公司管理制度編寫規定

公司管理制度編寫規定
1 範圍
本制度規定了公司管理制度的結構和編寫規則，並規定了管理制度的格式和字號、字體。
本制度適用於公司總部及分公司管理制度的編寫。
2 相關文件
GB/T1.1—2000  標準化工作導則
3 術語和定義
管理制度是指公司針對某一活動或事項的計劃、組織、指揮、協調和控制以文件形式所規定的要求全體員工共同遵守的辦事規程或行動準則。
4 職責
4.1 企業管理部
負責制定《公司管理制度編寫規定》，並根據需要進行修改完善，指導公司總部各部門和分公司嚴格執行本制度。
4.2 公司總部各部門及分公司
遵守本制度的規定製定有關管理制度。
5 編寫規定
5.1  管理制度的主要內容
5.1.1 名稱
名稱應置於正文首頁，名稱力求簡練，但應明確表示出制度的主題，使之能與其他制度相區分。名稱不必涉及不必要的細節，任何其他必要的詳細說明應在範圍中給出。
5.1.2範圍
範圍爲必備要素，它應置於每項制度正文的起始位置。範圍應明確表明制度的對象和所涉及的各個方面，指明制度或其特定部分的適用界限。必要時可指出制度不適用的界限。範圍的文字應簡潔，以便能作內容提要使用。範圍不應包含要求。
範圍的陳述應使用下列表述形式：
--“本制度規定了……  。”
制度適用性的陳述應由下述引導引出：
--“本制度適用於……”；
--“本制度不適用於……”。
5.1.3 規範性引用文件
規範性引用文件爲可選要素，它應列出制度中規範性引用的文件一覽表。
5.1.4 定義或術語
定義或術語屬於可選要素，它主要是給出制度中某些術語所必需的定義。
5.1.5 職責
職責爲必備要素，它主要規定了與本制度相關的部門和人員所應承擔的責任和義務。
5.1.6 制度
    制度爲必備要素，它詳細規定了計劃、組織、指揮、協調、流程、控制和考覈等相關內容。
5.1.7 不同版本的等效性
確定規章制度的實施日期，解釋機構。如果一項制度存在多個版本，則需對各個版本的有效性進行規定。
5.1.8 附件
附件屬於可選要素，它給出制度正文的附加條款或給出對理解、使用制度起輔助作用的附加信息，主要指與本制度使用與執行有關的各種表格、文件。
5.2 圖、表及引用的有關規定
5.2.1 圖
用法
如果用圖提供信息更有利於制度的理解，則宜使用圖。每幅圖在條文中均應明確提及。
只允許對圖進行一個層次的細分。
編號
每幅圖均應有編號，圖的編號由“圖”和從1開始的阿拉伯數字組成，例如“圖1”、“圖2”等。圖的編號應一直連續到附件之前，並與章、條和表的編號無關。只有一幅圖時，仍應標爲“圖1”。
附件中圖的編號見。
圖題
圖題即圖的名稱。每幅圖宜有圖題，並置於圖的編號之後。制度中有無圖題應統一。
圖的編號和圖題應置於圖下方的居中位置。
5.2.2 表
用法
如果用表提供信息更有利於制度的理解，則宜使用表。每個表在條文中均應明確提及。
不允許表中有表，也不允許將表再分爲次級表。
編號
每個表均應有編號，表的編號由“表”和從1開始的阿拉伯數字組成，例如“表1”、“表2”等。表的編號應一直連續到附件之前，並與章、條和圖的編號無關。只有一個表時，仍應標爲“表1”。
附件中表的編號見。
表題
表題即表的名稱。每個表宜有表題，並置於表的編號之後。制度中有無表題應統一。
表的編號和表題應置於表上方的居中位置，如下所示：
示例：
表× 表題





　××××


××××


××××


××××




　


　


　


　





表頭
某欄中使用的單位一般應標在該欄表頭中量的名稱之下。
示例1：





 　類 型


線密度
kg/m


內圓直徑
mm


外圓直徑
mm




　


　


　


　





如果表中所有單位均相同，應在表的右上方用一句適當的陳述（例如“單位爲毫米”）代替各欄中的單位。
示例2：
單位爲毫米





類 型


長 度


內圓直徑


外圓直徑




　


　


　


　





不允許使用示例3的表頭，而應使用示例4的表頭。
示例3：





尺寸         類型


A


B


C




　


 


 


 




　


　


　


　





示例4：





尺 寸


類 型




A


B


C




　


 


 


 





