文書檔案的收集及整理【精品多篇】

文書檔案管理 篇一

文書檔案工作之我見

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能爲查考歷史提供重要的憑據。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責任。通過一年的學習，結合實踐談談對做好文書和檔案工作的認識和體會。

一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決於對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠於職守，忠實肯幹，發揮主觀能動性，幹出業績，幹 出水平，讓領導滿意，更好地爲單位的發展服務。

2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因爲缺乏檔案意識，認爲文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導彙報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啓發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時爲領導提供上險惡機關和檔案部門下發的相關文件材料，爲領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨着改革的深入發展，文檔管理面臨着許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落後直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，纔能有效地加以解決。

1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成爲綜合型文檔管理人才。

2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今後的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件爲單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人爲因素在文件歸檔工作中的影響，又可發

揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

3、改進立卷方式，提高現代化管理水平。傳統的立卷方式存在一些不足之處，不利於檔案的鑑定上文已有所涉及 。改革立卷方式，便於文書檔案的立卷、接收、鑑定，已是勢在必行。以件爲單位組卷並輔助以計算機管理的立卷方法，雖處於嘗試階段，僅其便於隨時剔除無保存價值文件的優勢就是顯而易見的。這種立卷方式在鑑定時，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作效率。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，爲了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由於文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，儘快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。

文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂於奉獻的工作精神，又要有紮實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備紮實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑑定、統計和開發利用作爲檔案人員的職責範圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考覈，不斷提高文檔管理工作水平。

2、文書管理人員應該認真履行崗位職責，做到以下十點：

一．做好上級文件的接收、打印、分類、登記工作，及時提供給有關領導批閱。嚴格執行文件傳閱制度，需傳閱文件做到及時呈送和催收。按照檔案管理的規定，定時做好文書檔案歸檔立卷工作，隨時備用查閱。

二．負責黨政部門的文件、總結、計劃、報告、報表、信函的打印、複印。凡交付打印的文件、材料，按順序及時登記打印。急件要隨到隨打。保證打印文件、材料的質量。

三．負責向校區內各部門發送文件、材料；取送報刊信件並負責分發。負責

到校外等單位取送文件、材料和複印文件、材料等。接轉電話，下達校內臨時性通知等。

四．負責計算機通信專網傳輸政府公文的接收，切實落實電子公文接收工作管理制度，加強設備維護，確保電子公文接收辦理的及時、準確、安全。

五．及時收集、催要校內各組室、各部門應該存檔的材料，立檔備用備查。做好建立綜合檔案室的準備工作，待條件成熟儘快建起綜合檔案室。

六．負責升旗、集會等集體活動的出勤檢查；與辦公室其他人員共同做好平日教職工的出勤抽查統計工作；做好教職工月工作量津貼和學校考覈效益獎的計算統計工作。

七．保管學校禮品及行政辦公室公共財產；保管辦公用品並負責分發等。與其他人員共同做好檔案室、接待室、會議室、領導辦公室的管理、清潔衛生及整理工作，樹立良好的服務意識。

八．做好校外來訪人員的接待工作。

九．負責節假日辦公室值班，接收、呈報文件。

十．嚴格執行保密制度。

3、強制度建設，建立長效培訓機制。

首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的聘資格，激勵礦牀澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。

4、確在職教育的原則，選擇課程內容。相對於正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一，學習文檔專業知識。爲文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行爲學、公共關係學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特徵之一，也是文檔現代化管理的標誌之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。

四、做好文書檔案收集工作是檔案管理的關鍵

（一）具體到一個立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔範圍、歸檔時間和歸檔要求。集工作包括三方面內容：一是對本機關需要歸檔檔案的接收工作；二是檔案館對各現行機關和撤消機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對歷史檔案的接收和徵集工作。

1、歸檔範圍

（1）確定歸檔範圍需考慮三個因素

A機關的職能活動

B文辦理完畢

C有查考利用價值

（2）內容

A級針對本機關的指導性公文

B級機關主要職能活動中形成的公文材料

C級機關呈送的報請類公文

D級或不相隸書機關重要的商洽性或審批性公文

（3）注意問題：

A合辦理的公文；

B 本機關內部負責人兼任其他機關職務時

C 本機關內部的公文如計劃、總結、會議記錄

2、歸檔時間一般在第二年6月底之前

3、歸檔要求

A類、份數以及每份文件的頁數

B卷封面填寫、卷內文件排列、編頁、目錄及備考；

C 案卷要系統排列，交接時履行手續；

D 字跡材料要符合耐久性要求；

E 公文必須是正式的生效的公文

（二）嚴格按歸檔制度規定進行接收。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎，收集質量決定文書檔案管理的質量。歸檔的文件材料應當齊全完整，並符合長期保管的質量要求。齊全完整是指歸檔文件材料在種類、份數以及每份文件的頁數等方面都保持齊全完整。質量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內容上客觀、真實，而且在製成材料特別是書寫材料方面要利於文件的長期保存。歸檔的文件材料應當精練準確，並反映單位的主要職能。

（三）建立相關制度加強零散文件的收集

1、將文件材料的形成積累納入有關部門和人員的責任制。

2、建立外出開會人員帶回材料歸檔制度。

3、保證工作變動人員手中材料歸檔制度

(四）明確具體人員職責，保證歸檔文件齊全完整

1、公文處理程序運轉的文件，應明確由文書人員負責收集。

2、於各種會議文件應規定由各單位辦公室主任或祕書人員負責收集並向檔案部門移交。

3、位的綜合性文件，如規章制度、計劃、總結、報表等應由文書人員負責收集。一般指不走收發文程序的文件。

4、各部門形成的文件，應由該部門指定的兼職檔案員負責收集並向檔案部門移交。

五、加強入檔文件的管理，確保入選檔案的使用價值

1、改革現行文書檔案保管期限表，便於鑑定操作。當前鑑定工件依據的《文書檔案保管期限表》存在諸多對鑑定工作不利之處，應進行必要的改革。一是調整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關係介紹信、下級報送文件、上級下發文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進館後多數無人問津，佔據了庫房，又爲鑑定工作增添了負擔。二是從檔案館角度制定文書檔案保管期限表。如果僅從一個單位角度劃定保管期限，必然會導致檔案館各全宗檔案的重複，影響檔案鑑定工作。如干部任免、各類審批表、下級單位報送的以上的報表等，涉及單位都要移交進館。這些問題如不在立卷劃定保管期限時解決，進館後依靠檔案館鑑定剔除，難度相當大。三是保管期限劃定儘量明確。只有短期、長期、永久界定保管期限，在鑑定時不易掌握。如長期爲16-50年，跨越如此之大，令鑑定人員無所適從。

2、注重進館質量，少一些無價值檔案進館。從某種義上講，檔案在進館之前，已多次涉及到鑑定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時的篩選、鑑定；二是檔案指導部門定期對案卷質量檢查時涉及到鑑定；三是檔案館接收之前對案卷進行的檢查。在這三個鑑定環節中，立卷鑑定環節是確保案卷質量的關鍵，檔案局館的指導、檢查是進一步保障。因此爲保證檔案進館質量，應提高立卷人員業務素質，在立卷環節就使保管期限劃分準確；在指導檢查環節，應將案卷質量作爲重點之一，及時監督立卷人員改正問題；在檔案館接收前的檢查環節，更應當注重檔案內在質量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價值的檔案解決在進館之前。

3、在檔案館設立鑑定機構，由專門機構或專人負責鑑定工作。主要是對館藏到期檔案進行統計，制定鑑定計劃；對雖未到期但實踐證明已無利用價值的檔案進行調查、分析，提出鑑定意見，保證檔案館鑑定工作有條不紊地進行。

4、對文書檔案堅定定之後，還要進行嚴格的複審。到期檔案的複審工作是對入選文書做最後的確認，應本着檔案鑑定銷燬原則即貫徹“審查從細，留存從寬”的原則，按照本單位制訂的保管期限表進行。還要運用正確的方法，採取直接鑑定法，以案卷（件）爲單位，根據文件內容逐卷、逐件、逐頁的進行審查鑑定。

5、複審之後還要對不合格文件進行銷燬。檔案鑑定銷燬工作，由鑑定小組成員共同進行，小組成員由主管檔案工作的領導、檔案員和相關職能部門的兼職檔案員組成，對經過鑑定確已失去保存價值需要銷燬的檔案，應登記造冊，編制銷燬清冊，經主管領導審查簽字批准後再銷燬。文書檔案銷燬工作應該遵循以下程序：

a、組成鑑定小組對檔案進行價值鑑定。

b、對確無保存價值的檔案編制銷燬清冊，填寫檔案銷燬清冊審批表。 c、鑑定小組組長在檔案銷燬審批表上籤署意見。

d、將銷燬檔案運送到指定的銷燬單位進行銷燬，並指定兩名同志負責監銷。

e、監銷人員在銷燬檔案前，應當按照檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的檔案；銷燬後，應當在檔案銷燬清冊審批表上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位主管領導。

f、將銷燬清冊歸檔保存。

行政081王燕

文書檔案管理大綱 篇二

高綱1405

江蘇省高等教育自學考試大綱

30462 文書檔案管理

南京師範大學編

XX省高等教育自學考試委員會辦公室

Ⅰ 課程性質與課程目標

一、課程性質和特點

辦理文書、管理檔案這兩項工作是自古以來所有社會組織中祕書工作不能缺少的內容。瞭解文書工作和檔案工作的基本知識，掌握兩項工作的操作技能，是每一個祕書人員必須具備的基本能力。“文書檔案管理”課程正是爲了培養和檢驗祕書學專業自學應考者上述兩項工作的實際操作能力的一門應用課程。

