公文寫作基礎知識(基礎知識)

目錄

第一篇：公文寫作基礎知識第二篇：公文寫作基礎知識第三篇：公文寫作基礎知識第四篇：公文寫作基礎知識第五篇：公文寫作基礎知識更多相關範文

正文

第一篇：公文寫作基礎知識

一,公文寫作基本要求

公文是一種特殊的文章,寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外,還需要遵循一些特殊的規律,公文寫作基本要求就是對這些規律的反映.其內容是:合"法",求實,合體,簡明,嚴謹,準確,規範,完整,清晰,耐久.

二,行文規則

行文規則是關於正確有效傳遞文件的規定,也是撰擬公文的指導依據.遵守行文規則具有重要意義.

行文規則的主要內容包括:根據機關間的工作關係準確行文;選擇適宜的行文方式,一般不越級行文;正確選擇主送,抄送機關;明確發文權限,不越權行文;堅持"黨政文件分開";聯合行文時,作者應爲"同級";行文前需就有關問題協商一致;嚴格控制文件數量,簡化行文手續.

三,文稿書寫規範

文稿書寫規範主要涉及:文稿用紙要求;圖文區的規定;稿紙的使用;書寫格式要求;字體與各種計量單位的使用;標點符號使用;外文字母書寫;公文中的數字表示;序號表示;標註格式設計,排版,印刷注意事項的要求;文稿的修改;頁碼的標註;註釋的處理;公式的處理;文中的表格的編排.

四,公文寫作的一般步驟

(一)公文寫作前的準備

1.明確行文目的和要求.

2.確立公文主題.

3.選定公文文種.

4.佔有材料.

5.確定具體表達方式.

(二)撰擬文稿

1.安排好結構,一是確定總體的構成;二是確定正文的具體構成,解決好各組成部分的編排次序,安排各層次,段落間的銜接與轉換,處理好開頭和結尾.

2.擬出寫作提綱.

3.正式撰擬文稿.

(三)審覈修改

文稿的審覈修正要認真嚴肅反覆進行,要按規定的程序進行.

五,公文的語言特點

公文語言的主要特點是:莊重,準確,樸實,精煉,嚴謹,規範.這些特點具體體現在公文詞語,公文語句,公文表達,公文修辭中.

六,公文詞語的選擇

在選擇詞語的過程中應注意:認真辨析詞語的確切含義,使詞語的意義符合客觀實際;注意分辨詞語的感情色彩,以正確表達作者的立場觀點;注意詞語聲音和語調對語義的影響,以提高表達效果;注意詞語間的正確搭配,遵循語言法則;注意公文具體使用場合對詞語風格的要求,維護公文的嚴肅性及強制執行性;注意針對公文具體收受對象的特點選詞,以"有的放矢"便於理解和執行;注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞,以獲得更加鮮明直接的表達效果;注意根據上下文的需要選詞,以維護公文的完整有效性;注意根據文種的不同特點選詞,以保證語言得體而有力;注意詞語的規範性,以提高公文溝通的效果,擴展溝通的範圍.

七,公文中特殊事物和概念的表達要求

在對公文中所涉及的事物和概念進行表達的過程中,除了必須遵循一般的語法規則,邏輯規則之外,還必須遵循一些特殊要求.其中特別需要注意:時間的表達;空間的表達;職務,姓名的表達;數量的表達;範圍的表達;程度的表達;語氣,神態的表達.

八,公文修辭

公文修辭在其所追求的效果方面,重準確鮮明,質樸平勻,精練順達,反對含糊暖昧,繁冗堆砌,輕浮造作,重內在美而不只求形式美;在修辭手法方面,以消極修辭手法爲主,以積極修辭手法爲輔,重在選詞煉句及章法方面下功夫,審慎使用修辭格.

九,公文專用詞語

由於表意和表現特殊色彩的需要,公文中有一些出現頻率較高的詞語.這些詞語詞形確定,詞義精確特定,用途穩定專門,併爲從事公文工作的人們所熟悉,它們就是公文專用詞語.正確地使用公文專用詞語可使寫者順手,讀者便當,保證表意精當得體,理解精確周嚴,可提高制發和處理公文的質量與效率.

依照具體用途的不同,公文專用詞語可被劃分成多種,其中比較常見的有:稱謂詞語,領敘詞語,追敘詞語,補敘詞,承轉詞語,祈請詞語,商洽詞語,受事詞語,感盼詞語,令知詞語,告誡詞語,見解詞語,判定詞語,時態詞語,目的詞語,報送詞語,頒行詞語,覈查詞語,結尾詞語等.

十,公文語言表達的簡化

簡化公文語言表達的方法主要是:取消,壓縮,替代,合併.

十一,公文中避免歧義的一般方法

歧義是指語句有兩歧或多歧意義,可同時形成兩種或多種解釋的一種語言現象.在文件中,歧義是一種非常有害的語病,它將使作者與受文者對文件內容無法建立一致的理解,無法實現溝通目的.因此,必須避免歧義的出現.

消除歧義的主要途徑是語言變換;禁止濫用省略;在語句中增加必要的限定修飾成分;禁用誇張,擬人,反語,雙關等修辭格;語調一般不附加語義,必須附加時用標點符號作爲輔助表達方式,保證語句含義單一明確;以上下文提供儘可能充分的語言環境.

公文寫作基礎知識二

1,公文即公務文書,是黨政機關,企事業單位,社會團體在進行公務活動時所使用的體式完整,內容系統的各種書面材料.

2,狹義的公文指《國家行政機關公文處理辦法》中規定的13類14種公文;廣義的公文既包括狹義的公文,也包括司法,軍事,外交,科技等部門專用公文以及機關常用應用文,如倡議書,請柬等等.還包括改革開放以來出現的市場調查報告,商務說明書等.

3,按使用範圍劃分,公文分爲政務公文,專用公文,經濟公文和日常事務類.

4,政務公文包含法定文種和非法定文種.法定文種即13類14種,命令(令),決定,公告,通告,通知,通報,議案,報告,請示,批覆,意見,函,會議紀要.

非法定文種即9類14種,即計劃,總結,調查報告,簡報,講話稿,提案,建議書,合同,聘書,章程,條例,規定,辦法,電報.

5,專用公文:在科研,財經,司法,軍事,外交等部門使用.包括科研文書,財經文書,司法文書,軍事文書,外交文書等.如科研報告,實驗報告,可行性報告,學術論文,設計說明書,起訴書,公訴書,法律意見書,答辯狀,判決書,審計報告,訓令,照會,條約,聲明等.

6,經濟公文:包括經濟合同,市場調查報告,市場預測報告,經濟活動分析報告,產銷分析報告,質量分析報告,廣告,意向書,商務說明書等.

7,日常事務公文:包括規章制度,簡報,計劃,總結,演講稿,述職報告,倡議書,建議書,挑戰書,表揚信,感謝信,慰問信,聘書,請柬,證明,介紹信,啓事等.

8,按行文方向劃分,公文分爲:上行文,下行文,平行文.

9,按來源和運轉方向分爲:收文,發文,內發文.

10,按處理時限分爲:緊急公文,通常當日辦復;急辦公文,通常3日內辦復;常規公文,通常7-10日內辦復.

11,按機密程度劃分:絕密文件,機密文件,祕密文件,普通公文.

