法院電子檔案借閱使用說明

北京市第二中級人民法院

電子檔案借閱使用說明

辦公室檔案科

2010年7月

目　　錄

1．紫光電子檔案程序特點... 1

2．電子檔案借閱方法... 1

2.1 院內審判人員借閱案卷... 1

2.1.1. 借閱自己承辦的案卷... 2

2.1.2. 借閱他人承辦的案件... 12

2.2 院外人員網上閱卷（律師、當事人閱卷）... 14

1．紫光電子檔案程序特點

目前爲在全市法院內統一電子檔案的數據格式，實現全市法院檔案資源的共享，我院將試用紫光公司開發的電子檔案管理系統電子檔案借閱使用程序，有關特點如下：

（1）           全市法院將使用統一的數據格式，統一的掃描程序和借閱程序，大大方便了各法院的檔案數據文件交換，實現了全市法院的檔案資源共享。

（2）           該程序採用了BS程序架構，不需要在前端計算機上裝前端程序，系統維護方便。

（3）           審判人員調檔程序直接嵌入到辦案程序中，調檔時不需另外調用其他程序。

（4）           律師和院外人員借閱檔案採用瀏覽器＋網頁地址的方式，用戶使用方便。

（5）           系統對檔案文檔採用了特殊的加密技術，文檔的保密程度高，安全性能好。

（6）           紫光公司可對該程序實現遠程維護，系統維護方便，能保證程序的安全運行，提高了系統的可靠性。

2．電子檔案借閱方法

在計算機上借閱電子檔案案卷分爲：院內審判人員借閱案卷、院外人員借閱案卷兩種方式。

2.1 院內審判人員借閱案卷

院內審判人員借閱案卷又分爲借閱自己承辦的案卷和借閱他人承辦的案卷。特別強調的是，只要不是案件的承辦人，即使是合議庭組成人員也只能用借閱他人承辦的案卷的方法來辦理相關的借閱手續。

2.1.1. 借閱自己承辦的案卷

操作步驟爲：提出申請――檔案科批准――網上借閱

（1）提出申請：借閱檔案應先由借卷人在審判系統提出申請。具體操作：借卷人首先登錄審判系統，打開瀏覽器，在地址一欄內輸入審判系統的IP地址，如圖1所示。

圖1

當屏幕上出現審判系統的登錄界面時，輸入借卷人的用戶名和密碼，如圖2所示。

圖2

進入審判系統後，在屏幕的右下方有一個“工具箱”，點擊“工具箱”中的“檔案借閱”圖標，如圖3所示。

圖3

點擊後屏幕將出現如下界面，請輸入預借閱案卷的有關信息。在這裏借卷人可輸入多種信息，通過多種方法來查找要借閱的案卷。這裏我們直接輸入“案件類型”和“案號”來查找案卷，在“案件類型”一欄內選擇“民事”，在“案號”一欄內輸入案號“2008年二中民終字第16481號”，由於系統無法實現模糊查詢，案號必須如上所示全部填寫完整，然後點擊“查詢”按鈕，見圖4。

圖4

如果數據庫中該案卷存在，這時屏幕將顯示查詢結果。如“案號”“立案日期”等信息，以表示該案卷存在。點擊圖中的“借閱申請”圖標，見圖5。

圖5

屏幕上應出現如圖6所示界面，屏幕上紅色信息爲必填項，必須全部如實填寫。其中的“借閱用途”有多種選擇，這裏我們選擇的是“辦案參考”，填寫後點擊“保存”按鈕。

圖6

屏幕上出現“申請成功”的對話框，見圖7。點擊“確定”按鈕。至此“借閱申請”操作完成。

圖7

（2）檔案科審批：該項操作由具有審批權限的檔案科工作人員完成。

操作步驟如下，檔案管理工作人員首先登錄檔案管理系統。打開瀏覽器，在地址一欄內輸入檔案管理系統的IP地址。當屏幕上出現檔案管理系統的登錄界面時，輸入審批人員的用戶名和密碼，如圖8所示。

