電話禮儀注意事項（精品多篇）

電話禮儀注意事項 篇一

1、接電話時掌握讓對方等候的時間

在一般人的觀念裏，爲查看東西或資料，讓對方在電話裏等5分鐘非常不應該，但通常大家覺得讓對方等1分鐘是很“應該”的。事實上，不管等多久，都會使對方感到很痛苦，因爲在等待的時間裏，對方必須把話筒放在耳邊，什麼事也不能做。所以在等待過程中，時間會被放大，1分鐘的等待時間會讓對方覺得有5分鐘那麼漫長。

一般對方會問：“大概需要多長時間？”假如你認爲要15分鐘，你就不能回答“15分鐘或10分鐘”，而應該說“大約需要30分鐘的時間。”大部分人認爲可能時間說得越短，對方會越滿意。實際上如果在約好的時間內沒有回電，反而會失禮。相反，本來預定30分鐘，卻在15分鐘內完成，對方會覺得你很高效和重視這件事。

2、傾聽電話要耐心

不管是哪一類公司，難免會接到顧客抱怨的電話，如果因爲公司的錯誤，給對方造成困擾時，就算錯誤發生在與自己無關的部門，也應該誠心誠意地道歉。而且，此時最重要的一件事，就是要耐心地聽對方的意見。因爲一般接到這種電話，都希望對方儘早掛斷，所以往往在對方說到一半時，就不知不覺地插嘴說：“關於這件事……”這種行爲是很失禮的。這種情況下，耐心傾聽能消除對方的不滿。

3、即使對方打錯電話也應親切應對

這種情形經常會發生，所以要特別注意應對的方式。最好的回答：“××公司，您好像打錯電話了。”一定要表現出很客套的樣子，以避免給對方留下不愉快的印象。一般人在電話中聽到與自己單位無關的事，會不知不覺地變成很生硬的語氣，這點必須注意。

4、隨時不忘說“讓您久等了”

如果因爲有事沒有及時接起電話，拿起電話第一句話就應該說：“對不起，讓您久等了。”在查閱資料讓對方等候時，無論時間多短，您也應該說一聲：“讓您久等了。”親切的致歉會讓對方感到溫暖和被尊重。

5、代接電話

即使是代接電話，也要禮貌、客氣、不要流露出不耐煩的態度，不應拒絕對方代找某人的請求，尤其不要對對方多要找的人口有微辭。

不要向來電者詢問與所找之人的關係。當打電話的人有求於己，希望轉達某事給某人的時候，轉達要誠實守信、不曲解內容，而且沒必要對不相干的人提及。

如果要找的人不在，要先向來電者說明，再問對方需不需要幫忙轉達。對於來電者要求轉達的具體內容，最好認真做下筆錄。在對方講完之後，還要重複一遍，以驗證自己的記錄是否準確無誤。記錄內容應包括：來電者姓名、來電要點、來電時間、是否需要回電話等。

6、注意結束

通話終止的時候，不要忘記向對方說聲“再見”。如通話因故暫時中斷後，要等待對方再打進來。如果對方的身份比自己高，還應該主動打過去。

對於接聽的電話，可以讓對方先掛電話以示尊重。

講電話的基本原則 篇二

當我們說“緊急求助請撥打‘110’”的時候，我們會把“110”念成“幺幺零”，而不是“一一零”。就像日常生活中，我們報自己的手機號碼，大部分人也會把“1”讀成“幺”。這是爲什麼呢？

實際上這種叫法是一種軍事用語。我們可能都能猜到，數字在部隊使用非常廣泛。比如炮兵平時訓練和作戰都會用到數字：方向多少？距離多少？座標多少？那這時候肯定會使用阿拉伯數字。但是軍隊裏面的人來自祖國各地，儘管要求大家講普通話，但是難免還是會有人有口音。如果平時我們聽錯問題倒是不大，可是如果是作戰的時候聽錯，有可能會造成非常嚴重的後果，保不齊會給自己炸了，所以爲了避免這種情況，大家就把容易聽錯的數字改成了這樣：1（幺）、2（兩）、7（拐）、9（勾）、0（洞），3、4、5、6、8讀音未改。