12,公文的特點是什麼

一,法定性二,權威性三,實用性四,規範性五,時效性

13,提高公文寫作能力的方法主要有哪些

一,參與實踐,增強整體素質.

(1)政治素質(2)經濟意識(3)業務素質

二,學習協作知識,熟悉常用文體

三,多讀古今中外範文.

14,報告是下級機關向上級機關彙報工作,反映情況,提出建議的上行文.報告分呈報性報告和呈轉性報告.

15,報告主要包含標題,發文字號,主報機關,正文,發文機關,發文日期等.如有附件,則應在正文下面一行空兩格後寫明附件的件數和名稱.有抄報機關的,應在末頁的下半部分寫明.

16,請示:是下級機關請求上級機關對某一工作,事項給予請示,批准的上行文.

17,請示的特點:

一,一文一事二,不能多頭請示三,一般不能越級

18,請示包括標題,發文字號,主送機關,正文,發文機關,發文日期等內容.

19,請示和報告有何區別

一,內容不同.請示是一文一事,報告內容可廣泛.

二,對象不同:請示只送一個領導機關,報告可多頭主送.

三,處理方式不同:請示需要批覆,報告一般不需要批覆.

四,行文時間不同.請示是事先行文,報告可在事前,事中,事後行文.

20,函的特點:行文自由,用途廣泛,靈活多樣.(請繼續 關注本站：)

21,函的種類:商洽函,詢問函,答覆函,請示函,周知函.

22,值班記錄是指把工作期間發生的事情,客戶的意見或建議(客戶投訴)如實記錄下來的書面材料.

23,值班記錄的特點是:一,記實性二,直接性三,原始性

第二篇：公文寫作基礎知識

公文寫作基礎知識

一、公文的定義和分類

（一）定義

公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規、政令和信息、情況的表現者、運載者，是機關實施管理的基本手段和重要工具，發揮着上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。公文貫穿機關管理工作的始終。我們要向上級報告情況，需要寫成文件；我們要向鄉鎮、村安排什麼工作，提工作要求，需要寫成公文印發下去，備查、備用，便於基層照章執行；我們要告知社會公衆一個什麼決定，也要印製成公文。因此，公文寫作與我們每一個機關告知人員息息相關，可以說，具備較強的公文寫作能力，是每一個機關工作人員的基本素質要求。當前，各級各部門都十分缺乏優秀的文祕工作人員，有許多年輕人因爲具備較好的文字功底，而被選拔進市、縣黨委、政府機關工作，從而改變了自己的生活環境和人生境遇，一些機關還因爲選不到合適的文祕人員而發愁。由此可見，重視公文寫作、加強公文寫作，對於年輕人來說，具有更加積極的作用。

（二）分類 下載:公文寫作基礎知識全文

1、按照制文機關的種類劃分：黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業單位公文、社會團體公文。今天講的，重點是行政機關公文。

2、按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內容、措辭等。

3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、祕密公文、內部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時，必須要按照該公文的祕密等級來處理，涉及祕密問題的，不能泄密。

4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。緊急公文的處理，我在後面要專門給大家講。

5、按照使用範圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要等全是通用公文；司法類的公文、經濟類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。今天講的，主要是通用公文。

6、按照規範性和頒發程序的規範程度、行政約束力的強弱劃分：規範性公文和非規範性公文。

規範性公文有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。

非規範性公文：除規範性公文以外的公文。常用的非規範性通用公文有調查報告、工作計劃類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啓事類、條據類、表格類、大事記等等。

（三）機關公文要素

機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達範圍、主題詞、抄送機關、印製版記組成。

（四）公文處理包括哪些工作

公文處理包括擬製、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。*

二、公文寫作的共性要求

公文不同於其他文字作品，它的寫作、制發、處理必須按照固有的規定、特定的體例格式來進行。

（一）確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應該發揮什麼作用，是在什麼背景下寫這個文件材料。根據寫作的背景、目的、受文對象（爲什麼要寫這個文件；寫這個文件要達到什麼目的，是安排工作、通報情況，還是解決困難問題；文件是寫給哪個部門，是上行、平行還是下行），確定採取哪個文種。一般說來：

1、要對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項，選擇《決定》文種。比如：黨中央決定在全黨（特別是黨員領導幹部）開展講政治、講正氣、講團結的“三講”活動，這對黨的建設來說，是件大事，所以用決定文種；每年初的農村工作會議、計劃生育工作會議上，縣政府都要出臺一個《關於兌現**年農村工作（人口與計劃生育工作）責任制的決定》，這就是個獎懲決定。

2、要向社會公衆或者廣大行政管理相對人宣佈重要事項或決定，適用公告。比如，要在縣城取締三輪車、或者實行三輪車分單雙號進城運營，這涉及到廣大三輪車從業人員的切身利益，我們就要事先以各種方式發出公告，告知社會各界。聯合執法隊、建設局、交警大隊。要公佈社會各有關方面應該遵守或者周知的事項，比如停水停電，適宜採用通告文種。

3、我們要將上級的文件批轉給下級執行，或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時，一般印發《通知》

4、向上級機關彙報工作、反映情況、答覆上級機關的詢問時，選用報告類文種，如工作報告、情況彙報等等。（在其中，政府工作報告是一個有特指內容的文種，政府工作報告是政府向同級人大或人大常委會報告工作情況）

5、向上級機關反映並請求幫助解決困難和問題，選用《請示》。

6、答覆下級機關的請求事項，用《批覆》。

7、我們要對某項重要工作或者某個重要問題提出見解和處理辦法，一般選用《意見》。

8、不相隸屬的機關之間，也就是說不存在直接的行政管理關係的機關之間，比如綏江縣與三峽公司、與市財政、審計、國土等市政府部門，商洽問題、詢問或答覆問題，一般用《函》。

9、明確通過會議形式決定的事項、記錄會議精神，選用《會議紀要》。

10、還有一種《命令》文種，主要適用於依照有關法律公佈行政法規和規章（如主席令、國務院令），宣佈施行重大強制性行政措施（如通緝令），這些法規、規章的制定，要省級以上的國家機關才能制定和通過，因此，在市、縣兩級，一般不涉及到《命令》文種。以上講的是一般原則，具體採用哪類文種，要根據具體情況來確定。

（二）規範寫作

公文寫作要努力做到“七個規範”：

1、主題規範。主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標準，就是集中單一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什麼，反對什麼，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產生歧義。

2、使用材料規範。公文材料的選用標準必須是真實典型，新鮮有力。所謂真實，就是實實在在存在的、反映當前事物本質規律的真實。我們分析問題時，所列舉的現象，不是假的、人爲編造的，也不是偶然現象和個別現象。所謂典型，就是既是個性特徵，又是共性特徵。新鮮有力，就是我們所列舉的、分析的問題，、提出的辦法，必須是符合當前實際的，必須是有說服力的。你不能在說今年的工作時，還拿去年、前年的數據和一成不變的措施辦法，因爲事物總是在發展變化，尤其在這個信息飛速發展和人的民主法制意識普遍快速增強的這麼一個時代下，如果總是一成不變、不思進取，不思考、不調研，寫公文也好、安排工作也好（事實上，寫公文也是安排工作的一種方式），都做不到“有的放矢”—即對準目標放劍，一劍中的。公文的選材標準與文學作品不同，公文強調真實，強調掌握最基礎最真實的材料，屏棄想象（合理的推測可以），而想象則是文學作品的核心和靈魂。