“文書檔案管理”是一門近些年纔出現的新興課程，是對原有的“文書學”和“檔案管理學”兩門課程主要內容的重新組合。文書和檔案之間、文書工作和檔案工作之間有着天然的密切關聯，將“文書學”和“檔案管理學”整合成一門課程，體現了這種密切關聯，符合文書工作和檔案工作一體化的時代趨勢。儘管檔案管理是祕書工作的一項重要任務，但長期以來，祕書學專業並沒有一門專門研究社會組織檔案管理的課程，只好借用了檔案學專業的基礎課程“檔案管理學”。“檔案管理學”中介紹的檔案業務工作八個環節，只有收集、整理、鑑定幾個環節與祕書工作關係密切，其餘的業務環節——保管、編研、檢索、提供利用、統計——與祕書工作關係不大。所以，全部套用檔案管理的知識對祕書學專業的學生而言不僅是沒有必要，還會造成主次不分、浪費時間和精力的弊端。祕書文檔管理課程將檔案管理學中與祕書工作關係密切的部分充分吸收，對沒有關係或關係不大的部分進行刪削或精簡，突出祕書學的特點，讓學生真正掌握在在將來的祕書工作中用得上的知識和技能。

二、課程目標

《文書檔案管理》課程設置的目標，是爲了使祕書學專業自學應考者瞭解文書在社會組織內部和組織之間的運作情況，掌握檔案收集、管理和利用的知識和技能，從而具備必備的專業修養，以適應社會發展的需要。

本課程包括緒論在內，共分爲12章。課程內容可以概括爲基礎知識和工作流程兩個板塊。基礎知識板塊介紹文書和檔案的含義、特點、作用、關係，文書工作和檔案工作的性質、內容、機構等內容。工作流程板塊，依據祕書工作中文書檔案工作前後順序依次介紹文書的製作、文書的辦理、文書的管理、檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑑定、檔案保管、檔案的檢索、檔案的提供利用、檔案的編研和檔案的統計。另外，爲適應新形勢的發展和學生畢業後主要在企業內任職的趨勢，本課程還介紹了電子文件的管理和企業文檔管理的內容。

三、本課程與相關課程的聯繫與區別

文書檔案管理課程是在文書學和檔案管理學基礎上整合而來的，它與這兩門課程之間的關係自然十分密切，文書檔案管理有着和文書學、檔案管理學基本一致的研究對象，文書檔案管理包含文書學的所有內容和檔案管理學的部分內容。除此而外，文書檔案管理還與祕書學概論、祕書實務、祕書寫作等祕書學專業課程有着千絲萬縷的關聯。

祕書學概論是研究和傳播祕書、祕書工作的性質、規律、特點、組織、職能等祕書學知識的課程，屬於祕書學學科體系中的基礎理論學科，它與所有的祕書學課程都有關係，是對其他祕書學課程內容的抽象和概括。但作爲“概論”，祕書學概論只對文書、檔案、文書工作、檔案工作粗略提及，不能詳細展開。文書檔案管理是祕書學基本原則和要求在文書工作和社會組織檔案工作中的具體體現。

祕書實務和文書檔案管理兩門課程之間是從屬關係，也即祕書實務的課程內容包含祕書文檔管理的課程內容。所以，二者之間的關係相當密切。但是，由於祕書實務課程要介紹祕書工作所有重要的內容，涉及範圍極廣，因此對每項具體工作的介紹就相對簡單和概括，而且多爲基本程序和原則的介紹，對具體操作要領的介紹不夠詳細，也帶有“概論”的性質。所以，祕書實務也不能取代更有針對性的其他實務類課程，社會組織文書工作和檔案工作要依靠文書檔案管理課程來詳盡講解。

祕書寫作是研究社會組織所使用的各種實用文書，尤其是公文的寫作過程和技巧的一門實踐學科，是寫作學和祕書學互相滲透產生的交叉學科，是寫作學在祕書工作中的展開。就一般意義上說，祕書寫作屬於文書學的內容範圍，屬於文書工作中的“文書製作”環節。但，由於機關所使用的文書種類繁多，規範性、技巧性都很強，需要有專門的學科對其進行研究，於是祕書寫作逐漸從文書學中獨立出來，與文書學合理分工、互相補充。祕書寫作主要研究各種公務文體的寫作過程、寫作格式、寫作技巧，完成文本的擬寫工作；文書學則承接其後，完成文件的審覈、簽發、繕印、用印、裝訂等技術性製作任務，並繼續完成登記、封發、傳遞、簽收、分文、擬辦、批辦、承辦等辦理環節，還要在製作、辦理過程中及辦理完畢之後對文件進行科學管理。

另外，文書檔案管理還與管理學、計算機科學、網絡傳播等學科或專門知識有着這樣或那樣的關係。

四、課程的重點和難點

本課程的重點和難點是文書製作、文書辦理、文書管理、檔案的整理與保管、檔案的檢索與利用、檔案的編研與統計。

Ⅱ 考覈目標

本大綱在考覈目標中，按照識記、領會、掌握三個層次規定其應達到的能力層次要求。三個能力層次是遞進關係，各能力層次的含義是：

識記（Ⅰ）：要求考生能夠識別和記憶本課程中的重要概念，並能夠根據考覈的不同要求，做正確的表述、選擇和判斷。

領會（Ⅱ）：要求考生能夠領悟和理解本課程中有關概念及原理的內涵及外延，理解相關知識的區別和聯繫，並能根據考覈的不同要求對相關問題進行邏輯推理和論證，做出正確的判斷、解釋和說明。

掌握（Ⅲ）：要求考生能夠準確領會本課程中的重要概念，並能夠根據考覈的不同要求對相關問題進行分析和論證。

以上“識記”部分屬於記憶能力層次；“領會”、“掌握”部分屬於理解能力層次。

Ⅲ 課程內容與考覈要求

緒論

一、學習目的與要求

瞭解祕書文檔管理的內涵，明確祕書文檔管理的研究對象和主要內容，能認知文檔管理工作的重要性，能理解“祕書文檔管理”與相關課程的關係，從而掌握該課程的概貌。

二、考覈知識點和考覈要求 1．識記：文檔管理的概念。

2．領會：祕書文檔管理的研究對象；

祕書文檔管理的主要內容；

“祕書文檔管理”與相關課程的關係。

3．掌握：文檔管理工作的重要性。

第一章 文書和檔案

一、學習目的與要求

瞭解文書和檔案的含義、種類，理解文書和檔案的關係，能認知到文書和檔案的重要作用。

二、課程內容

文書是人們在生產和生活中爲了記錄事項，管理事務，交流情況，依照一定體式製作的具有現實效用的文字材料。有廣義和狹義兩種理解，廣義的文書既包括公務文書也包括私人文書；狹義的文書特指公務文書。檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。文書和檔案之間有着密切的關係，文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要歸宿。由於使用歷史久遠、使用領域廣泛，文書和檔案都有很多類別。文書和檔案的作用可以概括爲六個方面：規範作用、指導作用、聯絡作用、憑證作用、參考作用和教育作用。

三、考覈知識點和考覈要求

1．識記：文書、檔案、文件、科技檔案、專門檔案、人物檔案的概念。 2．領會：文書、公文和文件三個概念的外延大小；

文書轉化爲檔案需要具備的條件； 公文的種類； 檔案的種類；

3．掌握：文書和檔案的作用；

作爲文字材料的文書的含義；

檔案的定義包括的要素。

第二章 文書工作和檔案工作

一、學習目的與要求

瞭解文書工作的含義、原則，檔案工作的含義、性質、內容、原則，文書工

作組織和檔案工作機構，理解文書工作和檔案工作的關係。

二、課程內容

文書工作是社會組織的文書工作機構和人員遵守相關法規制度的規定，通過一系列相互銜接的環節，完成文書的製作、辦理和管理，爲組織工作服務的工作，包含文書製作、文書辦理和文書管理三項基本內容。文書工作要堅持“及時、準確、安全、精簡”八字原則。文書工作的組織機構由中心機構、專門機構和分支機構三個部分組成；文書工作的組織方式有集中形式和分散形式兩種，不同的社會組織可根據需要進行選擇。本書所說的檔案工作是指檔案業務工作，是一項管理性、服務性和政治性工作。檔案業務工作包括收集、整理、鑑定、保管、統計、檢索、提供利用和編研八個環節。檔案工作的基本原則是集中統一地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便於社會各方面的利用。我國現階段的檔案工作機構主要包括社會組織檔案部門、檔案館和檔案事業管理機關。由於文書和檔案之間特別密切的關聯，文書工作和檔案工作之間具有密不可分的關係。