表的接排
如果某個表需要轉頁接排，續表均應重複表頭。
5.2.3 引用
通則
通常，應採用引用文件中特定條文的方法，而不要重複抄錄需引用的具體內容。這樣，可避免由於重複可能產生的錯誤或矛盾，也可避免增加篇幅。然而，如果認爲有必要重複抄錄有關內容，則應準確地標明出處。
引用應使用至所示的形式，而不應使用頁碼。
在制度條文中提及制度本身
通常，宜根據情況使用“本標準……”或“本制度……”等形式。
引用條文
例如使用下列表述方式：
—“按第3章的要求”；
—“符合3.1的規定”；
—“按3.1.1給出的細節”；
—“見附件C”；
—“參見附件B”；
—“按第B.2章給出的要求”；
—“見6.6.3的示例2”。
如果需要引用列項中無序號的某項，則使用如下表述方式：
“按3.1列項中的第二項規定”。
如果某條內無序號的列項多於一個，則引用時可使用如下表述方式：
“按5.3中第二個列項中的第二項規定”。
引用圖和表
制度中的每個圖和表均應在條文中提及。
例如使用下列表述方式：
—“圖A.6所示”；
—“（見圖3）”；
—“表2給出”；
—“（見表B.2）”。
引用其他文件
通則
引用其他文件可以注日期，也可不注日期。所有規範性引用文件，無論是注日期，還是不注日期，均應在“規範性引用文件”一章中列出。
注日期引用文件
除了 中的規定，規範性引用文件應注日期（即，針對特定的版本給出年號）。引用其他文件的特定章或條、圖和表時，均應注日期。注日期的引用文件，隨後如果有修改單或修訂版，則引用這些文件的制度可根據需要發佈修改單，以便引用這些被引用文件的修改單或修訂版的內容。
注日期引用時，使用下列表述方式：
—“……按GB×××××.3—1988進行試驗，……”（注日期引用其他標準特定的部分）；
—“……遵照GB/T××××—1997中第3章……”（注日期引用其他標準中特定的章）；
—“……按GB/T××××.4—1996中表1的規定，……）”（注日期引用其他標準的第4部分中特定的表）。
不注日期引用文件
只有引用完整的文件或標準的某個部分，並在滿足下列條件之一的情況下，纔可不注日期引用文件：
a） 根據制度的目的，可接受所引用文件將來的所有改變；
b） 針對資料性引用的文件。
不注日期引用應視爲包括所引文件的所有修改單和修訂版。
不注日期引用時，使用下列表述方式：
—“……按GB/T 4457.4和GB3102規定的……”；
—“……見GB/T 16273……”。
5.3 結構
5.3.1層次劃分、層次名稱及編號
表1給出了制度可能具有的層次名稱。
表1 層次及其名稱





　名 稱


編號示例




章
條
條
段
附件


 3
3.1
3.1.1
［無編號］
A





5.3.2 層次的描述和編號
章
章是制度內容劃分的基本單元。在每項標準或每個部分中，應使用阿拉伯數字從1開始對章編號。編號應從“範圍”一章開始，一直連續到附件之前。
每一章均應有標題。標題應置於編號之後，並與其後的條文分行。
條
條是章的細分。應使用阿拉伯數字對條編號。第一層次的條（例如5.1、5.5等）可分爲第二層次的條（例如5.1.1、5.1.2等），需要時，一直可分到第五層次（例如、等）。
同一層次中有兩個以上（含兩個）的條時纔可設條。例如，第10章的條文中，如果沒有10.2條，就不應設10.1條。
第一層次的條宜給出標題。標題應置於編號之後，並與其後的條文分行。第二層次的條可同樣處理。在某一章或條中，同一層次的條，有無標題應統一，例如，10.1有標題，則10.2也應有標題。
 段
段是章或條的細分。段不編號。
儘量不出現以下示例所表明的“懸置段”，以避免在引用這些段時產生混淆。示例：





　正 確


　


不 正 確




4 職責
4.1 ××××××××
×××××××××××××××
××××××××××××××××
××××××××××
4.2 ××××××××
××××××××××××××××××  
4.3 ×××××××
    ××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××
5 XXXX


　


4 職責
 
××××××××××××××× }
××××××××××××××××}懸置段
×××××××××              }
4.1 ××××××××
×××××××××××××××××× 
4.2 ×××××××       
××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××
5 XXXX





