公文寫作一定的注意事項

（一）公文格式中的發文字號不規範

發文字號，由發文機關代字、年號和該年度的發文序號組成，位於文件版頭下方居中處，發文字號是爲文件的登記、分管、交辦、引用、檢索提供方便，便於收文機關與發文機關進行聯繫。

發文機關代字要選用能反映機關特徵的兩三字，如中共成都市委用“成委發”、成都市人民政府用“成府發”。

目前，行政機關行文中，“發文機關代字”還有個約定俗成的特殊用法，即在發文機關代字中加進了函這一文種名稱。如國務院辦公廳和省政府辦公廳所發的正式公函，通常都編“國辦函﹝1999﹞xx號”或“川辦函﹝1999﹞xx號”。嚴格說來，函只是法定公文文種之一，但習慣上都把“批覆”也作爲函件對待，也編公函的發文字號。如省政府辦公廳和市政府辦公廳所發的批覆，其發文字號也編“川辦函﹝1999﹞xx號”或“成辦函﹝1999﹞xx號”。 年號用阿拉伯數字並應寫全，年號外須用六角形括號，如﹝1999﹞，不得寫爲﹝99﹞.年號的位臵，應在機關代字與發文序號之間，不能放在機關代字之前或之間，如“成愛衛字﹝1999﹞40號”不得寫爲“﹝1999﹞成愛衛字40號”或“成愛衛﹝1997﹞字40號”。

（二）公文標題的書寫不規範

公文標題是公文內容的綜合概括，位於文件版頭間隔橫線之下，主送機關之上。完整規範的公文標題應由發文機關、事由、文種三部分組成。如《成都市人民政府關於加強城市綜合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是發文機關，“加強城市綜合管理工作”是事由，“通知”是文種。

公文標題的三個組成部分一般應當齊全，以使讀者一看就能對公文的制發機關、公文的內容和公文的性質與作用有個概括瞭解，給公文處理工作提供方便，有利於提高工作效率和質量。但我們在實際文書處理工作中常看到這樣不規範的標題，“關於請示轉發國發﹝1997﹞14號文件的報告”，這是一個不完整的標題。一是沒有發文機關；二是公文內容不準確，讓人看了不知道國發﹝1997﹞14號文件是什麼。將文件字號代替內容提要。

又如“xxx局關於xxx的請示報告”或“xxx局關於xxx的報告的請示”，此類標題的文種不清，讓人看了不知道此文是請示還是報告。

對三個以上單位聯合行文，由於發文單位多，標題可能很冗長，可採用兩個辦法使標題簡煉一些：一是使用各發文單位的規範化簡稱，如 《市物價局市經濟委員會市計劃委員會成都電業局關於徵收電網地方附加費的請示》可簡寫爲《市物價局市經委市計委成都電業局關於徵收電網地方附加費的請示》；二是使用概括法，將標題改寫爲《市物價局等4部門關於徵收電網地方附加費的請示》。公文標題必須簡明、準確地概括公文的主要內容，切忌冗長累贅、晦澀費解。標題中除法規、規章類的公文名稱加書名號外，應儘量不用標點符號。

（三）主送機關的寫作不規範

主送機關是指公文的主要收受機關，即需對本單位發出文件負責辦理、答覆或遵照執行的對方機關，它位於標題左下方，正文之上。

請示一般只應寫一個主送機關，不得多頭主送。公文只主送組織，不主送個人，也不得將主送機關寫爲“市委並xxx書記”或“市政府xxx市長”。如果同時主送幾個單位，就容易造成處理上的混亂和困難。

同級黨政機關確需聯合向上級黨政機關行文時，“報告”的主送機關一般用黨政機關的並列形式，如“市委、市政府”。“請示”的主送機關應就請示的內

容性質分別確定，屬黨委職權範圍內的，主送機關應將黨委列前，如“市委、市政府”，由黨委負責處理答覆；屬政府職權範圍內的，主送機關應將政府列前，如“市政府並報市委”，由政府負責處理答覆。

主送機關應寫機關的全稱。如主送機關的名稱較長，可使用通用的規範化簡稱，如“成都市經濟體制改革委員會”，可簡稱“市體改委”。普發性公文，有多個主送機關，書寫時可使用統稱，如對成都市的區（市）縣一級的政府，主送這些機關時，不可能一一列出這些機關名稱，可泛稱爲“各區（市）縣政府”。

準確選定公文的主送機關，是文件發出能否得到及時處理的關鍵問題。要根據對方單位的職責分工和當前工作的實際情況主送文件。既要防止錯送、漏送，致使工作脫節，影響工作的進行；也要防止撒大網式的濫送，造成人力、物力和時間的浪費。

（四）正文中的寫作不規範

1、公文的引文不規範。引用公文時要先引標題，後引發文字號，如：“大邑縣人民政府《關於驗收村民的自治示範鄉鎮的請示》（大邑府發﹝1999﹞10號）收悉”。若用“大邑府發﹝1999﹞10號《關於驗收村民自治示範鄉鎮的請示》收悉”，就是不規範的引文。

2、日期的不規範用法。日期應使用阿拉伯數字，年、月、日應該要寫得完整規範。如“1997年10月1日”“若用”1997.10.1“或”97年10月1日“，”今年“、”明年“、”上月“、”下月“、”今天“、”明天“等，則是不規範的表述。