三、考覈知識點和考覈要求

1．識記：文書工作、檔案工作、文書檔案連鎖法（民國）、文書工作組織機構、文書工作組織方式的概念。

2．領會：文書工作的含義；

文書工作的原則；

文書工作組織機構的分類； 檔案工作的“三性”。

3．掌握：檔案工作的基本原則；

文書工作和檔案工作的關係。

第三章 文書製作

一、學習目的與要求

瞭解文書製作的過程，文書製作的要求，熟練掌握文書體式的全部內容，瞭解文稿和文本的概念，理解文件生命週期理論。

二、課程內容

文書製作是文書與檔案管理的第一步，是開展文檔管理活動的前提和基礎。文書製作必須符合文書體式特點，遵循文書製作程序要求。文書體式包括公務文

書的寫作要求和公文的特定格式。祕書人員只有不斷提高公文寫作水平，認真執行公文格式規範，嚴格掌控文書製作過程，才能保證文書製作的質量。文書製作過程中，陸續產生了不同的文書稿本，稿本又分爲文稿與文本兩類。不同的稿本產生於文書製作的不同階段，具有不同的功能，也有不同的保管要求。此外，電子文件的稿本也有特殊的使用保管要求。

三、考覈知識點和考覈要求

1．識記：文書製作、交擬、核稿、簽發、複覈、文書體式、文稿、文本、修訂本、存本的概念。

2．領會：打字排版的注意點；

文件用印的注意點。

3．掌握：文書製作的要求；

公文眉首部分的六要素；

國家祕密的密級規定及保密期限； 公文標題的三要素。

第四章 文書辦理

一、學習目的與要求

瞭解文書辦理的含義和特點、文書辦理的內容，掌握行文制度的相關內容，掌握收文辦理和發文辦理的相關程序，能做好內部文件的管理工作。

二、課程內容

文書辦理工作由一些相互聯繫的工作環節構成，整個工作呈現出連續性、時效性、保密性、集成性和規範性特徵。組織文書辦理工作主要由收文和發文兩大流程組成。收文主要指組織祕書組織接收來自不同層次組織的來文，並通過簽收、登記、審覈、擬辦、承辦、催辦等程序進行辦理；發文主要指組織通過草擬、審覈、簽發、複覈、繕印、用印、登記、分發等程序來製作併發出公文。在辦文工作中，要熟知行文的關係、方式和規則並嚴格執行行文制度。除制發和管理通用文件之外，組織祕書人員更要對組織各個職能部門形成的內部文件做好監管和後期的保管，並積極地開展內部文件的利用服務工作。

三、考覈知識點和考覈要求

1．識記：文書辦理的含義（廣義、狹義），收文辦理、擬辦、注辦、注發、

內部文件、

2．領會：行文制度的三要素；

我國各級黨政機關組織關係的四種類型；

文件處理單的基本格式；

承辦工作的注意點；

內部文件的特點。 3．掌握：文書辦理的特點；

文件暫行保管階段的主要任務；

行文方式的六種類型；

行文規則的主要內容；

兩次簽收的任務；

批辦的要求；

傳遞文件的主要方式；

祕書部門開展檔案諮詢與提供服務的方式。

第五章 文書管理

一、學習目的與要求

瞭解和掌握文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉發和彙編、文書的保密、文書的清退和清理幾項內容及相應的管理制度。

二、課程內容

文書管理是指由社會組織文書部門和人員承擔的文書保管、利用和清退等工作，即狹義的文書管理。文書管理有利於提高文書工作的質量和效率，保證文書的安全，爲檔案工作奠定堅實基礎。文書管理要堅持統

一、分類、安全保密、方便利用幾項原則。文書管理主要包括文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉發和彙編、文書的保密、文書的清退和清理幾項內容，並分別建立相應的管理制度。

三、考覈知識點和考覈要求

1．識記：文書管理、文書保管、文書清退的含義。 2．領會：保證文書安全的具體要求；

保守文件機密的具體要求；

文檔管理工作的根本目的；

在文書管理工作中處理好嚴格管理和方便利用的關係；

閱文室的作用。 3．掌握：文書管理的意義；

文書管理的原則；

文書保管的方法；

借閱制度的主要內容；

如何建設閱文室；

現行文件彙編的幾種形式；

辦好文件清理工作的注意事項。

第六章 文書工作與檔案工作的銜接

一、學習目的與要求

瞭解文書終結處理環節的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內容與檔案工作開始的幾個環節——收集和價值鑑定，掌握立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價值鑑定的含義及價值、要求、原則，理解歸檔範圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實務的操作流程。

二、課程內容

文書終結處理包括立卷、歸檔、歸檔文件整理等環節，與檔案工作的收集、價值鑑定、整理幾個環節對應，它們是文書工作的最後階段，也是檔案工作的開始階段，文書工作和檔案工作在此銜接起來。本章將文書終結處理環節的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內容與檔案工作開始的幾個環節——收集、價值鑑定整合起來，具體講述立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價值鑑定的含義及價值、要求、原則，然後依照組織內部文檔工作的實際情況，介紹歸檔範圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實務的操作流程。

三、考覈知識點和考覈要求

1．識記：文書終極處理、立卷、案卷、檔案收集、檔案價值鑑定、歸檔範圍、立卷類目、平時歸卷、卷內備考表、通訊者特徵的概念。

2．領會：文書工作和檔案工作的“分水嶺”和“結合部”；

文書處理部門立卷的好處；

確定文件材料歸檔範圍的依據和指導；

檔案價值鑑定的原則；

檔案價值鑑定最基本的方法；

我國現行社會組織檔案鑑定工作的程序；

機關文書檔案的保管期限；

文書立卷的要求；

分類編號法的運用；

案卷標題的擬寫；

案卷標題中的時間指向；

裝訂案卷的“三孔一線法”；

歸檔章的標準格式；

歸檔文件目錄封面式樣。 3．掌握：檔案收集的作用；

檔案價值鑑定的意義；

現行《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限的規定》特點；

具體檔案價值鑑定工作的注意點；

檔案保管期限表的結構；

檔案保管期限表的類型；

文書立卷的步驟；

立卷類目的組成；

平時歸卷工作的內容；

卷內備考表；

六個特徵立卷法。

第七章 檔案的整理與保管

一、學習目的與要求

掌握檔案管理工作的含義及檔案整理工作的內容，掌握全宗的基本含義，瞭解影響檔案壽命的因素，掌握檔案保管工作的任務及基本原則，瞭解檔案庫房及其整理，對檔案的安全保護工作有理性認識。

二、課程內容

檔案整理工作是將處於零亂狀態的檔案進行條理化的過程。檔案整理工作應該按照檔案形成的特點和規律，保持文件之間的歷史聯繫，注意充分利用原有的整理基礎，便於保管和利用。主要內容包括區分全宗、全宗內的分類、立卷（組卷）、卷內文件的整理、案卷封面的編目、案卷裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制等。檔案保管工作要了解和掌握檔案損壞的規律，採取專門措施，最大限度地防止和減少檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案的系統完整，保證檔案安全。檔案庫房、檔案裝具及包裝都要符合標準，應將各個庫房統一編號，檔案架、櫃的排放應符合要求。要通過控制庫房溫溼度、保衛和保密、防火、防光和防塵等措施進行檔案安全保護，對重要檔案要實行異地備份。

三、考覈知識點和考覈要求

1、識記：檔案整理工作、全宗的概念。 2. 領會：構成立檔單位的主要條件；

全宗的主要形式；

分類法中所屬的判定；

—組織機構分類法；

組織機構—分類法；

—問題分類法；

問題—分類法；

案卷目錄封面；

檔案保管工作的基本原則；

檔案庫房建設的基本原則。 3. 掌握：檔案整理工作必須堅持的原則；

檔案整理工作的內容；

全宗的三個基本涵義；

跨文件處理方法；

影響檔案壽命的人爲因素；

檔案保管工作的任務。

第八章 檔案的檢索與利用

一、學習目的與要求

瞭解在檔案產生作用之前，檔案的檢索和利用環節是架起檔案和利用者之間的橋樑；瞭解與掌握檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項內容上的，檔案的利用不僅實現了檔案管理的重要目標，而且也成爲檔案發揮作用不可缺少的渠道和環節。

二、課程內容

檔案管理不僅僅是將檔案收集齊全、整理有序和保管得當，而且更重要的是要使檔案能發揮出應有的作用。在檔案產生作用之前，有一項工作不能忽視，需要由它來架起檔案和利用者之間的橋樑，這就是檔案的檢索和利用環節。檔案檢索的實現首先需要對檔案進行著錄，這個過程當中需要標引來規範，從而形成條目，進而組成各種各樣的檔案檢索工具乃至檢索工具體系。檢索到的檔案及其信息爲檔案作用的發揮奠定了基礎，是用戶實現需求目標不可缺少的內容。而檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項內容上，這項工作的進展需要有不同的途徑和方式來配合與實現。正是有了提供服務的理念，纔有了衆多直接和間接的利用形式。檔案的利用不僅實現了檔案管理的重要目標，而且也成爲檔案發揮作用不可缺少的渠道和環節。

