公司辦公室全面管理制度

辦公室管理制度

一．總則

爲加強公司辦公事務管理，理順公司內部關係，使各項管理標準化、制度化，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循，照章辦事，特制訂本制度。

本規定所指公司辦公事務管理包括辦公用品申領和使用管理、會議制度、公章使用制度、文件收發制度、食堂管理制度、員工宿舍管理制度及其它等。

二．辦公用品申領和使用管理

1.採購

1.1各部門及分公司按照公司規定提交採購申請，審批後，由後勤管理部統一採購；

1.2每月5日前各部門及分公司提交本月所需辦公用品採購申請；

1.3辦公用品一律由總公司後勤管理部統一管理。

2.領用

2.1每月10前後勤管理部將審覈通過的採購用品統一發放；

2.2後勤管理部做好辦公用品發放登記，各部門及分公司做好各自領用登記。

3.使用

3.1辦公用品領用堅持“節約開支、合理使用”的方針；

3.2所有人員對辦公用品必須愛護、勤儉節約、杜絕浪費，努力降低消耗；

3.3字筆、油筆要愛護外殼，使用完後更換筆芯；

3.4提倡無紙化辦公，節約用紙，避免浪費，提倡辦公室用紙的再利用；

3.5後勤管理部每月清理和核對庫存物品與對賬薄是否一致；

3.6耐用和高檔辦公用品受損報廢，應交回總公司後勤管理部，不得擅自處理；

3.7對於需要處理的物品，經需報公司總經理同意。

3.8嚴禁虛報冒領，低價購入，高價入賬，賬務不符，發現弄虛作假等違紀行爲的扣除當月工資，情節嚴重者給予開除，並扣除當月工資。

三．會議制度

1.會議類型　公司會議包括早會、月度會議及職工大會。

1.1早會：每天早上上班前安排當天工作任務的簡短會議、

1.2例會： 公司例會爲總經理定期主持召開的彙報、研究工作會議。參加會議人員爲分公司經理、部門經理及銷售。主要是聽取各部門工作彙報，集體研究工作方案。例會一般在月底或月初召開。

1.3職工大會 公司職工大會一般在安排部署中的工作事項、節假日活動、需要對職工通報重大工作調整時召開。公司決定召開職工大會後，要設法通知到所有職工到會。

2.會議準備和開會要求

2.1公司決定召開例會、職工大會，需提前一天將開會時間、地點、內容、需準備的資料通知到參會人員；

2.2與會人員接到參加會議的通知後，要按要求做好準備，不遲到延誤；參加公司會議人員無特殊不能請假，如請假需總經理批准；

2.3參會人員要做好會議記錄，應知無不言，集思廣義，一經會議決定之事，應按期完成。

2.4參會人員必須將手機調成靜音狀態或關機，不得因任何原因，影響會議正常進行。

2.5後勤管理部內勤需做好《會議紀要》，未經批准不得外傳。

四．公章使用制度

1.公章由財務部負責管理，未經總經理批准不得隨意交由他人管理。因故需臨時交接，須經總經理批准並嚴格辦理交接手續；

2.因工作需要使用公章時，需經直接主管同意後，填寫《公章使用登記表》，註明：部門、使用人、使用日期、事由、批准人；

介紹信及身份證明，須經辦公室主管審覈後，方可蓋章，以備查。

3.對加蓋公章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，字組端正，圖形清晰；

4.公章禁止帶出院外使用，如因特殊需要，必須經總經理批准。

5.公章管理人員必須認真負責，嚴格遵章守紀，秉公辦事。妥善保管公章，不得隨意亂放。下班時間和節假日期間應採取防盜措施。

6.公章一律不得用於空白介紹信、空白紙張、空白單據；

7.蓋章後出現的意外情況由批准人負責，如公章管理人員違規蓋章造成的後果由直接責任人負責。

五．文件收發制度

1.公司文件由指定的擬稿人擬稿，屬公司文件由後勤管理部擬稿。文件形成後，由總經理簽發；

2.屬於機密的文件，核稿人應該注“公司機密 嚴禁泄露”字樣，並確定報送範圍。祕密文件按保密規定，由專人印製、報送；

3.文件由辦公室負責校對、報送。送件人應把文件內容、日期、部門、接件人等事項清楚，並報告結果。

4.經簽發的文件原稿由後由辦公室統一存檔。

5.外來的文件由辦公室專人負責簽收。簽收人應於接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件後即時報送。

