大型活動接待方案【精品多篇】

接待方案 篇一

一、總則

1、爲規範公司商務接待活動，在保證商務接待效果的前提下，加強商務接待費用控制，特制訂本方案。

2、商務接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀律，有禮有節、熱情大方，樹立公司的良好形象。

3、本方案規定了公司商務接待的管理職能、管理內容與要求、檢查與考覈，適用於公司的全部商務接待活動的管理。

二、管理職能

行政部是公司接待工作的管理部門，公司商務接待以及宴請用餐等均由行政部統一安排。

三、商務接待工作原則

1、以對等接待、各負其責、相互配合爲原則。商務接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一致，齊心協力，共同做好接待工作。

2、規範高效、安全節儉、服務一流的原則。商務接待工作應規範服務，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應付拖拉。

3、統一標準、預算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務接待標準，對各項商務接待費用實行預算管理，由行政部負責人根據覈定的預算嚴格控制使用，商務接待費用原則上不得超過限額，如需追加預算，由總經理另行審批。 四、接待職責分工

1、接待工作是公司窗口式工作，對於塑造企業良好形象、實現公司經營目標，具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規範行爲。

2、接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下：

2.1行政部：

提供一般接待良好環境的保障及備品準備，負責接待服務並陪同洽談及參觀介紹；

負責來客引入及會議室的環境保持；

提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。

2.2工程部及相關負責人：負責接待洽談並陪同始終。

五、商務接待細則及標準

1、商務接待細則

1.1對於因接待需求經常往來的餐館、賓館、副食品店或其他機構應爭取以簽約形式約定折扣價，原則上應定點採購和安排餐飲、住宿等事項。

1.2在商務接待過程中，原則上酒水、香菸應自帶，未經允許的前提下自行購買物品和安排的招待事項而產生的費用公司不予報銷。

2、商務接待標準

公司商務接待標準，根據來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準。主要劃分爲3個級別：普通接待、中級接待、高級接待。

2.1普通接待

2.2中級接待

2.3高級接待

六、商務接待流程

①各部門實施商務接待前，應填寫《商務接待申請表》，經部門主管審覈，分管副總審批後報由總經理簽字確定後，報行政部申請安排接待；

②申請部門在《商務接待申請表》內應明確來賓人數、級別、接待時間、接待事由、接待負責人等信息及相關接待要求建議；

③公司高層領導的商務接待活動，由其相關接洽人員填寫《商務接待申請》，並作爲接待負責人；

④行政部接到《商務接待申請表》後，應根據公司商務接待標準進行商務接待行程設計並覈定接待預算後，填寫《接待行程安排表》，反饋至接待申請部門確認； ⑤經申請部門確認後的《接待行程安排表》，按接待標準進行審批；

⑥如接待申請部門要求部分或全面超標準接待，《接待行程安排表》應按照相應接待標準進行審批；

⑦行政部將獲批後的《接待行程安排表》報公司財務部，作爲預支、報銷接待費用的預算憑證。

會議接待方案3 篇二

一、接待前準備

1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。

2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。

3、提前按要求做好旅遊及行程計劃、安排好旅遊車輛，駕駛人員，導遊人員，旅遊景點，旅遊途中就餐點。

二、接站

根據客人具體抵達時間，提前半小時抵達（火車站/機場）。舉牌接到客人後安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。爲客人辦理好入住手續，並讓客人及時瞭解到酒店的基本情況和注意事項。

三、旅遊及行程的安排

1、導遊要求：

知識豐富，技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導遊業務知識和講解、服務水平、實踐經驗豐富。

2、車輛要求：

安排專業旅遊車隊的空調旅遊車，車況好、乾淨，設備齊全。安排多年駕駛經驗專業的司機，確保客人安全。

四、旅遊保險

確保此次旅遊活動的安全順利，我社可代辦每位旅遊投保10萬元旅遊人身意外傷害險。

五、會議日程安排

x月x日：機（08：00-18：00），提前得知每個客人的航班號航班時間安排接機時間，人員接機，帶領客人上車，司機送客人抵達酒店休息。

1、在大堂內擺放接待臺及歡迎條幅。

2、在大堂接待桌上擺放貴公司簽到牌、賜名片、並安排3名專業人員在接待臺協助會務組，爲客人簽到辦理登記，併爲VIP客戶提供優質服務入住手續。在客人到達酒店時，引導客人前往簽到臺辦理入住等。

