管理文件的三種操作技巧多篇

文件管理制度 篇一

第一章：總則

一、爲了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規範化，結合實際情景，特制訂本制度。

二、本制度適用於公司所有成員並嚴格遵守各項規定。

三、切合公司實際，根據不一樣的制度資料編寫相應的規範化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。

四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每週有計劃、每月有總結的工作目標。

第二章：職責範圍

一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。

二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理彙編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。

四、協調各部門之間的行政關係，爲各部門工作開展供給相應的服務。

五、負責公司對內、對外公共關係的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。

七、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如:名片印製、收發傳真等。

第三章：工作規範

一、辦公室工作規範包括儀容儀表規範、禮儀規範、言語規範、行爲規範，相關規定按照員工守則細則執行。

二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規範開展工作。

第四章：辦公室事務管理

一、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自我的職責範圍所制發的具有執行效力的並設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上構成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸於文書管理，並對文書管理制度做以下規定。

（一）文件管理制度

第一條：管理要點

1、爲使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的範圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息；措辭規範，表達無歧義。

4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條：制度規範

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審覈，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審覈，審覈無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱情景進行登記，做好借閱記錄並限期清退。

8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。

第三條：文件管理流程設計

1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬

3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→文件存檔→文件銷燬

（二）文書管理制度

第一條：管理要點

1、爲確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理範圍包括:一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、行政人事部發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。

4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，堅持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

第二條：制度規範

1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習並簽名備註。

4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷燬；須上級審批同意，方可銷燬。

6、辦公室負責人爲第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

第三條：流程設計

起草文書→填寫《發文簿》（需要時）→張貼→存檔→更新目錄（紙質檔與電子檔）→借閱→清退→審批→銷燬

（三）檔案管理制度

第一條管理要點

1、爲了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

2、檔案管理範圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案文件櫃保管。

第二條：制度規範

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審覈經過後方可借閱，不得抄錄、複製或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，異常是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

第三條：流程設計

根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

二、辦公用品管理制度

第一條：管理要點

1、爲了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程序，節儉辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

4、辦公用品的採購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

第二條：制度規範

1、公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。

2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計劃，經部門主管批准，財務部簽字後方可採購。對急用品的採購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批准。

3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄；因特殊情景急需領用未填表登記，事後須及時補填。

5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次彙總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，覈實庫存，保證出入庫等量。

第三條管理流程設計

編制《需求計劃表》審批採購入庫登記發放

編制需求計劃統計申購情景月末清算彙總出庫登記

三、圖書管理制度

第一條：管理要點

1、爲了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續，規範圖書管理工作。

2、圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。

3、根據圖書類別，對圖書進行編號，並製作目錄卡以備員工查閱。

第二條：制度規範

1、各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。

2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責採購圖書1-2次。

3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標籤並編號登記，註明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。

4、按照規定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續借手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。

5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、塗寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。

6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。

第三條：管理流程設計

1、申購流程:填寫申購單→審批→採購→圖書入庫登記

2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續借圖書，再次填寫圖書借閱單

四、會議管理制度

第一條：管理要點

1、爲了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動本事，進而規範會議管理。

2、根據公司實際及具體的情景，確定會議召開的必要性。

3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。

4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的本事與水平，保證會議實效。

5、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，並遵守會議紀律。

6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。

第二條：制度規範

1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

2、會議主持人負責會議的召開並負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。

3、行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印並張貼。

4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理並歸檔。

5、會議記錄爲公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。

第三條：管理流程設計

會前:確定議題、會上所需資料準備、通知→會中:進取參與，做好會議記錄→會後:整理會議記錄→張貼→歸檔整理

五、清潔衛生管理制度

第一條：管理要點

1、爲了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。

2、按照規定，清潔人員完成所有規定項目，併到達相應潔淨標準。

3、辦公室管理人員爲第一職責人，管理所有清潔項目並不定時對衛生進行堅持與維護。

第二條：制度規範

1、清潔區域包括:辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。

2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。

3、清潔衛生實行衛生職責制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。

4、由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。

5、值日生在規定時間內做好所有清潔項目，填寫《清潔衛生值日表》，監督員認真核實，並填寫《清潔衛生監督表》。

6、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。

第三條：流程設計

安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理

六、日常事務管理

（一）接待管理

第一條來客接待是行政事務的重要組成部分，爲使接待工作規範有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。