三、考覈知識點和考覈要求

1．識記：檔案著錄、檔案標引的概念。 2．領會：檔案檢索的兩大部分；

存儲過程的兩大環節；

檔案檢索效率的查全率和查準率；

檔案著錄與標引的依據；

檔案檢索語言的兩大類；

檔案提供利用的方式。 3．掌握：檔案檢索系統的三要素；

檔案檢索的地位與作用；

《檔案著錄規則》的主要內容； 檔案檢索工具的作用。

第九章 檔案的編研與統計

一、學習目的與要求

熟練地編寫現行檔案文件彙編、大事記和組織沿革，瞭解檔案統計和登記工作是，能準確地把握檔案管理的基本數據，通過多種形式的登記和統計工作保持檔案管理秩序的平穩。

二、課程內容

檔案編研和統計登記是機構檔案管理流程中的重要環節，也是決定檔案部門後期檔案管理能力的重要因素。檔案的編研是機構祕書人員從檔案管理活動中衍生出的一項特殊職能，這項工作目的在於將已歸檔保存的文件經過進一步分類和集合，使其真實地反映機構發展變化的軌跡，並能爲當前各項活動提供信息支撐和參考依據。因此熟練地編寫現行檔案文件彙編、大事記和組織沿革，對於祕書人員來說是一項必備的能力。檔案統計和登記工作是反映機構檔案管理現狀和維護正常檔案管理秩序的工作，準確地把握檔案管理的基本數據，通過多種形式的登記和統計工作保持檔案管理秩序的平穩是開展其他檔案業務工作的基礎。

三、考覈知識點和考覈要求

1、識記：檔案編研、大事記、組織沿革、檔案統計的概念。 2. 領會：檔案編研的意義；

現行檔案文件彙編的編寫要求；

大事記的結構；

組織沿革的結構。

3、掌握：檔案編研的主要內容；

現行檔案文件彙編的特點；

現行檔案文件彙編的結構；

大事記的種類；

組織沿革的形式；

組織沿革的體例；

檔案統計的步驟；

檔案利用效果登記簿。

第十章 電子文件管理

一、學習目的與要求

掌握國家標準《電子文件歸檔與管理規範》（GB/T18894—2002）中電子文件的定義；掌握電子文件有與傳統紙質文件不同的特點；瞭解按照不同的標準電子文件的不同類別。瞭解對電子文件的鑑定和歸檔方式；瞭解電子文件的保管和利用歸結起來主要是爲了實現文件檔案的價值，更好的爲社會服務。

二、課程內容

現代信息技術深入到社會生活方方面面的同時衍生出大量的電子文件。自從電子文件這一事物出現之日起，一些機構和學者都紛紛對其加以定義，形成了百花齊放、百家爭鳴的局面。目前，在我國來，最具影響力的定義出自國家標準《電子文件歸檔與管理規範》（GB/T18894—2002）。電子文件有與傳統紙質文件不同的特點，概括起來主要包括兩個方面的不同，一是形式方面，二是內容方面。按照不同的標準電子文件有不同的類別。在鑑定方面，對電子文件主要進行兩個層面的鑑定，包括內容鑑定和技術鑑定；電子文件的歸檔方式也有兩種，分爲物理歸檔和邏輯歸檔。電子文件的保管和利用歸結起來主要是爲了實現文件檔案的價值，更好的爲社會服務。

三、考覈知識點和考覈要求

1．識記：電子文件、文本文件、電子文件技術鑑定、雙套制的概念。 2. 領會：常用電子文件存儲格式；

電子文件的雙重鑑定；

電子文件內容鑑定的步驟；

電子文件利用的特點；

電子文件在線利用的具體方式；

電子文件非在線利用的具體方法。 3. 掌握：電子文件的三要素；

電子文件處置工作的內容；

電子文件技術鑑定的具體過程；

電子文件保管的特點；

對電子文件載體保護的具體措施；

電子文件信息保護的技術措施；

電子文件內容信息保護的管理措施。

第十一章 企業文檔管理

一、學習目的與要求

瞭解企業文檔的基本構成、特點和作用；掌握企業文檔工作的原則、任務和機構人員；熟悉依據企業文檔相關法律法規對企業文檔管理業務；掌握企業文檔及其管理的特點、現狀以及文檔管理開展的規範等問題。

二、課程內容

企業文檔是指企業在日常生產、技術、經營等管理活動中形成並使用的各種文書及由這些文書轉變而來的檔案，是企業各類活動的重要工具與真實記錄。本教材前面章節所介紹的文檔管理知識是針對所有社會組織的，自然也適用於企業。但考慮到企業文檔管理有着獨到的特色，而且祕書學專業的同學畢業後有相當一部分進入企業工作，從事企業文檔工作，所以特設企業文檔管理這一章。本章分析企業文檔的基本構成、特點和作用，概述企業文檔工作的原則、任務和機構人員，依據企業文檔相關法律法規對企業文檔管理業務予以闡述。中小企業（主要指民營企業）與外資企業是我國改革開放以來的新生事物並已成爲我國經濟轉型中的重要部分，本章將探討這些企業文檔及其管理的特點、現狀以及文檔管理開展的規範等問題。在介紹企業文檔管理業務的基礎上，分別例舉實例說明中小企業和外資企業文檔的管理情況。

三、考覈知識點和考覈要求

1．識記：企業文檔、“三低一少”的概念。 2. 領會：企業文書工作的基本原則；

企業檔案人員的要求；

企業檔案信息提供利用時應注意的問題；

選擇企業文檔管理軟件時通常考慮的因素。 3. 掌握：企業文檔的作用；

企業檔案工作的基本原則；

大型企業文書工作機構層次和人員分佈組成；

企業文件材料歸檔的基本要求；

企業檔案信息開發利用的形式；

企業文檔管理信息化的優越性；

企業文檔管理信息化建設原則；

中小企業文檔管理的現狀與成因。

Ⅳ 關於大綱的說明與考覈實施要求

一、自學考試大綱的目的和作用

本大綱是根據祕書學專業自學考試計劃的要求，結合文書檔案管理課程的特點而確定的。其目的是對個人自學、社會助學和考試命題進行指導和規定。

本大綱明確了文書檔案管理課程學習的內容以及深廣度，規定了文書檔案管理課程自學考試的範圍和標準。因此，它是編寫自學考試文書檔案管理課程輔導書的依據，是社會助學組織進行自學輔導的依據，是自學者學習教材、掌握課程內容知識範圍和程度的依據，也是進行應用文寫作課程自學考試命題的依據。

二、課程自學考試大綱與教材的關係

大綱是進行學習和考覈的依據，教材是學習掌握課程知識的基本內容與範圍，教材的內容是大綱所規定的課程知識和內容的擴展與發揮。大綱與教材所體現的課程內容應基本一致；大綱裏面的課程內容和考覈知識點，教材裏一般也要有。反過來教材裏有的內容，大綱裏就不一定體現。

三、關於自學教材

《祕書文檔管理》，丁曉昌、楊劍宇總主編，丁曉昌主編；高等教育出版社，2011年8月第1版。

四、關於自學要求和自學方法的指導 應考者在自學過程中應該注意以下幾點：

1．學習前，應仔細閱讀課程大綱的第一部分，瞭解課程的性質、地位和任務，熟悉課程的基本要求以及本課程與有關課程的聯繫，使以後的學習緊緊圍繞課程的基本要求。

2．在閱讀某一章教材內容前，應先認真閱讀大綱中該章的考覈知識點、自學要求和考覈要求，注意對各知識點的能力層次要求，以便在閱讀教材時做到心中有數。

3．閱讀教材時，應根據大綱要求，要逐段細讀，逐句推敲，集中精力，吃透每個知識點。

4．學完教材的每一章節內容後，應認真練習，消化和鞏固所學的知識，增加分析問題、解決問題的能力。

5．認真對待每一章節後所附思考題和案例分析。

五、對社會助學的要求

1．應熟知考試大綱對課程所提出的總的要求和各章的知識點。

2．應掌握各知識點要求達到的層次，並深刻理解各知識點的考覈要求。 3．對應考者進行輔導時，應以指定的教材爲基礎，以考試大綱爲依據，不要隨意增刪內容，以免與考試大綱脫節。

4．輔導時應對應考者進行學習方法的指導，提倡應考者“認真閱讀教材，刻苦鑽研教材，主動提出問題，依靠自己學懂，用於社會實踐”的學習方法。

5．輔導時要注意基礎、突出重點，要幫助應考者對課程內容建立一個整體的概念，對應考者提出的問題，應以啓發引導爲主。對文體寫作知識，應重點幫助應考者理解文種的特殊要求和相近文種之間的差異。

6．注意對應考者能力的培養，特別是自學能力的培養，要引導應考者逐步學會獨立學習，在自學過程中善於提出問題、分析問題和解決問題，將學到的知識用於社會實踐。

7．要使應考者瞭解試題難易與能力層次高低兩者不完全是一回事，在各個能力層次中都存在着不同難度的試題。

六、對考覈內容的說明

1、本課程要求考生學習和掌握的知識點內容都作爲考覈的內容。課程中各章的內容均由若干知識點組成，在自學考試中成爲考覈知識點。因此，課程自學考試大綱中所規定的考試內容是以分解爲考覈知識點的方式給出的。由於各知識點在課程中的地位、作用以及知識自身的特點不同，將對各知識點分別按三個認知（或叫能力）層次確定其考覈要求。