打電話報數字的時候，我們利用了這個軍事用語，把“1”讀成“幺”，客觀上提高了我們溝通數字時的正確率。打電話只聞其聲，未見其人，把字聽錯非常常見，還容易漏聽某些內容，而且因爲缺乏視覺線索和反饋，整個對話感覺沒有那麼直接。正是因爲電話溝通有以上的缺點，所以今天我們學習一些電話溝通技巧是非常必要的。

爲了達成良好的電話溝通效果，《溝通聖經》認爲，講電話應該做到以下6點：①簡短、②禮貌、③隨機應變、④發音清晰、⑤語速緩慢，⑥儘量設法給對方留下好印象！

電話禮儀注意事項 篇三

1、打電話時要簡短，而且聲音要柔和。我們不知道別人有多忙，或甚至認爲施壓給他爲理所當然，這是不對的。

千萬不要浪費別人的時間。打電話時，要保持柔和、輕鬆和確實，並儘可能用最短的時間表達你的目的，然後結束。如果你遵循這個原則來打電話，別人會很樂意在辦公室裏接聽你的電話。

2、打電話時，要注意周圍的嘈雜聲。例如電話的聲響、旁人的談話，或是你吃三明治所發出的聲音。吃喝的雜聲進入話筒後會擴大，這會令電話線彼端的人感覺煩躁。

3、如果你已經撥通電話，但是沒聯絡上，應重新再撥。如果你已經撥了一通電話，但是沒聯絡上，你應重新再撥，不管沒聯絡上是誰的不對。如果你撥錯了電話，不要對被你打擾的人發出不悅刺耳的聲音，“啪”地掛掉電話。你應該迅速柔和地表達歉意：“非常抱歉，我打錯電話了。請你不要見怪。”再掛掉電話。如果你表達了歉意，別人就不會心生憤恨了。

4、準時撥電話給忙人，這對他比較方便。如果你欲與某人聯絡，而直接打電話到辦公室找他，一定要問：“這時候打電話給你方便嗎？”如果時間不恰當，你可以重新約個時間再聯絡。他可能在趕時間，或是辦公室裏有客人，或是正在參與某項活動，所以沒辦法接聽你的電話二也可能你打電話給他時他在，但是因爲沒有祕書，或者他有其他約會，因而不方便接電話，所以你一定要問他：“這時候打電話給你方便嗎？”這是非常重要的事。

5、注意聽對方在說些什麼。當你接聽電話時，不要一邊看其他報紙，或是閱讀放在桌上的一篇報告，否則你會錯失重要的談話內容。對方也許已注意到你的興致不高，他也不知道該怎麼辦，這樣一來，談話時間就會拉長，比原訂長了很多。保持輕鬆，要有適當的間歇，這樣電話就會愈快結束，當然也就愈能稱心如意。其次，不要突然轉身與辦公室裏的其他人說話，因而打斷電話。當你料想必是你的電話時，你的注意力是與你交談的人最在意的問題，你應該示意祕書或同仁去接聽。同樣的，當你約了別人來辦公室商談某事，卻在這時候一直打電話，這種舉動實在無禮且沒效率。

6、打電話給外省市的人請求協助，應確定他是否該回電話。如果你打電話給外省市的某人，並請求協助，或者試圖向他推銷一個觀念，你必須確定他是否該回你的電話。當然，電話費應該由你來付，而不是他。舉例來說，如果你從紐約打電話到舊金山找某人，這個人正好不在辦公室裏，最好不要要求他回你的電話，否則你必須負擔那筆昂貴的費用。你應該問明他何時會有空，然後再打電話給他，如果留言請他務必回你的電話，要聲明由你付費（當對方請你回電話時，你可別以爲電話費很便宜）。打長途電話懇求某事，一個小型企業的老闆可付不趕這筆電話費呢！

7、對無趣的來電者要有禮貌。電話已經很普遍，你一定會經常接到推銷東西的電話，要避開這些電話很不可能。來電者也許令你不舒服，因而遭到不必要的斥責。但他們通常是年輕人，纔開始創業，斥責他們實在太殘忍，因此當有人來電推銷東西時，正確的處理方式是告訴他：“聽着，我不需要任何中介服務或股票諮詢。我的這個部門管理得不錯，不過我還是很感激你的來電。你的聲音很不錯，我們也談得很融洽，看得出來你很細心，我雖然幫不上忙，但仍祝你好運，希望你的業績卓越！”然後掛掉電話。因爲有如此的讚美，相信對方將會滿心喜悅，而不會生悶氣！