第二條以主動、熱情、禮貌爲原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自我要求，做到言行、禮儀規範。

第三條接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，並奉上茶水，做好一系列的後續工作。

第四條流程設計:接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走後清潔

（二）報刊收發整理

第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。

第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙並整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪爲他用。

第四條：報紙每週更換一次，所有報紙每季度處理一次。

第五條：流程設計:收發報刊→整理→放置資料架→定期清理

（三）後勤管理

第一條：爲了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的進取性和主動性，根據實際嚴格制度。

第二條：後勤管理分爲日常清潔衛生管理和考勤登記彙總管理工作。

第三條：辦公室人員負責每日的清潔衛生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。

第四條：根據外出工作人員情景，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。

第五條：辦公室人員每週進行一次外出工作時間統計，每兩週進行一次考勤彙總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤彙總。

第六條：流程設計:監督→如實審覈→彙總登記→報表

（四）文化宣傳管理

第一條：負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。

第二條：根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。

第三條：關注國家政策法規，及時記錄政策動向，製作簡報以供學習。

第四條：收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上籤閱單進行進度跟蹤。

第五條：流程設計:獲取信息來源→修改整理→張貼→學習→存檔

（五）其他事務

第一條：名片製作、收發傳真等其他事務。

第二條：負責公司文書的打印複印工作。

第三條：負責樹木花卉的養護工作。

第四條：協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。

附則

第一條：本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。

第二條：本辦法由總經理覈准後實施，修改時亦同。

文件的回收、作廢： 篇二

（1）因公司制度彙總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重複、衝突而失效的，由彙總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

（2）文件發放人在回收文件時，必須持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。

（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

（4）所有回收的文件均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷燬。

公司文件管理方法 篇三

流域管理機構應當根據水功能區保護目標、水域納污能力、敏感水生態保護目標，以及流域水污染防治和水資源保護等規劃要求，提出流域入河排污口布局規劃或指導意見。

縣級以上地方政府水行政主管部門應當會同有關部門，按照經批准的入河排污口布局規劃或指導意見，編制入河排污口整治方案，報同級政府批准後實施。

在實施河道整治、中小河流治理、河湖水系連通工程時，應當統籌考慮入河排污口的綜合整治。

公司文件管理方法 篇四

爲了規範公司公文處理程序，保證公文高效、安全、流暢運行，特制定本條例，本條例適用於公司所屬各部門。公司辦公室是公司公文和外來公文的歸口管理部門，負責收、發文處理和文檔管理工作。

第一條 公文的種類

一、決定、決議類

1、對重要事項或重大活動作出安排，用“決定”。

2、對會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。

二、通知、通報類

1、適用於批轉或轉發有關公文、發佈規章、傳達要求下屬單位辦理和通知有關單位瞭解或共同執行的事項，用“通知”。

2、表揚批評、處分獎勵、傳達重要情況，用“通報”。

三、報告、請示類

凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級主管和部門彙報工作、反映情況、提出建議，用“報告”；向上級主管和部門請求批示、批准，用“請示”。

四、公函類

對外商洽工作、詢問和答覆，用“函”。

五、會議紀要

記錄和傳達會議議定事項和主要精神，以便在一定範圍內貫徹與執行，用“會議紀要”。

第二條 公文的格式

一般由標題、發文字號、簽發人、主題詞、密級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附註、發送範圍等部分組成。

一、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，並應標明發文機關和公文種類。如：公司××部關於××××的通知。

二、發文字號。

（一）發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

（二）公司級文件。

1、使用“上發”字的，僅限於由總經理起草和公司辦公會確定的文件。

2、使用“上(*)發”字的，特指由某一部門主辦的、涉及公司全局的或需要多個部門配合的文件可以以公司名義下發，但須由部門經理對文件內容進行審覈後在“審籤人”處簽字確認。

3、使用“上(*)發”字的，若爲幾個部門聯合發文，則只標明主辦部門發文字號，並由主辦部門經理對內容進行審覈後在“審籤人”出簽字。如財務部和服務部聯合發文，主辦單位爲服務部的公司級文件發文字號爲：

（三）部門文件不使用公司字號，直接由部門字號、年號、順序號組成。部門文件主要用於部門內部管理事務，以下情況不得以部門文件下發：涉及規章制度類文件；涉及公司財務制度或財務規定的制定、修改的文件，需見股份公司批文，並以公司級文件形式由總經理本人直接簽發；涉及獎懲的文件；涉及其他部門的文件。