3、代定客人往返大交通

4、舉行主題晚宴（根據客戶要求）；若有演出，請客戶提出有關演出的主題語言類，歌曲類，小品類，戲劇類等。

5、協助主辦單位安排參會事議。

6、19：00-21：00晚上舉辦宴會廳歡迎宴會。

7、x月x日：參加會議。

本酒店參會：

上午：8：00-10：00上半場10：00-10：30茶歇。

10：30-12：00下半場12：00-13：00中餐。

下午：14：00-16：00上半場16：00-16：30茶歇。

16：30-18：00下半場19：00-21：00晚宴。

會議接待策劃方案 篇三

一、活動目的：

爲了加強公司員工的凝聚力，豐富公司文化生活，表達公司對員工節日的關懷與問候，同時對20XX年工作進行總結、表彰先進。

二、活動主題：

20XX年工作總結和20XX年公司規劃，表彰先進

三、活動時間：

20XX年1月31日

7：30—9：00

四、活動地點：

公司餐廳

五、與會人員：

公司全體員工

六、活動主持人：

張軍偉

七、活動方案：

（一）會場佈置：

負責人：行政後勤科：

橫幅標題：江蘇CH有限公司20XX年度工作總結暨表彰大會

具體準備：桌牌、照相機獎狀證書、筆記本電腦、音響、麥克風、茶水、水果；

（二）總結和表彰大會

1、主持人宣佈：宣讀會場紀律

2、主持人宣佈：由公司總經理致新年賀詞；

3、主持人宣佈：請生產副總爲我們作20XX年工作總結，大家熱烈歡迎

4、主持人宣佈：請總經辦主任宣讀20XX年度規劃

5、主持人宣佈：請總經辦主任宣讀員工表彰決定：

（1）對先進部門進行表彰：由王總進行頒獎，大家表示熱烈祝賀，由部門負責人發表獲獎感言（大約15分鐘）

（2）對先進個人進行表彰：由王總進行頒獎，大家表示熱烈祝賀，由獲獎者發表獲獎感言（大約30分鐘）

（3）對特殊貢獻者進行表彰：由王總進行頒獎，大家表示熱烈祝賀，由獲獎人發表獲獎感言（大約15分鐘）

6、總經理對大會進行會議總結；

7、主持人宣佈：會議結束。

會議接待方案 篇四

一、銷售部接待程序:

銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息後，應着手做以下工作:

1、及時與會務方負責人進行聯絡

（1）清楚瞭解會議性質（屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等）及內容（包括:時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節後，應及時向部門主管領導彙報情況，由部門主管領導召開協調會議，統籌整個會議的接待工作。

2、落實會議場地和房間數量

在會議洽談協商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節，做好記錄，尤其應儘快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供後，應向餐飲部、房務部發出預留場地及房間的通知書。

3、商談價格

當確認場地及客房的安排沒有問題後，應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。

4、簽訂會議協議，收取會議押金

當會務方已確認所有會議細節後，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議，並依照協議收取相應的會議押金；

5、下發會議接待通知單

簽訂好會議協議後，根據雙方協商的具體內容和有關細節，填寫會議接待通知單，經覈對無誤，下發至各部門，並保存該次會議的檔案；

6、會議接待

發出會議接待通知單後，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯繫，協調會場的佈置，跟蹤會議進程；

7、會議結賬

會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協助；

8、會議送別

恭送會務方領導及辦會負責人，爲賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情；

9、會議結束

會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，並將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發表。

二、房務部接待程序:

房務部接到銷售部所下發的會議接待通知單後，應做到:

1、會議接待的前期工作

（1）熟悉、瞭解會議接待通知單的內容；

（2）瞭解結算方式，收費項目、聯繫人和費用簽單人；

（3）落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間，瞭解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加牀；

（4）落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等；

（5）落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達；

（6）負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。

2、會議排房

按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處於狀態的房間。

3、會議空房

確認會議定房，落實好具體房間後，將預定內容輸入電腦並確定房號。

4、會議嘉賓入住

（1）在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行覈實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作；

（2）會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發一覽表；對於重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處於正常狀態；

（3）當會議賓客抵店後，按會議接待安排及正常接待程序爲客人辦理入住手續，並由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯繫。

5、會議嘉賓離店

（1）禮賓官接待信息，應及時協助客人收送行李；

（2）前臺收銀處快速結賬；

（3）協助客人安排好車輛。

6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。

三、餐飲部接待程序

餐飲部接到由市場銷售部下發的會議接待通知單後，應做到:

1、會議接待前期工作

（1）做好記錄，根據會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數、形式、接待標準及有關特殊要求並將接待信息逐級傳遞；

（2）根據會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天佈置會場；

（3）由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況（會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態、會場的佈置質量、服務人員的精神面貌等），發現問題立即整改，力求沒有疏漏；

（4）提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，併爲會議客人預留用餐場所。

2、會議接待中

（1）安排優秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領參會嘉賓；

（2）跟進會議服務及協助客人處理會間特殊事項；

（3）協助銷售部會議聯絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。

3、會議結束

（1）宴會服務人員跟進會議結帳工作；

（2）幫助會議客人整理會議遺留物品。

4、會議用餐及送別

（1）引領會議客人用餐，並提供優質服務；

（2）做好餐飲帳務的結賬工作。

5、送別

（1）恭送會議客人，爲賓客留下美好感受；

（2）客人離店後，若遺留下貴重物品，應儘快聯繫交換客人。

6、整理會議客戶資料，總結會議接待得失。

接待方案 篇五

爲了做好第二屆中國餐飲業博覽會會務接待工作，組委會辦公室委託西安市成立餐博會會務接待組，並制定了第二屆中國餐飲業博覽會接待工作實施方案，具體如下：

一、接待時間

年1月17日至21日午前。

1月17日全天報到。

二、住宿安排

組委會負責接待由各省、自治區、直轄市和計劃單列市統一組團參會的代表。請各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團單位在8月25日前將參會人數、入住賓館等級及要求報會務接待組（餐博會代表團擬入住賓館回執表附後），並將定金（5元/人）於8月31日前匯入餐博會會務組賬戶。

三、用餐安排

1月17日至2日的用餐由會務接待組統一安排。用餐安排在入住賓館，形式爲自助餐或地方風味餐飲，代表憑餐券在規定時間用餐。有特殊用餐要求的代表，請各地代表團聯絡員及時與住店會務接待小組聯繫。

四、交通安排

1月17日會議報到當天，接待組在西安咸陽國際機場、西安火車站設接待點，各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團的代表請提前以傳真形式將航班、車次及抵達西安的時間報接待組。

餐博會期間，代表參加活動的市內區間交通用車由接待組統一安排。

1月21日會務接待組爲代表安排送站，需提前離西安的代表請及時與住店會務接待小組聯繫。會後需自行參觀考察的代表，會務接待小組可代爲聯繫酒店和旅行社，費用自理。

五、收費標準

（一）會務費：每位代表會務費6元，會務費包括餐博會資料費、區間交通費、參觀交流場館門票、仿唐入城式和盛唐迎賓宴暨餐廚文藝表演費、大唐芙蓉園門票、閉幕式晚宴費、紀念品等。團體報名超過5人的以及要求參加部分活動的代表可與會務接待組具體協商。

（二）食宿費：根據所住的不同賓館設A類：15元/人，B類：12元/人兩個等級標準。對於住宿、用餐有其他要求的代表團，也請在8月25日前與接待組聯繫。

（三）減免事項：各省、自治區、直轄市和計劃單位列市代表團團長免收食宿費、會務費；各地組團參會人數超過2人的，免收聯絡員（1名）的食宿費和會務費。

六、其他

因代表離西安返程日期相對集中，接受統一安排食宿的代表需預定返程機（車）票的，請提前與會務接待組或入住賓館會務接待小組聯繫。

會議接待方案3 篇六

一、會前準備工作

1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。

2、發出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員範圍。

3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。

4、大型會議要編組並提出小組召集人、討論地點。

5、大型會議要印製會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6、會場佈置、會場佈置要充分體現會議氣氛。

（1）懸掛會標、徽記、旗幟登。

（2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發言席，拜訪席籤、話筒，並保證音響效果。

（3）確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區域，並使與會者明確。

（4）保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。

（5）擺放適宜花卉。

7、後期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細緻安排。

8、做好會議發言、投票、發獎、集體照相等方面的。準備工作。

9、進行會前檢查或向領導彙報準備工作情況。

二、會務組織與服務工作

1、會務人員提前1小時到達會場，反覆檢查會場準備情況。

2、搞好會議簽到、材料分發。

3、落實主席臺領導、發言人是否到齊。

4、按預訂方案組織與會人員由前向後以此就座。

5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。

6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。

7、組織照相。

8、爲與會人員預訂車、船、機票等。

三、會議善後工作

1、會議結束後，要檢查會場，帶回剩餘材料、席籤等。

2、組織送站。根據與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會議報道工作。