2、在考試之日起6個月前，由全國人民代表大會和國務院頒佈或修訂的法律、法規都將列入相應課程的考試範圍。凡大綱、教材內容與現行法律、法規不符的，應以現行法律法規爲準。

3、按照重要性程度不同，考覈內容分爲重點內容、次重點內容、一般內容，在本課程試卷中對不同考覈內容要求的分數比例大致爲：重點內容佔60%，次重 點內容佔30%，一般內容佔10%。

七、關於命題和考試的若干規定

1．本大綱各章所提到的考覈要求中，各條細目都是考試的內容，試題覆蓋到章，適當突出重點章節，加大重點內容的覆蓋密度。

2．試卷對不同能力層次要求的試題所佔的比例大致是：“記憶能力層次”20%，“理解能力層次”40%，“實踐能力層次”爲40%。

3．試題難易程度要合理，可分爲四檔：易、較易、較難、難，這四檔在各份試卷中所佔的比例約爲2：3：3：2。

4．本課程考試試卷可能採用的題型有：單項選擇題、多項選擇題、填空題、名詞解釋、簡答題、實務操作、案例分析等類型（見附錄題型示例）。

5．考試方式爲閉卷筆試，考試時間爲150分鐘，以自學考試主管行政機關公佈的時間爲準。試題量應以中等水平的應考者能在規定的時間內答完全部試題爲度。

6．評分採用百分制，60分爲及格。

在命題工作中必須按照本課程大綱中所規定的題型命制，考試試卷使用的題型可以略少，但不能超出本課程對題型的規定。

附錄

題型舉例

一、單項選擇題（下列四個備選答案中只有一個是正確的，請選出正確的答案，並將其代碼寫在題幹後面的括號內。）

最早提出“文件生命週期”概念的學者是（ ）

A. 美國學者菲利普·布魯克斯 B. 英國學者羅吉爾·艾利斯

C. 美國學者詹姆斯·B·羅茲 D. 中國學者陳兆祦 參考答案： A

二、多項選擇題（下列五個備選答案中有2至5個是正確的，請選出正確答案，並將其代碼寫在題幹後面的括號內，多選、少選、錯選均不得分。） 檔案工作的“三性”分別是指（ ）（ ）（ ）（ ）（ ） A．管理性 B．保密性 C．服務性 D．政治性 E．程序性

參考答案： ACD

三、填空題

“文書”一詞最早出現於西漢司馬遷的《 》中。 參考答案： 史記

四、名詞解釋

交擬 參考答案：

是組織的負責人將擬稿任務交給起草人員的辦文環節，是文件製作的起點。

五、簡答題

簡述閱文室的作用。 參考答案：

⑴便於領導和相關人員安排閱讀時間； ⑵提高文件週轉速度； ⑶有利於文件的安全和保密； ⑷有利於提高文書工作效率。

六、實務操作題

請將下列文件立爲四卷，立檔單位爲B市人民政府，並說明所使用的立卷特徵。

⑴A市B區社會經濟發展的調查報告

⑵合作開發紅星灣問題的意向書 ⑶A市二○○○年災情通報

⑷A市二○○○年五一勞動模範評定辦法

⑸A市B區經濟總體運行態勢的預測報告

⑹A市關於表彰二○○○年先進單位、先進個人的決定

⑺A市人民政府關於表彰抗洪搶險先進單位、先進個人的決定

⑻C市關於合作開發紅星灣問題給A市的覆函

⑼A市二○○○年先進單位、先進個人選送程序

⑽A市人民政府關於發放救災物資的辦公會議紀要

⑾A市B區財政狀況分析報告

⑿A市關於合作開發紅星灣問題給C市的函

參考答案：

第一卷：⑴⑸⑾，責任者特徵； 第二卷：⑵⑻⑿，問題特徵； 第三卷：⑶⑽，問題特徵； 第四卷：⑷⑹⑺⑼，問題特徵。

七、案例分析題

材料：

某機關辦公室一年工作結束之際形成了一批當年的文件，辦公室主任將這批文件的整理歸檔工作交由新來的祕書去做。祕書花了一週的時間將所有文件按文書整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，並趕在年底前將案卷送到機關檔案室準備移交。但送去的所有案卷均被檔案部門退了回來，理由是不符合檔案整理與歸檔的要求。

問題：分析這位祕書工作失敗的原因和問題所在。 參考答案：

⑴該祕書工作失敗原因是不瞭解歸檔制度的相關內容，沒有按照歸檔制度的要求整理和歸檔文件。

⑵問題至少有以下兩個方面：一是程序不當。機關在平時工作中形成的文件材料，在辦理完畢後，應該隨時放入事先編制好的類目內，也即平時歸卷，而不應該年終集中立卷；二是歸檔時間不當。根據歸檔制度的要求，一般應在次年上半年對上一年的文件整理歸檔，而不是當年年底。

文書檔案管理 篇三

文書檔案管理

⒈文書的作用：①指導作用②規範作用③聯繫作用④記載憑證作用。

⒉文書的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥試行本⑦修訂本⑧各種文字文本。 ⒊行文制度是公文在撰寫製作過程中必須遵守的規定和準則，主要包括行文關係、行文方向、行文方式和行文規則等方面的內容。 ⒋認清行文關係：行文關係是指各級各類之間因文件往來而構成的關係。各個不同組織之間構成不同的組織關係。目前我國各級各類組織的關係主要有四種類型：領導與被領導關係、業務指導關係、平行關係與不相隸屬關係。

⒌明確行文方向：行文關係決定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三種。

⒍確定行文方式：從行文方向來看，下行文可採取逐級行文、多級行文和直達行文等方式；上行文除採取逐級行文、多級行文，還可採取越級行文。 ⒎收文程序：簽收、拆分、登記、分發、審覈。 ⒏制文環節：草擬、審覈、會商與會籤、簽發。

⒐制發環節：標註文件管理信息、複覈、排版、校對、繕印、用印、登記、分發。 ⒑文件整理與歸檔工作的意義：⑴文件整理是檔案整理的前提。⑵文件整理是文檔管理的重要建設。⑶文件整理是開發檔案信息資源的重要基礎。⑷文件整理歸檔是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸歸檔是把文件轉化爲檔案的重要標誌。

⒒全宗是指一個法人或自然人在社會活動中所形成的全部檔案的總和。 ⒓瞭解歸檔文件的整理：⑴整理單位①文件正本與不同稿本②正文與附件③正文與文件處理單④原件與複製件⑤轉發文與被轉發文⑥報表、名冊、圖冊（本）⑦來文與覆文⑵文件修整①修裱破損文件②複製字跡模糊或易褪色的文件③摺疊超大紙張④去除易鏽蝕的金屬物⑶文件裝訂⑷歸檔文件的排列⑸歸檔文件的編號①件號❶室編件號❷編號項目 ②編號項目❶必備項目：全宗號、、保管期限、件號❷選擇項目—機構（問題）項❸歸檔章 ⑹歸檔文件的編目①件號②責任者③文號④題名⑤日期⑥頁數⑦備註⑺歸檔文件的裝盒。 ⒔檔案的鑑定一般是指對檔案真僞和檔案價值的鑑定，實際業務工作多是後者。所以，檔案界通常所說的檔案鑑定，是對檔案價值的鑑定。 ⒕鑑定檔案價值的標準：鑑定檔案價值時使用最廣泛的基本標準是文件內容、文件的形成者、文件的形成時間、文件的名稱以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。 ⒖文書檔案的保管期限爲永久和定期兩類。定期一般分爲30年和10年。 ⒗安裝密集架對地面的承重能力有較高要求，若在二樓以上的房間內安裝，樓板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘檔案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防黴、防蟲、防光、防塵、防盜。 ⒙科技檔案的特點：⑴專業技術性⑵成套性⑶動態性⑷多樣性⑸保密性。

⒚科技檔案的歸檔要求：歸檔保管的科技檔案的內容必須齊全、完整、準確、系統。載體材料應質地優良，不得有污損、受潮、破裂等現象。文件材料應採用耐用性強的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須複印。文件材料應字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。大圖紙應折成A4幅面。

⒛人事檔案具有真實性、全面性、動態性和保密性的特點。

21、保管底片最適宜的溫度是13℃~15℃，溼度爲35%~45%。保管照片最適宜的溫度爲14℃~24℃，溼度爲40%~65% 。

22、文檔一體化系統一般包含文件管理、檔案管理、數據維護、系統維護四個模塊。

23、在現代，文書有兩種含義。第一種指物，是人們在社會實踐中爲了記載、憑證、公佈和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達思想意圖的一種書面記錄。第二種指人，是對各級各類組織中管理文字材料工作人員的特定稱謂。文書包括私務文書和公務文書。 24.檔案室國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