三、主題詞是公文標題的簡縮詞，用於電腦文件的檢索。如《關於春節放假的通知》主題詞簡寫爲“春節 放假 通知”。

四、公文一律加蓋印章，並應註明簽發人。

五、加蓋印章的頁面如無正文時，應在頁面左上方括符說明（此頁無正文）。

六、公文應註明發送範圍和印數。上行文用“報送、並報、抄報”字樣，下行文用“發送”；平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應註明“傳閱”字樣。上行文一般只標識一個報送領導，如需同時報送幾個上級機關或領導，可以用並報、抄報形式。有時爲了使領導之間、部門之間相互瞭解各自對某一文件的看法、意見、態度可採用傳閱方式。

七、密級公文應分別標明“祕密”字樣，是否屬於祕密應由發文主管單位領導根據文件內容確定。

八、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。

九、文件頁面標準格式（附件1-1、1-2、1-3）。

第三條 行文規則

一、公司各部門之間未對有關問題協商一致時，一律不得各自向下行文。

二、公司各部門可以聯合行文。

三、公司所屬各部門不得越級請示。

四、請示的公文一般應一文一事。

第五條 起草公文要求。

一、起草必須使用辦公室統一的文件格式。

二、公文簽發涉及公司全局性重要文件由總經理籤批，辦公室下發。涉及某一方面工作的部門文件由主管領導簽發。如涉及其他部門，以公司級文件下發。

三、凡以“上(*)發”字號發出的公文，必須報辦公室審覈。審覈的重點：是否需要行文，公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規定。各部門發出的公文由部門經理審覈，報辦公室備案存檔。

四、公文用印應填寫用印登記，經相關領導籤批後，辦公室方可辦理。部門自行用印，應建立登記制度，辦公室將隨時不定期進行檢查。

五、傳遞祕密公文時，必須採取相應的保密措施，確保文件安全。

第六條 收文處理程序。

一、公文的收發、傳閱登記制度由辦公室統一制定，並隨時抽查各部門執行情況（收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等）。

二、對需要催辦的文件，要建立嚴格的登記制度。承辦部門必須在規定的時間內將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發文部門覆命。

三、公文辦理完畢，主辦部門應將公文處理情況和結果書面向主管領導回覆。

四、各部門凡需由總經理以上領導籤批的公文，一律由辦公室呈報，其處理程序見“第六條 收文處理程序”。

第七條 公文立卷、銷燬。

一、與公司經營活動有關的上級機關來文，重要會議文件資料，經濟活動中的合同、協議、公司文件、部門文件等一切重要文件均應歸檔。

二、公司各相關單位應在當年三月三十日前，將上年度應當立卷歸檔的材料收集整理後，向辦公室集中移交。

三、辦公室收到各單位交來的歸檔文件、資料後，採取年度—組織機構—檔案內容的分類編目方法，進行整理立卷。

四、沒有存檔價值和存查必要的公文，應由辦公室列出清單，徵求業務部門意見後，經辦公室主任批准即可銷燬。對於批准銷燬的文件，要指定專人（兩人以上）監銷，監銷人應在銷燬文件清冊上簽名。

公司文件管理方法 篇五

1. 目的

爲加強班組建設，使班組工作制度化、規範化、科學化，努力提高班組管理水平，特制定班組各項記錄管理規定。

2. 範圍

車間各生產班組、機電班組。

3. 職責

1 車間記錄員負責各部門相關活動記錄表格的編制、審定，負責車間記錄的收集、整理、保存、移交和管理。

2、各部門負責人及各班班長做好各項記錄的監督與檢查。

3、車間安全員負責安全記錄的資料提供與檢查。

4、車間技術員負責技術培訓記錄的資料提供與檢查。

4 主要記錄類型及內容

一。班組各項記錄類型

1、公共部分：班前會記錄、交接班記錄、安全例會記錄、技術培訓、班組民主生活會、各項政治活動記錄、勞保服利領取記錄等十三本記錄。

2、主要記錄內容

1、班前會記錄（班前會安全記錄）：當天班前、班後會內容（包括工作安排、安全事項交待、事故預想、危險源預控與分析、當日工作完成情況總結）。

2、安全例會記錄：根據《公司安全管理規定》要求，記錄貫徹落實有關安全文明生產的規定和上級文件精神情況、安全簡報的主要事件和措施，安全生產檢查情況，安全生產周、安全生產月活動情況，分析所發生的異常、障礙、事故、未遂和違規現象，開展有針對性的安全活動，提出安全防範措施，並落實整改等情況。

