大型會議接待方案(多篇)
大型會議接待方案 篇一
會議策劃簡介:
1、提供多家大酒店由您選擇,價格優惠。
2、會場(或分會場)的選擇和預定,會場的設計和佈置(會場內外氣氛的渲染和烘托,橫幅、旗幟綵球、拱門、主席臺、桌籤、簽到臺等)以及各種設備的擺放。
3、材料和證件的印製、會議手冊和參會人員通訊錄的設計製作、請柬、胸卡、餐券的印製。
4、禮品策劃、設計、樣品提供和製作。
5、設備:會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。
6、翻譯:各類外語語種的口譯、筆譯服務。
7、媒體支持、協助聯繫媒體、邀請記者。
8、提供會議所需各類信息。
9、協助招徠參會人員、協助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。
10、禮賓接待、會議事務及其他祕書服務、現場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及vcd的製作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單,根據要求進行調整,協助選擇和推薦不同的用餐地點。
12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。
13、公司專門爲會議設計和安排了多條旅遊路線,並根據參會人員的喜好,協助安排各種休閒活動。
14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。
會議接待程序:
1、我們倡導商務會議的全新概念,積極爲合作客戶提供效、優質、周到的服務,可以根據客戶需求,靈活安排會議規模、費用,提供活動整體策劃方案,以便爲客戶提供不同規模、檔次的商務會議服務設施。
2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務環境等一系列資詢信息供客戶選擇,爲客戶提供商務會議期間全部的會務用品及會議現場佈置,爲客戶提供相應的媒體支持。
3、會議期間,會根據客戶的需求,在會議舉辦地進行媒體宣傳,靈活操作,使商務會議期間的娛樂休閒活動具有鮮明特色。
4、我們將根據會議的具體情況,確定是否將會議劃分爲幾個分會場,選擇分會場地點,並提前爲您預約。
5、我們將爲您提當地大酒店3—7優惠價格的預定服務,並完全考慮您的要求,爲您推薦適合您需要的酒店以及樓層。
6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經驗及訓練有素的專業會務人員,與各酒店都有協議關係,可按客戶的不同要求提供規範、經濟的會議策劃及籌辦工作。
大型會議接待方案 篇二
一、接待時間:
20xx年x月x日—x月x日
二、接待地點:
接送機地點:西寧機場
下榻酒店:xx大酒店(銀龍大酒店,神旺大酒店,青海賓館等)
會議地點:xx大酒店會議廳(銀龍大酒店會議廳,神旺大酒店會議廳,青海賓館會議廳等)
三、接待對象:
嘉賓等一行人及其陪同人員
四、接待負責人員:
總負責:接待辦
跨部門接待小組:相關領導,祕書組,行政組,宣傳組,保衛組
五、接待前期準備工作:
1、制發邀請函,邀請嘉賓,協調時間2、食宿安排,提前預定3、迎接車輛安排
4、迎賓(嘉賓到達前20分鐘,相關人員需做好迎賓工作)5、相關接待人員,負責相關接待工作
六、機場接待
1、機場一層到達廳內設接待處人員,根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎xx貴賓”牌,在一層到達電梯口等候,接到嘉賓後負責引導至接待處(簽到臺桌子規格1、8×0、5×0、75)。接待組由此將客人集中帶出乘車。
2、在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌(80×180cm以下易拉寶)。
3、由服務科按照按正常要客接待程序接待。
4、對於重要領導等特殊客人,由團省委提出要求,機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證,安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。
硬件附註:易拉寶2個(其中1個2米),接待處牌子和桌子,筆若干支,迎賓牌,授帶10條??