第三篇：公文寫作基礎知識

一、公文寫作的四條原則

企業祕書要寫各種文體的公文，大到上萬字的《工作報告》，小到幾十字的《通知》。這些文字材料，無論是什麼樣的文體，也無論篇幅大小，都有一些最基本的寫作原則要求，只有掌握了這些原則要求，並且按照這些原則要求去做，才能使文字材料成型，才能使文字材料有基本的質量。

這些基本原則要求是什麼呢？主要有四條：

第一條是邏輯緊密，也就是說文章要有非常強的邏輯性。什麼是文章的邏輯性呢？打個比方說，文章的邏輯性就好象人身體內部有經絡一樣，文章內部也有“經絡”，就是文章內容的內在相互聯繫，構成了文章的邏輯性。邏輯緊密是說文章內容的內在聯繫要環環相扣，不脫節，不錯亂，給人一種“針插不進、水潑不進”的感覺。如果人身上的經絡出了毛病，就會得病，文章也是這樣，邏輯亂了，也就不成文章了。一些年輕朋友所寫的文章之所以讓人看了覺得很散，或者前言不搭後語，病根兒往往出在邏輯混亂上面。文章文章，有“章”才能成“文”，這個“章”就是邏輯性。所以，寫文章的時候一定要注意邏輯性。

第二條是結構清晰，也就是說文章的結構要非常清楚。什麼是文章的結構呢，打個比方說，文章的結構就好象樓房的樓層一樣，樓房是由一層一層蓋起來的，文章也是由多個層次組成的。這一條的要點有兩點：一是文章內容的排列要有層次，通篇要分列成多個大的層次，每一個大的層次中要有若干小的層次，通過層次的排列，使結構清晰；二是層次的排列要有先後順序，按照先後順序排列層次，並且層次的順序排列不能隨意，不能排錯，必須按照內容的內在聯繫排列，通過正確的層次順序排列，使結構清晰。一些年輕朋友在寫文章的時候，往往不會安排結構，或者不注意結構安排，所寫出來的文章，讓人看着雜亂不清，甚至糊塗，這就是結構不清晰造成的。所以，寫文章一定要注意排列好層次，使結構十分清晰。

第三條是內容表述正確，也就是說對文章內容的表述要正確，不能出現觀點錯誤，如果把觀點表述錯了，那是嚴重的失職行爲，也是領導不能允許的。所以，必須保證內容表述的正確性。這一條的要點有兩點：一方面是所寫的事實必須真實，不能有假，文章不是“編”出來的，而是根據事實寫出來的，無中生有、弄虛作假、編造事實不行，不能玩兒虛的；另一方面是按照內容的客觀要求表達觀點，企業公文中所表達的觀點，並不是作者個人的觀點，而是內容本身就存在的，因此必須依據內容的客觀要求表達觀點。一些年輕的朋友在寫文章的時候，往往根據自己的主觀意願寫，自己怎麼想的就怎麼寫出來，這樣寫很容易出錯，必須注意自覺糾正這個習慣。

第四條是語言表達準確，也就是說要用準確的語言表達文章內容。這一條的要點有三個：一是要選擇好語言表述形式，企業公文有書面語言、口語語言、程式化語言三種表述形式，應當根據需要選用相應的表述形式，需要用書面語言形式表述的，不能用口語語言表述，需要用口語語言形式表述的，不能用書面語言表述；二是譴詞造句要準確，必須根據所要表達的內容需要，選用恰當的詞句表述內容，既不能隨意“譴詞兒”，也不能隨意“造句兒”，如果這樣做，肯定會出錯；三是必須慎重使用形容詞，企業公文不是文學作品，不能爲了追求文章“生動”就大量的使用形容詞，只有在確實需要的時候，才能使用形容詞。

上面講的四條基本原則，既是文章寫作的要求，也是文章寫作的基本功，需要在長期的寫作實踐中刻苦修煉，才能不斷提高。因此，希望從事企業公文寫作的祕書朋友和從事文案製作的朋友，應當努力修煉這四項基本功。

二、怎樣寫單位工作報告

企仔細研讀了題爲《勵精圖治 再鑄輝煌》的哈工大第四屆教職工代表大會的工作報告，在這裏，我結合實際談一談怎樣寫工作報告。

我們知道，更清晰、更快捷地讓員工瞭解單位所取得的成績，有效地貫徹落實下一步的工作計劃，是我們寫工作報告的主要目的。當前，工作報告已逐漸在程式化、格式化的風格上定位。而且，常常是文風樸實、慣用直筆。

上面提到的這篇報告，其結構簡單明瞭，基本框架如下：

各位代表、同志們：

我代表??做報告，請各位代表審議。

一、 過去工作回顧

二、 未來工作展望

通讀全篇，我們可以發現工作報告有如下幾個特徵：

1、 總結的客觀性

2、 措施的可行性

3、 執行的約束力

4、 明確的目的性

這幾點，在以下的探討中我們會有更深的認識。

在過去工作回顧這部分，常常談及主要業績、主要體會、存在的主要問題這三點。我們知道，只有認真分析總結經驗教訓，才能更好地爲下一步工作提供參考依據。業績是肯定成績，鼓舞人心的；體會是交流心得，再接再厲的；問題是發現不足，予以改進的。

在未來工作展望這部分，常常是先分析形勢，然後明確任務。分析形勢是我國由來已久的、報告中不可或缺的一部分，它可以讓員工知道當前的情況，增強他們的歸屬感。明確任務時一定要具體：首先是基本情況。需要對前期計劃執行情況進行概要說明，從而根據下階段的特點，找出當前執行計劃的有利條件和不利因素，以確保新的工作計劃建立在切實可行的基礎上。其次是經預測和論證，客觀地把工作計劃分解到各具體部門，使之成爲各部門的具體任務，包括對工作數量、質量、效率、經濟效益等的要求。最後是步驟和措施。它要求寫明“怎樣做”的問題，包括指揮機構的建立、制度的形成、責任部門的分工協作、時間安排等。它要儘可能具體、詳盡，便於檢查，以確保工作計劃在執行中環環相扣，銜接自如。

三、祕書工作要求我們要不斷提高自身修養

我雖有３年的祕書經驗，但非“科班出身”。一個很偶然的機會，我加入了這個行列，從那時起，便喜愛上這個職業。

作爲祕書，要注意人際親和。對外，我們代表的是一個公司的形象；對內，我們是聯繫管理者和員工的紐帶。適當的言辭、優雅的舉止、清淡的裝扮、整潔的衣冠都會給周圍的環境帶來美感、輕鬆和活力。因而，自信、情緒穩定、理解和信賴他人、合作精神等性格將對我們的工作產生積極影響。

此外，祕書還應重視第一印象，學會傾聽他人的談話；學會向他人表達發自內心的讚美；學會保持自然、輕鬆和愉悅的表情；學會用樸實、親切和準確的言語表達思想；學會“罔談彼短，靡恃己長。”

四、文祕提高寫作能力的途徑

一個稱職的祕書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這麼說，文字表達能力是祕書工作人員的基本功，是“看家”的本領。因此，對於祕書來說，認真學好文祕寫作，努力提高文字表達水平，是十分重要和不容體制忽視的。

