公司辦公用品採購管理制度

*****有限公司辦公用品採購管理制度

一、總則

1、爲規範公司辦公用品採購及領用流程，加強公司辦公用品管理，節約成本，提高效率，規範流程，明確責任，倡導健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦公方式，特制定本制度；

2、本制度適用於公司全體員工。

二、辦公用品分類

本制度所指的辦公用品主要包括：各種辦公室所需耗材、辦公設備、辦公傢俱、電腦及配件、其他零星物品以及機器設備、運輸工具、大額資產等固定資產，分爲以下四類：

1、低值易耗品

第一類：如墨盒、硒鼓、碳粉、軟盤、刻錄盤、複印紙、插座、電源線、計算器、訂書機、剪刀、裁紙刀、印臺、U盤、移動硬盤等以及辦公文具類如：鉛筆、橡皮、膠水、膠帶、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、抽杆夾、文件袋、文件夾、印油、資料盒、簽字筆、筆芯、白板筆、螢光筆、修正液、訂書針、尺子、長尾夾、卷筆刀、電池、複寫紙、大頭針、紙類印刷品等。

第二類：生活及待客用品。如：面巾紙、紙杯、茶葉、水果、煙等。

2、耐用品

第三類：辦公傢俱。如各類辦公桌、辦公椅、會議椅、文件櫃、檔案櫃、沙發、茶几、飲水機、電腦檯、保險箱及室內非電器類較大型的辦公陳設等。

第四類：辦公設備類。如電腦、傳真機、複印機、打印機、碎紙機、掃描儀、投影儀、電視機、攝像機、照相機、移動硬盤、電風扇、音響器材、電話機等。

三、辦公用品申領流程

1、第一、二類辦公/生活及接待用品的申領流程

需求部門登記→(預算內)綜合管理部採購→需求部門領用→建立辦公用品領用臺帳

2、第三、四類辦公用品申領流程：

需求部門填寫《辦公用品需求申請單表》→需求部門部長審覈(簽字)→分管領導審覈(簽字)→詢價→總經理審覈(簽字)→綜合管理部採購→領取發放，同時建立領用臺帳，記載各部門領用情況。

3、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。

四、採購原則

1、所有辦公用品的採購、發放、管理工作，由綜合管理部統一負責，嚴禁其他部門自行組織採購。

公司各部門所需的常規辦公用品、低值易耗品等預算內辦公用品，由綜合管理部相關責任人根據庫存量及月使用量，按月採購，採購時間爲每月20日，遇特殊情況進行調整。請各部門有特殊需求的，須在每月20日前申請，逾期則下月採購。

2、綜合管理部負責辦公用品的採購和日常管理。

當庫存低於一定數額時，應及時補充；綜合管理部部長負責對辦公用品的採購流程以及價格、供應商等情況進行嚴格審覈，並直接負責大宗辦公用品的洽談和採購；財務融資部負責對辦公用品採購價格的審計，並定期審覈辦公用品臺賬。

3、各部門所需預算內臨時性非常規急需的低價物品可經部門部長審覈同意後，由使用部門配合綜合管理部先行採購，事後做好手續補辦工作；預算內非常規及高價辦公用品、設備由需求部門向分管領導申請(註明品牌、規格、型號、價格及用途)，申請通過後由綜合管理部採購，若遇預算外急需高價辦公用品、設備，由需求部門提出申請，經分管領導、總經理批准後轉綜合管理部進行採購。

