如何寫備忘錄

如何寫備忘錄

（一）備忘錄概述

備忘錄是記錄有關活動或事務，起揭示或提醒作用，以免忘卻的一種記事性文書。備忘錄的類型主要有個人備忘錄、交往式備忘錄、計劃式備忘錄。

（二）備忘錄的特點

⒈事務性。記錄的事項兩類：一類是記錄發生過的事實真相。如談判中雙方表達的承諾，一致或不一致的意見等；另一類是提前記下的計劃辦理的事項。如上級發給下級的工作要點備忘條；⒉提醒性。提示當事人避免忘卻的特性。

（三）、備忘錄的結構和寫法

⒈標題。有兩種寫法：一種直接寫文種名稱，即《備忘錄》。另一種由單位、事由和文種組成。如：《××公司與××集團公司合作開發機電產品會談備忘錄》。

⒉商務談判備忘錄正文。個人備忘錄和計劃式備忘錄的正文寫法自由，不拘一格，寫下事項要點即可。

（四）商務談判備忘錄正文的一般寫法：

⒈導言。記錄談判的基本情況，包括：雙方單位名稱、談判代表姓名、會談時間、地點、會談項目等。

⒉主體。記錄雙方的談判情況，包括：討論的事項、一致或不一致的意見、觀點和做出的有關承諾。主體內容的記錄類似於意向書的寫法，通常採用分條列項式記錄。

⒊結尾。多數不另寫結尾。

⒋商務談判備忘錄落款。各方談判的代表簽字、標明時間。

（五）注意事項：內容詳實、具體、完備。語言要樸實、準確。

【案例】圖—1

備忘錄

發給：××——祕書

發自：××——行政部經理

日期：2003年1月6日

內容：總經理來京行程安排

總經理將於2003年1月日8星期三到達北京，並將於1月10日下午離開返回香港。希望你安排一下總經理在北京期間的行程。並經我確認後發到香港辦公室。

【簡析】這是一則企業內部計劃式備忘錄。正文首部寫收、發對象、時間和內容提要，主體部分內容是上司對下級近期工作的提示。這種企業自印的工作計劃備忘錄稿箋，使用時只要填上收、發人和正文內容即可，很方便。正文由首部和主體部分的一篇短函構成。學習傳真的寫作，重點應放在明確正文的首部應撰寫什麼內容和應採取什麼格式。這一份傳真的首部格式規範，包含的內容齊全，值得學習。

【案例】

龍湖公司與××公司會談備忘錄

中國龍湖公司(簡稱甲方)與×國××公司(簡稱乙方)的代表，於200×年×月×日在××市甲方總部就興辦合資項目進行了初步協商，雙方交換了意見，並作出有關承諾。爲便於將來繼續洽談，形成備忘條款如下：

一、依據雙方的交談，乙方同意就合資經營××項目進行投資，投資金額太約爲×××萬美元。投資方式待進一步磋商。甲方用廠房、場地、機器設備作爲投資，其作價原則和辦法，亦待進一步協商。

二、關於利潤分配的原則，沒有取得一致意見。乙方認爲自己的投入既有資金，又有技術，

應該佔60％一70％，甲方則認爲應該按投資比例分成。乙方代表表示，利潤分配比例願意考慮甲方的意見，希望另定時間協商確定。

三、合資項目生產的××產品，乙方承諾在國際市場上銷售產量的45％，甲方希望乙方將銷售額提高到70％～75％，其餘的在中國市場上銷售。

四、工廠的規模、合資年限以及其他有關事項，尚未詳細討論，雙方都認爲待第二項內容向各自的上級彙報確定後，再商議；

五、這次洽談雖未能解決主要問題，但雙方都表達了合作的願望。期望在今後的兩個月內再行接觸，以便進一步協商洽談合作事宜。再次洽談的具體時間待雙方磋商後再定。中國龍湖公司×國××公司

代表×××(簽章)：代表×××(簽章)：

二○○×年×月×日

【簡析】這是一篇商務談判備忘錄。正文導言簡介了談判的基本情況和寫作本文的目的。主體部分分條列項記錄了會談中的一致或不一致的意見和願望，內容實在、具體，可爲下一次雙方繼續談判起提示作用，或者提供基礎平臺。全文語言樸實，格式規範，頗能體現交往備忘錄的特點。注意商務談判紀要與商務談判備忘錄的區別：效力不同。商務談判紀要有一定的約束力，商務談判備忘錄只起提示、備忘作用，沒有約束力。內容不同。商務談判紀要中記的主要是雙方的一致性意見，商務談判備忘錄記的不一定是談判達成的一致意見，是爲日後談判、洽談或磋商所提示的問題。