那麼，怎樣纔能有效地提高文祕寫作的能力呢？具體說來，主要應注意以下幾點：

首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文祕寫作。

不管幹什麼事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣纔有動力，才樂於去幹，並想方設法去把

工作幹好。學習文祕寫作也是如此。寫作，是一種複雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。文祕寫作是黨政機關、人民團體、企事業單位處理公務、實現指揮、組織管理和協調工作的工具，在四化建設中所的地位十分重要。我們應該充分認識祕書工作和文祕寫作的意義，從黨和人民的利益出發，從更好地勝任祕書工作出發，抱着對人民、對工作高度負責的精神去對待寫作。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件?最重要?的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會裏，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這裏所說的?讀寫技能?，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文祕寫作的濃厚興趣，變被動爲主動，變要我學爲我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，爲伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如飢似渴地去鑽研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恆，鍥而不捨，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

其次，學習文祕寫作基礎知識，借鑑優秀作品。

提高寫作水平，到底有沒有“祕訣”？我們的回答是否定的。那麼，寫作有沒有規律可循、方法可求呢？我們的回答又是肯定的。任何事物都有其內在的必然聯繫即規律性，任何物質產品和精神產品的製作都有其特有的方法和技巧，寫作當然也不例外。那種認爲寫作無規律可循、沒有什麼理論的觀點，是唯心主義不可知論的反映，是完全站不住腳。古人說：“寫作無祕僱作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文祕寫作教材，就是前人文祕寫作經驗的科學總結，就是揭示文祕寫作的一般規律、引導人們掌握文祕寫作方法和技巧的理論。

要提高文祕寫作能力，還應有意識地選讀一些範文，以作借鑑。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明着?應該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。“巴金也曾談到閱讀對寫作的密切關係時說：讀多了，讀熟了，常常可以順口背出來，也就能慢慢地體會到它們的好處，也就能慢慢地摸到文章的調子和作法了。但我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文；借鑑只是從中汲取營養，經消化後成爲自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

最後，要勇於實踐，堅持多練習、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足於多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。清人唐彪深有體會地說：“多讀乃藉人之功夫，多做乃切實求已功夫；其益相去遠矣。人之不樂多做者，大抵因艱難費力之故；不知艱難費力者，由於手筆不熟也。若荒疏之後作文艱難，每日即一篇半篇亦無不可；漸演至熟，自然易矣。”天道酬勤，勤能補拙。只有勤學苦練，堅持不懈，纔會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。

作爲文祕人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文祕寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收穫。作爲稱職的祕書人員，要有高度的責任感，養成修改文章的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反覆推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

五、祕書的心得

一個很偶然的機會我成了培訓部的一名祕書。在很多人眼裏，所謂祕書就是打打字、倒倒茶、接接電話什麼的，可是在培訓部做了一年多，我卻覺得要真正做好這份工作，當一個好的祕書並不容易。

由於缺乏系統的學習和實踐，剛開始我的很多工作做得很不好。記得剛來培訓部的第一天，部長佈置我打一份表格並且要我儘快交給他。那份表格有點類似現在的員工評分表，其實非常簡單。可我那時連打字都不熟，更不用說做表格。我在電腦前坐了一個下午，直到晚上下班同事都走了表格也沒做出來，急得幾乎要掉眼淚，最後還是部長三下五除二幫我把表格搞好。“表格事件”後第二天，當時的部長助理謝平佈置我寫一篇叫做《企業培訓工作的組織方法》的文章。雖然在學校裏學了公文寫作，但還沒有實踐的機會，拿着謝助理給的幾句話的提綱，憋了整整兩天，總算才憋出一篇兩千字的文章，質量可想而知。還有後來的辦公設備故障的簡單維修、必要的禮儀、文檔管理、人際關係的運作等等，不斷給我很多的震動和教訓，我第一次體會出做一名祕書專門的知識和技能很重要，學習的緊迫感和動力也油然而生。

作爲一名部門祕書，我最怕的是寫出來的文章領導不滿意。部門文件，肩負着對外宣傳、對內傳達的重要作用，不僅在行文上受到格式的限制，還要受到領導認可。記得有一次我給部裏起草一份合同，沒有按正式的格式寫，也沒有認真檢查就交了上去。下午，當時的部長把我叫了過去，我看見那份合同上滿紙都是部長改過的字跡，連標點符號也沒放過，還有一個錯別字被醒目地標了出來。那天部長說了很多話，記得最清楚的一句是他說：“一個年輕人做事要認真，做出來的事情還要有專業水準”。我低着頭，紅着臉，簡直無地自容。那次錯誤，使我刻骨銘心，在以後的工作中時時提醒自己：認真一些。祕書工作比較繁雜瑣碎，所以要把事情做得有條不紊和有效率也成了努力目標。現在我準備了一個辦公記錄，幾乎每天都要記下領導和自己正在做的事情，看哪那些事情正在辦，哪些事情辦得差不多了，一時未完成，記得去催促，一年下來還可以看看這一年共做了哪些工作；在工作中我覺得記住電話號碼也很重要，特別是經常來往的領導或有關部室的電話號碼，因爲領導很忙，可能會忘記這些號碼，當他需要的時候如果馬上回答出來，他就可以不用翻電話簿，節省了好多時間；平時還要注意收集統計一些有用的信息，比如過一段時間就統計一下我們部門有多少人蔘加了培訓，從外面聘請了多少專家講課，讓領導從數字上有一個精確的概念；我也花了很多時間將部裏大量凌亂的文檔整理出來，改變了以往追求方便而用手寫標籤目錄的方法，用統一格式打印標籤目錄，標記不同檔案，使檔案清晰美觀更方便了領導和同事查詢。

在公文的寫作上，我也體會出要寫出質量好的文件，不但要多讀重要的經典文件，還要多讀領導講話，多揣摩領導的意思。瞭解他們思想的“關注點”，這樣寫作時才能站在他們的角度，對事物的方方面面進行分析，才能達到稿件中要求的對事物的預見性、針對性和操作性。現在送部長審定的稿子上還是時常有被修補、添改的地方，這使我知道自己的膚淺，也愈知一個祕書的成長並非一蹴而就的事情，而是一個外因和內因不斷磨合，充分調動主觀能動性的循序漸進的過程。

現在，在領導和同事的幫助下，我在不斷地成長，而且，我開始慢慢喜歡上自己的工作。記得以前看過一篇文章說在學校裏我們講的是“你學了什麼”，走入社會講的則是“你能做什麼”。而我覺得一個人從學到做的過程中更重要的是心態，對於工作有一種服務意識，無論大事小事都能盡心盡力，還要在工作中不斷地思考、不斷地總結，不斷地創新，終有一天你會發現你比以前做得更好。

六、行文的基本規則

正常有效的行文應當遵循以下普遍適用的基本規則:

1、按機關隸屬關係和職責範圍行文的規則

這條規則要明確兩點：一是按機關隸屬關係行文。上級機關對下級機關可以作指示、佈置工作、提出要求；下級機關可以向直接的上級機關報告工作、提出請示，上級機關對請示事項應予研究答覆。如果沒有這種直接的領導與被領導關係，黨和國家的方針、政策就難以層層貫徹落實。除了這一層關係外，在我們國家現行管理體制中，還形成了一種各業務部門上下垂直的條條關係，其中有些部門屬本級政府