3、公文層次的不規範。序號使用不規範，有的文件中用“（一）”後又標“一”，有的用“一、”後，下面的層次中直接用“1、”等等。正文部分是對公文內容的表述，需要使用字序符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1、”，第四層用“（1）”。每一層次序數用字，前後應當一致。

4、法定計量單位的不規範。如前用“畝”，後面用“平方米”，或前面用“公斤”後面又用“噸”，這種情況最好統一。計量單位最好前後一致。

5、簡稱的不規範。如“精神文明辦”有的簡稱爲“精辦”，讓人不知所云。公文內使用簡稱，一般應先用全稱，並註明簡稱，如《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）。

6、附件的不規範。公文附件是附屬於公文的文件、材料、圖表、憑據等，用於補充公文正文的內容，位於正文之後，發文機關之前，另起一行，行前空兩個字書寫。有附件的公文，一定要具體寫明附件的名稱和件數。如有兩個以上附件，應標明序號，不得籠統寫爲“附件如文”或“附件x件”。否則會給公文的收發、辦理和整理、立卷等帶來麻煩。一旦公文的正件與附件分開，就難以查對收齊。

7、發文機關落款不規範。政府機關發文的落款，標題已標明發文機關的用機關印章代替機關署名，不再寫發文機關名稱。有的公文正文佔滿了頁面，發文機關必須標註到下一頁上，以前是在下頁發文機關署名或蓋章之前空白處注“此頁無正文”，現在不能了。

8、成文日期的書寫不規範。成文日期應該標明公元年、月、日，一律用漢字小寫數碼書寫，不使用阿拉伯數字。年、月、日要寫全，不得將“一九九二年一月八日”寫爲“一九九二、一、八”或將“一九九二年”簡寫爲“九二年”；

也不得只寫月、日不寫年：“三十一日”和“二十五日”不得寫爲“卅一日”、“廿五日”。

9、抄送機關的書寫不規範。根據國家技術監督局的要求，爲簡化和規範公文格式用語，無論對上級、平級或下級，抄送機關標註用語可一律用“抄送”，不再使用“抄報”，也不使用“抄發”。抄送機關可按上級、平級、下級的順序排列。

（五）行文的不規範

越級行文是指下級機關越過直接上級機關向更高一級的領導機關直至最高領導機關行文。下級機關除以下幾種特殊情況外，一般不要越級行文。第一，情況特殊緊急，逐級上報會延誤時機和造成重大損失時；

第二，與直接上級機關發生分歧，無法解決，或經多次請示直接上級機關長期未予解決時；

第三，上級機關越級交辦並指定越級上報某些事項時；

第四，檢舉、控告直接上級機關時；

第五，需直接詢問、答覆、聯繫某些具體事項時；

第六，反映或處理不涉及直接上級機關職權範圍的偶發事件或問題時。

除檢舉、控告外，越級行文應抄送被越過的直接上級機關。

（六）文種的使用不規範

在文書處理工作中，我們常見到這樣的情況，就是“請示”和“報告”的寫法混淆，該寫“請示”的，寫成報告；該用“報告”的，寫成請示。造成這種情況的主要原因，主要是對“請示”和“報告”的相同點和區別認識不清。

“請示”與“報告”相同之處有四：

第一， 都是上行文。

第二，都包含有彙報情況或反映問題的內容。

第三，都能起下情上達的作用。

第四，都有主動爭取上級機關指導與幫助的作用。但“報告”與“請示”在使用上，仍然是不容混淆的兩個文種。

“報告”與“請示”的主要區別在於：

1、報送目的不同。“報告”主要是讓上級機關了解情況、掌握動態，而不要求立即得到上級的具體指導和幫助。“請示”雖然一般也要彙報工作中的情況或問題，但這種彙報的直接目的，是要立即得到上級的具體指示或批准。

2、兩者性質不同。“報告”屬陳述性公文，具有備案性質，一般不需要上級機關答覆。“請示”屬請示性公文，是請示上一級機關批准或解決某一事項、某一問題並需上級機關作出答覆的。

3、內容重點不同。“報告”側重寫情況和意見，涉及的內容比較廣泛（可不限於一件事、一個問題），行文較長，內容多是已經實施的事項或已發生的事情。“請示”着重寫的是某一件事情或某一個問題（即“一事一請示”），行文較簡短，內容都是尚未實施的。

4、報送時間不同。“報告”是在事後或事中報送。“請示”必須在事前報送。

使用“請示”，要防止兩種片面傾向：

一是濫用“請示”，事無鉅細，通通“請示”，把矛盾上交；

二是忽視“請示”，超越職權，不經“請示”，擅作主張。

“請示”要嚴格執行“一文一事”的規定，以免造成閱批和處理上的困難，影響公文處理的效率和質量。

運用“報告”這一文種，應當注意“報告”中不得夾帶“請示”事項，以免貽誤工作。“報告”的主要用途是供上級機關了解情況。呈送“報告”，不能要求上級機關給予批覆。因此，不能把“請示”結尾的請示用語用於“報告”的結尾。例如執行“報告”結尾不宜用“以上報告當否，請批示”，“以上報告妥否，請指示”之類用語。一般都用“特此報告”，“專此報告”或“以上報告請審閱”等語作結尾。

（七）寫代擬稿的注意事項

部門請示政府批轉的報告和發文代擬稿。涉及有關地區或其它部門工作，事前未協商且無會籤意見的，代擬稿未打印的，無報送說明的就要求政府給予發文的，應一律給予退回。