25、檔案的特點：一是檔案來源廣泛。二是檔案內容具有社會實踐性。三是檔案的本質屬性是原始記錄性。四是檔案必須是有價值的。五是檔案的形式多樣。

26、文書與檔案的關係：文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。文書是檔案的主要來源之一，檔案則是文書的主要歸宿，所謂“今日之文書，明日之檔案”就是這個意思。 27.參謀諮詢：⑴認識檔案諮詢服務的類型。①按內容性質，可將檔案諮詢分爲事實性諮詢、指導性諮詢與檢索性諮詢。②按難易程度分，可將檔案諮詢分爲一般性諮詢和專門性諮詢。③按諮詢形式，可將檔案諮詢分爲口頭諮詢和書面諮詢。⑵明確檔案諮詢服務的步驟。①接受諮詢問題。②分析諮詢問題。③查找檔案材料。④答覆檔案材料。⑤建立諮詢檔案。 28.舉辦展覽：Ⅰ認識檔案展覽的類型。⑴按展覽的時間劃分。①長期陳列②臨時展覽。Ⅱ案展出的內容劃分：⑴綜合性檔案展覽。⑵專題性檔案展覽。Ⅲ明確檔案展覽的形式⑴固定展覽⑵網上展覽⑶巡迴展覽。Ⅳ明確檔案展覽的組織⑴確定主題⑵精選材料⑶設計格局⑷保證檔案安全。

28。提供閱覽： ⑴熟悉檔案閱覽服務①選址適當②分區合理③設備齊全④制度健全⑤工作人員要有良好的工作作風和紮實的業務基本功。⑵瞭解檔案外借服務①借閱證制度②代卷（盒）卡制度③借閱審批制度④催還和續借制度。

29、檢索檔案：Ⅰ瞭解檔案檢索工作的內容⑴存儲階段的主要內容。①著錄標引②編制檢索工具⑵查找階段的主要內容①確定查找內容②查找。Ⅱ熟悉檔案的著錄、標引。Ⅲ瞭解檔案檢索工具的種類。⑴按體例分①目錄②索引③指南。⑵按載體形式分①書本式檢索工具。②卡片式檢索工具。③縮微式檢索工具。④機讀式（電子）檢索工具。⑶按檢索範圍分①以一個全宗的檔案爲檢索和介紹對象的檢索工具。②以一個檔案館的全部檔案爲檢索和介紹對象的檢索工具。③以檔案館內有關某一專題的檔案爲檢索和介紹對象的檢索工具。④以全國或某一地區若干個檔案館內的全部或某一專題的檔案爲檢索和介紹對象的檢索工具。⑷按功能分。①館藏性檢索工具②查找性檢索工具③介紹性檢索工具。Ⅳ編制檔案檢索工具。⑴案卷目錄⑵全引目錄⑶全宗指南①立檔單位的歷史概況②全宗檔案概況③檔案的內容與成分。

文書檔案管理 篇四

[單選]

1、（ ）是公文辦理過程中的中心環節。 （2分）

擬辦

批辦

承辦

催辦

[單選]

2、（ ）年，國家檔案局令第8號發佈了《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》。 （2分）

2000年

2002年

2003年

2006年

[單選]

3、下面所列材料中屬於歸檔範圍的是（ )。 (2分）

收文中，上級機關普發性不需本單位辦理的文件。

一般文件的歷次修改稿。

對本機關工作具有查考利用價值的文件材料。

同級機關發來的不需貫徹執行的文件。

[單選]

4、以下哪個不是收文登記的形式？ （2分）

簿冊式登記

簽印式登記

卡片式登記

[單選]

5、催辦分爲（ ）兩個方面。 （2分）

向上、向下

對內、對外

發函、電聯

[單選]

6、以件爲單位進行裝訂時，應在（ ）位置用不鏽鋼釘或線裝訂。 （2分）

上側

右上側

左側 [單選]

7、編制頁碼時，凡沒有頁碼（單頁除外）的，需要補充編制頁碼，再（ ）計算頁數。 （2分）

繼續

合併

重新

[單選]

8、以下哪個不是文件的載體？ （2分）

竹簡

紙張

光盤

[單選]

9、單份文件歸檔中，哪一項不是必須著錄的內容： （2分）

歸檔年度

保管期限

作者

[單選]

10、著錄時應注意 （2分）

題名中的關鍵詞不能準確反映文件內容時，要將主題詞錄入；

文件題名應根據文件實際內容和成分重新擬寫；

“任免”通知等公文的標題要把所有人員錄入進去。

[單選]

11、使用單件整理方法的單位必須使用（ ）。 （2分）

檔案管理軟件

密集櫃

專用庫房

[單選]

12、單份文件歸檔中，裝盒排架不包括： （2分）

裝盒

填寫備考表

編號

[單選]

13、《檔案目錄》封面項目不包括： （2分）

全宗名稱

責任者

全宗號 [單選]

14、單份文件歸檔中適合文件數量較多的方法是： （2分）

按年度-保管期限

按年度-機構-保管期限

按機構-保管期限

[單選]

15、單份文件歸檔中適合文件數量較少的方法是： （2分）

按年度-保管期限

按年度-機構-保管期限

按機構-保管期限

[單選]

16、跨年度形成的文件材料，統一放入（ ）。 （2分）

開始年度

辦結年度

歸檔年度 [單選]

17、採用（ ）能最好地保持歸檔文件在來源方面固有的聯繫，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。 （2分）

年度分類法

機構分類法

保管期限分類法

[單選]

18、立卷法按文件（ ）或內容針對年度作爲歸檔年度。 （2分）

成文日期

形成年度

辦結年度

[單選]

19、以下哪類文件不適合用文件名稱組合法： （2分）

XX企業的會議紀要；

XX單位關於舉辦培訓班經費的請示；

XX公司信息簡報。 [單選]20、立卷法中，不適用於按名稱組合法進行排列的方法是： （2分）

時間排列法

處理順序排列法

地區排列法

[單選]

21、（ ）是對收文的執行、辦理或撰文答覆。 （2分）

擬辦

批辦

承辦

[單選]

22、立卷法中，以下哪個標題不符合案卷標題的格式？ （2分）

XX局黨組會議記錄

XX企業關於2003年財務統計報表

XX地區來往信件

[單選]

23、立卷法中，案卷的裝訂要注意： （2分）

將文件上原有的金屬物全部去掉；

文件上原有的金屬物不用去掉；

裝訂方法是二孔一線，位於文件左側。

[單選]

24、立卷法中，案卷的裝訂孔的孔距爲（ ），邊距爲（ ）。 （2分）

6.5cm，

7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [單選]

25、（）是檔案館爲進館單位編制的管理號，檔案室不能擅自編制。 （2分）

全宗號

目錄號

案卷號

[單選]

26、《國家行政機關公文處理辦法》規定的對外發文的文種有（ ）種。 （2分） 14 [單選]

27、（ ）是規範性公文中使用範圍最廣、頻率最高的文種。 （2分）

規定

辦法

條例

[單選]

28、文種不同，公文結構則有所不同，但必備要素有： （2分）

祕密等級

發文字號

公文標題

[單選]

29、（ ）是指已經履行法定生效程序的最後完成稿，具備正式公文的效用。 （2分）

定稿

正本

稿本

[單選]30、（ ）是對發文進行最後審定的決策性環節。 （2分）

簽發

審覈

繕印

[多選]

31、把已分類的文件按照一定的規律組織成一個或若干個案卷，以保持文件之間的在內容、時間、名稱等方面的聯繫，主要方法有：（） （2分）

內容組合法

文件名稱組合法

工作活動組合法

問覆文件組合法

[多選]

32、使用單份文件歸檔整理方法時常用的分類方法有：（ ） （2分）

年度—機構—保管期限

年度—問題—保管期限

年度—文號—保管期限

年度—保管期限 [多選]

33、同一年度的文件按件歸檔，裝盒時（ ） （2分）

保管期限爲永久的文件單獨裝盒

保管期限爲30年的文件單獨裝盒

保管期限爲10年的文件單獨裝盒

保管期限爲定期的文件一起裝盒

[多選]

34、文書檔案保管期限表的基本內容包括： （2分）

類目

序號

歸檔範圍

保管期限

[多選]

35、歸檔分類的類型有： （2分）

A.分文號

分年度

分機構

分保管期限

[多選]

36、單份文件歸檔中，必須著錄的項目有： （2分）

文件題名

責任者

成文日期

歸檔年度

[多選]

37、單件整理方法常見的模式有： （2分）

部門整理

專人整理

個人整理

檔案室整理

[多選]

38、蓋檔號章時，保管期限一欄可以填寫： （2分）

全稱

簡稱

保管期限代碼

不填

[多選]

39、單份文件歸檔中，著錄時應注意： （2分）

有副題名的應錄入；

文件提名一般要求照實抄錄，不得隨意改動；

頁數爲“一件”歸檔文件中有有效字符的頁面總數；

著錄“任免通知”時可在題名之後，加上該文任免的、涉及本單位其他有關人員的名字，並外加“[ ]”。

[多選]40、適用於按名稱組合的案卷排列方法有 （2分）

時間排列法

處理順序排列法

地區排列法

綜合排列法

[判斷]

41、歸檔文件整理過程中，單頁文件可不打頁碼。 （2分）

對

錯 [判斷]

42、文件歸檔不要求紙質文件與同版本電子同步歸檔。 （2分）

對

錯

[判斷]

43、企業在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔範圍。 （2分）

對

錯

[判斷]

44、歸檔時間是指文件承辦部門或業務部門將規範整理好的文件或案卷向檔案室移交的時間，移交歸檔的時間主要有1至2月份或6月份。 （2分）

對

錯

[判斷]

