籌備期會議管理制度

籌備期會議管理制度

目的:

爲確保酒店籌備工作順利開展，及時對各項工作進行安排、部署，對工作中存在的問題進行溝通、處理和協調，規範會議程序，提高酒店總體決策管理和辦事效率，加強部門之間的工作協調，特制訂本制度。

政策:本規定適用於籌備期酒店管理人員

程序:

一、適用範圍

本制度所指的會議包括酒店召開的所有內部會議，具體如下：如月度工作會議、經營研討/分析會、採購協調會、周例會、晨會、其他專項會議或臨時會議等。具體內容及安排如下：

1、總經理工作會議暨月度會議

會議內容：酒店上月度管理工作講評，各部門上月工作總結及下月工作計劃彙報，明確工作計劃及任務安排。

時間：每月上旬第一個週一（14：30）

地點：會議室

主持：總經理

參加對象：董辦助理、酒店各部門第一負責人、部門總監以上人員

2、管理工作座談會：

會議內容：管理人員座談工作體會、工作建議

時間：每月中旬末（提前一天通知）

地點：會議室

主持：總經理

參加對象：臨時通知

3、經營研討/分析會：

會議內容：蒐集各種信息、建議，提出新的經營方案，制定新的經營政策。

時間：每月一次（提前一天通知）

地點：會議室

主持：總經理

參加對象：臨時通知

4、採購、成本控制協調會：

會議內容：①通報上週採購情況，提出申購、採購、驗收過程中的問題，提高採購效率，降低採購成本。

時間：每週一次(根據實際需求提前通知)

地點：會議室

主持：總經理

參加人員：酒店工程、餐飲、房務、財務、採購以及董辦助理

5、周例會

會議內容：每週工作檢查、講評、協調、佈置。

地點：會議室

時間：每週五下午14：30（現行）

主持：總經理

參加人員：酒店各部門第一負責人以上管理人員、董辦助理

6、晨會

會議內容：每天工作彙報、問題溝通

地點：總經理辦公室

時間：週一至週四每天9：30(2022年一月份開始試行)

主持：總經理

參加人員：酒店各部門第一負責人以上管理人員

二、會議記錄

1、籌備期人力資源部負責會議記錄及存檔。

2、需發送各部門的會議記錄，原則上需在會議結束的24小時內完成併發送。

三、會議跟進及傳達

1、會議決議、安排事項須會後跟進落實的，須在會上明確跟進部門、跟進人。

2、會議結束後，對於酒店相關決議、文件及領導的指示精神需要向下傳達的，務必準確、全面。

3、對於需跟進的事項應及時跟進，並把相關情況在下次同類會議召開時進行彙報。

四、會議紀律

1、出勤：與會人員按會議召開時間提前五分鐘到達會議通知地點，若有緊急事宜應提前向總經辦請假，不得無故缺席、遲到。遲到或早退在5分鐘至15分鐘以內樂捐50元作爲團建活動基金，超過15分鐘樂捐100元，無故缺席樂捐200元同時提交書面檢討。（備註：參會人員須簽到簽退，否則按未出席處理。）

2、接打電話及緊急事項處理：與會人員的手機必須設在靜音或震動模式，不得在會議期間接打電話。若有緊急事項需要立即處理，須在不影響會議正常進行的前提下，告知會議主持人，經同意後方可離開會場進行處理。違紀者樂捐50元/次。

3、衛生要求：請保持會場整潔，禁止吸菸、亂扔垃圾。會議結束後將座椅整理好，清理好各自桌面。

五、保密

1、對於涉及酒店商業機密的會議及規定不準記錄的會議內容，與會人員不得拍照、錄像、錄音。

2、酒店所有的會議紀要均爲酒店內部資料，禁止外傳。