六．計算機網絡管理制度

1.公司員工應遵守公司的保密規定，輸入電腦的信息屬公司機密，未經批准不準向任何人提供、泄漏。

2.公司員工必須按照要求和規定採集、輸入、輸出信息，爲領導和有關部門決策提供信息資料。採集、輸入信息以及時、準確、全面爲原則。

3. 信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出電腦室。

4.公司員工應愛護各種設備，降低消耗、費用。對各種設備應按規範要求操作、保養。發現故障，應及時報請維修，以免影響工作。

5.計算機是辦公、查閱業務信息，嚴禁遊覽不健康資料，嚴禁上班時間玩遊戲、炒股票、網上聊天，覈查落實由辦公室負責，查到一人次罰款50元，並通報批評。

6.計算機設備應由專業人員操作、使用。禁止非專業人員操作、使用，否則，造成設備損壞的應照價賠償。

7.下班後關閉計算機及電源，最後離開辦公室人員檢查辦公設備是否關閉。

七．食堂管理制度

1.目的

爲了規範公司的食堂管理工作，共同營造一個衛生、美觀、優雅有序的用餐環境，加強員工食堂衛生管理，確保員工飲食衛生，特制定本制度。

2.適用範圍

適用於公司全體在食堂工作與就餐的人員。

3.管理部門及職責

3.1辦公室

3.1.1辦公室爲公司食堂的直接管理部門，負責食堂的日常管理工作，確保食堂工作每日有序進行；

3.1.2日常管理工作內容爲：食堂採買、日常開支的控制；監督食堂人員工作，反饋員工意見，協調處理雙方的關係及建議等。

3.2廚師

3.2.1負責對飯菜烹飪的相關具體操作，烹飪飯菜的原料要新鮮、衛生，做到不用過期變質的食品，烹飪飯菜要燒熟煮透，以免食物中毒事件的發生；

3.2.2製作過程及刀、墩、案板、盆、碗及其他盛器、筐、水池、抹布和冰箱等工具要嚴格做到生熟分開，售飯時要用工具銷售直接入口食品；

3.2.3負責廚房、餐廳及食堂周邊的衛生打掃和清潔;

3.2.4食堂工作人員下班前，要關好門窗，檢查各類電源開關、液化氣等設備是否關閉。

3.3就餐時間

中餐：12:00-12:30

晚餐：19:00-19:30

3.4食堂採購和報銷

3.4.1採購員應本着質優價廉、貨比三家的原則選擇每日菜品、副食品等物資的供應商，採購的物品應保證新鮮、安全；

3.4.2每天將採購的物品登記在採購明細單上，並做出統計。

八．員工宿舍管理制度

1.本公司提供員工宿舍系現人尚在公司服務爲條件，倘若員工離職（包括自動離職、免職、解職等）時，對宿舍的使用權當然終止。屆時該員工應於離職日起，遷離宿舍，不得藉故拖延或要求任何補償。    

2.有下列情況之一者應通知辦公室：

2.1違反宿舍管理規則，情節重大者；

2.2宿舍內有不法行爲或外來災害時；

2.3員工身體不適應負責照顧、病情重大者應通知其親友及主管並送醫院。

3.員工對所住宿舍應儘管理責任，不得隨意改造或變更房舍。

4.愛護宿舍現有的器具設施。如疏於管理或惡意破壞，由現住人員負擔修理費或賠償費，並視情節輕重論處。

5住宿人員應遵守下列規則：

5.1服從管理，愛護宿舍設施；

5.2室內禁止燒煮烹飪或私自接配電線和電器；

5.3室內不得使用或存放危險及違禁品；

5.4保持室內衛生、不得隨地吐痰、亂扔菸頭、瓜果紙屑等；

5.5個人暖被、牀墊、牀單起牀後須整齊鋪平；

5.6換洗衣物，不得堆積室內，其餘衣物必須疊放整齊。

6.遷出人員應將使用的牀位、物品、抽屜等清理乾淨，所攜物品應經辦公室檢查，方可離去。