深圳利勝地中海航運有限公司文件管理考察報告

1.引言

       迄今爲止我在深圳利勝地中海航運有限公司已經工作一個多月了，在這段時間裏我覺得很開心，也很充實。開心是因爲能在這樣一個大企業工作，並且與大家相處的都還不錯；充實是因爲跟着師傅們學到了不少的工作經驗，也對深圳利勝地中海航運有限公司有了更透徹的瞭解。通過跟大家一起共事的這段日子裏，覺得大家工作都非常努力，非常勤奮，也使自己的責任感更加的強烈，也對以後的工作更有信心。因爲在接下來的日子裏，我將要洗去學校裏的懵懂和無知，多了些成熟和責任。

2. 深圳利勝地中海航運有限公司情況介紹

2.1關於利勝地中海

瑞士地中海航運公司成立於1970年，總部位於瑞士日內瓦，是一家獨資的航運公司。在世界145多個國家設立了421個辦事處，員工總人數超過3萬，至2011年9月底,已有457艘船舶投入營運，運力已達201萬TEU。地中海航運公司於1996年進入中國市場。1998年4月，上海代表處與其他共14個代表處相繼成立。目前，地中海航運公司在中國的僱員超過1500人。2009年底，地中海上海成功設立了獨資船務公司，並且也計劃在中國其他重要城市拓展獨資業務。地中海航運公司在長江流域也已成功亮相，除了在長江重要港口建立業務機構, 今年剛建立的地中海集團全球第一家信息數據處理公司地中海航運數據處理(武漢)有限公司是我們拓展長江流域內陸業務的重要里程碑。

2.2利勝地中海面臨的機遇

地中海從1998年開始在上海開展業務，在上海建立了在中國的第一個代表處，隨後在中國的各主要沿海港口都建立了自己的代表機構。經過10幾年的發展，地中海在整個中國大陸營運的市場份額，尤其是在一些比較主要的沿海港口，都已經名列前茅。當然，在深圳的發展與成長，與整個母公司在全球的拓展與壯大是息息相關的，地中海航運在全球集裝箱航商裏的排名不斷上升，現在已經成爲全球運力第二的公司，這爲地中海在中國的發展提供了強大的背景支持。

關於說三五年後或者說在更長遠的未來地中海的“中國機遇”，主要有兩點：一，中國目前整個產業從沿海向內地的漸進式轉移，爲我們提供了一個很好的機會，我們會把握住這個機會。我們肯定會積極面對整個產業轉移的趨勢，同時採取積極的應對措施，把服務和產品延伸到內地。二，從規劃上來講，當初我們跟深圳交管局申請成立獨資公司的時候，交管局希望我們能夠把深圳公司的地位提升到一個比較高的層面。現在從結構上來講，地中海航運大中華區的總部在香港，從操作運營層面上講，亞洲地區的總部在新加坡。隨着我們整個口岸環境的進一步開放和改善，隨着深圳國際航運金融中心地位的上升等等正面因素，將來地中海在深圳會對口岸建設和自身全球業務增長做出更多貢獻。

2.3利勝地中海面臨的挑戰

隨着地中海對整個中國大陸業務拓展的深入，我們也深刻認識到，隨着業務的增長、經濟環境各方面的改變，我們在沿海地區的營運成本也在逐年上升，爲了克服和抵消這方面的壓力，我們已經開始把一些配套服務轉移到內地。譬如在今年4月份，我們在湖北武漢成立了地中海航運數據處理武漢有限公司，它是處理地中海航運在中國業務單據方面的一個重要平臺，這一舉措幫助我們達到了降低成本，提供專業化後臺服務的目的。

3.文件管理崗位實習的問題分析

       3.1工作雜亂無章

       工作閱歷淺、認識面窄、理論與實際存在差別等等各種因素給我們實訓期間的檔案整理工作有一定的難度，文件涉及範圍廣，無法精確分類歸檔；任務多，時間安排不合理；理論知識不紮實，焦頭爛額。

