淺析管理信息系統研發及企業信息運用

管理信息系統結課論文

淺析管理信息系統研發及企業信息運用

摘要：自從第一代機器語言誕生以來，軟件系統經歷了機器語言、彙編語言、高級語言的發展，形成了針對不同應用場景的信息管理系統。時至今日，信息管理系統對企業日常經營維護、決策指導等方面起到的作用越發重要。但任何一個管理系統並不能滿足所有企業的日常數據管理需求，這時候需要根據不同行業企業需求，進行模板式開發，針對特定類型企業進行調研、研發、維護管理信息系統。本文將從具體企業管理信息系統的搭建，運營，維護方面淺談系統如何實現企業信息管理及運用的。

1、MIS的研發過程

     任何一家企業並不是一開始就有管理信息系統的，往往最初是通過非系統方式，如記事本、excel、表單等記錄日常經營信息和數據。但隨着企業業務不斷擴大，這種方法的弊端開始提現出來：

l  數據記錄麻煩，再跟其他人員溝通過程中，容易導致數據傳遞錯誤、數據遺失問題；

l  數據查找麻煩，在一定量規模數據的前提下，要查找具體數據，需要花費相當人力物力成本；

l  數據更改麻煩，企業經管過程中，業務往往是以鏈式形式進行的，前期數據錯誤，將導致後面整條鏈數據錯誤，這時候需要修改，要將鏈條中涉及到的每條數據都進行修改；

l  數據沒有實時性，往往一個數據更改後，其他數據需要再次計算後才能得出最終結果，對於企業主來說，數據的實時性，對企業經營決策至關重要。

企業業務達到一定範圍後，簡單統計計算模式必然導致管理效率降低，此時需要考慮研發自身管理信息系統。系統研發需要經過需求調研、原型流程圖設計、編寫軟件開發文檔、軟件研發、測試、部署、維護階段。我們以銷售型企業中銷售部門對客戶信息管理的系統（即CRM客戶關係管理系統）爲例，逐步對系統研發每個步驟進行介紹。

1.1、需求調研

軟件的研發是基於需求之上的，需求調研至關重要，它決定了一個軟件的方向性問題，如是做數據管理型軟件，還是電商交易型軟件，還是視頻娛樂型軟件。對需求調研的越詳細徹底，後面軟件研發出的效果與預期偏差越小。需求調研往往從做什麼和怎麼做兩方面着手，以銷售型企業爲例：

l  做什麼：企業的痛點，需要解決的問題是什麼。銷售型企業中，需要解決的是業務員工作量考覈、客戶信息管理跟蹤、數據實時統計、員工信息定時反饋等；

l  怎麼做：要確定實現方式和實現流程，如採取B/S、C/S還是移動端方式，然後實現流程是怎麼樣。銷售型企業中，往往有組長管理若干業務員，業務員需要跟進客戶信息，並定時反饋工作彙報，財務人員負責查看財務情況，系統管理員擁有最高權限，允許分配賬號等。

1.2、原型流程圖設計

需求調研完成之後，項目經理需要根據需求調研結果，進行原型流程圖設計。原型流程圖相當於是軟件草稿，將需要開發的軟件用專門的設計工具進行設計，並跟未來軟件使用者進行討論修改，最終確定實現流程方案。一般原型流程圖設計工具有Pencil、UXPin、Axure RP、墨刀等。

1.3、編寫軟件開發文檔

原型流程圖設計並確認後，將進入軟件開發文檔編寫階段，該階段需要項目經理將軟件需求進行模塊化，並形成詳細的需求文檔，給於軟件使用者確認，同時，軟件開發文檔將成爲開發人員進行開發的重要依據。以銷售型企業需求爲例，可以將系統分爲系統設置、客戶管理、審覈管理、報告、賬號管理、財務管理等幾大部分，編寫見開發文檔，需要在對每個模塊進行再次劃分，直至最小功能模塊。軟件開發文檔關鍵部分爲：各模塊具體功能實施流程、輸入輸出參數、對應的原型流程圖。軟件開發文檔完成後，將進入研發流程。

1.4、軟件研發

開發人員根據軟件開發文檔，選擇對應技術，對邏輯功能進行代碼語言研發。該階段需要開發經理反饋開發計劃表，並將開發計劃精確到每人每天，並嚴格按照開發計劃表執行。

1.5、測試

軟件研發完成後，一般會在本地環境進行測試，確保軟件研發效果跟預期一致，並測試是否有功能性bug，這個階段測試經理將測試反饋文檔給到開發人員進行修改，修改完成後對項目進行正式環境部署。一般測試分爲白盒測試及黑盒測試，兩者分別如下：

l  白盒測試：也稱功能代碼測試，指開發人員對具體某個模塊代碼，逐條進行檢查，在代碼層面查找是否存在漏洞問題；

l  黑盒測試：也稱功能測試，指測試人員在不管代碼的基礎上，將系統想象成一個黑盒，對系邏輯統功能進行測試。

1.6、部署

軟件測試通過後，需要開發人員將軟件部署到正式運行服務器上，一般採用正式服務器默認沒有代碼運行環境，需要開發人員登錄服務器進行安裝部署。爲了安全運營起見，正式運營的服務器系統一般選擇Linux系統，而不選擇Windows系統，Linux系統環境部署需要通過命令行界面進行。