和上級部門雙重領導，大部分和上級業務部門之間雖然不屬直接領導與被領導的關係，但在業務上的確存在指導與被指導的關係，也就形成了直接的上下行文關係。二是按機關的職責範圍行文。這一點的要求是，行文的內容應是本機關職責範圍內的事項，而不能超出，超出了即爲越權。如果幹涉了別的機關事務，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。當然，不相隸屬機關之間也有公文往來，那隻能是商洽工作、通知事項、徵詢意見等，而不存在請示、報告或佈置任務的性質。

2、授權行文的規則

這條規則是上一條規則的引申。如果一個部門的業務需要下級政府和有關部門的支持與配合，按隸屬關係和職責範圍又不具備佈置工作提出要求的行文權限時，這就可以通過授權行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經本級政府同意並授權後，向下級政府行文。在操作中，應將文稿擬好，由本部門領導簽署，請本級政府分管領導審批。經政府領導審批後的文稿，在行文時，才能在文首或文中註明“經**政府同意”的字樣。這裏特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權行文的性質（內部事務除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關（部門）都應貫徹執行，可不在文首或文中標註“經***同意”的字樣。

3、聯合行文的規則

這條規則仍屬第一條規則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯合行文；政府與同級黨委、軍事機關之間可以聯合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關部門之間可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位之間，就某些互相有關的業務，經過會商一致後可以聯合行文。聯合行文，既可聯合向上行文，也可聯合向下行文。聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。

4、一般情況下不越級行文的規則

不越級行文體現了一級抓一級、一級對一級負責的原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機關辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發生重大的事故、防汛救災等突發事件或上級領導在現場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機關。否則，受文機關對越級公文，可退回原呈報機關，好可作爲閱件處理，不予辦理或答覆。

5、不越權行文的規則

第一條規則中已明確要求按機關職責範圍行文，如果有涉及其它部門職責範圍的事項又未與其它部門協商，或雖經協商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構成侵權行爲，會造成工作中的許多矛盾。上級機關如發現這種情況，有權責令糾正或撤銷這類公文。現實中，這類情況時有發生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。解決這類問題，應提倡部門之間多協商、多對話、多溝通，通過聯合行文或授權行文的方式解決。

6、“請示”不直接報送領導者個人的規則

“請示”直接報送領導者個人，其危害性大體上有三點：一是未經文祕機構簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風箏”；二是這類公文到了領導同志手裏，領導同志也頗爲難，批，沒有部門的審批意見，只能以經驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現實中一些單位拿着直送領導的批示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導批示向對方施加壓力，引起矛盾。所以，領導同志一般不受理這類直報的請示，而退給文祕機構統一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領導個別交辦、答應的事項，由此而上報的“請示”，最好也應主送該領導所在的機關，並在公文中作出說明。收文機關在分辦時，自然會把這份公文分送給這位

領導同志批閱。

7、“請示”應一文一事、只主送一個機關、不抄送下級機關的規則

這條規則包括三項內容：一是一文一事。機關或部門都有明確分工，各自只能辦理職責範圍內的事，如果一文數事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不願牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關。請示內容是要求答覆的事項，主送機關有責任研究並作出答覆。相關的機關或部門採用抄送形式，以便主辦機關征求意見或會籤。如果多頭呈送，上級機關一般不予受理。如果辦理，會造成機關之間相互等待或意見不統一，增加協調難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關。請示內容是未決事項，在上級機關還沒有批准前，向下級機關抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利於工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關答覆或批准之後，通知下級機關。

8、“報告”中不得夾帶請示事項的規則

“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用範圍有明顯的界限，不能混用。“報告”是向上級機關彙報工作，反映情況，或向上級機關提出意見、建議，供上級機關決策參考。上級機關對“報告”一般不作答覆，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想彙報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文爲主，將報告的內容作爲附件，附在請示後面作爲背景材料，讓上級瞭解請示的充分理由。

9、公文由文祕機構統一處理的規則

爲了使公文按正常的渠道運轉，按規範的程序辦理，機關都設有專司公文處理的文祕機構或配備專人處理公文。公文的正常流程應該是：“收”由文祕機構統一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發”由文祕機構統一核稿，分送領導籤批，然後再回到文祕機構登記編號，繕印，校對，用印，分發，分發前，要經過複覈或第一讀者認真閱讀無誤後，纔可照單分發。這樣，無論是公文收進或發出，都經過專司公文處理工作的一個口子把關，就能保證公文在機關有秩序地運轉，規範辦理，提高機關辦事效率，保證公文質量。

行文規則中還要說明的是黨的領導機關根據工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關行文；而政府機關不得向黨的組織行文作指示、交任務。

經批准的報刊上全文發佈的行政法規和規章，應視爲正式公文依照執行，可不再發文。發文機關可印製少量文本，供存檔備查。

第四篇：公文寫作基礎知識

公文寫作基礎知識

一、公文的定義和分類

（一）定義

公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規、政令和信息、情況的表現者、運載者，是組織實施管理的基本手段和重要工具，發揮着上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。公文寫作，重視公文寫作、加強公文寫作，對於年輕人來說，具有更加積極的作用。

（二）分類

規範性公文有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。

非規範性公文：除規範性公文以外的公文。常用的非規範性通用公文有調查報告、工作計劃類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啓事類、條據類、表格類、大事記等等。

二、公文寫作的共性要求

公文不同於其他文字作品，它的寫作、制發、處理必須按照固有的規定、特定的體例格式來進行。

（一）確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應該發揮什麼作用，是在什麼背景下寫這個文件材料。根據寫作的背景、目的、受文對象（爲什麼要寫這個文件；寫這個文件要達到什麼目的，是安排工作、通報情況，還是解決困難問題；文件是寫給哪個部門，是上行、平行還是下行），確定採取哪個文種。一般說來：

1、要對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項，選擇《決定》文種。

2、要向社會公衆或者廣大行政管理相對人宣佈重要事項或決定，適用公告。

3、我們要將上級的文件批轉給下級執行，或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時，一般印發《通知》

4、向上級機關彙報工作、反映情況、答覆上級機關的詢問時，選用報告類文種，如工作報告、情況彙報等等

5、向上級機關反映並請求幫助解決困難和問題，選用《請示》。

6、答覆下級機關的請求事項，用《批覆》。

7、我們要對某項重要工作或者某個重要問題提出見解和處理辦法，一般選用《意見》。

8、不相隸屬的機關之間，也就是說不存在直接的行政管理關係的機關之間，，商洽問題、詢問或答覆問題，一般用《函》。

9、明確通過會議形式決定的事項、記錄會議精神，選用《會議紀要》。

10、還有一種《命令》文種，主要適用於依照有關法律公佈行政法規和規章或宣佈施行重大強制性行政措施（如通緝令）

以上講的是一般原則，具體採用哪類文種，要根據具體情況來確定。

（二）規範寫作

公文寫作要努力做到“七個規範”：

1、主題規範。主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標準，就是集中單一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什麼，反對什麼，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產生歧義。

2、使用材料規範。公文材料的選用標準必須是真實典型，新鮮有力。所謂真實，就是實實在在存在的、反映當前事物本質規律的真實。。公文的選材標準與文學作品不同，公文強調真實，強調掌握最基礎最真實的材料，屏棄想象（合理的推測可以），而想象則是文學作品的核心和靈魂。

