優秀祕書當做學習的“有心人”
優秀祕書當做學習的“有心人”
一個祕書,必須做學習“有心人”,及時抓住機會學習、高效學習、創造機會學習,知識儲備才能與時俱進,能力水平方能與日俱增。優秀的祕書,應該學會時刻保持學習狀態,充分合理尋找一切機會增加汲取營養,提高綜合素質,在祕書崗位上幹得更出色。
一要“忙裏偷閒”抓學習。祕書工作,外人看來緊張而忙碌,但一個有經驗的祕書常常會從繁忙的工作中尋找到學習機會,從而獲取更多信息。一是學會“零敲碎打”。祕書在做服務的同時,要善於抓住事務罅隙,時間空隙,抓住零碎時間,抓緊學習。在清晨等待的站臺上,可以瀏覽當天報紙,瞭解國際國內大事;在行進的車上,可以查看自己準備的文字材料,記錄重要時間節點,學習所到之地的基本情況;在開會進行時,學習會議有關的材料;在領導下班之後 ,還可以及時撰寫工作筆記,總結當天工作得失,安排明日工作細節。二是學會“鬧中取靜”。祕書辦公室,常常會有來訪者,環境較嘈雜,祕書應當能及時應對,迅速安排好銜接事宜,還要充分利用這段時機,及時學習可能需要的材料、方針政策,以便能夠協助領導做好應對。在陪同領導檢查接待過程中,還要在紛亂的環境中,及時理清下一步工作思路,準備相關資料,銜接相關事宜,爲領導提供周到服務。三是學會“見縫插針”。祕書陪同檢查調研機會較多,領導在忙碌時也正是自己相對空閒的時刻,此時可以向部門、羣衆瞭解基本情況,借鑑學習先進經驗,以便爲領導決策提出建議。祕書在領導身邊工作,瞭解領導的作息時間,可以在領導工作間隙,主動地溝通情況,瞭解領導意圖,同時可以請教一些自己難於解決的問題,提出一些自己的看法建議。
二要“伺機而動”抓學習。祕書工作,上傳下達、辦文辦會辦事、做好服務,工作繁雜忙碌,不注意學習,工作會茫無頭緒,工作效率也會事倍功半,因此,當處處留心,時時用心,理清頭緒,掌握要領,學會方法。一是不懂就問不怕麻煩。態度決定一切,作爲祕書,積極地心態讓工作激發無限潛力,樂觀心態讓工作重滿動力,負責心態讓工作充滿活力。祕書在遇到不懂的問題時,必須態度積極,主動求教,不怕麻煩,及時摸清情況,領會意圖,掌握方法;要適時求教,及時求教,隨時求教,要有“打破砂鍋問到底”的韌勁,根據工作需要,對於發現的問題,窮追不捨、盤根問底,獲取準確地信息。切不可不懂裝懂,盲目工作,交差了事,耽誤時間,造成失誤。二是不會就學不怕困難。人非生而知之者。祕書工作經常會發現新問題、遇到新困難、涉及新領域,必須以空杯的心態,樂觀的心態,加強學習,戰勝暫時性的困難,填補知識上的空白,彌補能力上的不足。如果常常知難不行,事事畏難而退,勢必減緩工作進度,降低工作效率,影響工作效果。所以,要勤於學習,向領導求教,向同事求教,向書本求教,把別人措施方法,內化爲自己的思路方式,提升解決問題的能力。三是不熟就練不怕辛苦。勤能補拙,熟能生巧。祕書隨時會服務新的領導,提出新的要求,遇到新的環境,祕書參謀服務耍做到優質高效,必須苦練內功,鍛鍊本領,錘鍊意志,在文字上,找題查閱資料,選題練筆學習,提高寫作水平。在具體業務上,主動參與到活動安排、人員組織、信訪接待中,在專項實踐中,積極思考,學習知識,提升素質。一件事情處理完了,對於祕書來說並不代表終了,還需從頭反思,反覆對照比較,總結經驗規律,今後碰到類似問題,才能駕輕就熟,遊刃有餘。
三要“未雨綢繆”抓學習。
祕書要提前做好知識儲備,能力預備,實踐準備,以便在遇到各種事情時,胸有成竹,沉着應對。一是學在人先。祕書要強烈的緊迫感和超前意識,要能提前預知各類情況,掌握各種信息,做好各種準備。做個留心人,在完成日常性服務同時,津緊貼媒體,廣泛閱讀,熟悉重大方針政策、重大事件、熱點話題;緊貼領導,圍繞領導工作及時開展調查,掌握第一手資料;緊貼羣衆,多接觸不同人羣、基層民衆,熟悉不同羣體的想法和需求。二是學在事前。許多事情在發生之前總會表現出一種預兆,祕書做有心人,有“一葉知秋”的預見能力,善於從領導的角度,全局的高度,從小事中發現端倪,發覺問題。在會議前、迎接前、處理突發問題前,要充分學習事項內容、規則要求,便於有針對性的做好材料準備和保障服務。三是學在平時。聚沙成塔,集腋成裘。注重平時學習,點滴積累。祕書要做用心人,可以利用文件材料、信息平臺、參與會議、參加事務、接待各界人士的優勢,廣泛涉獵社交禮儀、政策方針、最新理論等方面的知識。學不可以已,重在堅持。要有活到老、學到老的思想,把學習作爲一種習慣,形成規律,鍥而不捨,持之以恆,纔能有所悟,有所獲,有所得,祕書工作才能精益求精、力求完美。
四是“順手牽羊”抓學習
祕書需要更多的鍛鍊機會,只要發揮好主觀能動性,處處學習的長見識,事事是增才幹。一是在幫中學。再拿同事需要幫助之時,及時提供援手,這不僅是一種積極地工作態度,更是一種良好的人生態度。祕書在一定範疇內參與到別人工作中,可以接觸到更多信息,掌握更多技能。一些祕書崗位不時有新人補充進來,需要“教、帶、幫”,“老祕書”可以充分利用這個機會,進一步鞏固既有知識,彌補知識不足,達到“教學相長”的目的。二是在看中學。政府辦祕書中,羣英薈萃,有的德高望重,人品堪稱楷模;有的閱歷深厚,處事能力極強;有的學識淵博、文筆俱佳。良師益友,皆可取經問道,言行舉止,皆能有所收穫。 “世事洞明皆學問”,留心身邊的事務,觀察別人的處事方法,找差距、找問題、找方法,才能進步,才能提高能力。三是在做中學。“紙上得來終覺淺”。尊重實踐,勇於實踐,才能發現新問題,才能獲得真知,才能知行統一。接觸新領域,也要勇於嘗試摸索,通過對這個領域“深挖式”的調研,才能熟悉情況,讓思考更有力度,文稿更有質量,工作更有效率。
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