電話禮儀注意事項 篇四

接聽電話禮儀

1、聽到電話響後，最好是三聲之內接起，如果響聲超過6下，那首先要跟對方說聲對不起。

2、接聽電話時要面帶微笑，因爲微笑是會傳遞的，雖然對方看不到，但是能從你的`話語中感受出來。

3、接聽電話的時候要專心，不要同事幹別的事情或與旁邊的人交談，這樣做會讓對方感到你很不用心，從而也感到自己沒有被尊重。

4、接聽電話的時候要注意身姿正確，不要躺着或者是把腳放到檯面上，因爲身姿不正確也會影響聲音的效果，同時也容易導致電話滑落，會讓對方覺得不舒服。

5、在電話旁應該隨時準備一些白紙和筆，當對方需要你記什麼或者讓你給上司傳話，都可以快速準確記錄下來，以免傳達有誤。如果事先沒有準備好紙和筆，而要求對方等待，這也是很不禮貌的行爲。

撥打電話的禮儀

1、撥打電話的時候要選擇好時間段，如果不是十分重要的事情，請不要在休息、用餐的時間段給別人打電話，同時也不要在節假日打電話給對方。

2、要把握好通話時間，一般來說通話時間不應超過3分鐘，這也就是“3分鐘原則”。

3、如果對方並不知道你是誰的情況下，你應該要首先進行自我介紹，同時要多使用敬語。

手機使用注意事項

手機禮儀一：手機放哪兒有講究

前不久，某人和同事A一起去給客戶彙報產品方案，彙報的地點選在對方的會議室，當天參加會議的人很多，還有不少領導，會議室裏非常擁擠。同事可能是覺得有些熱，就把外衣放在了一邊，沒想到這卻出了問題。正在我們彙報到一半兒的時候，突然手機響了，小欒意識到這是自己的手機。但屋裏人太多，他的外衣卻放在門口，手機一直響個不停，中間也隔着好多人，小欒要過去拿的話大家都得起身才能讓他過去，會場秩序一時間搞的很亂，也讓對方的領導感到有些不滿，弄得我們都很尷尬。

作爲職場人員，同事A顯然沒有考慮過公共場合手機應該放在哪裏合適，很多人習慣於把手機隨意擺放，這在自己家裏或者工位上沒有問題。但在公共場合手機的擺放是很有講究的，但很多人並沒有意識到。手機在不使用的時候，可以放在口袋裏，也可以放在書包裏，但要保證隨時可以拿出來，免得像同事A那樣。在與別人面對面時，最好不要把手機放在手裏，也不要對着別人放置，這都會讓對方感覺不舒服。而對於職場人士來說，最好也不要把手機掛在脖子上，這會讓人覺得很不專業。

手機禮儀二：打電話前考慮對方

如今，手機作爲溝通的重要工具，自然是聯繫客戶的重要手段之一。但在給自己重要的客戶打手機前，首先應該想到他是否方便接聽你的電話，如果他正處在一個不方便和你說話的環境，那麼你們的溝通效果肯定會大打折扣，因此“打電話前考慮對方”這是職場人員必須要學會的一課。最簡單的一點，就是在接通電話後，先問問對方是否方便講話，但僅有這是遠遠不夠的。

一般會在平時主動了解客戶的作息時間，有些客戶會在固定時間召開會議，這個時間一般不要去打擾對方。而電話接通後，要仔細傾聽並判斷對方所處的環境，如果環境很嘈雜，可能說明他正在外面而不在辦公室，這個時候你要考慮對方是否能夠耐心聽你講話。而如果他小聲講話，則說明他可能正在會場裏，你應該主動掛斷電話，擇機再打過去。