3、技術培訓記錄：根據公司《員工教育培訓規定》及部門培訓規定要求以及公司、部門的年度培訓計劃，結合本班的技術狀況，制定班組年度培訓計劃，並分解到月度。按月度計劃組織本班人員開展技術培訓活動。在現場崗位抽考中，主考人要對被考人所答的問題進行嚴格評價，促使技術水平不斷提高。。

4、交接班記錄：根據《交接班管理制度規定》要求，交接班人員要提前做好交接準備，接班人員到達崗位後，進行逐點逐項交接，做到件件事情有交待，將交接內容和存在問題認真記入運行記錄和交接班記錄中。

5、維護檢修記錄：根據《公司檢修管理規定》要求，設備運行和檢修中凡有修試、異常、調整、換型、改造等均必須及時記錄。主要記錄檢修的項目內容和檢修過程中更換的零部件以及修後試轉或試驗的數據記錄。

6、班組民主生活會記錄：班組民主生活會，是班務公開的一種體現，也是爲搞好班組管理而獻計獻策的有效途徑。要求，在進行工作總結時不僅要梳理每月的工作過程，同時要把重點放在分析問題和解決問題上，尤其是要認真總結管理中的薄弱環節以及今後努力的方向。

同時，在民主生活會上，也要鼓勵員工對個人的工作進行反思、總結，把班組管理制度中的漏洞也說出來，對班組的管理工作獻計獻策，激發員工抓好班組工作的主動性和積極性。

二、班組各項記錄要求

1、記錄的時間與內容要一致，確保準確性。

2、記錄內容原則按時間順序記錄。

3、記錄內容必須保證連續完整，特別對生產過程中出現的各種情況必須做完整記錄。例如在設備出現問題後檢修人員是否及時到現場，處理情況如何，特別是交接班時設備的狀態應做好記錄。

4、所有記錄，要求文字工整，數字清晰，表達簡明準確真實。不得有塗改，並要保證記錄本的整潔乾淨。。

5、各記錄主管部門應確認相關記錄的保存期，一般不應少於12個月。

三、檢查與考覈

1、班組記錄的相關制度是否健全、記錄是否完善、規範，納入班組績效工資考覈條件之一。

2、班組記錄必須完善，若有缺漏或不合乎規範的，被本部門負責人檢查發現的，由部門對班組考覈；被車間考覈部門檢查發現的，由車間按礦各項記錄管理考覈制度對部門進行考覈。

3、車間記錄員每週對班組各項記錄統一進行檢查，每月進行一次統計，各部門負責人要不定時對記錄進行檢查，對發現問題目要及時要求整改。車間領導每月對各項記錄進行抽查。

4、各項記錄考覈要與績效工資掛鉤，記錄考覈分要佔到不少於績效工資的30%考覈額度。

公司文件管理方法 篇六

1、目的：爲適應公司全方位規範化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統一性和有效性，使之規範化和制度化，特制定本制度。

2、適用範圍：本制度適用於公司所有文件的管理。

3、定義：公司文件是傳達方針政策，發佈公司行政規章制度、指示、請示和答覆問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

4、文件處理程序：公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯繫實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。

4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。

4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發放文件必須在總裁辦備份存檔，並接受總裁辦的檢查與監督。

5、文件分類：公司的公文主要可分爲以下類：

5.1管理制度：適用於公司各部門的規範性程序的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法。“條例”一般應用於系統性制度彙編；“制度”一般應用於某一方面職能的明確；“規定”應用於一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程序明確。

5.2工作通知：適用於轉發上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項；

5.3人事通知 適用於公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公佈。

5.4工作報告 適用於下級因爲某項工作對上級進行彙報請示的行文。

5.5會議紀要 適用於公司各級會議進行的記錄的文件。

5.6對外發函 適用於公司因某項事情對外部機構或個人發送的文件。

5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過並要求貫徹的事項，用“決議”。

5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。

5.9請示：向上級請求批示與批准，用“請示”。

5.10批覆：答覆請示事項用“批覆”。

6、文件格式：

6.1公司所有文件採用A4豎版模式，四周頁邊距設置爲2.5CM，頁腳設置爲1.5CM，採用數字形式； 6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。

