關於開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作自查情況的報告

  xxx市xxx區社會保險局

關於開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作自查情況的報告

 市社會保險業務檔案管理達標驗收工作領導小組：

按照市人力社保局、市檔案局《關於開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（渝人社發〔2013〕136號）精神，結合社會保險業務檔案達標驗收內容和標準，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強基礎設施建設，規範檔案收集整理，充分有效利用服務，達到了社保業務檔案驗收要求，現將我局社會保險業務檔案管理達標驗收自查情況報告如下：

一、組織管理

（一）管理辦法

1.制定了社保業務檔案管理辦法。我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令），以及市人力社保局、檔案局下發的《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定，結合工作實際，制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）。

2.明確了社保業務檔案管理工作的分管領導和工作部門。爲加強社保業務檔案管理工作的領導，我局成立了以局長爲組長，副局長爲副組長，各科室負責人爲成員的“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案管理工作領導小組”（涪社保函〔2013〕5號）和“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案達標驗收工作領導小組”（涪社保函〔2012〕14號），明確由辦公室具體負責社保業務檔案管理日常事務工作和業務檔案達標驗收工作。各業務科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負責本科室業務檔案管理工作的相關事務。

3.將社保業務檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來對社保業務檔案管理工作高度重視，年初《社保經辦工作要點》（涪社保發〔2012〕7號）明確提出社保業務檔案管理工作計劃，同時多次召開局長辦公會和局辦公會議專題研究部署檔案管理工作（見辦公會議記錄），分管領導定期或不定期檢查檔案管理情況，發現問題及時研究解決，年終將業務檔案管理工作納入全局工作目標考覈，並認真進行總結，做到了年初有佈置，平時有檢查，年終有總結考覈。

4.將業務檔案工作納入了單位年度工作計劃和發展規劃。我局已將業務檔案管理工作納入了年度工作計劃，把此項工作列爲單位重點工作之一，寫入年初《社保經辦工作要點》。同時，結合人力資源和社會保障事業發展“十二五”規劃，制定了《社會保險業務檔案管理工作發展規劃》（涪社保發〔2013〕5號）。

此項標準分5分，自查得分5分。

（二）檔案人員

1.配備了專兼職檔案工作人員。我局現有專兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專職檔案工作人員3人，各業務科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數量能夠適應業務檔案工作任務的需要（見檔案人員花名冊）。

2.檔案工作人員遵章守紀。我局建立健全了檔案管理各項規章制度，規範了工作流程，明確了工作職責，制定了管理措施，檔案管理人員忠於職守，遵紀守法，嚴格按制度辦事，未發生違反檔案法律法規的行爲。

3.檔案工作人員具有大專文化。我局13名專兼職檔案工作人員均具有大專文化以上學歷，其中本科學歷6人，大專學歷7人。

4.檔案工作人員隊伍穩定。我局自建立了新的業務檔案管理網絡後，保證了檔案管理工作人員的相對穩定。目前，我局3名專職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。

5.檔案工作人員積極參加學習培訓。爲不斷提高檔案人員的業務素質和專業技能，我局有計劃地組織了專兼職檔案人員業務培訓。每年選派部分人員參加區檔案局組織的學習培訓，共培訓10人次，參加市局業務檔案培訓3人次，到**區學習交流1次（4人），到市局檔案管理科學習交流1次（4人），我局組織各科室負責人和專兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓”2次，組織全局職工參加“社會保險業務檔案培訓”1次（見學習培訓記錄）。

此項標準分8分，自查得分8分。

（三）管理措施

1.崗位職責。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號），明確了主要領導、分管領導、各科室負責人、專職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責。

2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號），在檔案室顯目位置上牆，實現了檔案管理工作的條理性、規範性，增強了檔案管理工作的透明性和可操作性。

3.經辦流程。我局嚴格按照市局制定的養老、工傷、生育保險業務經辦操作規程，將業務檔案收集歸檔列入各項具體業務經辦工作程序，對每項具體業務經辦資料依序收集歸檔，確保每項經辦業務資料歸檔齊全完整。

4.獎懲考覈。我局將檔案管理工作與分管領導、科室負責人、業務檔案管理人員、業務經辦人員年度考覈評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標任務的，年終依據本局有關規定進行表彰，並在評先評優、提職晉級等方面給予優先考慮；對違反檔案管理制度，未按規定立卷歸檔或未按時限要求移交檔案等，實行一票否決，取消所在科室和相關責任人年度評優評先資格，並追究相關科室負責人及工作人員責任。