3、文章格式規範。公文普遍的結構格式是：公文標題—主送機關—正文—結尾—成文時間。爲了便於大家理解，我把公文格式方面的內容分爲寫作格式和印製格式兩個方面來講，這裏主要講公文的寫作格式，寫作格式包括標題、正文、結尾三個部分。

4、文字表述規範。公文的用語用字要求簡明、準確、樸實、得體、通俗、易懂，體現字面意義而非聯想意義，講求陳述性、寫實性，而非描繪性、虛擬性。一般以概述爲主，據事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學作品，需要大肆鋪展、渲染，大量的想象，細緻的描寫，這些，恰恰是寫公文所忌諱的。所以，很多時候，我們看文學作品很過癮，看公文則覺得死板、千篇一律，這個跟公文的性質有關係，但是公文同樣可以寫得很好，好的法規性、政策性公文，充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現的反應，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的講話稿可以寫得飽含感情，深刻、精彩。

5、標點符號使用規範。該用逗號用逗號，該用句號用句號。

6、數字和計量單位使用規範。一般使用阿拉伯數字。前後要統一，不能一時用大寫，一時用小寫。

7、印製規範。包括印製格式、排版、用紙規格、發文機關、發文字號、印製份數、發送單位等。只點兩個方面的細節：

（1）印鑑：即蓋章，也有講究。首先是不能蓋倒了；其次是要蓋在單位落款和成文時間之間，具體有下套、中套兩種蓋法；聯合行文的落款蓋印，一般每排平行落兩個單位的名稱，依次往下排，蓋印時不能相互侵佔。現在有很多新成立的機構，需要啓用新印章，印鑑的啓用也有規範。

（2）行文層次序數的寫法：一個正式的文件材料，除總標題外一般有四個層次，總標題用二號宋字體。第一個層次，是大標題，一般用三號黑體，寫成一、

二、三；第二個層次是小標題，用（一）、（二）、（三）來表示，三號楷體或仿宋；第三個層次用阿拉百數字表示，即1.2.3.，可以三號仿宋加粗以醒目；第四個層次用（1）、（2）、（3）表示。

三、幾種常用公文的寫作

（一）常用規範性公文

1、通知：通知的應用範圍很廣泛。傳達指示、部署工作、實施管理措施、處理公共事務、任免幹部等等，都需要印發通知。通知以紅頭文件和白頭文件印發都行。屬下行文，要下級機關（或受文對象）明確做什麼、怎麼做（這與請示、報告不同，比意見要細），要具有操作性。例如寫一個會議通知，開會時間、地點、參加人員、有些什麼要求等等，要一、二、三逐一說清楚，讓看的人一看就明白。通知可以不寫結束語。

2、工作計劃類：是對未來一定時期內的某項工作或全面工作進行安排部署的文件，明確下一步做什麼、怎麼做。工作計劃要有操作性（缺乏操作性是當前部門上報工作計劃的通病）。計劃、規劃、方案、要點，都屬於計劃類公文範疇。計劃類公文必須具備目標、措施、步驟三要素。計劃類公文有兩種格式：一是文字表述式，一是圖表式（圖表式越來越多，清晰、明瞭、包含的信息量大）。

3、工作總結類：

寫作關鍵和重點：其特點是實踐性、經驗性、自述性、理論性（不僅陳述工作情況，更要揭示理性認識，不僅回答“是什麼”，更要回答“爲什麼”、“怎麼做”的問題。一般包括本年度（半年）基本工作情況、所做的主要工作、工作進度、取得哪些成績經驗、存在的不足和教訓、下步工作計劃（個人總結寫努力方向）。個人總結要抓住主要問題，把握寫的側重點，突出收穫最大、成績最突出或者感受體會最深的東西，不是記流水帳。

四、公文處理中幾個需要注意的問題

（一）數字和數值範圍規範表述的問題

1、百分數與分數應用阿拉伯數字表述。如20%不應寫爲漢字表述的“百分之二十”，3/4不應寫爲“四分之三”。

2、數值範圍表述：數值範圍就是百分之幾到百分之幾的數值比較，百分比不可能大於1，只能小於或等於1。如表述“3%--8%”，不能寫成“3—8%”，不能省略3後的百分號；用分數和整數表述數字範圍時，也同理不能省略第一個數字後的單位，5萬-10萬人不能寫成5-10萬人。

3、表述時間時段，一般不要表述爲去年、今年、明年等，應表述出具體的年份，如2014年、2014年。

（二）規範用字用詞的問題

這些規範不能根據自己的語言習慣，要靠平時積累，多看多練，經過實踐才能掌握具體的操作。

第五篇：公文寫作基礎知識

一、公文的定義和分類

（一）定義

公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是方針、政策、法規、政令和信息、情況的表現者、運載者，是機關實施管理的基本手段和重要工具，發揮着上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。公文貫穿機關管理工作的始終。我們要向上級報告情況，需要寫成文件；我們要向鄉鎮、村安排什麼工作，提工作要求，需要寫成公文印發下去，備查、備用，便於基層照章執行；我們要告知社會公衆一個什麼決定，也要印製成公文。因此，公文寫作與我們每一個機關告知人員息息相關，可以說，具備較強的公文寫作能力，是每一個機關工作人員的基本素質要求。當前，各級各部門都十分缺乏優秀的文祕工作人員，有許多年輕人因爲具備較好的文字功底，而被選拔進市、縣黨委、政府機關工作，從而改變了自己的生活環境和人生境遇，一些機關還因爲選不到合適的文祕人員而發愁。由此可見，重視公文寫作、加強公文寫作，對於年輕人來說，具有更加積極的作用。

（二）分類

1、按照制文機關的種類劃分：黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業單位公文、社會團體公文。今天講的，重點是行政機關公文。

2、按照行文方向劃分：上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內容、措辭等。

3、按照保密程度劃分：絕密公文、機密公文、祕密公文、內部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時，必須要按照該公文的祕密等級來處理，涉及祕密問題的，不能泄密。

4、按照緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。緊急公文的處理，我在後面要專門給大家講。

5、按照使用範圍劃分：通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要等全是通用公文；司法類的公文、經濟類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等，屬專用公文。今天講的，主要是通用公文。

6、按照規範性和頒發程序的規範程度、行政約束力的強弱劃分：規範性公文和非規範性公文。

規範性公文有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。

非規範性公文：除規範性公文以外的公文。常用的非規範性通用公文有調查報告、工作計劃類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啓事類、條據類、表格類、大事記等等。

（三）機關公文要素

機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達範圍、主題詞、抄送機關、印製版記組成。

（四）公文處理包括哪些工作

公文處理包括擬製、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。

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二、公文寫作的共性要求

公文不同於其他文字作品，它的寫作、制發、處理必須按照固有的規定、特定的體例格式來進行。

（一）確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應該發揮什麼作用，是在什麼背景下寫這個文件材料。根據寫作的背景、目的、受文對象（爲什麼要寫這個文件；寫這個文件要達到什麼目的，是安排工作、通報情況，還是解決困難問題；文件

