商務禮儀之交談禮儀
商務禮儀之聲音
無論是在日常工作裏還是其他的社交場合中,都應注意不要高聲說話,以免妨礙他 人,引起他人的反感。說話時的語調應儘量柔和、悅耳。平時應有意識地加以訓練,還可 以經常閱讀書報,掌握豐富的詞彙,增強表達能力。除此以爲,還要注意交談中的姿態, 善用表情語、體態語和界域語。
商務禮儀之姿態
(1)表情語
交談中,應伴有微笑、點頭等禮節,以示對對方的尊重;同時目光應有意識地注視對 方,以示對所談內容的關注。交談時,目光的投射區域通常應根據交往的場合和對象的不 同而異。通常情況下,相互目光接觸的距離以1~2米爲宜,胸部至頭頂上方5釐米左 右,兩肩外側10釐米左右即可。
(2)體態語
交談時,無論是站還是坐着,身體的姿態都應端正。如果面前沒有桌子,通常雙手可 以放在大腿或座椅的扶手上;如果有桌子,雙手應擺放於桌面上。雙手擺放的姿態通常有三種:
第一種,雙手分開放。
第二種,雙手交叉放。
第三種,雙手相疊放。
無論選擇哪種擺放姿態,切忌雙肘支在桌面上,通常腕關節至肘關節的2/3處接觸 桌面即可。同時,交談中手勢的運用不要過多過於頻繁,幅度不要過大變化過快。運用的範圍應控制在目光所接觸的區域內。
商務禮儀之交談中的話題
話題即交談的中心內容。交談話題的選擇不僅能夠反應出交談者品位的高低,同時選 擇一個好的話題,往往能創造出一個良好的交談氛圍,取得理想的溝通效果。因此,在交談時,首先應選擇恰當的話題,同時要注意應當迴避的話題。
(1)宜選擇的話題
在與他人進行業務交往過程中,除了涉及公務的話題以外,爲了創造一個良好而和諧的交談氛圍,在切入正題前和交談中,還可以講一些非公務的話題。例如:文藝、體育、旅遊等,或選擇一些時尚的熱門的話題,如國內外新聞、政治、經濟、社會問題等, 也可以選擇一些比較高雅的話題,如文學、藝術、建築、歷史等,但切忌班門弄斧,不懂裝懂。
(2)不宜選擇的話題
個人隱私。在交談中,有關對方的年齡、婚姻狀況、收入、經歷、信仰等,都屬於涉 及個人隱私的話題,不宜談論。
非議他人。交談中應儘量遠離“人”的話題。不要在交談中傳播閒言碎語,製造是非。尤其不要對他人的隱私指指點點,妄加評說。更應避免攻擊、漫罵、中傷他人的話 題。
令人反感的事情。在交談中應避免出現有關疾病、死亡、醜聞、慘案以及探聽對方物品出處、價錢等問題。尤其要避免一些無聊、低級、庸俗的話題的出現。
商務禮儀之交談中的聆聽
在交談過程中,作爲一個交談者不僅要善於交談,還要善於聆聽對方的談話,這不僅 體現出對他人的尊重,也可體現一個合格祕書良好的職業修養。聆聽的禮儀規範主要體現 在以下兩個方面:
(1)聆聽應認真專注
聽他人說話應認真專注,要有耐心。切忌心不在焉,東張西望,更不能做出一些其他 的動作,顯出不耐煩的樣子。在聽人說話時,最好的辦法是挺直胸脯,用微笑的神態注視對 方,並使自己的表情與說話人相呼應,尤其是對方說到關鍵的地方應小聲附和或點頭示意。
(2)養成良好的聽話習慣
應該養成良好的聽話習慣。例如,在聽領導指示時,要對重點的、關鍵的地方,如開會地點、時間、內容等進行重複,這樣既能體現出你在專心聽對方的講話,同時還可以減少錯誤的出現。對領導交代的任務,迴應時,最好用“是”或“好”,這樣會讓領導放心。
與領導談論問題時,如遇到不同的意見,不要直接地表示反對,要講究語言藝術,學會以提出疑問的方式表示異議等。在聆聽對方的談話時,要儘量讓對方把話講完,不要輕易打斷或插話。如果需要插話或打斷對方談話時,應先徵得對方的同意,用徵詢商量的語氣說一聲“請 允許我打斷一下”或“我可以提一個問題嗎?”等。
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