1.7、維護階段

項目進入到維護階段，不再需要整個研發團隊人員參與了，根據項目大小，小型項目只需要1-2個開發人員，大型項目只需要4-6個開發人員進行維護。維護一般分爲系統維護和服務器維護兩部分，兩者分別如下：

l  系統維護：在系統測試階段，由於系統過於複雜，不能查找出細微bug，或者某個bug要在特定條件下才能觸發，要在運營過程中才能發現，這時候需要維護人員針對系統出現的bug，進行檢查修改；

l  服務器維護：代碼本身運行正常，但服務器出現問題，導致系統運營出現問題，如服務器帶寬過低、內存空間不足、內核配置過低等，這時候需要維護人員對服務器進行設置調整。

2、MIS如何管理企業信息數據

管理信息系統搭建完成後，企業業務運營流程信息將依靠管理信息系統。由於在系統研發之前，業務已經在運營，並且產生數據，這時候需要將線下的數據作爲數據源，遷移到線上系統中，遷移方法有兩種，一種爲系統手工錄入，一種爲excel表格導入，系統手工錄入針對數據量不多的情況，用戶對數據逐條錄入，準確率高，excel表格導入，需要將數據源整理成excel表，開發人員通過編寫腳本形式，直接導入數據庫，這種工作量高，針對於數據量大的情況，一般而言，數據量大的數據源導入，會出現一定錯誤率。

MIS如何管理企業信息數據，需要針對具體業務模塊進行說明，我們以上述銷售型企業爲例，從客戶信息、業務員管理、財務統計、審覈流程、提交報告這幾個模塊進行說明：

2.1客戶信息管理

業務員將客戶信息直接在系統上登記，允許修改，並要求定期反饋客戶跟進狀況。一方面便於業務員直接管理自己的客戶，另一方面，系統可以統計整個公司目前客戶情況，也可以統計出業務員的工作量，對業務員績效考覈有重要查看意義。

2.2業務員管理

組長允許直接管理自己下屬業務員信息，設置在職狀態，查看業務員工作量情況，工作進度等操作。

2.3財務統計

客戶信息管理中，對客戶已經簽約的信息，包括簽約金額，簽約日期等，都錄入到系統中，系統允許實時統計出目前公司客戶的財務統計情況，避免之前需要耗費人力物力進行計算的情況。

2.4審覈流程

對於需要審覈的操作，如客戶合同審覈等，直接在系統上可以完成，不需要在進行紙質版簽字確認。

2.5提交報告

系統使用人員，允許將每週定期彙報，以文本框編輯形式，直接在系統上進行提交。企業管理人員允許隨時查看。

管理信息系統數據都保存在數據庫中，用戶通過操作程序，對數據進行增刪查改操作。

3、MIS數據存儲優點

對比傳統excel或者記事本數據存儲，MIS數據存儲有如下優點：

l  MIS數據存儲更靈活。MIS是通過表結構進行存儲數據，數據之間有一定關聯性，往往修改一個數據，相關關聯數據也會接着改變，不需要原始方法，一個個進行修改。

l  MIS數據不易丟失。MIS數據保存在服務器端，只要進行定時備份操作，除非人爲操作，數據丟失率是非常低的，即使由於特殊原因導致數據的丟失，也可以通過備份數據進行還原。

l  MIS數據統計方便。只要能確定計算方法，MIS將能實時統計運營數據，避免人工計算，節省時間。

l  MIS數據便於挖掘規律。當數據量到達一定級別後，數據庫存儲數據將有很大價值，往往隱藏着用戶使用規律，習慣等，通過大數據算法，將數據中的規則挖取出來，能夠讓企業在營銷、管理等方面給於極大幫助。

4、大數據挖掘在企業中的應用

隨着互聯網技術革命性發展，各行各業數據呈現爆炸式增長，對於企業而言，運用好自身積累的數據，對企業經營決策方向起着重要作用。企業使用數據挖掘技術獲得相關規律，必須滿足兩個條件：1、企業本身已經有一定量級的數據，並且數據還在不斷增加；2、數據已經以數據庫系統形式存儲，並且數據之間相互聯繫。

企業數據挖掘需要從需求出發，明確要達到的目的，再選擇數據源，通過特定算法進行建模，得出公式，將公式代入程序中進行使用。數據挖掘主要運用工具包括：SparkMlib，HDFS，Kafka，Django，主流開發語言有Java和Python。

以電商企業爲例，客戶在瀏覽商品時，需要推薦相關商品，推薦的商品儘量能促使客戶下單，其具體實施步驟爲：

l  通過javascript採集每個用戶的商品瀏覽軌跡（url）並通過Ajax發送到後臺，用Nginx來做日誌接收，每天定時將日誌上傳到分佈式文件系統HDFS保存。

l  用正則提取出用戶瀏覽商品的數據（從商品頁面url得知商品型號），通過Spark MLib對用戶歷史商品瀏覽信息進行數據建模（採用LDA算法），定期生成一個數據預測模型。

l  LDA模型聚類出N個羣體，在新用戶訪問商品數達到一定量是即可通過模型對該用戶歸位某個類別，並推薦出該羣體對應的相關商品。此外，實時處理運用Spark Streaming+Kafka 可作爲實時推薦。

l  用Django包裝成商品推薦的接口（通過瀏覽軌跡請求，返回推薦結果），在web上提供前端調用。

5、總結

管理信息系統在企業中作用越來越重要，管理和運用數據，並能通過深層次挖掘數據，將越來越成爲企業核心競爭力。我們在學習過程中，不僅僅要知道原理，還需要了解其實現過程，並結合自身所處的行業，得到一定啓發。學習管理信息系統課程，並非要求我們掌握代碼編寫能力，而是站在更高的角度去思考企業的發展決策，技術只是工具，利用好工具爲企業創造最大價值。