是寫給哪個部門，是上行、平行還是下行），確定採取哪個文種。一般說來：

1、要對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項，選擇《決定》文種。比如：黨中央決定在全黨（特別是黨員領導幹部）開展講政治、講正氣、講團結的“三講”活動，這對黨的建設來說，是件大事，所以用決定文種；每年初的農村工作會議、計劃生育工作會議上，縣政府都要出臺一個《關於兌現**年農村工作（人口與計劃生育工作）責任制的決定》，這就是個獎懲決定。

2、要向社會公衆或者廣大行政管理相對人宣佈重要事項或決定，適用公告。比如，要在縣城取締三輪車、或者實行三輪車分單雙號進城運營，這涉及到廣大三輪車從業人員的切身利益，我們就要事先以各種方式發出公告，告知社會各界。聯合執法隊、建設局、交警大隊。要公佈社會各有關方面應該遵守或者周知的事項，比如停水停電，適宜採用通告文種。

3、我們要將上級的文件批轉給下級執行，或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時，一般印發《通知》

4、向上級機關彙報工作、反映情況、答覆上級機關的詢問時，選用報告類文種，如工作報告、情況彙報等等。（在其中，政府工作報告是一個有特指內容的文種，政府工作報告是政府向同級人大或人大常委會報告工作情況）

5、向上級機關反映並請求幫助解決困難和問題，選用《請示》。

6、答覆下級機關的請求事項，用《批覆》。

7、我們要對某項重要工作或者某個重要問題提出見解和處理辦法，一般選用《意見》。

8、不相隸屬的機關之間，也就是說不存在直接的行政管理關係的機關之間，比如綏江縣與三峽公司、與市財政、審計、國土等市政府部門，商洽問題、詢問或答覆問題，一般用《函》。

9、明確通過會議形式決定的事項、記錄會議精神，選用《會議紀要》。

10、還有一種《命令》文種，主要適用於依照有關法律公佈行政法規和規章（如主席令、國務院令），宣佈施行重大強制性行政措施（如通緝令），這些法規、規章的制定，要省級以上的國家機關才能制定和通過，因此，在市、縣兩級，一般不涉及到《命令》文種。 以上講的是一般原則，具體採用哪類文種，要根據具體情況來確定。

（二）規範寫作

公文寫作要努力做到“七個規範”：

1、主題規範。主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標準，就是集中單一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什麼，反對什麼，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產生歧義。

2、使用材料規範。公文材料的選用標準必須是真實典型，新鮮有力。所謂真實，就是實實在在存在的、反映當前事物本質規律的真實。我們分析問題時，所列舉的現象，不是假的、人爲編造的，也不是偶然現象和個別現象。所謂典型，就是既是個性特徵，又是共性特徵。新鮮有力，就是我們所列舉的、分析的問題，、提出的辦法，必須是符合當前實際的，必須是有說服力的。你不能在說今年的工作時，還拿去年、前年的數據和一成不變的措施辦法，因爲事物總是在發展變化，尤其在這個信息飛速發展和人的民主法制意識普遍快速增強的這麼一個時代下，如果總是一成不變、不思進取，不思考、不調研，寫公文也好、安排工作也好（事實上，寫公文也是安排工作的一種方式），都做不到“有的放矢”—即對準目標放劍，一劍中的。公文的選材標準與文學作品不同，公文強調真實，強調掌握最基礎最真實的材料，屏棄想象（合理的推測可以），而想象則是文學作品的核心和靈魂。

3、文章格式規範。公文普遍的結構格式是：公文標題—主送機關—正文—結尾—成文時間。爲了便於大家理解，我把公文格式方面的內容分爲寫作格式和印製格式兩個方面來講，這裏主要講公文的寫作格式，寫作格式包括標題、正文、結尾三個部分。

1標題：公文標題的寫法一般是發文機關+事由+文種。

例如：縣國土局要向市國土局寫一個請求幫助解決地質災害防治經費的請示，標題就是“綏江縣國土資源局關於請求幫助解決地質災害防治經費的請示”；板栗鄉人民政府要向縣政府報告一個煤礦安全事故的調查報告，則標題就要寫成“板栗鄉人民政府關於**煤礦安全事故的調查報告”。

2主送機關的寫法：一是隻寫受文機關的名稱，不寫領導個人名字（領導特別要求的除外）；二是隻能寫一個主送機關，例如：市委、市政府，其他需要送達的受文機關採取抄送方式（調查報告因爲是知閱性公文，受文單位不特別確定，除了要求有主送機關的，可以不寫主送機關）；三是用統稱或者規範的簡稱，不能隨意寫，如市政府、市人民政府都是規範的簡稱，但不能寫成市府；四是行文關係，只能逐級行文，一般不能越級行文（如要上報省政府的文件，一般只能市政府轉報），某些經費請示屬特殊情況。

3正文的寫法：正文是主送機關以下、結束語之前的部分。正文是一篇公文用筆最多、最重要的部分。一般是在主送機關之後，先寫一段或幾句導語，說明寫這篇公文的原因、根據或者目的，導入正文。正文要做到邏輯層次清楚有序，說理簡潔準確併力求深刻，用語符合規範。

4結尾：正文寫完後，一般要寫幾句號召的話（一般針對下行文），或者表決心、態度的話（上行文）。《請示》要說“妥否，請批示；《意見》要說“以上意見若無不妥，請批轉執行；《通知》和《報告》可以不要結尾，說完就落款結束；講話稿類的一般有鼓勁、號召的話語；彙報材料一般有表示感謝和今後打算、態度的。

4、文字表述規範。公文的用語用字要求簡明、準確、樸實、得體、通俗、易懂，體現字面意義而非聯想意義，講求陳述性、寫實性，而非描繪性、虛擬性。一般以概述爲主，據事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學作品，需要大肆鋪展、渲染，大量的想象，細緻的描寫，這些，恰恰是寫公文所忌諱的。（比較文學作品語言與公文語言的異同：同是寫一個夜晚發生的一件事，武俠小說寫“月黑風高夜，***燕子李三一個鷂子翻身越窗而入，手起刀落，一劍封吼，殺死了仇家；而公文只寫某年某月某日，誰在家中被人殺死，或者誰殺死了仇家。）所以，很多時候，我們看文學作品很過癮，看公文則覺得死板、千篇一律，這個跟公文的性質有關係，但是公文同樣可以寫得很好，好的法規性、政策性公文，充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現的反應，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的講話稿可以寫得飽含感情，深刻、精彩。

5、標點符號使用規範。該用逗號用逗號，該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。要注意：轉發上級或下級文件時，標題一般不用標點符號（有書名號的，取消書名號）；此外，標題中不要過多出現“通知”兩個字，比如省、市層層轉發國務院一個文件的通知，到縣級，可直接說轉發國務院***文件的通知。

6、數字和計量單位使用規範。一般使用阿拉伯數字。前後要統一，不能一時用大寫，一時用小寫。

7、印製規範。包括印製格式、排版、用紙規格，緊急程度、發文機關、發文字號、印製份數、發送單位、印製機關等要素標識。目前各單位在印製上比較規範，請大家在制文的過程中，拿單位印製好的文件來參考學習，我只點幾個方面的細節：