45、使用立卷法的前提是有電腦輔助管理並安裝了專用的檔案管理軟件。 （2分）

對

錯 [判斷]

46、文件形成年度也就是文件的成文年度。 （2分）

對

錯

[判斷]

47、小於十六開紙的文件要託裱。 （2分）

對

錯

[判斷]

48、排序的系統科學是體現歸檔文件整理內在質量的重要環節。 （2分）

對

錯

[判斷]

49、檔號章是文件歸檔的標誌，用於體現每一“件”的檔號。 （2分）

對

錯

[判斷]50、案卷目錄表是查找利用檔案的最基本的檢索工具，也是進行檔案統計、移交、檢查的重要依據。 （2分）

對

錯

文書檔案管理 篇五

一、名詞解釋

1、文書：有兩種含義：一是指作爲信息載體的文字材料，二是對從事文書管理工作人員的職務稱謂。

文書是指作爲信息載體的文字材料，是社會組織和個人在社會實踐活動中用來記錄、傳遞信息的書面文字材料，是以文字形式並使用特定文體格式處理各種事務的憑證性工具。

2、檔案：是指過去和閒雜的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡言之，檔案是指社會組織與個人在其社會活動中所直接形成並具有保存價值的原始記錄。

3、公務文書

4、事務文書

5、上行文

6、下行文

二、單項選擇題

1、下列選項中不屬於文書性質的是（ ）。

A. 現實性 B. 特定性 C. 信息性 D. 憑證性

2、下列選項中不屬於文書特點的是（ ）。

A. 作者的特定性 B. 格式的規範性 C. 文書處理程序的特定性 D. 歷史性

3、下列選項中不屬於檔案性質的是（ ）。

A. 原始性 B. 歷史性 C. 憑證性 D. 考查性

4、下列選項中不屬於檔案特點的是（ ）。

A. 原始性 B. 價值性 C. 系統性 D. 考查性

5、下列選項中不屬於古代公文的種類是（ ）。

A. 章 B. 奏 C. 諮 D. 呈

6、文書檔案工作包括的一系列環節和程序不包括下列哪項。（ ）

A. 文書形成 B. 整理歸檔 C. 交通 D. 鑑定

7、下列選項中不屬於公務文書特點的是（ ）。 A. 鮮明的政治性 B. 很強的歷史性 C. 法定的權威性 D. 格式的規範性

8、知照性公文主要是黨政機關向一定範圍通知事項、通報情況、聯繫工作、公佈有關事項和要求的公文，下列選項中不屬於此類公文的是（ ）。

A. 決議 B. 通知 C. 公告 D. 通報

9、（ ）適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

A. 公告 B. 通知 C. 決議 D. 函

10、下列選項中對發文字號表述正確的是（ ）。D A. 國辦發〔1996〕第2號 B. 國辦發（1996）02號

C. 國辦發〔1996〕第02號 D. 國辦發〔1996〕2號

三、問答題

1、請簡述文書工作與檔案工作的性質和任務。

2、試述文書與檔案人員的基本素養要求。

3、試述公務文書的作用與特點。

4、如何恪守公文行文規則？

5、如何正確選定公文文種？

二、

平時作業二

一、填空題

1、文書處理程序，包括文書處理的流程、方法和步驟，是按照公文制發、辦理和管理的規律，對文書運轉環節的科學合理安排。

2、文書處理流程通常由收文辦理、發文辦理、辦結文件處理和文件運轉管理四個方面構成。

3、批辦是指機關領導人根據文件內容、擬辦意見和部門職責，對來文所提出的批示性意見。

4、傳閱的方式包括輪輻式傳閱、接力式傳閱、專人送達傳閱以及閱文式傳閱四種。

5、國家檔案局2000年12月6日發佈了《歸檔文件整理規則》，是我國機關文書和檔案規則改革的一項重要舉措，彌補了我國文書、檔案工作標準體系中歸檔文件整理的空白。

6、《歸檔文件整理規則》將歸檔文件整理的基本單位確定爲“自然件”（或稱單份文件）。

7、文書人員在文件辦理過程中，應及時對日常形成的、辦理完畢的文件進行收集，重點把好的關口是：發文關、收文關、重要會議關、外出會議關、內部材料關、報刊材料關。

8、發文字號是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關代字、、文件順序號組成。

9、歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。

二、多項選擇題

1、文書處理程序的基本特徵包括（ ）。

A. 程序性 B. 歷史性 C. 連續性 D. 規定性 E. 時效性

2、文件簽收的作用包括（ ）。ABC

A. 確保文件運轉安全可靠 B. 明確雙方的交接責任 C. 表明文件的去向和下落

D. 明確收文放的職責 E. 確保發文方的權益

3、收文登記的方法包括（ ）。BCD

A. 數碼登記法 B. 總流水號登記法 C. 分類流水號登記法

D. 口取紙分類登記法 E. 數字登記法

4、文書整理歸檔是以件爲單位進行（ ），並進行裝盒、歸檔，使之有序化的過程，以便於保管、檢索和利用。

A. 裝訂 B. 分類 C. 排列 D. 編號 E. 編目

5、文書整理歸檔的原則包括（ ）。ABCDE A. 保證整理歸檔的文件材料齊全完整

B. 遵循文件材料形成的客觀規律

C. 保持文件之間的有機聯繫

D. 正確區分文件的不同價值

E. 整理後的文件要便於保管、檢索和利用

6、《文件歸檔管理規則》提出了（ ）等方法。ACD A. 分類法 B. 歸納法 C. 機構（問題）分類法

D. 複式分類法 E. “自然件”分類法

7、歸檔文件編號使歸檔文件再全宗中的位置得以確定，併爲後續的編目工作一級查找利用提供條件，編號中的號包括（ ）等。

A. 全宗號 B. C. 保管期限 D. 件號 E. 歸檔章

三、問答題

1、擬辦的要求有哪些？

2、發文審覈的具體內容及要求有哪些？

3、文書運轉管理的基本原則包括哪些？

4、試述文書整理歸檔與文書立卷的區別。

5、簡述文書整理歸檔的方法步驟。

平時作業三

一、名詞解釋

1、檔案統計工作：P244

2、檔案整理工作： P254

3、檔案保管： P271

4、主題法： P283

5、專門檔案： P304

6、大事記：P296

二、不定項選擇題

1、檔案收集工作的主要內容包括（ ）。ACDE

A. 對本機關需要歸檔檔案的接收 B. 對其他機關需要歸檔檔案的接收

C. 對歷史檔案的接收 D. 對歷史檔案的徵集

E. 對各現行機關和撤銷機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收

2、檔案鑑定工作室一項決定檔案存毀的工作，包括的內容是（ ）。ABCD A. 制定檔案價值鑑定的標準和檔案保管期限表

B. 具體審覈檔案材料的保存價值，確定其保管期限

C. 挑出不需保存和保管期滿且無繼續保存價值的檔案予以銷燬

D. 檔案鑑定工作的組織

E. 檔案統計資料的分析

3、檔案室或檔案館對於按制度規定接收的檔案，除驗收時檢查文件整理質量外，還必須根據本室（館）庫房管理的特點和需要，進行全宗及其文件組合的排列、（ ）的加工等簡單的條理化、系統化的工作。B A. 數量統計 B. 檢索目錄 C. 檔案鑑定 D. 檔案盒 E. 題名

4、檔案整理工作中的所謂（ ），在檔案整理階段，由檔案管理人員根據檔案管理的有關規章制度和相關要求，對歸檔案卷進行必要的、認真的整理或加工作。D A. 統計 B. 鑑定 C. 收集 D. 立卷 E. 歸檔

5、檔案庫房的類型包括以下（ ）。

A. 綜合檔案庫 B. 科技檔案房 C. 圖書資料庫 D. 基建檔案房 E. 新型載體檔案房

6、檔案檢索語言的類型包括（ ）。

A. 歸納法 B. 館藏法 C. 分類法 D. 主題法 E. 演繹法

7、按檔案檢索工具的載體形式分類，包括以下（ ）。ABCD A. 書本式 B. 卡片式 C. 縮微目錄 D. 機讀目錄 E. 全宗式

8、（ ）在一定程度上體現了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用，是檔案工作中最富有活力的一個環節。