5.監督指導。我局印發的《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉鎮社保所涉及的社會保險業務檔案，由區社保局進行監督和指導，確保檔案的完整與安全”。同時，我局定期對各街道、鄉鎮社保所的城鄉居民養老保險業務檔案進行監督指導，並將城鄉居民養老保險業務檔案管理工作作爲對各街道、鄉鎮社保所年終考覈的條件之一。

此項標準分7分，自查得分7分。

二、設施建設

（一）檔案用房

1.檔案專用庫房。爲適應檔案管理工作的需要，我局於2011年8月即開始規劃改建檔案室，改建後，我局檔案專用庫房面積爲300平方米，能夠容納接收全部社會保險業務檔案。

2.業務檔案庫房面積。我局現有檔案專用庫房300平方米，其中200平方米用於存放業務檔案。目前，業務檔案存放量爲365245件（卷、冊）17244盒，庫房面積符合達標規定的標準。

3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門、全球監控攝像頭、吸頂式中央空調、除溼機、溫溼度表、除塵器、臭氧消毒機、防磁櫃、落地式氣溶膠自動滅火裝置、消防報警監控系統等設施設備，爲檔案庫房安全提供了有力保證。因此，檔案庫房不存在安全隱患。

4.檔案庫房衛生。按照我局《檔案庫房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對檔案庫房衛生提出的明確管理要求，我局檔案庫房無雜物堆放，定期或不定期打掃衛生，常年保持庫房整潔、乾淨。

5.檔案室區域劃分。我局檔案室劃分爲檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個區域，實現了庫房、辦公室、查閱室三分開。

此項標準分10分，自查得分10分。

（二）檔案用具

1.業務檔案櫃架。我局檔案室庫房安裝的是檔案密集架，共71列，其中6列用於存放文書檔案，12列用於存放會計檔案，11列用於存放企業退休人員檔案，33列用於存放2011年（含）前的社保業務檔案，9列用於存放2012年（含）及以後的社保業務檔案。

2.業務檔案備用櫃架。我局存放2012年（含）及以後的社保業務檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其餘8列作爲備用櫃架。

3.檔案裝具。我局使用的業務檔案裝具分兩類，前一類爲2011年（含）以前的業務檔案，其檔案盒規格爲340mmX240mmX40mm(長X寬X厚)，主要考慮的是便於裝個人養老保險、城鄉居民養老保險和“三類人員”養老保險產生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類爲2012年（含）以後的業務檔案，其檔案盒式樣嚴格按照《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》的規定和要求進行印製。檔案盒規格爲310mmX220mmX60mm(長X寬X厚)，正面有“重慶市**區社會保險局”標識，背脊和封面印有全宗號、年度、類別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關規定。

此項標準分5分，自查得分5分。

（三）設施設備

1.“九防”要求。我局檔案保管達到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門，庫房內安裝了2臺全球監控攝像頭，達到了防盜要求；二是檔案庫房設在底樓，防止了陽光直射和紫外線輻射，達到了防光要求；三是庫房四周設有通風口，安裝了4臺吸頂式中央空調，達到了通風和防高溫的要求；四是庫房內配備了8臺落地式氣溶膠自動滅火裝置，安裝了消防報警監控系統，達到了防火要求；五是地磚下鋪設了防潮層，安裝了6臺除溼機，加上4臺吸頂式中央空調，達到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達到了防塵要求；七是配備了防磁櫃，達到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機，加上定期投放殺蟲藥，達到了防蟲要求。

2.辦公設施設備。我局檔案室辦公設施設備齊備，包括6臺計算機、2臺打印機、2臺掃描儀、1臺複印機、1臺多功能鑽孔裝訂機、2臺移動式DVD光盤刻錄機、1臺數碼攝像機和1臺數碼照相機，滿足檔案管理工作需要。

3.檔案管理軟件。爲實現檔案管理信息化和數字化，促進辦公自動化，我局購買了科怡檔案管理信息系統應用軟件，用於業務檔案信息化管理，實現了辦公自動化。

此項標準分10分，自查得分10分。

三、專業建設

（一）相關制度

爲加強檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據可依，我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力社保部、國家檔案局第3號令）和《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定文件精神，先後制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑑定銷燬制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫房安全管理制度》、《檔案設備維護使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業務檔案內部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責，制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號）、《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案立卷說明》、《重慶市xxx區社會保險局檔案材料歸檔和不歸檔的範圍》等工作規範，推動了全局檔案工作的有序開展。

