企業內部控制中信息的有效性溝通

摘要：企業有效信息溝通是企業管理的重要方面，同時也是內部控制的保證。企業管理者必須重視在信息溝通中由於信息傳遞者的溝通意識、傳遞渠道、溝通環境與機制、手段等因素而導致的信息不對稱的情況，避免因此造成信息溝通不良。通過分析研究溝通不良的現象探尋影響企業信息溝通有效性的原因，進而採取一系列的文化建設、溝通機制建設、信息化建設等措施，從內部控制的角度出發，重點加強企業內外部溝通機制建設，以促進企業信息與溝通的有效性。

關鍵詞：內部控制 信息溝通 機制建設

管理的過程是一個通過發揮各種管理功能，優化人力資源配置，提高機構的整體效能，實現企業共同目標的過程。溝通是管理的精髓，而信息是溝通的載體。現代管理理論之父大師切斯特·巴納德認爲，組織的存在及其活動是以有效的信息溝通爲條件的。美國著名未來學家奈斯比特也指出：“未來競爭是管理的競爭，競爭的焦點在於每個社會組織內部成員之間及其與外部組織的有效溝通上。”在企業組織內部，信息交流對於提高管理水平，建立和諧穩定的勞動關係，完成企業的使命，達到企業組織的目標和設計員工的職業生涯發展方面，具有非常重要的意義。管理離不開信息溝通，信息溝通滲透於管理的各個方面。沒有溝通，就沒有管理。溝通不良在很多企業中已經屢見不鮮，而低效率的溝通對企業的管理造成了極大的障礙。

財政部等五部委制定的《企業內部控制應用指引第17號——內部信息傳遞》提出了內部信息傳遞應關注的風險和相應管理措施。對於企業，溝通本身是管理的重要活動內容，沒有溝通或者溝通無效將導致組織內部信息嚴重不對稱，進而影響正確決策，形成管理漏洞，造成組織損失。基於內部控制，企業如何建立建設有效的內外部信息溝通機制倍受關注。

一、企業信息的有效溝通

對於企業，所謂有效的溝通是指基於企業目標的實現，把企業有用的信息及時、準確、完整地傳遞給系統中的利益相關者，並恰當地利用這些信息進行決策判斷，最終實現企業的經營管理目標。簡單的說，就是企業組織內部無論是上行溝通還是下行溝通、平行溝通，都最大限度地減少信息不對稱現象。

影響信息溝通有效性的主要有兩方面的因素：信息的透明度以及信息的反饋度。信息的傳遞者和接受者必須確保對方能夠理解信息的內涵，否則可能降低信息的準確度。同時，信息的傳遞是一個動態的雙向的過程，及時充分的反饋不僅有助於管理者的決策制定，也有助於及時對其進行修正調整。

二、企業內部控制中信息溝通不良的表現

關於企業內部控制信息溝通的實踐調查分析已有許多相關結論，通過對內部控制信息技術運用情況、管理信息系統運用情況以及信息與溝通具體內容進行調查，在調查的基礎上藉助COSO報告的“企業風險管理綜合框架”爲依據，分析企業內部控制中信息溝通存在的主要問題。

據相關調查顯示：第一，計算機網絡技術使用率低。僅有一半的企業建有內部網，但是使用率很低。第二，，管理信息系統落後。50％以上的企業僅實現了會計信息系統自動化，但其它信息處理仍爲手工方式，會計信息不能與其他信息及時對接。第三，企業縱向溝通不暢。75％的企業沒有一個開放和暢通的信息反饋渠道。第四，企業橫向信息溝通不暢。30％的企業在採購、生產、銷售、財務等環節所擁有的各自內部信息缺少信息交換平臺，沒有實現資源共享和及時的交流，也不能對這些信息進行高度集成和整合。第五，企業與外部溝通不充分。企業與顧客、供應商、外部審計人員等的交流較少，不能及時獲取企業所需的外部信息。

三、影響企業內部控制中信息有效性的因素

（一）管理信息化觀念落後

企業不重視信息與溝通管理，忽視信息傳遞，長期下去就會形成不利於信息傳遞的不良氛圍。員工有什麼問題看法，既不想方設法去解決問題，也不主動去找領導溝通尋求解決方法，任由問題存在或發展。同時管理信息化方面卻投入很少，重視程度低，企業管理手段落後，導致企業在管理方面的計算機網絡技術使用率低，各業務環節的管理信息系統水平落後。

（二）溝通渠道單一、僵化

相當一部分的企業管理者對於信息在現代企業管理方面所發揮的作用認識不足。只習慣於通過設計合理的組織結構，制定有效的制度來強化對人、財、物的管理，而不重視通過建立開放的溝通渠道，藉助傳遞於其中的信息來達到對企業及時而有效地控制。企業自上而下的信息傳遞還主要表現爲上級對下級的行政命令，帶有強制性、灌輸性和層級性，缺乏充分的講解和溝通交流，因此自上而下的信息傳遞緩慢，容易造成信息發生歪曲和遺失；自下而上的信息獲取主要途徑還是依賴於制度設計好的定期報告制度，管理者對此之外的信息反饋沒有強烈的傾聽願望，不會給予重視和及時進行處理，因此自下而上的信息交流缺乏源動力，溝通受阻。

同時，在企業內部管理中，即使在已經廣泛應用計算機和網絡技術的情況下，受傳統的工作方式和理念的影響，信息仍然大量採取書面或口頭的方式單向傳遞。在此過程中，信息在每一個節點都要滯留一段時間，經過層層的取捨和整理後，信息的真實性、完整性、可信性會大打折扣，信息傳遞的速度和質量都會受到影響，從而加劇了內部信息的不對稱。

