公司檔案的管理制度【新版多篇】

公司檔案管理制度 篇一

爲進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規化、科學化，使檔案管理更有效的爲公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，並結合我公司實際情況，制定本細則。

一、總則

（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。

（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。

（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。

二、檔案部門設置及其職責

（一）公司檔案管理由總經理辦公室統一保管。基本職責爲：

1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。

2、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。

3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。

4、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。

（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：

1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動向總經理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作並接受總經理辦公室的監督、指導和檢查。

2、根據本公司各部門歸檔圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作並在規定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。

三、檔案接收與整理

(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個面：

公司檔案管理制度 篇二

第1條 檔案的管理：

（一）辦公室是檔案的執行管理部門，並由專人負責檔案管理；

（二）凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔；

（三）檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料；

（四）檔案管理使用專用電腦，建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔；未經辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用。

第2條 檔案歸檔範圍：

（一）公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；

（二）政府、項目批文、合同，公司董事會形成的文件材料；

（三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）；

（四)資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯繫函件等）；

（五)公司制度體系、會議紀要、內部發文(工作流程、公司決定等），發展規劃、工作總結等；

（六)工程進度計劃控制文件(含業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙，工程部門留用複印件備份等；

（七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔）；

（八）公司有效證照、證件；

（九）具有法律效力及保存價值的文件；

（十）公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

（十一）員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；

（十二）公司獲得的各種社會榮譽資料；

（十三）會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關財務類文件材料（此類檔案由公司財務部自行保管存查）；

（十四）組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓；

（十五）其他需要歸檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。

第3條 檔案立卷要求：

（一）辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作；財務和物業應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查；

（二）公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料，如材料還需使用，也應向交辦公室立卷歸檔後再辦理借閱手續；各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交歸檔的文件材料；

（三）各部門向辦公室提交檔案時，要嚴格履行移交手續；檔案管理人員按文件材料分類造冊，並在存檔資料表上註明移交人、存檔人、存檔時間；

（四）檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點，保持檔案質檢的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用；

（五）卷內檔案材料應按材料排序，依次編寫頁號；

（六）有關卷內材料的情況說明，都應逐填寫在目錄備註內；

（七）案卷封面，應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。

第4條 檔案歸檔時間:

（一）公司每半年進行一次集中清理歸檔工作並作出歸檔結論；

（二）財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示後交辦公室存查；

（三）物業公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查；根據公司要求獨立建立清查歸檔並將結果書面報辦公室存查。

第5條 檔案的借閱:

（一）借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的範圍內查閱。不得在檔案上塗改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行爲，並應及時歸還。

（二）各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批准，然後到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱；

（三）公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門負責人批准，否則不予借閱；

（四）借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，並在登記薄上註銷；

（五）借閱檔案的人員，不得泄密、塗改、折散、轉借複印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經公司總經理批准；

（六）借閱的檔案用完後，應及時歸還，借用時間一般不得超過10天；檔案管理責任人需追述借閱歸還並做好記錄；

（七）借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失；

（八）凡借閱的檔案、文件一律不得私自複印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理；

（九）會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意並報總經理批准。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，並經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、複印，應經總經理同意方可辦理。

第6條 檔案保密級別:

（一）檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理覈定簽註；

（二）有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和複印使用；

（三）有密級檔案只限檔案管理員管理；

（四）一般檔案管理，屬業務工作使用範疇，對內予以及時提供利用；對外按借閱手續經辦公室主任批准辦理。

公司檔案管理制度 篇三

1、文件檔案的管理:

1.1文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業內資料等內容。

1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，並定期交檔案室集中管理。

1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統，文件書寫和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規範。

1.4檔案資料如因特殊情況，需修改，複印，摘抄，塗改等，屬絕密或機密文件的必須由總經理審批，屬祕密文件的必須由公司主管領導審批，各部門保密文件由各部門部長審批。

1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。

1.6文件檔案紙張的規格以a4紙爲標準，特殊類型的紙張經整理後達到210mm*297mm尺寸標準。

2、電子文檔的管理:

2.1收集、積累要求:

■記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

■保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互保證準確、可靠的標識關係。

■在'無紙化'計算機辦公或事物系統中產生的電子文件，應採取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲於光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上，並對有存檔價值的電子文件製作紙質拷貝件保留。

■用文字處理技術形成的電子文件，收集時應註明文件存儲格式和屬性。

■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，如果採用非標準壓縮方法，則應將相關軟件一併收集。

■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必須保證其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。

■用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時必須保證收集其壓縮

方法和軟件；用音頻設備獲得的文件，收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。

■由計算機多媒體技術製作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必須保證參數準確、數據完整。

■通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一併收集。

■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

2.2收集、積累方法:

■及時按照要求製作電子文件備份。

■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

■電子文件登記表如果製成電子表格，應與備份文件一同保存，並附有紙張打印件。

2.3歸檔要求:

■把帶有歸檔標識的電子文件集中，製成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，複製第三套，異地保存。對於加密電子文件，則應解密後再完成上述工作。

■本標準推薦採用的載體按優先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作爲歸檔電子文件長期保存的載體。

■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標籤，標籤內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。

■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔並附歸檔電子文件登記表。

■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。

■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔後，保留時間至少一年。

3、聲像檔案的管理:

3.1聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件（底片），重要資料要附文字說明。

3.2文字說明的編寫要求:

■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝製者）等。

■應能準確解釋檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標註項目正確齊全。

■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。

3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。

3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤，應放在專用架內，嚴禁擠壓堆放，並避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。

3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由部門領導批准，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將複製件外借使用。

公司檔案管理制度 篇四

爲進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《幹部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：

本辦法適用於我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事幹部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，並保證人員相對穩定。

檔案工作應遵循五大原則，即黨管幹部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規範，方便利用、安全保密。

各單位人事幹部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規範，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。

一、檔案內容

檔案材料主要涉及幹部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考覈鑑定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級並行、(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。

二、檔案管理

檔案管理包括檔案材料的收集、鑑別、整理和接交。

收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔範圍，確保收集材料填寫規範、真實完整。具體要求：①檔案材料應當爲原件；②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。

經鑑別，符合歸檔範圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。

三、檔案利用

檔案利用主要包括查(借)閱、複製和摘錄等。嚴禁拍攝複印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批准後方可複印。

查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請，

由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什麼材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。

查檔(含複製、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意後，報檔案室分管領導審批，人事幹部持本人二代身份證及審批後的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑藉調查證明材料查檔。

公司檔案管理制度 篇五

1 目的與範圍

本制度規定了xx公司安全、環保、職業衛生檔案管理的範圍及檔案管理的基本要求等內容。

其目的是爲了規範安全、環保、職業衛生檔案管理。

本制度適用於xx公司安全、環保、職業衛生檔案管理。

2 管理職責

2.1公司總經理負責安全、環保、職業衛生檔案管理的領導工作。

2.2設備安全課負責安全、環保、職業衛生檔案日常管理工作。

2.3技術部負責指導、監督安全、環保、職業衛生檔案管理工作。

3. 管理內容

3.1檔案的'分類及編號

a)共設置三個一級類目。

編號用漢語拼音音節表示。

一級類目分類編號順序如下:

代 號 名 稱

aq 安全類檔案

hb 環保類檔案

w 職業衛生類檔案

b)二級類目按檔案管理內容進行編號，編號用阿拉伯數字表示，凡設及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。

3.2安全類檔案包括:上級安全法規文件、公司內部安全管理性文件、危險源管理資料、年度計劃及總結資料、教育培訓資料、應急救援預案、應急演練、日常檢測檢驗結果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄（含各類專項檢查）、隱患整改資料、新建項目安全性評價及驗收資料、新員工三級安全教育卡、獎勵與處罰資料、安全有關會議紀要、特種設備安全技術檔案、事故檔案（含職業病事故）等。

3.3環保類檔案包括:上級環保法規文件、公司內部環保管理性文件、環境因素管理資料、年度計劃及總結資料、“三廢”檢測檢驗結果、環保設施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項目環保評價及驗收資料、危險廢物“五聯單”、環境年報、排污申報、排污許可證、環保事故檔案等。

3.4職業衛生類檔案包括:上級職業衛生法規文件、公司內部職業衛生管理性文件、作業場所職業病危害因素檢測資料、職業健康監護檔案、職業病防護設施檢查記錄、作業場所職業病危害申報資料、新建項目職業病危害評價及驗收資料等。

3.5檔案的保存期限

3.5.1安全類檔案:新員工三級安全教育卡、特種設備安全技術檔案、事故檔案、新建項目評價及驗收資料應永久保存，其它檔案保存三年。

3.5.2環保類檔案:環保事故檔案、新建項目評價及驗收資料應永久保存，其它檔案保存三年。

3.5.3職業衛生類檔案:職業健康監護檔案、新建項目職業病危害評價及驗收資料應永久保存，其它檔案保存三年。

3.6管理要求

3.6.1歸檔資料必須分類裝訂成冊。

3.6.2需複印事故檔案、職業健康監護檔案時，必須經主管領導批准後方可複印。

公司檔案管理制度 篇六

爲了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

一、檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

二、歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔範圍。

2、凡屬歸檔範圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存複印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、所有科室的業務活動方面的資料，應將相關資料的複印件報綜合辦公室備案。

6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。

7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可複印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。

三、檔案保管制度

1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案櫃，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。

4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。

6、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

7、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久保存。

8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

三、檔案借閱制度

1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司領導批准。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。