手機禮儀三：接聽勿擾他人

除了要注意手機擺放位置之外，職場新人也要懂得接聽手機的禮儀。手機最大的優勢就是隨時隨地可以通話，這在帶給大家便利的同時自然也會帶來一些負面效果。同事B剛剛來到公司不久，在辦公室裏接聽手機的時候總是聲音很大，旁若無人。周圍的同事有的正在思考業務，有的正在和其他客戶通話聯繫工作，他這樣大聲講話，影響了周圍人正常的工作，沒多長時間就招來了同事們的不滿。

對於職場新人，給他人的第一印象往往很大程度上決定了日後的發展，而同事B這種行爲給周圍人留下的印象就是心中沒有他人，不考慮他人的感受。在公共場合接聽手機時一定要注意不要影響他人。有時辦公室因爲人多，原本就很雜亂，如果再大聲接電話，往往就會讓環境變得很糟糕。作爲職場新人，在沒有熟悉環境之前，可以先去辦公室外接電話，以免影響他人，特別是一些私人的通話更應注意。

手機如今已是再平常不過的事物，但在職場中，一部手機卻可以折射出你的職場能力。因此提醒您，職場人員一定要掌握手機禮儀，讓手機成爲自己的職場幫手，而不是減分利器。

電話禮儀注意事項 篇五

打電話注意事項

1、電影院、嚴肅音樂會、舞蹈演出等嚴禁手機鈴聲干擾

如果是觀看電影、聽嚴肅音樂會、看舞蹈演出等，嚴禁手機鈴聲干擾。通常情況下，應當關機。因爲即便是鈴聲設置爲振動，也不宜拿起來接聽或者突然站起來走到門外去。

2、在醫院也應將鈴聲調到靜音，同時不宜接聽電話

到醫院去探訪病人，要提前將手機鈴聲調到振動上，以免影響病人休息。如果在探訪過程中有人來電，儘量不要接聽，等探訪完畢後再打回去。如果實在有急事，接聽電話聲音儘量要輕，同時力求簡短。

3、公務拜訪、宴請中不宜撥打、接聽電話

公務或商務拜訪他人、宴請客人時都不宜撥打、接聽電話。拜訪和宴請都是一種隆重的禮節，所以行爲上就要顯得非常尊重對方。拜訪他人、宴請客人時還在與會場外的人交流交談，會讓人感覺不受尊重。

4、到別人家做客也不能老打電話

到別人家做客，是侵入到了別人的私人領地，所以就不能爲所欲爲。如果不停地撥打、接聽電話，會讓主人難堪。

5、就餐中別對着餐桌打電話

參加宴會或與人一起進餐時，不能對着餐桌打電話，要離開餐桌。如果是茶話會，或者不方便離開餐桌，則要側轉身子，用手遮擋一下，防止唾沫濺到飯菜上。

打電話的禮儀禮貌

1、接聽電話要迅速

電話一般控制在鈴響三聲之內接聽，否則，會被認爲失禮。電話在第三盧鈴響之前接聽，會讓打電話的人覺得你很重視他的時間，不希望讓人久等。

2、講話要禮貌

接聽電話時拿起聽筒應先問好，打電話的人應馬上回禮說：“你好。”如果是在工作單位接聽電話，在問好之後還可以接下來介紹說明企業的名字。

3、注意音調，保持笑容

打電話時語調和表達能力十分重要。無論打電話還是接電話，語調都應該平穩柔和、親切禮貌，不要裝腔作勢，嬌聲嗲氣，更不要嘴裏吃着東西講話。

4、休息時間儘量別打電話

嚴格地講，晚上10點之後，早上7點之前，沒有什麼特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話，最好要先說一句“抱歉，事關緊急，打攪你了！ ”就餐時也儘量別打電話。

5、禮貌掛機

不少人以爲通話完畢應該由對方先掛斷電話，這雖然是出於禮貌，但從禮儀角度來說，通話完畢應該應該由上級先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方職務一樣，性別相同，年齡相仿，此時一般就是誰先撥打誰先掛斷。

6、擇時通話

通話時機的選擇看似平常，實際上很重要。有的人只以自己的情況爲判斷標準，選擇自己方便的時候撥打電話，這實際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現。設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。

電話禮儀注意事項 篇六

電話禮儀一般要求

打電話的具體方法，人們一學就會，一點都不困難。困難的是，有一些公關人員對於自己乃至本單位、本部門的電話形象卻一無所知，甚至不自覺地對其有所損害，這樣會影響個人或單位的電話形象。

