關於進一步加強校友會建設工作的實施意見

關於進一步加強校友會建設工作的實施意見

爲切實做好學院校友會建設工作，充分發揮校友會對學院建設、發展的積極作用，現就有關工作開展提出如下實施意見。

一、工作指導思想

增強校友情感溝通與交流，促進校友資源整合，充分發揮校友服務校友、服務母校、服務社會的優勢。

二、工作計劃目標

1. 學院範圍內初步形成校友聯絡機制，各二級學院成立校友會籌備小組並設聯絡員。

2.逐步建立並完善校友信息大數據庫。

3.起草校友會章程及成立校友會的各種申報材料，做好準備工作。

4.校友總會成立典禮。

5.做好大數據分析，在重點區域成立校友分會，並逐步完善。

6.建立並完善校友工作運行和考覈機制。

三、工作機構

校友會建設工作受學院校友會工作領導小組（由學院領導、各二級學院、相關職能部門領導組成）直接領導，常務機構暫設在招生就業處，具體負責相關工作開展。

各二級學院設校友工作協調小組（院長負責，教學、學工協同參與），學生工作辦公室落實具體人員作爲校友會聯絡員，負責本院的校友會建設工作（可由宣傳聯絡員兼任）。

四、工作職責

（一）校友辦

1. 按照學院校友會工作的總體安排，負責組織、協調、指導各部門、二級學院的校友會建設工作。

2. 瞭解成立校友會相關程序，負責起草校友會章程及成立校友會的各種申報材料，做好各項準備工作。

3. 負責建立校友大數據庫，並做好各項常規管理、服務工作。

4. 協助各部門、分院做好校友分會成立相關工作。

5.各類校友通訊羣的建立、收集和日常維護。

（二）各二級學院、培訓中心

1. 成立本院校友會工作協調小組，確定專人爲校友工作聯絡員，負責本部門日常校友工作，並將校友工作聯絡員名單及聯繫電話、電子郵箱上報校友辦。

2. 負責本分院各專業自成立以來的校友數據統計及畢業生的數據統計工作（包括歷屆學生畢業照的收集），建立完成本院校友數據庫，並報校友辦。

3. 負責推薦本院有貢獻、有影響力且願意爲校友工作服務的校友爲校友會理事候選人，並負責做好本院校友分會的籌備工作。

4. 根據要求及時總結本院校友會工作開展情況並報校友辦。

5. 積極配合其他分院校友會的建設工作。

6. 負責本院校友羣落建設管理和蒐集統計(QQ羣，微信羣等），並將信息上報校友辦。

（三）相關職能部門

1.招就處負責各屆畢業生信息收集。

2.培訓中心負責短期培訓學員信息收集。

3.人事處、教務處負責教職工、離退休教職工及客座教授、外聘老師、兼職人員的數據統計工作，並報校友辦。

4.宣傳部負責校友會籌建的宣傳報道工作以及《日照航海工程職業技術學院校友總會》網站的建設。

5. 學校團委、學生處負責聯絡在學校擔任過學生幹部的校友，將收集的信息向校友辦彙總。

6. 相關職能部門應當落實人員負責與校友會建設有關具體工作開展，並將名單報校友辦。

五、工作要求

1.高度重視，領導得力

各相關單位要深刻認識到校友會工作是學校軟實力的重要內容，高度重視校友會建設工作，儘快完善組織、明確職責、責任到人。

2.精心組織、聯絡到位

各單位要根據學院總體工作部署，精心組織安排，積極認真做好校友聯絡工作，發揮校友的地域優勢、行業優勢，通過不同角度切入，用多種方式聯絡校友，通過校友聯繫校友，通過網絡查找校友，通過活動溝通校友，確保校友會建設工作順利有序進行。

六、具體實施辦法

1. 儘快完善校友大數據庫

各單位依據校友的年級、專業、姓名、家庭住址、聯繫方式、現工作單位（及職務）等項目，建立電子數據庫。信息收集可以通過學生學籍、檔案材料、相關管理人員瞭解等多種途徑，信息力求真實，數據及時上傳校友辦，由校友辦進行彙總。

2. 落實“班級校友聯絡員”制度

做好在校生校友組織框架的前期搭建，各班級選拔1-2名羣衆基礎好，熱心爲同學、爲母校服務的同學擔任校友聯絡員（原則上爲各班級班長、團支書），同時應向其明確工作職責和要求。該聯絡員應當在頂崗實習期間、畢業後經常保持與本班級同學的日常聯絡，採集、更新、完善本班同學的就業單位、通訊方式等信息，並及時向班主任、分院校友會相關人員報送。

各分院、招生就業處、培訓中心應當及時收集彙總各分院班級校友聯絡員相關資料，並在其在校期間經常性組織開展相關活動，增進了解，加強感情溝通；上述人員頂崗實習或畢業後，各分院、招生就業處、培訓中心、班主任也應當繼續跟蹤聯繫，保持聯絡，以便及時採集完善校友會相關資料信息。

3. 規範學生幹部檔案管理

各級團組織當認真做好學生幹部的檔案建立和管理工作，同時切實做好學生幹部頂崗實習、畢業後的信息採集、跟蹤和完善工作。

4. 推行輔導員、班主任長期跟蹤學生機制

輔導員、班主任應當樹立長期跟蹤學生的理念，在學生畢業後的一段時間內，經常保持與學生（或者主要班幹部）的溝通聯繫，與其建立相對融洽的關係，進而及時採集、更新、完善本班學生的職業發展狀況，爲校友會建設工作奠定基礎。

5. 關注優秀學生職業發展狀況

各二級學院要重點關注各類優秀學生（如專業特長突出、學習成績優異、社會交際能力突出等）。一是關注其在校期間的學習、生活和工作，通過聊天、討論等方式與其建立相對融洽的關係，取得其信任，並分頭建立相關檔案；二是要關注其頂崗實習、畢業後的職業發展狀況，通過電話、QQ、短信、微信、微博等方式與其保持聯繫，及時跟蹤其職業發展狀況，同時獲得其他同學的職業發展狀況，採集、更新、完善校友資料。

同時，各分院要充分發揮每年定期派人走訪實習生的作用，在切實做好走訪瞭解工作的前提下，要善於發現、挖掘優秀學生（實習生、畢業生）典型，並及時統計、彙總、上報。

6. 加強校友分會運行管理

對已經成立的校友分會，各分院相關部門、人員應當認真做好常規工作的運行管理。一要強化組織領導，建立工作運行機制；二要明確人員職責，建立工作臺賬；三要充分利用QQ、微博、微信等現代化通訊方式，加強會員之間的溝通聯繫，建立良好的互動關係。

7. 實行數據化信息化管理

一是按照實際工作需要，在學院網站建立《校友會》相關網頁（具體欄目、設計要求及網頁製作由相關職能部門之間溝通完成）；二是在廣泛瞭解徵求意見的前提下，建立校友會數據化管理平臺，實行信息化管理（採用各分院、年級、專業、班級的縱向管理和分地區、縣市的橫向管理相結合的方式）；三是刊出《校友》刊物。通過以上三種方式，定期發佈校友會相關工作信息，宣傳表彰優秀校友典型，增進校友之間的溝通交流，促進校友會總體工作。