6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副經理同意，必須外借的，由經理審批。

四、二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。

公司檔案管理制度 篇七

一、檔案保密制度

1、嚴守黨和國家有關保密的工作規定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關保密的內容。

2、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責任心強的專(兼)職人員進行集中管理。

3、嚴禁私自將檔案資料帶出檔案室，需保密的檔案資料的借閱，必須履行審批手續。

4、經批准銷燬的檔案材料和不需要歸檔的材料，應指定專人進行銷燬，不得當廢紙處理。

5、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時認真清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。

6、檔案人員一旦發現檔案材料有丟失情況時，要及時向有關領導和部門報告，採取措施進行查找，並追查責任。

二、立卷歸檔制度

1、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔，並按有關規定向檔案室移交，任何部門和個人不得佔爲己有或擅自處理。

2、學校檔案室的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年五月份進行立卷歸檔；教學、學籍檔案材料每學年結束後立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束後和設備、儀器安裝試用後立卷歸檔。

3、學校檔案分爲永久、30年、10年三個保管期限。

4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批覆；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處分結果。

5、卷內文件排列要正文在前，附件在後；印本在前、底稿在後；批覆在前，請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆和複寫紙書寫，並拆除卷內金屬物。

6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面填寫要字跡工整清潔。

7、文件材料歸檔後，檔案人員應本着便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，並按年代和保管期限編號。

8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂並編制目錄。

三、檔案保管制度

1、檔案庫房需保持適宜溫溼度，適時通風降溫。

2、檔案庫房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險鎖，庫房照明必須使用白熾燈。

3、嚴禁在庫房吸菸，嚴禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內照明線路要定期檢查，發現問題，及時搶修，防止短路引起火災。

4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

5、要堅持定期對檔案資料進行檢查、清理、覈對工作，如發現問題，立即向領導報告，對破損或褪變檔案應及時進行搶救處理。

6、檔案庫房要經常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。7、檔案室管理人員進出檔案室應隨手關門，非檔案管理人員未經許可不得隨意入內。

四、檔案查閱制度

1、積極開展檔案的利用工作，改善服務態度，提高服務質量，滿足各方面的查檔需求，充分發揮檔案在社會主義兩個文明建設中的。作用。

2、檔案人員要熟悉家底，瞭解需求，掌握規律，做到主動、及時、準確提供利用。

3、本單位工作人員查閱其所屬業務檔案，需經辦理登記手續後，方可查閱並有責任及時將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。

4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信，註明查檔內容和用途，履行登記手續，經有關領導同意的方可查閱。

5、檔案一般不許外借，確因工作需要經有關領導同意，辦理借閱手續，方可借出。但必須按期歸還。如超過規定時間還需借用，應辦理續借手續。

6、凡查、借閱者對所查借閱的檔案材料，應確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、塗改、剪頁、水溼、煙燒，以保證檔案的完好無損。

7、利用者必須遵守保密規則，所查、借閱的檔案材料，未經有關領導同意，不準複製、拍照和對外公佈。凡摘抄的有關檔案材料，用後一律交檔案室保存。

8、借閱歸還檔案時，檔案管理人員必須當面清點。

9、如遇借閱人員將檔案丟失，應及時報告檔案室，寫出書面材料，利於採取補救措施。

五、學校檔案的鑑定、銷燬和移交制度

1、學校檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門關於檔案鑑定的規定，認真做好檔案的鑑定工作。

2、失去保存價值的檔案，可提出銷燬意見，並填寫銷燬清冊，報學校領導和上一級檔案管理部門審批後方可銷燬。

3、銷燬時應指定二人監銷，並在銷燬清冊上簽字，方可執行銷燬。

4、檔案專（兼)職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點後，交予新的負責檔案工作的專(兼）職人員。

5、交接檔案材料必須嚴格履行手續，有關人員簽字，並註明交接時間，案卷數目等，以備查考。

公司檔案管理制度 篇八

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入櫃--利用--檢查

1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。

1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等；

1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等；

1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的“業主概況表”、“業主公約”、“入住契約”、“前期服務協議”、“接房登記表”等。

1.2.4文祕檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等；

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證複印件、上崗證、學歷證複印件、職稱證複印件、工作變動記錄、獎懲記錄等；

1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批准使用的文件等。

1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

二、檔案管理

2.1爲避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，並保存複印件。

2.2檔案管理要求：

2.2.1進行標準化的檔案管理。

2.2.2採用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠捲、照片、圖表等，並採用適當的保存方法。

2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。

2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分櫃保存。

2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

公司檔案管理制度 篇九

第一條爲加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪製、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審覈與報送工作。

第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪製改造後的圖紙並向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的'，應同步更新。

第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。

第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留複印件。

第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

第十二條本制度從20xx年x月x日起執行。