所謂電話形象，是指人們在通電話的整個過程之中的語音、聲調、內容、表情、態度、時間等的集合。它能夠真實地體現出個人的素質、待人接物的態度以及通話者所在單位的整體水平。

正是因爲電話形象在現代社會中無處不在，而商務交往又與電話難解難分 ，因此凡是重視維護自身形象的單位，無不對電話的使用給予高度的關注。在國內外，許多單位給剛剛進入商界的人所上的第一課，通常就是教給他們如何合乎禮儀規範地打電話、接電話，以及如何得體地在公共場合使用各種各樣的與電話有關的通訊工具，甚至連打電話、接電話時開口發言的第一句話，許多商業單位都有各自統一的規定。由於電話形象在人際交往中發揮着重要的作用，商務人員有必要在使用電話時注意維護自身的電話形象，維護公司的電話形象。爲了正確地使用電話，樹立良好的電話形象 ，無論是發話人還是受話人，都應遵循接打電話的一般要求。

（一）態度禮貌友善

不管你的另一方是什麼人，你在通電話時都要注意態度友善、語調溫和、講究禮貌。不管是在公司還是在家裏，從電話裏講話的方式，就可以基本判斷出其教養水準。

（二）傳遞信息簡潔

由於現代社會中信息量大，人們的時間概念強，因此，商務活動中的電話內容要簡潔而準確，忌海闊天空地閒聊和不着邊際地交談。

（三）控制語速語調

由於主叫和受話雙方語言上可能存在差異，因此，要控制好自己的語速，以保證通話效果；語調應儘可能平緩，忌過於低沉或高亢。善於運用、控制語氣、語調是打電話的一項基本功。要語調溫和、音量適中、咬字要清楚、吐字比平時略慢一點。爲讓對方容易聽明白，必要時可以把重要的話重複一遍。

（四）使用禮貌用語

對話雙方都應該使用常規禮貌用語，忌出言粗魯或通話過程中夾帶不文明的口頭禪。

撥打電話的禮儀

（一）選好通話的時間

撥打電話，首先要考慮在什麼時間最合適。如果不是特別熟悉或者有特殊情況，一般不要在早7 點以前、晚10 點以後打電話，也不要在用餐時間和午休時打電話，否則，有失禮貌，也影響通話效果。

（二）禮貌的開頭語

當對方拿起聽筒後，應當有禮貌地稱呼對方，親切地問候您好 。只詢問別人，不報出自己是不禮貌的。如果需要講的內容較長，可問：現在與您談話方便嗎？

（三）用聲調傳達感情

講話時語言流利、吐字清晰、聲調平和，能使人感到悅耳舒適。再加上語速適中、聲調清朗、富於感情、熱情洋溢，使對方能夠感覺到你在對他微笑，這樣富於感染力的電話，一定能打動對方，並使其樂於與你對話。

（四）有所準備，簡明有序

如果要談的內容較多，可在紙上列出。尤其是業務電話，內容涉及時間、數量、價格，有所記錄是非常必要的。

（五）電話三分鐘原則

在正常的情況下，一次打電話的全部時間，應當不超過3 分鐘。除非有重要問題必須字斟句酌地反覆解釋、強調，一般在通話時都要有意識地簡化內容，儘量簡明扼要。通話不超過3 分鐘的做法又稱打電話的3 分鐘原則 ，它是所有商務人員都要遵守的一項制度。一般來講，在打電話時要貫徹3 分鐘原則，主要的決定權在發話人手裏，因爲在通話時先拿起、先放下話筒的通常都是發話人。在通話時，切忌沒話找話、不談正題、東拉西扯，更不要在電話裏跟別人玩捉迷藏 ，說什麼你猜猜我是誰 、你知道我在哪兒 、想知道我在幹什麼嗎 、不想問一問還有誰跟我在一起嗎等。爲了節省通話時間，不但通話時要長話短說，而且在撥電話時，也要少出或不出差錯。需要總機接轉時，應主動告知分機號碼，不要等人家詢問。若不知分機號碼，則應提供受話人的部門和姓名。若對此不清楚，則最好不要去麻煩話務員。