圖8

進入系統後，點擊“借閱管理”圖標，如圖9所示。

圖9

出現如下界面時，點擊“借閱審批”圖標，如圖10所示。

圖10

點擊後會出現如圖11所示的界面，此時如果審判庭室提出了“閱卷申請”，這些“申請”將在這裏顯示。審批人員通過點擊“借閱審批”，對審判人員的“借閱申請”進行審批。審批可逐個進行，也可以批量審批。

圖11

圖12

在如圖12的界面中，檔案管理人員可對“借閱申請”作出“同意”或“不同意”的處理，並點擊屏幕上相應的按鈕。如點擊“同意”按鈕，則出現如下界面，表示審批工作完成，出現下面的對話框時（圖13），請點擊“確定”按鈕。檔案管理人員的網上審批工作就全部完成了。提出“借閱申請”的審判人員就可以在自己的辦案系統中借閱案卷了。

圖13

（3）   查看借閱的卷宗

閱卷時，申請人需進入自己的辦案系統，然後點擊屏幕右下方工具箱中的“案卷借閱記錄”按鈕，如圖14所示。

圖14

點擊後，屏幕如下界面，如圖15所示。

圖15

審判人員的借閱申請（借閱案卷2008年二中民終字第16481號），如果已得到檔案管理人員的批准，會在“借閱狀態”一欄中顯示“已同意”，如圖16所示。點擊“瀏覽案卷”就可以閱覽申請的案卷了；如檔案管理人員批准爲“不同意”，就不會在該圖中顯示，申請者將不能閱覽申請的案卷；如檔案管理人員還未對該申請進行處理，則在“借閱狀態”一欄中顯示“待批准”，這時申請者也不能進行閱卷操作，需繼續等待檔案管理人員的審批。看完案卷後可點擊“歸還”按鈕歸還案卷。借閱期限默認是三個月，到期之後就不能再瀏覽電子捲了。如要繼續瀏覽，可以在案卷到期前點擊“續借”，進行續借操作，“續借”需檔案科再次進行審批。

圖16

閱覽案卷時，屏幕上將出現如下閱覽界面。申請者可通過該界面對整個案卷進行閱覽，如圖17所示。

圖17

在閱覽案卷時，該系統提供打印功能，如需要打印文檔，可使用屏幕右下方的兩個打印按鈕打印文檔，打印文檔有“批量打印”和“打印”兩種方式，如圖18所示。

圖18

“打印”：即打印當前頁（當前瀏覽的頁）。

“批量打印”：可打印一批文檔，使用時需指定打印的起始頁和結束頁。需注意的是，這裏的頁數是指整個案卷的統一頁數，而不是正卷或副卷裏標識的頁數。例如：有一本卷，正卷40頁，副卷30頁，如要打印副卷的第3頁至10頁，打印起始頁爲40＋3＝43，結束頁爲40＋10＝50頁。而不能起始頁爲3，結束頁爲10，這樣打印的結果是正卷的第3頁至10頁。

2.1.2. 借閱他人承辦的案件

借閱他人承辦的案件與借閱自己承辦的案件有所不同，其操作步驟爲：提出申請――庭長審批――檔案科批准――網上調卷，與借閱自己的案件相比，多了一項“庭長審批”操作，其他步驟的操作則完全相同。審判人員提出借閱他人承辦的案件申請，在檔案科審批前，必須經過“庭長審批”後，才能將申請送至檔案科進行審批。需強調的是，審判庭、室之間的跨庭借卷（除執行局、審監庭、申訴審查庭、監察室），還需要主管院長審批檔案科方可借閱。由於系統中沒有設置此項，需拿主管院長簽字的紙質借條前來檔案科辦理電子檔案借閱。

下面介紹“庭長審批”的具體操作。

（1）“庭長審批”的具體操作如下：打開瀏覽器，在地址一欄輸入審判系統IP地址，在用戶名和密碼欄內輸入申請者所在庭的庭長或副庭長的用戶名和密碼。進入庭長辦案系統，在屏幕的右側上方有一個“檔案借閱審批”按鈕，點擊此按鈕，如圖19所示。