1印製格式（印製方式）：兩種，紅頭文件和白頭文件。紅頭就是單位的文件頭、簡報、信息等，一般適用於正式形成的請示、報告、意見、通知、函等文件。白頭就是不冠特定的文件用紙，直接排版印製，一般會議印發的講話稿、彙報材料等用白頭印製。調查報告、對內的工作方案（如單位解放思想大討論方案）這類文件既可印製成紅頭，也可印製成白頭，視具體情況定。紅頭文件擬文單位、成文時間等落款在結尾處，白頭文件一般把擬文單位、成文時間放在標題下。

2簽發：公文的製作簽發程序很嚴謹，不能誰寫誰籤都行。重要文件要一把手或單位主持工

作的領導簽發，一般文件由一把手、分管領導或主要領導委託的領導簽發。

3印鑑：即蓋章，也有講究。首先是不能蓋倒了；其次是要蓋在單位落款和成文時間之間，具體有下套、中套兩種蓋法；聯合行文的落款蓋印，一般每排平行落兩個單位的名稱，依次往下排，蓋印時不能相互侵佔。現在有很多新成立的機構，需要啓用新印章，印鑑的啓用也有規範，要持機構成立的批准文件向公安機關申請，雕刻好後，由縣政府辦行文告知各鄉鎮各部門後啓用，行文宣佈啓用之前蓋的印無效。

4成文時間：領導簽發的時間，而不是擬稿的時間和印製時間，印製時間在版記部分專門有一欄，哪天印的就寫哪天。

5行文層次序數的寫法及排版：目前有些亂。一個正式的文件材料，除總標題外一般有四個層次，總標題用二號華文中宋字體。第一個層次，是大標題，一般用三號黑體，寫成一、二、三；第二個層次是小標題，用（一）、（二）、（三）來表示，三號楷體；第三個層次用阿拉百數字表示，即1.2.3.，可以三號仿宋加粗以醒目；第四個層次用（1）、（2）、（3）表示。*

三、幾種常用公文的寫作

要具體講怎麼寫公文很難，通過聽講了以後就能寫好公文，基本上是不可能的。我寫了8年公文，要總結經驗，頭腦裏幾乎還是空的。我個人的體會是，要寫好公文，除了多瞭解、多熟悉工作、多寫以外，沒有別的辦法。在此，也只是和大家作粗淺的交流。

（一）常用規範性公文

1、請示：如果某個單位在推行工作中遇到了自己不能解決的困難和問題，比如資金、政策等，需要上級幫助解決，就得寫成請示。寫請示要注意幾個問題：一是隻能一事一請，不能在一個請示裏夾帶多個請示事項，要資金就只寫要資金的請示，需要某個政策性決定的，就寫成單一的請示。二是一請一報，一個請示只能報一個主送機關，不能多頭報送。三是一般不越級請示，但特殊情況除外（如經費請示），在實踐中本着解決問題的原則，不僵化、不教條。四是要簡短精煉，簡潔明瞭地講明原因、困難，對請求事項要明確，要多少錢，要什麼政策，至於人家怎麼批是人家的事，還要講明你要的錢主要是用作哪個方面。

2、報告：報告是典型的上行公文，是向上級機關彙報工作、反映情況、提出意見和建議、答覆上級的詢問等。報告的特點是閱知性，不是批覆、答覆性，看的人可以簽署意見，也可以不簽署意見或表態。所以，在選擇這個文種的時候，要選擇那些只需要上級知道的工作或事件，或者向就某項工作提意見建議，但不一定需要批覆。

1分類：一是工作報告，是按照上級機關要求做作的報告，如政府工作報告；二是情況報告，即在工作中遇到了問題，或覺得應該讓上級知道某個重要事項的當前情況（貫徹落實會議精神的報告）；三是回覆性報告，回答上級問詢、落實上級臨時交辦的某項工作（關於審計意見整改情況的報告）；四是備案報告（規範性文件備案）。

2寫法：一是要有導語，說明依據什麼寫這個報告，或者爲什麼要寫這個報告（依據什麼機關的什麼通知精神，或者根據某位領導的批示精神，我們做了什麼，怎麼做的）。二是總體結構一般是：第一，基本情況；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的問題；第五，今後工作的建議。這是常規格式，具體中有變化。如人大視察**法的實施情況，就可以先寫成效（可以一併寫做法），再寫問題，最後寫建議，三個部分完成。我們要向市政府報一個土地使用及管理工作方面的情況報告，就要有基本情況（建設用地、開發區用地）、問題、措施。回覆報告的寫法比較直接，上級問什麼問題，我們就答什麼問題，一條一條的答（如審計意見整改報告，用打醬油的錢打了醋我們是怎麼整改的，程序不規範我們是怎麼整改的，擠佔專項建設資金我們是怎麼整改的）。三是結尾。回覆報告寫“專此報告，請閱”；工作報告寫“以上報告當否，請閱示”；備案報告寫“請予審查”。切忌報告中夾帶請示事項。

3、意見：分爲上行意見、平行意見、下行意見三種，上行意見一般上級要作出處理或者答

復，平行意見則一般提供給對方參考，對方可以不執行，下行意見則具有指示性，下級應該遵照執行。意見的寫法也不是固定不變的，但一般應該包括幾個方面的內容（以印發關於開展某項工作的意見爲例）：指導思想和原則、目標和意義、方法和步驟、工作要求等。

4、通知：通知的應用範圍很廣泛。傳達指示、部署工作、實施管理措施、處理公共事務、任免幹部等等，都需要印發通知。通知以紅頭文件和白頭文件印發都行。屬下行文，要下級機關（或受文對象）明確做什麼、怎麼做（這與請示、報告不同，比意見要細），要具有操作性。例如寫一個會議通知，開會時間、地點、參加人員、有些什麼要求等等，要一、二、三逐一說清楚，讓看的人一看就明白。通知可以不寫結束語。

5、工作計劃類：是對未來一定時期內的某項工作或全面工作進行安排部署的文件，明確下一步做什麼、怎麼做。工作計劃要有操作性（缺乏操作性是當前部門上報工作計劃的通病）。計劃、規劃、方案、要點，都屬於計劃類公文範疇。計劃類公文必須具備目標、措施、步驟三要素。計劃類公文有兩種格式：一是文字表述式，一是圖表式（圖表式越來越多，清晰、明瞭、包含的信息量大），政府重點工作任務分解、擬辦實事分解、經濟發展主要指標分解、議提案辦理責任分解等都是圖表式。當前部門上報的計劃類文件普遍缺乏前瞻性和操作性，都是泛泛而談，隨便寫幾條（以收集政府工作報告素材爲例）。

6、工作總結類：

1定義

2分類：綜合性總結（單位工作總結）、專題性總結（專項工作總結）、個人總結（學習、思想、工作）

3寫作關鍵和重點：其特點是實踐性、經驗性、自述性、理論性（不僅陳述工作情況，更要揭示理性認識，不僅回答“是什麼”，更要回答“爲什麼”、“怎麼做”的問題。一般包括本年度（半年）基本工作情況、所做的主要工作、工作進度、取得哪些成績經驗、存在的不足和教訓、下步工作計劃（個人總結寫努力方向）。個人總結要抓住主要問題，把握寫的側重點，突出收穫最大、成績最突出或者感受體會最深的東西，不是記流水帳。當前各部門上報的工作總結類材料，缺乏亮點的提煉和總結，都是按部就班寫來，看不出我們與別的縣相比有什麼亮點、與去年相比有哪些做得更好，政策上發生了哪些重大變化。

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