商務電話交流技巧實例分析

商務電話交流技巧實例分析

通常的電話接聽方式是：先自報家門，再詢問對方，確認後，說明來意。

比如：

我方：您好，我們是筆桿子公司，請問是***經理/先生/小姐/女士(最好稱呼職務)嗎?

對方：是，你有什麼事?

我方：不好意思打擾您，我們筆桿子公司專業從事文案創作和平面設計，請問貴公司近期需要這方面的服務嗎?

如果對方不需要，要儘可能讓對方同意送(發)資料過去或建議其上我公司網站瀏覽。

當然，以上只是一個大概，要具體情況具體對待。

電話之前必須準備或清楚的內容：

1)報價單;

2)筆桿子的優勢(以文案爲主，輔以平面設計);

3)筆桿子的工作模式(分3個創作小組，根據業務內容隨時分配或組建);

4)筆桿子的簽單方式(一般是先簽定合同，再提供作品。如果客戶說到一些不確認我們實力的話，可建議其到我公司網站上瀏覽我們的成功案例);

5)要基本瞭解我們在各行業的成功案例(比如對方是政府部門，就說我們曾給深圳中心區、羅湖團委、義工聯等做過畫冊、策劃過文案等);

6)準備好紙和筆，隨時記錄;

7)其它。

2、如果牽扯到影響我公司聲譽的業務，比如對方諮詢是否幫助寫畢業論文、代寫作業等，一定要這樣答覆：

答：我們公司對這方面規定很嚴，是絕對不允許做的，不過你確實要得比較急的話，我可以幫你私下裏問問我們創作部的人，看誰願意在工作之餘偷偷忙你寫一寫，但你絕對不要張揚出去，否則，我會受處分的。

這樣一來，我們既得到了業務，又不影響筆桿子的名聲，公司和個人完全分開。

3、如果客戶問報價，而我們的報價單上又沒有明確規定，如何回答?

答：你可以對客戶說，我們要根據您的要求來報價，我們報價不是亂報的，要市場部和創作部(如果對方是做設計方面的業務的話就是設計部)協商，根據工作量等定一個合理價，然後再報給貴公司。我們會把你的要求(通過電話瞭解清楚對方的要求)反饋給創作部，然後再把我們公司的最終報價告訴您。這樣的話，對方會覺得我們很重視這個業務，也很尊重他。

這種情況下，一定要記下對方的聯繫電話、郵箱(如果有的話)等，然後再根據情況和客戶要求(比如對方要求打電話告訴價格還是通過郵件發)通知對方。

每次有新的業務形式併產生了新的業務報價後，要及時記錄，以完善我們的報價單。

4、如果說服對方?

答：和客戶談判的關鍵是要告訴客戶，他們可以從我們這裏獲得許諾。也就是說，客戶讓我們做這個單可以得到讓別的公司做更多的好處。而這些好處主要是：

1)我們做的好，比別的一般公司都好。如果是文案，我們是專業文案公司，而且我們給很多客戶做過成功的文案，有些文案甚至被客戶買斷。比如給義工聯的做的文案，對方就在合同中明確這些文字不能再在別的同類刊物上使用。如果是設計，我們有專門的設計部，更重要的是，設計中的創意不僅僅由設計人員組成，而且加入了很多創作部的同事，這樣，客戶的設計就會同時融入設計師和文人的思維，要知道，文人的思維在某種程度上是優於設計師的。而且，我們筆桿子曾得到過很多創意大賽的大獎，比如澳門衛視臺的創意大獎等。如果對方文字和圖形並茂，比如畫冊，就說，我們筆桿子曾經做過調查，很多客戶對他們畫冊的配文很不滿意，而我們的優勢恰恰就在此，我們主要從事文案創作的，因此，在文字上比一般的設計公司有絕對的優勢。而設計，說實話，現在各個公司的設計都大同小異，只不過我們在設計時還會融入文字的思維。

2)我們的價格很低。至於怎麼低，一方面可以直接告訴客戶我們的報價，另一方面也可以對客戶說，你可以打電話問問別的相關公司，對比一下就知道我們的報價是非常合理的。

3)我們的服務好。隨叫隨到，注重細節。一個小的地方除了問題，就有可能被公司開除。我們的一個設計師，因爲連續兩次把客戶的資料問字寫錯就被開除了。

4)我們有操作經驗，筆桿子公司是專業從事文案創作和平面設計的公司，長期以來一直從事這方面的工作，積累了豐富的操作經驗。

5)我們有品牌優勢。筆桿子目前在全國同類公司中有相當的知名度，而且還在蓬勃發展，連楊瀾都曾經讚許過我們。如果貴公司使用是我們的文案或設計，相信一定會對貴公司的業務產生積極的影響。

5、和客戶進行交流或準備說服客戶時，對象有沒有選擇?

答：要儘量和客戶所在公司的主管交流，否則，您的努力可能白費。因爲即便你說服了一般職員或不能起決定作用的職員，也不一定能拿到業務，因爲最終要經過主管同意。我們經常遇到好不容易說服了一個客戶，他也對我們的方案十分贊同，當我們費盡辛苦拿出方案後，才發現白忙一場，因爲對方主管人員不喜歡這個方案。

商務電話交流注意事項

商務交往中，不允許接電話時以“喂，喂”或者“你找誰呀”作爲“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰”，“你是誰”，或者“有什麼事兒呀?”

萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持風度。切勿發脾氣“耍態度”。確認對方撥錯了電話，應先自報一下“家門”，然後再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，不要忘了以“沒關係”去應對，而不要教訓人家“下次長好眼睛”、“瞧仔細些”。

如果有可能，不防問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，不是“吃飽了撐的”，而是藉機宣傳了本單位的以禮待人的良好形象。

在通話途中，不要對着話筒打哈欠，或是吃東西。也不要同時與其他人閒聊。不要讓對方由此來感到在受話人的心中無足輕重。

結束通話時，應認真地道別。而且要恭候對方先放下電話，不宜“越位”搶先。

在接電話時，再次要注意給予對方以同等的待遇。堅持不分對象地一視同仁。

極其個別的人，長着一對挑肥揀瘦的“勢利眼”。即使是接電話地，也極爲庸俗地“因人而宜”、“對象化”的傾向十分明顯。他們在接電話時，一開始總是“拿架子”，“打官腔”。先是愛搭不理地問上幾句“誰呀”、“什麼事呀”，然後能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不關己，高高掛起”。不過他們的“天氣”也不總是永遠這般“陰沉”，一旦聽出來對方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就會“雨過天晴雲散盡”，低聲下氣，細語柔聲，卑躬屈膝，有求必應，不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法，既容易得罪人，也會讓旁人看不起。

在接待外來的電話時，理當一律給予同等的待遇，不卑不亢。這種公平的態度，容易爲自己贏得朋友。

在通話時，接電話在的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己正在開會、會客，不宜長談，或另有其他電話掛出來，需要中止通話時，應說明原因，並告之對方：“一有空閒，我馬上掛電話給您。”免得讓對方覺得我方厚此薄彼。

遇上不識相的人打起電話沒個完，非得讓其“適可而止”不可的話，說得應當委婉、含蓄，不要讓對方難堪。比如，不宜說：“你說完了沒有?我還有別的事情呢，”而應當講：“好吧，我不再佔用您的寶貴時間了”，“真不希望就此道別，不過以後真的希望再有機會與您聯絡”。