如何寫工作日誌
如何寫工作日誌
寫工作日誌是自我工作管理的一種方法。養成堅持每天寫工作日誌的習慣,可以確保每天工作不會出現遺漏,幫助日後回憶和檢視,在日積月累潛移默化中提高了自身的事務管理和時間管理能力,也爲日後出現爭議時提供佐證。
工作日誌主要是寫給自己看的,不要當做應付主管檢查的道具。日誌看似簡單,記錄好的話,將是一筆人生經歷的寶貴財富。
一、工作日誌內容
好的工作日誌應包括四方面內容:每日工作計劃、完成情況、工作備忘、小結(心得體會)。具體如下:
(一)工作計劃。即是當日工作任務編排。以要點方式記錄每日要完成的工作任務。一般按時間安排來寫,也可以按重要性次序來寫。注意幾種任務的時間編排,以提高工作效率:
1、可控性的工作按重要、次重要的先後排序;
2、不可控性的,緊迫性優先。
3、外勤任務考慮車程、路線來統籌時間安排。
4、預約的事務應予按時到達,編排時間提前量。
5、若分不清重要與次重要任務,可先羅列,適時調整。
(二)工作完成情況。每項工作任務完成情況都應做好記錄,包括已完成或進展情況。簡單任務完成後可以在任務後面打√,自己知道已完成即可。
(三)工作備忘。
內容包括:
1、工作過程中出現的問題。
2、執行任務中的偏差。
3、結論性,關鍵性的問題。
4、需尋求支持、請示的問題。
5、領導交辦的事項。
6、其他雜七雜八的需記錄以免遺漏的事項。
前述工作完成情況和備忘可以混合而言,特別是不能一天完成的事務,既要記錄進度,又要提醒下一步跟進事宜。
(四)小結。包括評價、心得、體會、經驗等。經驗來源於實踐,及時小結,自我提煉出工作模式,工作方法,或者人生哲理等等。可以是自己領悟出來的,也可以是從他人獲知的。不一定每天都寫,但一有所感悟最好馬上記錄下來,日積月累,這些將是人生的寶貴經驗,智慧的精華。
二、寫日誌的時間要求和方法
總的來講,首先要養成隨手記錄的習慣,隨身帶備記錄本和筆,或者以手機、電腦記錄。
1、每天下班前後要完成,同時編排次日的工作計劃;
2、每件事畢,隨手記錄,同時查看下一任務,以提醒自己莫要遺漏;
3、簡煉明瞭,看得明白即可,但不能過於簡單。
4、每一項任務的前面,用時間來固定,如9:00—10:00,拜訪某人;10:00—11:00,完成某項報表。
5、善用5W1H法
(1)Why——爲什麼幹這件事?(目的);
(2)What——怎麼回事?(對象);
(3)Where——在什麼地方執行?(地點);
(4)When——什麼時間執行?什麼時間完成?(時間);
(5)Who——由誰執行?(人員);
(6)How——怎樣執行?採取哪些有效措施?(方法)。
以上六個問題的英文第一個字母爲5個W和1個H,所以簡稱5W1H工作法。運用這種方法分析問題時,先將這六個問題列出,得到回答後,再考慮列出一些小問題,又得到回答後,便可進行取消、合併、重排和簡化工作,對問題進行綜合分析研究,從而產生更新的創造性設想或決策。
如果你是主管,應該以之對下屬強調每項工作的每個細節,尤其是菜鳥;如果你是菜鳥,就應學會用最基本的5W1H法來寫日誌,儘可能詳盡。
三、工作日誌的形式
1、工作日記本的選擇上若單位有要求的,按要求配備。自行選擇的,可選擇既方便攜帶又輕便的本子。
2、擡頭應記錄時間、天氣等要素。
3、記錄時,可以每項任務下空行,以便有空位作註釋。
4、形成自我風格,如採用自己喜好的符號(√☆▲△○)、線條、顏色等做標記,以區分工作重點、注意事項和強調事宜。
無論從事何種崗位,形成寫日誌的習慣是最重要的。不妨每天早上洗臉的時候,把當天要辦的事在腦海過一次,預測一下,如果辦不了何事,轉入辦哪事,順路可以辦何事;同時激勵一下自己,讓自己充滿信心和激情。
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