6.3文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送)單位(部門）等部分組成；

6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右爲發文編號；發文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文後落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

6.5發文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統一編制發文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。

6.5.1公司級發文 瑞普 總字【】號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文爲該部門爲主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發文 瑞普 人字【】號

6.5.3總裁辦發文 瑞普 辦字【】號

6.5.4財務部發文 瑞普 財字【】號

6.5.5研發部發文 瑞普 研字【】號

6.5.6質管部發文 瑞普 質字【】號

6.5.7營銷中心發文 瑞普 銷字【】號

6.6簽發人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發送、抄送、印製份數”等項目，1.5倍行距。“報送”爲需要了解此文件的總監級以上領導，“主送”對象爲該文件直接關係到的部門或人員，“抄送”對象爲該文件不直接相關卻應該瞭解的部門或人員。對於版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

6.7密級：公司文件密級分爲“絕密”、“機密”、“祕密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。

6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標註“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。

6.9具體要求：

6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內容；

6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

例：一。

（一) 1、(1） 2、(1)„„

或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„

6.9.3文件最後一頁的頁腳橫線上方有主題詞；

6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置爲頁面底端，對齊方式爲居中，首頁顯示頁碼，格式爲默認格式；

6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規範；

6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標準格式編輯。

7、收文：

7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》；

7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫《文件閱辦單》提出處理意見後，簽收人應於接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件後即時報送。

7.3文書處理工作：

7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；

7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置爲4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。文件夾內設目錄便於查找。標題格式詳見附表；

8、發文：

8.1發文執行天津瑞普生物技術股份有限公司發文流程，發文程序如下： 公司內部發文：

擬稿人→核稿人：部門主管領導（經理、總監）審覈→公司主管領導（總監、副總裁）覈准→編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案 對外發文：

擬稿人→部門經理或總監、副總裁審覈→總裁覈准→編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案

9、附則：

9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦；

9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批准後下發；

9.3本制度自下發之日起生效。

9.4附相關支持性文件。

9.4.1文件頁面格式

9.4.2文件閱辦單

9.4.3公文擬稿紙

9.4.4標題格式

公司文件管理方法 篇七

第一章 總則

第一條：爲使班主任工作科學化、規範化、制度化，更好地發揮班主任的作用，搞好我校的學生教育和管理工作，根據黨的教育方針，結合我校實際，特制定班主任工作條例。

第二條：班主任在學生科具體領導下開展工作，並接受教務科的指導。

第二章 班主任的任職條件

第三條：有一定組織管理和領導能力，努力研究和掌握教育規律，認真學習教育學、心理學、倫理學和美學等有關知識，具有一定的社會科學知識和較系統的教育科學、管理科學知識，並有較強的口頭和文字表達能力。能服從領導，嚴格按職責範圍要求進行工作；

第四條：具有良好的師德修養，作風正派，品行端正，辦事公道，嚴於律己，積極上進，組織觀念強，遵紀守法，清正廉潔，爲人師表。具有較強的政治責任感和事業心，勤勞踏實，任勞任怨，不計個人得失。謙虛謹慎，平等待人，關愛學生，作風民主，善於聽取各種意見，能堅持原則，從嚴管理，在學生中有較高的威信。

第五條：忠誠黨的教育事業，身心健康，有奉獻精神。

第六條：原則上班主任應具有大學本科以上學歷或者是相當學歷。

第三章 班主任的職責

第七條：堅持對學生進行世界觀、人生觀和價值觀以及校風、校紀、班風的教育。

第八條：教育學生嚴格遵守國家的法律法規和學校的各項規章制度，培養學生嚴格按照制度辦事的作風。

第九條：班主任是學生安全教育、安全管理的第一責任人，要加強學生安全自護教育。嚴格要求學生、關愛學生，及時發現問題、反映問題和處理問題，關心學生生活和學生的身心健康。