此項標準分5分，自查得分5分。

（二）歸檔

1.業務檔案歸檔工作。我局2012年業務檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》出臺後，我局按照新辦法規定和市局要求，對2012年業務檔案進行了整改，於9月下旬完成了歸檔入庫工作。

2.業務檔案移交工作。我局業務經辦過程中形成的檔案材料，均由各業務科室統一整理、裝訂、組盒、錄入。當年整理好的業務檔案、檔案目錄及電子數據清單造冊後，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗收後入庫上架（見檔案移交清單）。

3.平時按件整理工作。我局嚴格執行了《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》，業務經辦人員堅持每件業務辦理完畢即及時將該業務資料收集齊全，按照主表在前、附件在後；審覈結果在前、依據在後；重要憑證材料在前、次要在後的要求用不鏽鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類保管。在按件整理中，各業務科室負責人、專兼職檔案人員根據工作職責，隨時對業務經辦人員進行檢查、指導、督促，以確保業務檔案資料的齊全、完整和安全。

此項標準分7分，自查得分7分。

（三）收集

1.業務檔案資料收集。通過專兼職檔案管理人員的嚴格管理，我局業務檔案資料實現了隨時收集，及時整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。

2.業務檔案電子文件收集。按檔案管理規定，我局業務經辦環節中產生的有關信息數據定期製作成光盤，移交局辦公室歸檔管理。目前，業務臺賬和計算機數據均實現了光盤保存，歸檔的光盤存放於防磁櫃內，共有業務檔案電子光盤49張。

此項標準分6分，自查得分6分。

（四）整理

1.業務檔案整理。我局嚴格按照市局下發的《重慶市社保業務檔案整理規範（試行）》、《社會保險業務材料歸檔範圍與保管期限》和《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》的規定和要求，對2012年度業務檔案進行了整改。重新整理後的業務檔案，其“件”的組成和件內文件材料排列合理，保管期限劃分準確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫、備考表填寫規範，裝訂結實完整。同時，我局對新辦法出**按老辦法整理的業務檔案進行了清理，規範了檔案盒裝具，使之達到了整齊劃一、美觀整潔。

2.業務檔案分類上架。我局2011年（含）前業務檔案按照“科室—險種”分類整理上架，2012年（含）及以後的業務檔案按照新辦法規定的“年度—類別”分類整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的業務檔案外，其餘業務檔案分別按要求分類整理後，移交局檔案室集中統一保管，不存在業務檔案零散存放問題。

3.業務檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號），業務檔案上架按照“年度—類別—保管期限—險種”進行分類排列存放，符合《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》規定。

此項標準分10分，自查得分10分。

（五）保管

1.全宗卷。區檔案局爲我局分配的全宗號爲“160”。爲建立規範的全宗卷，在區檔案局的指導下，我局編寫了全宗介紹、組織機構沿革、分類方案、檔案整理說明、歸檔範圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數量、檔案設備等檔案統計臺帳。

2.業務檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序製作了《重慶市xxx區社會保險局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫房內懸掛上牆。

3.庫房溫溼度。爲及時掌握檔案庫房溫溼度情況，我局在庫房內四周配置了4臺電子溫溼度計表，由專職檔案人員每天檢查並做好溫溼度記錄；爲控制好庫房內溫溼度，保持庫房通風良好，我們還配備了4臺吸頂式中央空調，6臺除溼機，保證了庫房溫度和相對溼度在國家規定標準範圍之內。

4.檔案檢查。我局專職檔案員嚴格執行《檔案保管制度》規定，定期對庫房檔案進行全面檢查、清點，避免檔案破損、丟失、黴變等問題的發生。

5.檔案修復。我局在檔案整理工作中，對需要修復的業務檔案材料及時進行了修復和託裱，採取了有效的保護措施，保證了檔案材料的整潔、完整。

此項標準分5分，自查得分5分。

（六）鑑定銷燬統計

1.鑑定機構。我局成立了社會保險業務檔案鑑定工作領導小組（涪社保函〔2013〕6號），負責檔案鑑定銷燬工作。

2.業務檔案鑑定銷燬。我局建立了《檔案鑑定銷燬制度》，對超過保管期限的會計憑證檔案，經請示區審計局、財政局答覆，暫不能作銷燬處理。對超過保管期限的業務檔案，我局擬在規範工作和達標驗收工作完成後，組織人員按照鑑定銷燬程序進行清理、鑑定，對有保存價值需繼續保存的檔案重新確定保管年限，對應銷燬的檔案建立《檔案銷燬清冊》後，按規定銷燬備案。