七、酒店入住
1、確定嘉賓入住時間,通知酒店接待人員提前做好相關準備,確定房間住宿安排。
2、嘉賓到達酒店,大廳接待組全員在酒店大廳恭候,攝像記錄組安排攝像拍照。
3、進入酒店後,由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。
4、如飯後休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐後安排客房服務人員帶入房間休息,並問詢是否需要叫醒服務。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1、由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。
2、餐後安排客房服務人員帶入房間休息,並問詢是否需要叫醒服務。
九、會議前的籌備工作
1、選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。
2、會場佈置。根據會議內容,在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕鬆盆景、盆花;爲使會場更加莊嚴,主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料,擦洗乾淨,擺放美觀、統一。
3、會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。
4、會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
十、會議接待
1、歡迎詞(電子屏幕)提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位xx貴賓蒞臨我公司考察指導”
2、會場整理及佈置
1)提前30分鐘清潔並佈置會場,保持會場整齊有序,空氣清新
2)擺放會場物品,桌面上如需擺放水果、飲料,擦洗乾淨,擺放美觀、統一,香菸可交於陪同人員級別者代爲分發,調試投影儀,音響等設備,放映相關資料。
3、聯繫陪同人員,講解員。根據客戶考察目的及需要,確定陪同人員並及時告知其準備事宜,以便順利溝通:會談開始前1小時,再次提醒相關人員4、領導嘉賓到達會議廳,由禮儀引入會場就座。
十一、座談
1、企業宣講(集團,產業宣傳片,企業介紹PPT)
2、技術交流(技術人員PPT講解,互動)
3、會場服務(每20—30分鐘添加茶水或視情況而定)
4、拍照(依重要程度,進行拍照留檔)
5、攝像(依重要程度,進行攝像留檔)
十二、會後服務準備
做好會後服務的準備。提前將場地、椅子等佈置好,攝影師做好攝影準備。會後用車在會議結束前妥善安排。
十三、會後服務
會議結束,攝影師做完攝影工作後,由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店
大型會議接待方案 篇三
根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同,對會議的組織方法,禮儀要求也不同。
首先是會議的籌備工作。
●根據會議規模,確定接待規格。
●發放會議通知和會議日程。
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯繫方式等內容。通知後面要注意附回執,這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準備參加會議的是否有其他要求等。對於外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。
會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排,它是人們瞭解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。
●選擇會場。
選擇會場,要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準:
第一:大小要適中。會場太大,人數太少,空下的座位太多,鬆鬆散散,給與會者一種不景氣的感覺;會場太小,人數過多,擠在一起,像鄉下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會開好。所以,英國的首相丘吉爾曾說:“絕對不用太大的房間,而只要一個大小正好的房間。”
第二:地點要合理。歷史召集的會議,一兩個小時就散的,可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議,應儘量把地點定的離與會者住所較近一些,免得與會者來回奔波。
第三:附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查,不能夠因爲“上次會議是從這裏開的,沒出什麼問題,”就草率地認爲“這回也會同樣順利”。否則,可能會造成損失。
第四:要有停車場。現代社會召集會議,“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處,會才能開得成。
●會場的佈置。
會場的佈置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議,根據會議內容,在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕鬆盆景、盆花;爲使會場更加莊嚴,主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應擦洗乾淨,擺放美觀、統一。
坐席的配置要是和會議的風格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:
①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種佈置使與會者同領導一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外,與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利於互相交換意見。這種形式適於10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做,來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置,企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用於較多人數的會議。
③教室型。這是採用得最多的一種形式,它適用於以傳達情況、指示爲目的的會議,這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽衆席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位爲上,其餘按左爲下右爲上的原則依次排列。
●準備會議資料。
會務組應該準備有關會議議題的必要資料,這些資料在整理後放在文件夾中發放給與會者,方便於與會者的閱讀和做好發言準備。
會議前的接待禮儀。
●會前檢查。
這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
●提前進入接待崗位。
接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、並進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。
①簽到。設一張簽字臺,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時,應脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應蘸好墨汁後再遞上。簽到本應精緻些,以便保存。如需要發放資料,應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者彙報到會人數。
②引座。簽到後。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室,由企業領導親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。與會者坐下後,接待人員應遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供儘可能周到的服務。
會議中的服務禮儀
會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。
●倒茶服務人員注意觀察每一位與會者,以便及時爲期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規範。杯蓋的內口不能接觸桌面,手指不能因在北口上,不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋,右手吃水戶,將熱開水準確倒入杯裏,不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差錯,應不動聲色地儘快處理,不能驚動其他人,不能慌慌張張,來回奔跑,將與會者的注意力引到自己身上,否則,這將是極大的工作失誤。
●其他服務會議按擬定的程序進行,應緊湊,不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”,做好各項準備工作。如,會議進行第一項:全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如,大會宣佈辦法榮譽證書,組織人員應迅速將受獎人員排好隊,禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來,另有禮儀小姐將證書一一遞上,由領導頒發給受獎者。爲使會場上的活動有條不紊,必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練,避免會場上出現混亂。
如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事,服務人員應走到他身邊,輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導,最好用字條傳遞通知,避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語,分散與會者注意力。
●做好會後服務的準備。會議進行之中,就應爲會後服務做好準備。如,會後要照相,就應提前將場地、椅子等佈置好,攝影師做好攝影的準備。另外,會後的用車也應在會議結束前妥善安排。
會後服務
會議結束後,全部接待人員應分工明確地做好善後處理工作。
●組織活動會議結束後,有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應有一位領導統一指揮和協調,而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任,同時其他接待人員要積極配合,各負其責,做好自己分擔的工作,以保證活動計劃的順利實施。
●送別根據情況安排好與會者的交通工具,使其愉快、及時地踏上歸程。
●清理會議文件 ①根據保密原則,回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結
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