第十條： 培養學生良好的儀表，教育學生養成良好的生活習慣，着裝整潔。教育和督導學生愛護校園環境，愛護公共財物，愛護學校花草，保持地面、牆面衛生。

第十一條： 教育學生樹立明確的學習目的，指導學生的學習方法，協助教務科解決教學中學生存在的問題，形成良好的學風。

第十二條：及時與任課教師溝通，協調師生關係，協助各任課教師做好各項管理工作，提高學生的各項實踐技能。

第十三條：組織學生參加學校舉辦的各項集體活動、社團活動和公益活動。指導班級開展豐富多彩的文體活動；積極引導學生組織各種興趣小組，提高學生的綜合素質。

第十四條：組織班委日常管理工作和團支部建設。每兩週組織召開一次班會，討論、講評及解決班級有關學習、生活、紀律、思想品德等方面的問題，對違紀的學生及時進行批評教育，把不良現象消滅在萌芽狀態。充分發揮班委和團支部的先鋒模範作用。

第十五條：負責學生的操行評定工作，及時填寫學生誠信教育檔案和寄發各種通知，負責班級各項評優工作。

第十六條：負責學生各種費用的收繳管理工作，組織學生幹部做好班費收支的帳目管理，做到賬款分離。

第十七條：服從學生科和教務科的各項管理，有事要辦理請假手續，請假前後要交接好班級工作，並臨時委託其他班主任代管。

第十八條：準時參加學生科和教務科組織的各種會議，及時彙報班級工作和傳達會議精神。

第十九條：按學校要求，做好新生的入校安排、入學教育及畢業生升學及就業指導、畢業生離校等工作，做好各學期開學和放假的各項工作。

第二十條：按照學校要求，做好各種材料的上報工作。

第二十一條：協助學校保衛科，做好學生在校期間有關事宜。協助學校總務科，做好學生各項後勤工作，協助財務科做好學費收繳工作。

第二十二條：及時與學生家長建立聯繫，學生受到處分要及時通知家長，共同做好學生的教育工作。對違紀學生要耐心教育，做到不縱容、不放棄、不袒護，及時向學生科彙報本班學生違紀情況並提出處理意見，並及時將有關情況與學生家長溝通。

第二十三條：完成學校交辦的其它工作。

第四章 班主任的選聘和任用

第二十四條：班主任實行兼職聘任制，由學生科負責選聘工作，每個班配備一名班主任。班主任的任期一般爲三年，每年八、九月份學校集中辦理班主任的聘任手續。學校鼓勵考覈稱職的班主任，尤其是優秀班主任連任。

第二十五條：學生科負責班主任的選拔工作，學生科審覈後報學校領導統一發文聘任。

第二十六條：學校設立班主任崗位津貼+獎金形式。對認真履行崗位職責，圓滿完成工作任務的班主任，學校按月發放班主任津貼。發放標準爲：班級人數在20人以下的（含20人）津貼數爲100元。班級人數在20—40人以下（不含40人，以20爲基數，每增加一人增加2.5元。）班級人數爲40人的津貼爲150元，（以40人爲基數每增加一人增加3元。）班主任每月獎金根據每月班級考評成績發放。班級當月人均扣分不高於0.1分的，獎勵津貼50元。班級當月人均扣分高於5分的，扣津貼50元。班級當月人均扣分高於10分的，扣除全月津貼。月評比排名前五名的班主任津貼獎勵15元，月評比排名後五名的班主任津貼扣除15元。

第二十七條：符合班主任任職條件的在職教師都有責任和義務服從組織安排應聘擔任班主任。

第二十八條：對擔任班主任工作，尤其是長期擔任班主任工作且成績突出者，學校給予重獎。

第五章 班主任的考覈和獎懲

第二十九條：班主任工作量化考覈由學生科制定。無故不參加班主任會議、班主任集體活動的，一次扣除津貼5元。班主任在任職期間無故不請假並且離開崗位超過一週的自動解聘。 一個學期月評比三次排名最後一名的班級，班主任自動解聘。

第三十條：每學年表彰一次優秀班主任，享受校級先進待遇，並給予一定的物質和精神獎勵；對於無故不擔任班主任工作，考覈不稱職的班主任或因工作失誤造成嚴重後果的班主任，取消其班主任任職資格，工資職稱下聘一檔。

第三十一條:本條例自公佈之日起執行，如其他規定與其有牴觸的應以本條例爲準，本條例解釋權在學校。

文件的發放： 篇八

（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄範圍內發放的`文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。

（2）各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件打印並複印好，由部經理書面寫明發放範圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。

（3）任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，並由個人親自簽字接收。

（4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

文件的更改： 篇九

（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改後不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放範圍及存檔予以更改。

（2）文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場爲原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。