3.業務檔案登記臺賬。我局嚴格執行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統計制度》，做到了業務檔案進出登記及時，統計臺賬數據準確，賬物相符。2013年檔案室共接收業務檔案365245件（卷、冊）17244盒，其中，2011年（含）前業務檔案335223件（卷、冊）16576盒，2012年度業務檔案30022件668盒。

4.業務檔案統計報表。我局建立了《業務檔案統計表》、《各類別業務檔案統計表》、《全局檔案統計表》、《歷年檔案統計表》、《檔案設施設備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動登記表》，報表符合要求。

此項標準分4分，自查得分4分。

（七）移交

1.檔案移交。我局文書檔案按規定已向區檔案局作了移交，業務檔案經請示區檔案局同意，暫不向區檔案館移交。

2.檔案移交手續。因區檔案館場地受限，加之全市未對社保業務檔案移交作出統一規定，因此，我局尚未向區檔案館移交業務檔案，暫無移交手續。

3.人員調動移交手續。我局檔案管理員崗位職責中明確規定，“檔案員工作調動或離崗，要及時履行交接手續。”到目前爲止，我局檔案管理人員未發生工作調動情況。

此項標準分3分，自查得分3分。

四、利用服務

（一）檢索工具

1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統軟件具有強大的檢索功能，我們利用計算機軟件對庫藏檔案按照不同門類、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。

2.計算機管理。我局室藏檔案全部實現了計算機管理，通過檔案管理信息系統可以檢索各類業務檔案。

3.歸檔文件目錄打印。爲滿足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業務檔案整理規範（試行）》規定的“社保業務檔案歸檔文件目錄”格式和內容，編制打印了各年度的紙質業務檔案歸檔文件目錄。

4.歸檔文件目錄內容。我局編制的歸檔文件目錄項目包括件號、責任者、代碼、題名、日期、頁數和備註等7項內容，符合《重慶市社保業務檔案整理規範（試行）》的規定和要求。

5.電子化管理。我局配備了2臺掃描儀，從今年1月份起開始啓動了業務檔案電子掃描工作。但由於該項工作需耗費大量人力、財力、物力，而社保經辦工作任務繁重，經費緊張，人員不足等原因，業務檔案電子掃描工作進展緩慢。目前，我局正積極協調相關部門，爭取人員和經費的支持，以推動業務檔案電子掃描工作，儘快實現業務檔案電子化管理。

此項標準分8分，自查得分8分。

（二）利用

1.調檔。我局專職檔案人員均經過培訓上崗，在我局專門從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過手工檢索和計算機檢索兩種方式迅速調取所需業務檔案，調卷迅速準確。

2.查閱利用登記。我局嚴格執行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說明查閱目的，檔案管理人員及時填寫檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經批准，任何人不得複印、借閱檔案資料。

3.利用典型事例材料。今年，我局依據《檔案查閱登記記錄》，結合利用效果反饋情況，對檔案利用過程中效果顯著的典型事例進行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。

4.網上查詢利用。我局建立了辦公自動化網絡，業務檔案管理系統可通過局域網與各業務科室互聯互通，支持各業務科室實現網上查詢利用。

此項標準分5分，自查得分5分。

(三)查詢

1.查詢系統。我局隨着“金保工程”建設，建立了完善的參保信息查詢系統，工作日期間免費提供查詢服務。

2.查詢服務。重慶市社會保障信息查詢系統，能夠爲參保人員提供養老保險個人賬戶、養老保險繳費、養老金待遇政策、工傷鑑定、工傷生育待遇政策，以及其他相關社保政策法規等信息諮詢，基本滿足了參保人員的各種信息需求。同時，我局專屬的網絡信息平臺也可爲單位或個人提供參保信息和相關政策查詢。另外，我局還在各樓層業務經辦大廳設立了諮詢服務窗口，方便參保單位和個人查詢、諮詢業務。

此項標準分2分，自查得分2分。

綜上所述，我局社保業務檔案組織管理職責明確，設施建設符合要求，專業建設規範有序，利用服務充分有效，達到了驗收標準，自查得分100分，自評等級爲優秀。

特此報告

自查評分表

 

 

                      重慶市xxx區社會保險局

                         2013年10月30日