4、綜合管理部採購人員嚴格按照採購審批計劃進行採購，不得隨意增加採購品種和數量，凡是沒有列入採購計劃的或未經批准的辦公物品，任何人不得擅自購買，否則後果自負。

5、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制訂格式、規格，由部門經理協調綜合管理部統一印製。

6、各部門需要辦公用品價格較高、數量較大、品種較多的(如各種會議和大型活動)，至少提前5天做出採購計劃，經分管領導、總經理審批後，由綜合管理部負責採購。

7、對專業性物品的採購，由使用部門協助綜合管理部共同採購。

8、全公司常規辦公用品費用每月不得超過人民幣2000元，若因人員或業務量增加導致費用超標，則報請總經理審批進行調整。

9、總經理對綜合管理部的辦公用品採購管理實施嚴格監督，發現問題應及時糾偏。

五、採購審批程序

1、申購人填寫《物品申購單》→申購部門部長審批→分管副總審批→總經理審批→董事長審批→綜合管理部採購

2、綜合管理部依據各部門的辦公用品領用計劃，及時查對庫存，對確有缺項的，應及時編制辦公用品購置計劃後進行採購。

3、在辦公用品採購過程中，如有違紀違法行爲，要依紀依法予以追究。對於賬物不符，記錄混亂，工作不到位的人員，給予批評教育，情節嚴重的，按照規定給予紀律處分。

六、覈銷

1、辦公用品採購後，綜合管理部負責驗收、覈對，確認無誤後登記入庫；

2、採購物資時，採購人員須向供應商索取正規發票和物品清單，如供應商未能開具正式物品清單的，採購人員須依據實際購買的物品、規格、型號、單價、數量等，自行編制採購物資清單，作爲報銷憑證；

3、物資採購完畢，須在10個工作日內，填寫《費用報銷單》，經財務副總、總經理、董事長審覈後，按實際支出報銷費用。財務部門須對報銷憑證予以嚴格審覈，對於不符合申購流程和報銷憑證不全者，應予拒銷。

七、辦公用品的保管

1、保管人員覈對購物清單後，對購回的物品登記，按照保證質量和方便取用的原則，分類存放。防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞、丟失，確保辦公用品的功用和性能。

2、保管人員要定期對庫存物品進行盤點，隨時掌握庫存物品的數量、質量和需求情況，向綜合管理部部長彙報，及時編制採購計劃，按規定採購，保障供給。

3、對固定資產實行保管責任制。實行使用人、領用人、保管責任人三合一的辦法。誰領取，誰保管；誰使用，誰保管。

4、辦公用品在使用過程中出現故障時，應及時通知綜合管理部組織維修。

八、領用和發放

1、員工領用辦公用品需填寫《辦公用品領用登記表》並確認簽字，且按照《辦公用品領用登記表》發放辦公用品，並做好出庫登記，建立臺賬留存備查。

2、辦公用品領取後發現不適用或未用完部分，由綜合管理部統一調換或回收；

3、使用人在使用辦公設施時，應嚴格按照要求進行操作，並注意日常保養維護。對因個人工作失誤、非正當使用而造成辦公用品出現重大耗損的，將根據個人錯誤的程度，由責任人承擔相應的損失；若被認定爲人爲損壞的，應由責任人照價賠償並追究相關責任。

4、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。

5、使用部門和個人直接負責辦公用品的日常保養、維護及管理。凡屬各部門員工內部共用的辦公用品由部長指定專人負責保管，丟失和人爲損壞由部長負責。

6、員工離職時，應如數交回或轉交所領用的非消耗性辦公用品，由綜合管理部確認覈實後，方可辦理離職手續。

九、登記和管理

1、綜合管理部建立和登記辦公用品臺賬，做好辦公用品的購置、發放和庫存管理；

2、財務部須會同綜合管理部定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符；

3、辦公用品存放過程中應避免受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能；

4、綜合管理部須根據辦公用品的消耗或領用情況，確定和保持合理的庫存種類和數量，以減少資金佔用和保證正常使用。

5、辦公用品報廢處理。非消耗性辦公用品因使用期限到期，需要做報廢註銷時，使用人應提出辦公用品報廢申請，經部長審覈，並報分管領導批准後，使用人將報廢辦公用品交回綜合管理部，由綜合管理部會同財務部門辦理報廢註銷手續。

十、附則

1、本制度由綜合管理部制定，經總經理審批後予以實施。

2、本制度解釋權和修訂權歸綜合管理部所有，根據實際情況，綜合管理部將定期對本制度進行修訂。

3、今後若有未盡事宜，由綜合管理部另行發文通知。

4、本制度自頒佈之日起實施。

附件1

物品申購單

附件2

辦公用品領用登記表