（三）缺乏高度集成的信息化系統

信息在企業內部控制中的重要作用日益彰顯，尤其是隨着企業規模的不斷壯大，業務的不斷增多，管理控制的難度日益加大，管理者只有及時準確地掌握企業各方面的信息，才能駕馭企業。然而現實是企業缺乏—個高度集成的信息化系統來實時、準確地提供供產銷，人財物等信息。由於信息集成平臺的缺失，客觀上造成企業管理層和作業層的縱向信息傳遞和溝通不暢，各個業務環節的橫向信息交流和整合受阻。這樣，縱然管理者有需要，也因爲不能夠全面地、實時地瞭解企業業務的進展情況，從而識別並排解其中隱藏的風險，不得不放鬆對企業實施有效的控制。

（四）溝通機制不健全

企業如果沒有建立和形成良好的內外部溝通機制，會直接導致公司的各種指令、計劃信息不能通過諸如例會、座談會、交流會等形式及時上傳下達，相互協調；同時由於溝通渠道的單一和缺乏，信息傳遞會受到限制，久而久之，領導、員工和組織的價值觀和目標取向的一致性受到影響，進而會影響企業目標的實現。溝通機制不健全突出表現在缺乏信息反饋機制，尤其表現爲上級難以獲得下級的信息反饋，難以掌握和了解實際情況，影響步調一致和目標統一。

四、改善企業信息溝通的措施

（一）改善溝通方式

降低溝通障礙和干擾員工溝通不能獨立於員工性格特點而獨立存在，員工的精神狀態、價值觀念、交往習慣等諸種人格特徵都可能形成溝通障礙。信息溝通者之間應以相互尊重、促進合作的心理狀態實現溝通。同時，改善溝通方式，因人而異采取不同的方法。

（二）重視管理信息化建設

控制和信息是不可分的。任何信息的傳遞和處理都是爲了控制，任何控制都要憑藉信息。信息的獲取、處理和利用對企業的運營和控制是不可或缺的。隨着企業規模的壯大，企業內部的信息資源越來越多，而且經常需要同外部的信息進行交換和共享，只有保證信息獲取的及時性、信息處理的正確性和信息利用的高效性才能滿足企業控制和管理的需要，才能真正體現信息這一重要戰略資源的價值。顯然要達到上述目標，依靠傳統的手工管理方式是不行的，尤其是大中型企業必須藉助於計算機網絡技術的信息基礎支持，利用管理信息化軟件，從而實現管理的信息化。

（三）建立網絡化溝通渠道

信息系統的好壞直接影響到企業內部控制的效率和效果。企業應當實現信息在企業內部的整個空間內進行有效傳遞，建立起網絡化的溝通渠道。

(1)自上而下的溝通應當使每個員工都清楚地知道自己所擔負的特定任務，他所負責的工作怎樣與他人的工作發生關聯，瞭解內部控制的各項規定，它們如何生效，以及他在控制系統中所扮演的角色和承擔的責任。向下的溝通還應該使員工認識到在例外事項發生時，除了要注意該事項本身還應當關注導致該事項發生的原因，如此才能辨認潛在的缺失，採取行動，預防例外事項的再度發生。自下而上的溝通是基層員工向管理層反映信息的過程。企業很多重要的經營問題都是由第一線的員工發現和處理的，他們能最快地獲得準確的信息。管理層要想盡快了解上述信息，就需要建立暢通的向上溝通渠道。一般而言，員工只有在確信上司有接納信息的誠意時才肯提供所掌握的信息，所以向上的溝通不僅需要開放的渠道，還需要領導虛心聆聽的意願．此外，管理層也應當建立一定的保護措施以消除員工的顧慮，適度的獎勵機制以鼓勵他們向上層及時準確的反映各種信息。

（2）橫向溝通應當使層次相當的各個業務部門之間及時地、定期地進行信息傳遞和交流。企業各個部門之間的相互瞭解，一方面有助於企業信息的及時共享，培養企業各部門的整體觀念和合作精神；另一方可以利用各業務部門相互影響、相互制約的特性達到控制企業運行的目的。

(3)除了內部溝通外，企業還要加強和顧客、供應商、外部審計人員、政府等外部相關團體的溝通。外部的經常交流可以使企業掌握和強化內部控制有關的重要信息。例如，企業可以從顧客和供應商那裏獲得產品的需求信息、材料的供應信息來調整生產，還可以從外部審計人員那裏獲得有關企業會計信息質量的信息。

（四）通過信息與傳遞機制建設強化內部控制

基於內部控制，企業應該不斷強化信息與溝通機制建設。關注信息的收集、加工、傳遞、報告與反饋。首先，建立和制定與企業經營目標相結合的信息溝通制度，包括會議制度、報告制度、信息發佈與披露制度、反饋制度等。建設信息收集與加工的組織機構，明確職責和任務，並予以監督考覈。其次，完善信息傳遞的機制，明確不同等級之間、同一等級不同部門之間、企業組織內外部直接信息傳遞的管理辦法和要求，合理保證信息傳遞的有序。第三，建設和完善信息傳遞系統，建設網絡安全控制機制，保證信息的安全準確和傳遞的及時。第四，利用反舞弊機制建設，發揮舉報監督的作用，改善經營管理和防範組織風險。通過上述機制建設，減少信息的不對稱，強化內部控制。

沒有溝通，就沒有成功的企業。企業內部良好的溝通有助於內部控制的加強建設，逐步建立起一套成熟完善的溝通系統，增強企業的凝聚力和競爭力，使企業的運作更加順暢高效。

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