　　在以上示例中，不能只將所標出的懸置段作爲“第4章”，因爲嚴格地講4.1和4.2也屬於第4章。爲了避免這類問題，應將未編號的懸置段編爲“4.1 ××××××××”，並且將原來的4.1和4.2重新編號（如上面示例）。
列項
列項可用下述形式引出：一個句子（見示例1）；一個句子的前半部分，該句子由分行列舉的各項來完成（見示例2）。
列項中每一項前應加破折號或圓點。如果需要識別時，則在每一項前加上後帶半圓括號的小寫拉丁字母序號。在字母形式的列項中，如果需要對某個項進一步細分成需要識別的分項，則應使用後帶半圓括號的阿拉伯數字序號（見示例3）。
示例1：
儀器的振動可能產生於；
--轉動部件的不平衡；
--機座的輕微變形；
--滾動軸承；
--氣動負載。
示例2：
儀器中的振動可能產生於：
· 轉動部件的不平衡；
· 機座的輕微變形；
· 滾動軸承；
· 氣動負載。
示例3：
制度中使用的量和單位：
a） 小數點符號爲“.”；
b） 標準應只使用：
1） GB 3101、GB 3102各部分所給出的單位；
2） GB 3101給出的可與國際單位制並用的我國法定計量單位，如分（min）、小時（h）、天（d）、度（°）、分（′）、秒（″）、升（L）、噸（t）；
3）…………；
…………
附件
制度中提及附件時的措辭方式，如“遵照附件A的規定”，“見附件C”等。
應按制度中提及附件的先後次序編排附件的順序，每個附件應有一個編號，附件編號由“附件”和隨後表明順序的大寫拉丁字母組成，字母從“A”開始，例如“附件A”。如果只有一個附件仍應標爲“附件A”。附件編號下方是附件標題。每個附件中章、圖、表的編號應重新從1開始，編號前應加上附件編號中表明順序的字母，字母后跟下腳點。例如：附件A中的章用“A.1”、“A.2”、“A.3 ”等表示；圖用“圖A.1”、“圖A.2”等表示。
5.3頁面設置及有關格式
5.3.1頁面設置
採用A系列規格紙張的A4幅面（210mm×297mm），在特殊情況下（如圖樣、表不能縮小時），標準幅面允許根據實際需要延長和加寬，倍數不限，此時，頁碼等的位置應做相應調整。
上下頁邊距均爲2.5釐米，左右頁邊距爲2.8釐米，頁眉距邊界爲1.5釐米，頁腳爲1.75釐米。
未作規定時默認行間距爲1.25倍行距，段前、段後間距爲0.25倍行距。
    頁碼位於頁面底端（頁腳）居中位置，採用阿拉伯數字，字號採用小五號宋體。
5.3.2 排版和文字格式
制度名稱
制度名稱位於正文第一行，居中排列，採用小三號黑體；
章、條、段
章、條的編號和標題字體爲小四號黑體，編號頂格排，編號與標題或文字之間空一個字的間隙。段的文字採用五號宋體，空兩個字起排，回行時頂格排。
列項
列項及其編號爲五號宋體，各項前面的破折號、圓點或字母編號（後帶半圓括號的小寫拉丁字母）均空兩個字起排，其後的文字以及文字回行均應置於距版心左邊五個字的位置。字母編號下一層次的數字編號（後帶半圓括號的阿拉伯數字）、破折號或圓點均空四個字起排，其後的文字以及文字回行均應置於距版心左邊七個字的位置。
第一層次列項中的段空四個字起排，回行時應置於距版心左邊五個字的位置。
規範性引用文件
規範性引用文件中所列文件均空兩個字起排，回行時頂格排，每個文件之後不加標點符號。所列標準的編號與名稱之間空一個字的間隙。
示例
示例採用小五號宋體，每條示例另起一行空兩個字起排。“示例：”或“示例×：”可單獨佔一行，也可與示例的內容接排。文字類的示例回行時頂格排。
附件
附件編號、附件標題採用五號黑體，附件內容採用五號宋體；
附件編號以及附件標題，每項各佔一行，置於附件條文之上居中位置。
第一個附件應另起一面，以後各個附件通常另起一面，如果有多個較短的附件，也可有多個較短的附件，也可接排。接排的附件之間距離爲三倍行距。
5.4 制度擡頭及制度編號
制度擡頭如下表所示，包括主責部門、編寫人員、審覈人員、批准人員、實施日期、編號及版本號等內容。主責部門是指該制度的主要執行操作部門。編寫人員是指實際編寫人員，審覈是指分管領導，批准是指公司總經理。實施日期是指制度的實施日期。編號是指該制度的公司統一編號，版本號是指該制度的有效版本號。制度編號由企業管理部統一編號。表2中除“XXXXXXXXXXXX制度”爲小三號黑體字外，其餘均爲五號宋體。
表2 制度擡頭








XXXXXXXXXXXX制度


編  號：QDICC-XX –XX
版本號：X/X




主責：XXXXXXXX


編寫： XXX


審覈：XXX


批准：XXX


實施日期：XXXX/XX/XX












6 管理制度評審
主責部門管理制度編寫完畢後，應將管理制度交企業管理部，企業管理部負責組織制度制定部門、執行部門和執行監督等相關部門進行制度評審並填寫管理制度評審單；對在全公司範圍內適用的規章制度還應徵求分公司意見，企業管理部會同主責部門根據評審和徵求意見情況進行修訂，修訂完成後再報分管領導審閱，分管領導審覈同意後報公司總經理批准執行。對僅在部分單位適用的制度，應徵求適用單位的意見。對涉及職工切身利益的規章制度應提交工會報公司職工代表大會徵求意見方能下發執行。
表3 管理制度評審單





制度名稱


 




主責部門


 


起草人


 




主責部門意見


 




相關部門評審意見




部門


評審意見




 


 




 


 




 


 




 


 




 


 




分管領導意見


 




其他領導意見


 




總經理意見