公司檔案管理流程多篇

公司檔案管理流程 篇一

一、目的：

爲加強和規範公司檔案管理，建立起良好的檔案運行管理制度，提高檔案利用效率及品質。

二、檔案整理：

編碼：由綜合部統一編碼。（見附件一）

備註：如遇有新增文件或遺漏文件，各個部門需及時進行預先的統計與整理，最後彙總到綜合部門進行統一的編碼。

整理方法：由綜合部整理出‘範本’，各部門則按‘範本’對各自部門的文件進行整理。（見附件一）

備註：如在整理的方法上有更好的建議，請及時聯絡綜合部門進行修正。

檔案歸檔：

（1）、原則上每一項工作一結束，就需將所有的相關資料送至檔案室進行歸檔。

（2）、對於正在進行的各項工作所涉及的文件，各部門應作好‘預先歸檔’工作，整理方法與‘範本’雷同。

外來文件的收發：

由檔案室進行統一接收，並作好登記、存檔，再分發到各個職能部門，各部門在接收到資料時也應作好相應的登記與歸檔。

備註：原則上檔案室均保留原稿，如有特殊情況需保留複印件需在‘文件收發記錄表’（見附件三）上的備註欄上註明。

檔案資料的發行：

如因工作上的需要，有些部門需備有相關檔案資料，此時應填寫‘檔案資料發行申請表’（如附件四）並經覈准後再由檔案室統一發行。

備註：

（1）、當有新的檔案資料時，檔案室應及時進行更新、回收、發行等工作。

（2）、各種發行檔案資料需蓋有‘檔案發行章’才能生效，嚴禁私自對各種發行的檔案進行復印。

印章管理：

閩泰、泰爾隆、博泰三個檔案專用章，並各分設‘受付’、‘發行’、‘作廢’三枚印章蓋在文件背面，執照等證件除外），

（1）所有的檔案資料需蓋有‘受付’章——紅色

（2）發行的檔案資料需蓋有‘發行’章——蘭色

（3）對於過期或失效的檔案應改有‘作廢’章——蘭色

（4）檔案的‘受付’、‘發行’、‘作廢’應做相關的履歷（如附件五）。

檔案的使用審批程序：

（書籍、技術資料手冊、宣傳資料除外）

（1）查閱：在檔案室現場查閱，不得帶離。A：查閱本部門檔案：查閱人填申請表→部門負責人審批。B：查閱非部門檔案：

①B級檔案查閱：填申請表→部門負責人審批→檔案相關部門的負責人審批

②A級檔案查閱：填申請表→部門負責人審批→檔案相關部門的負責人審批→公司負責人審批（副總→總經理）（注：證件、合同等關係到公司運營等相關證件需經總經理審批，其餘只需副總審批即可）

（2）借閱：只限於B級檔案。A：程序：填申請表→部門負責人審批B：時間：三天，如續借則需再次填寫申請表。

（3）複印、摘抄：A：程序：填申請表→部門負責人審批→公司負責人審批

（4）備註：A級檔案即機密檔案；B級檔案即是A級檔案除外的普通檔案。

（5）“檔案使用申請表”詳見附件六。

書籍、技術資料、宣傳資料的使用程序的

（1）借閱：只需在登記表上（如附件七）作相關的登記。

（2）領用：只限於宣傳資料，但也需在‘宣傳資料領用登記表’上登記（如附件八）。

備註：在統計過程中發現各部門均有合同、標書、到貨、代理、授權、協議等清單複印件，此資料的整理方法待原件全部整理完畢後，再進行統一的收集、整理、發行。

建立完善網絡檔案管理 篇二

檔案工作具有點多、面廣、線長的特點，目前大多數檔案館室都面臨着人手不足，經費短缺的困境。建立網絡檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時也是“國家數字檔案建設與服務工程”項目建設的客觀要求。所謂檔案指導網絡，就是建立一種以檔案管理部門爲龍頭的網絡體系。通過檔案指導網絡的建設，有利於檔案工作的順利發展，還可以共享兄弟檔案室的資料，爲以後借鑑經驗、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創建電子檔案管理時，要選拔那些網絡技術基礎好的工作人員，組成專門的指導與管理部門，以便從組織上保證這項技術含量高、複雜難度大的工作能夠準確落實。

公司檔案管理流程 篇三

1、公司檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由專人全權負責。

2、文書結案後，原稿由檔案專員歸檔，經辦部門視須要留存影本。如爲特別案件因業務處置須要，原稿須由經辦部門保管者，應經檔案管理主管引導批准後妥爲保留，檔案管理部門以影本歸檔，原稿用畢後仍應送檔案管理部門歸檔並換回影本。

3、檢討文件的本文及附件是否完全，如有短少，應即追查歸入。

4、文件的處置手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。

5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

6、中文直寫文件以右方裝訂爲原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂爲原則。

7、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

8、文件如有皺摺、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切摺疊，使其整齊劃一。

指導人員要對本檔案室的檔案工作情況做到心中有數 篇四

指導人員在加強自身的業務建設的同時還要對本館室的檔案做到心中有數，不能只是提高自身而忽略對基本工作的落實。對於工作中存在的問題要根據國家和省檔案主管部門出臺的各種業務規範性文件和辦法及時提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進行。對於因爲由於理解不同而造成的問題，例如：在文書立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些檔案人員可能會對“一事”理解掌握不準，甚至出現“一文一卷”的做法，針對這種情況，就要求指導人員及時利用年度立卷檢查、案卷質量抽查等各種機會做出具體的合理的正確的解釋，糾正工作人員的錯誤做法。

業務指導 篇五

(一)提高有關領導及檔案管理工作人員認識

檔案記錄着本單位的各種活動，其中蘊藏着大量的有關本單位的經濟、政治、文化等信息，對本單位回顧歷史、總結經驗，有着不可或缺的作用。同時，檔案管理作爲國家檔案事業的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對檔案的接收工作做的不及時，就會使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對日後的使用帶來困難。因此，有關領導及相關人員務必要提高警惕，加強對檔案管理工作重要性的認識，使本單位的資料檔案的管理有序。

檔案管理 篇六

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理並提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。因此，檔案管理工作的有條不紊、井然有序是十分重要的。