（六）禮貌的結束語

打完電話，應當有禮貌寒暄幾句再見 、謝謝 、祝您成功等恰當的結束語。

接聽電話的禮儀

（一）及時、禮貌地接聽電話

電話鈴響了，要及時去接，不要怠慢，更不可接了電話就說請稍等 ，撂下電話半天不理人家。如果確實很忙，可表示歉意，說：對不起，請過10 分鐘再打過來，好嗎？

在正式的商務交往中，接電話時拿起話筒所講的第一句話，也有一定的要求，常見的有以下三種形式：

（1）以問候語加上單位、部門的名稱以及個人的姓名。這種形式最爲正式，例如，您好！ 大地公司銷售部劉翔。請講。

（2）以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱。它適用於一般場合，例如：您好！ 大地公司銷售部。請講。或者：您好！ 辦公室。請講。後一種形式，主要適用於由總機接轉的電話。

（3）以問候語直接加上本人姓名。它僅適用於普通的人際交往。例如：您好！ 余文。請講。需要注意的是，在商務交往中，不允許接電話時以喂，喂或者你找誰呀作爲見面禮 。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的戶口 ，一個勁兒地問人家你是誰或有什麼事兒呀 。

（二）自報家門

自報家門是一個於人方便、自己方便，且節約時間、提高效率的好方式。

（三）認真傾聽，積極應答

接電話時應當認真聽對方說話，而且不時有所表示，如是 、對 、好 、請講 、不客氣 、我聽着呢 、我明白了等等，或用語氣詞唔 嗯 、嗨等，讓對方感到你是在認真聽。漫不經心、答非所問，或者一邊聽一邊同身邊的人談話，都是對對方的不尊重。

（四）認真清楚地記錄

在電話中傳達有關事宜，應重複要點，對於號碼、數字、日期、時間等，應再次確認，以免出錯。隨時牢記5W1 H 技巧，所謂5W1 H 是指： When（何時） ，Who（何人） ， Where（何地） ，What（何事） ，Why（爲什麼） ；How（如何進行） 。在工作中這些資料都是十分重要的，對打電話、接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，這有賴於5W1 H 技巧。

（五）友善對待打錯的電話

如果對方打錯了電話，應當及時告之，口氣要和善，不要諷刺挖苦，更不要表示出惱怒之意。正確處理好打錯的電話，有助於提升組織形象。

（六）正確代接電話

替他人接電話時，要詢問清楚對方姓名、電話、單位名稱，以便在接轉電話時爲受話人提供便利。在不瞭解對方的動機、目的是什麼時，請不要隨便說出指定受話人的行蹤和其他個人信息，比如手機號等。

（七）巧問對方姓名

如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，應禮貌、客氣地詢問對方：對不起，您是哪一位？

（八）禮貌地掛斷電話

掛電話一般由上級、長輩先掛，雙方職級相當時，一般由主叫方先掛。掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已經掛斷電話，才能輕輕掛上電話。

使工作順利的電話術

第一，遲到、請假由自己打電話；

第二，外出辦事，隨時與單位聯繫；

第三，外出辦事應告知去處及電話；

第四，延誤拜訪時間應事先與對方聯絡；

第五，借用他人單位電話應注意，一般借用他人單位電話，一般不要超過10 分鐘。遇特殊情況，非得長時間接打電話時，應先徵求對方的同意和諒解。

第六，同事家中電話不要輕易告訴別人；

第七，用傳真機傳送文件後，以電話聯絡；

7個記得： 篇七

1、總是主動提供協助，不要等到對方開口問。

2、總是自我介紹，並詢問對方的名字，使整個對話更感親切。

3、總是讓對方把脾氣發完，不要插話打斷。

4、總是用你自己的話把對方的抱怨重複一遍，表示你很認真對待。

5、總是先請對方把所有的抱怨都說完，之後纔開始一一處理。

6、總是向對方表示你的體諒，但是不要誇大。例如“我能理解這種狀況有多困擾”。

7、總是在最後總結一下你能提供哪些協助，並確定對方也同意。如果之後又有問題，主動回電給顧客，不要冒險激怒顧客兩次。