A. 檔案歸納 B. 檔案鑑定 C. 檔案提供利用 D. 檔案蒐集 E. 檔案檢索

9、科技檔案價值的鑑定因素一般包括以下（ ）。

A. 技術因素 B. 功能因素 C. 典型因素 D. 時間因素 E. 人物因素

10、同紙質文檔相比，電子檔案利用的特點和優點是（ ）。ABCD A. 複用性好 B. 服務形式多樣化 C. 便於傳輸 D. 依賴性強 E. 儲存性強

三、問答題

1、檔案爲什麼必須以全宗爲單位進行整理？

2、請簡述檔案檢索的內容。

3、請簡述檔案參考資料有哪些特點。

4、請簡述人事檔案的特點及作用。

5．試述電子文檔管理的內容和原則。

6．試述文書與檔案計算機輔助管理的特點。

平時作業四

技能測試題

一、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特徵，並分別給每卷擬定一個案卷標題。

1．××省廣播電視大學關於請求繼續進行開放教育試點工作的函

2．中央廣播電視大學關於××省廣播電視大學關於請求繼續進行開放教育試點工作的覆函

3．××省廣播電視大學關於請求繼續進行開放教育試點工作情況的調查報告

4．××省廣播電視大學關於請求撥款維修危舊校舍的函

5．××省財政廳關於撥款維修電大危舊校舍問題的覆函

提示： 1、2、3組成一卷； 按內容和文種特徵組卷；

××省電大與中央電大關於繼續進行開放教育試點工作的往來文件4、5組成一卷；

按通訊者、內容和文種特徵組卷；

××省電大與××省財政廳關於撥款維修電大危舊校舍問題的往來文件

二、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特徵，並分別給每卷擬定一個案卷標題。

1．某省人民政府就搞好鮁魚圈總體經濟開發工作給××市人民政府的指示

2．某省外事辦公室關於召開全省外事工會會議的通知

3．某省外事辦公室關於召開全省外事工會會議的請示

4．某省人民政府關於召開全省外事工會會議的批覆

5．某省人民政府就鮁魚圈月亮灣商業區建設問題給××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鮁魚圈金融事業建設問題給××市人民政府的指示

文書檔案的收集及整理 篇六

摘 要：從現如今社會發展的現狀中可以看出，文書檔案管理工作的重要性日益突出。

隨着信息技術的高效普及和發展，文書檔案的管理方式也發生了明顯的變化。

由於傳統的文書檔案管理工作的發生弊端展現，無法促進檔案管理工作的高效進行。

文書檔案的收集方法和整理形式都應該在原有的基礎上進行創新，這樣才能夠促進檔案管理工作的長足發展。

本文中，筆者主要對文書檔案的收集方法和整理形式進行分析，僅供參考。

關鍵詞：文書檔案；收集；整理

文書檔案是單位、部門每一項工作活動來龍去脈的清晰記載，做好文書檔案的整理和保管工作至關重要，工作人員在實際的工作中應該以文書檔案的管理原則爲基礎，提升文書檔案管理工作的科學性。

爲了實現這一目的，工作人員應該儘量做好文書檔案的收集和整理工作，使得文書檔案保管工作順應時代發展的需求，在提升工作效率的基礎上，提升檔案信息的利用率。

1 文書檔案收集規範化

收集是檔案工作賴以存在的基礎。

檔案工作的對象是檔案，檔案只有不斷地通過收集才能逐漸完善。

如果沒有收集，沒有檔案，檔案工作也就沒有了工作對象，失去了存在的條件和基礎。

檔案收集得及時、完整、系統，可以爲檔案管理的各處環節創造照好的物質條件，可以完整地、系統地爲利用者提供方便，更好地爲各項工作服務。

（1）文書檔案收集的要求

收集的要求高低，直接關係着人館文書檔案的質量好壞，所以辦公室文祕在接收和收集工作中應該認真掌握，切實把好關口。

具體要求，主要有以下幾點：對按規定欲接收的文書檔案實行驗收制。

檔案館在進行收集工作中，要事先向保存機關下達通知，並切實檢查欲接收文書檔案的真實程度、規範化程度和齊全程度。

凡是不符合要求的都要由原保存機關負責修改，然後再複查，直至達到要求時才能予以接收。

對其他應收集的文書檔案，要切實注意依據黨的有關政策進行收集。

特別是在集體、個體和合資等企業中，存在着企業經營保密問題，一定要尊重他們的要求，注意保護他們的利益，待取得他們同意之後再行徵集和收集，決不能強行收集。

（2）收集的範圍。

檔案文書收集的範圍主要有以下幾個方面：

1、各機關文書檔案室所保存的重要文書檔案。

這部分指的是對各機關文書檔案室所形成、收集和保存的永久卷和長期卷，按照檔案管理部門的'有關規定，在檔案室內保存一定時期（十年、二十年或三十年），檔案館要按時接收過來。

有的文書檔案室還保存有已撤銷原直屬單位的文書檔案，其中的永久卷和部分長期卷，檔案館亦應按時接收。

2、各專業檔案館主管單位重要文書檔案的複製件。

各單位所形成和保存的重要文書檔案。

各行業由於文書檔案室建立得不夠健全，所以他們所形成和保存的重要文書檔案是應該直接入館的，也是檔案館應該注意接收和收集的。

其他有關單位和個人所形成和保存的重要文書檔案。

這些文書檔案的範圍也很廣泛，上述文書檔案，都是很珍貴的，應該特別注意加以收集，避免流失，造成不必要的損失。

3、收集的手續。

在文書檔案的收集工作中，履行收集手續是對工作負責的表現，既便於檔案館對文書檔案的統計，又便於有關人員日後查詢文書檔案的去向。

收集工作的手續，主要有以下兩項：一是清點。

對文書檔案室來說，要在驗收的同時根據應收年度的案卷目錄對永久卷和長期捲進行清點。

清點要一卷一卷地進行，並要覈對案卷標題，以防有誤。

因爲檔案本身涉及許多重要機密和政治問題，一旦出現差錯，政治責任難負，工作損失也難補。

二是立據。

辦公室文祕在文書檔案的收集工作中，無論是接收機關文書檔案室的還是接收其他單位的文書檔案，清點之後都要開具收據，並留存根。

“接收文書檔案收據”中的項目，主要有交卷機關（單位）、案卷類別、案卷年度、案卷數量、接收單位和雙方經手人等。

所接收的如系零散文書材料，則應按實際情況開具詳細清單式的收據，並留收據存根。

2 文書檔案整理的具體做法

（1）文書檔案管理工作的整理方法

做好文書檔案的整理工作至關重要，工作人員在實際的工作中應該以文書檔案的管理原則爲基礎，提升文書檔案管理工作的科學性。

爲了實現這一目的，工作人員應該儘量做好文書檔案的整理工作，使得文書檔案保管工作順應時代發展的需求，在提升工作效率的基礎上，提升檔案信息的利用率。

通常情況下，文書檔案管理工作的分類方法可以從三個方面來進行分析和探討：

1、年度分類。

所謂的年度分類法在進行的過程中，主要是根據文件形成和處理的年度來講所有的文書檔案以時間爲標準進行區分，然後根據時間的差異來排列。

在文書檔案管理工作中，工作人員首先需要將文書檔案進行歸納，提升檔案分類的高效性。

經過具體的實踐可以看出，採用年度分類法不僅可以提升文書檔案的質量和效率，在實際的工作中意義重大。

2、組織機構分類法。

根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。

它以立檔單位內部的組織機構爲標準，按不同的機構分別設置類目。

3、問題分類法。

按照文件內容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。

（2）文書檔案裝訂

檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個重要環節。

一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批覆和請示可以合併歸成一件，如果頁數太多當然可以分成兩件或者多件。

正文與附件之間、正本和草稿之間、來文同覆文之間，都可以根據實際情況斟酌而行，或者合而爲一，或者拆而爲二，都是可以的。

不過如果有關的文書檔案拆開處理時，在進行排序時還是應當相對集中於一處，以方便後期的利用。

（3）文書檔號章與頁碼編寫

檔案管理中章與頁碼編寫是最細微繁瑣的工作之一，頁碼編號的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。

所有文件的右上部位應當加印檔號章，檔號章上填寫檔案內容，內容包括檔案號碼、所屬年份、機構代號、問題代號、保管時限、館編件號等項內容。

重點應當強調檔案號碼的填寫，按照分類標準的不同，檔案號碼要從分類、保管時限的低級順序向高級順序依次進行。

3 如何做好文書檔案的信息保管工作

通過計算機系統輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應用的是抽詞比較法。

抽詞比較法可以按照不同的時間按照批次處理。

首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納入索引表，其中包括文件責任人、內容、種類等等。

這個過程可以有主要和次要之分。

按照一定規範要求給每個詞條打分，把其餘的詞條錄入到計算機數據庫，歸之爲自學習系統，形成後各建詞表。

其次，根據不同的要求，對文書檔案的文件格式進行不同的設置。

這種設置方法沒有明確的規定，包括其中的文書內容、種類、年代等等，主要做到更加便捷容易的瀏覽和查閱即可。

再者，編輯製作計算機輔助程序。

這項工作簡單來說就是比較的過程，將檔案文件的題名錶和題名的對照。

找出其中相一致的內容，方便儲存和使用。

第四，文書檔案的管理的最後一步就是確保電子文件形成後能夠在計算機中正常運行。

並按照分類標準與保管期限等進行劃分。

4 結語

新時期下企事業單位的核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的，檔案管理工作是否有序高效直接影響着企事業單位的工作進程。

因此，相關工作人員必須提高工作意識，轉變陳舊觀念，勇於大膽創新，積極投入實踐。

充分利用現有的網絡資源，把新時期文書檔案的收集與整理工作推向新臺階。

參考文獻

[1] 於春林。 淺析現代檔案管理工作創新的手段，民營科技，2011.8.

[2] 蘇靜靜。文書檔案立卷改革之我見[J]。現代交際，2009(7)。

[3] 凌霄。淺談文書檔案的管理辦法[J]。才智，2012(21)。