圖19

屏幕上出現但“檔案借閱審批”窗口，如圖20。

圖20

點擊窗口右側的“借閱審批”按鈕，屏幕上出現“審批登記”窗口，如果同意該申請人的借閱申請，點擊“同意”按鈕，如果不同意該申請人的借閱申請，點擊“不同意”按鈕，如圖21。

圖21

點擊之後，出現“審批完成”的對話窗口，點擊“確定”按鈕，“庭長審批”操作就全部完成了，如圖22所示。如果同意該申請人的借閱申請，該申請將送往檔案科進行下一步審批。檔案科審批通過後，申請人就可在自己的辦案系統中查閱案卷了。檔案科審批和申請人閱卷這兩項操作與前面所講完全相同，就不重複介紹了。請參閱前面介紹的有關章節。

圖22

2.2 院外人員網上閱卷（律師、當事人閱卷）

操作分爲以下三個步驟：

1．院外申請人先要與檔案科進行電話預約。電話預約：是將申請人申請的案卷號記錄下來，並與申請人約定閱卷時間。

2．檔案科管理人員對申請人預約的案卷進行登記，取得網上借閱密碼。

檔案工作人員首先登錄檔案管理系統，打開瀏覽器，在地址一欄內輸入檔案管理系統的IP地址。當屏幕上出現檔案管理系統的登錄界面時，輸入審批人員的用戶名和密碼。進入系統後，點擊屏幕左側的“借閱管理”圖標，見圖23。

圖23

點擊後，在“借閱管理”的下面出現一個下拉式菜單，點擊菜單中的“借閱登記”。

圖24

點擊之後，出現如圖25的界面，檔案科管理人員需在案號一欄內輸入申請人要借閱案卷的完整案號，然後點擊“查詢”按鈕。

圖25

如果檢索到該案卷，屏幕上出現如圖26 所示的界面，點擊屏幕右側的“借閱登記”按鈕。

圖26

出現“借閱登記對話窗口（圖27）。在“借閱人類型”一定要選擇“其

圖27

他部門”或“當事人”，選擇後的界面如圖28所示。在圖28的對話窗口中，需填寫借閱人的有關信息，如：姓名、身份、身份證號、聯繫電話等，標題爲紅色的是必填項，如果借閱人是當事人（原告、被告、律師）， “借閱範圍”只能選擇

圖28

“正卷”，副卷是不對當事人開放的。信息填寫完畢後，點擊“保存”按鈕，屏幕上出現“登記完成”對話框，點擊“確

圖29

定”按鈕（圖29）。會出現一個“檔案借閱登記窗口”，在窗口中除顯示申請人的有關申請信息外，最重要的是在窗口的下部有一個登錄口令，這時申請人在網上閱卷的關鍵信息，務必記牢並妥善保存，也可點擊“打印”按鈕，將上述信息打印在紙上，申請人將憑此登錄口令在網上閱卷。如圖30所示。

圖30

3．院外申請人憑藉閱密碼在我院計算機上閱卷。

院外申請人網上借閱案卷使用專用軟件。閱卷時，打開IE瀏覽器，在地址欄輸入IP地址：，屏幕出現如下界面，如圖31。

圖31

在口令一欄內輸入在“借閱登記”是得到的“登錄口令”，並點擊“登錄”按鈕，計算機就會將申請人申請的案卷調出來，並在屏幕上予以顯示，見圖32。

圖32

申請人按照屏幕上案卷目錄索引，就可順利閱覽案卷的全部內容。閱覽方法與前面介紹的完全一樣，需注意的是：這種方式也具備打印的功能，檔案科管理人員如要控制院外人員打印文檔，只能加強人工監控。系統沒有打印控制功能，即只要申請得到批准，用戶就可以打印文檔。

由於該系統剛剛投入使用，程序會有很多不完善的的地方，在實際使用中可能會出現一些問題。如遇到問題，可撥打有關電話尋求幫助：

         紫光公司高院值班室：79800

         檔案科：2145    2140

         技術科：2282