（4）處置辦畢公文：包括：閱卷歸檔、暫存、銷燬。

（四）公文銷燬的方式和範圍

銷燬的主要方式有：焚燬、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶）以各種方式銷燬公文均應履行如下程序手續：由文書部門組織對公文進行鑑定；確認應銷燬後逐文逐件覈定造冊；呈請本機關或上級機關有關領導審定批准；獲准後再行銷燬。任何個人均不得私自銷燬公文。

五、公文寫作要求

（一）公文寫作的基本要求：合法、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規範、完整、清晰、耐久。

（二）行文規則

二是經多次請示直接上級機關而問題長期未予解決；三是有上級機關交辦並指定直接越級上報的具體事項；四是出現需要直接詢問、答覆或聯繫不涉及被越過的機關職權範圍的具體事項；五是需要檢舉、控告直接上級機關等。

黨的機關與行政機關相互行文規定:行政機關不能逕向黨的組織發佈指令性公文，一般也不得以行政機關名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批准。

（三）寫作的語言運用

公文語言的特點：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規範。

公文中需用歷史年號時，要先標出公曆年份，再注歷史年號並加圓括號，如1912年（民國元年）。

數量表示時，表示增加時用倍數或分數，表示減少時只能用分數。