       3.2對有效性評價的重要性認識不足

       僅僅是爲了應對海事機構每年的安全管理體系審覈工作，未能從自身安全發展需求的高度來認識開展有效性評價的重要性。因此，不能做到全員參與，參會人員準備工作不充分，缺乏書面材料的準備，發言隨意，不是針對本崗位及其部門職責彙報安全管理體系的運行情況。

       3.3針對不符合情況只是統計彙總

       彙總的不符合規定情況未按《NSM規則》中所涉及體系要素進行歸類；未進行全面調查分析，即使分析也是較多強調觀客原因，未從主觀原因分析，如程序是否制訂合理、人員是否適任、培訓是否到位、培訓是否有效果、維護保養工作是否到位等。

       3.4未按照企業已建立的有效性評價程序要求進行全面評價

       如：程序要求從10方面進行評價，最後的評價報告未按所要求的進行評價；評價報告泛泛而談，僅闡述過程，未分析原因；評價報告只涉及做得好的方面，不談不足方面，未真正分析所產生的不符合情況原因；針對存在的問題，未提出糾正措施。

       3.5未對年度的安全目標進行全面評價

       僅對船舶事故率進行評價，未對船舶違章率和滯留率的具體要求進行評價。在一般情況下，企業對事故率較重視，但容易忽視滯留率和違章率，企業也不希望或不願對此類情況進行評價，認爲一旦進行評價，主管部門會進行嚴厲監管。實際上，主管部門只是通過監管方式來幫助企業提高管理水平和能力。

4.實習後的感悟與建議

       4.1工作有條不紊

       通過前輩所給指導意見、所給的材料進行訓練及糾正，更好地判斷歸檔與不歸檔的材料、掌握較好的分類標準、分類方法以及熟悉一些材料的組合案卷的工作程序。當把那些一堆堆的文件整理成井然有序的檔案室，就會有一種一種不由而生的成就感，自豪感。在某些問題上存在着一定程度的偏見而吵架的時候，我們也能夠進行很好的溝通和討論，最後展現我們小組的勞動成果。

       4.2企業以文件形式明確規定各崗位責任和權力及相互關係

       在安全管理活動中，崗位相關人員履行各自責任和義務；企業建立有關程序，以便保證涉及安全和環境保護工作的新聘和轉崗人員熟悉其職責，凡需在開航前發出的重要指令均應當標明並以書面形式下達。

       4.3建立有關程序，以標識爲支持安全管理體系可能需要的任何培訓，並保證向所有相關人員提供這種培訓。同時，要特別關注培訓效果和臨時追加培訓的相關情況。

       4.4對年度目標進行評價

       通報安全管理目標的實現情況和存在問題，重點關注船舶的滯留率、違章率和事故率。全面分析滯留、違章和事故險情，從客觀和主觀原因進行分析，並提出有針對性的措施。明確提出下年度的目標。

       4.5形成有效性評價報告

       形成有效性評價報告，內容包括實施時間、參加人員、評價綜述、主要結論和後續要求等。同時，對相關責任人根據評價報告要求，制訂糾正措施，還應對有效性評價作好相關記錄、材料的歸檔。

5.總結

       短短一個月的實習期間，我體會到了公司制度的嚴明，部門之間分工明確，工作有序，充分體現了公司整體團結的精神。在實際工作中，爲保證客戶的每一票貨物順利快捷通關，每天早上在交接單據的同時我們要迅速審查單據，有不明確或者單據不齊全的問題，應立即通知操作人員與客戶聯繫。在此期間，在單位同事的幫助和師傅們的精心指導下，我總結出一些工作經驗。例如：進口報關，在報關之前必須認真檢查單據是否一致，瞭解貨物的品名、原產地、包裝等基本資料，以便及時回覆查驗人員的提問。在報關過程中，應當掌握貨物每個環節需要的單據、多少時間、多少費用等，爲突發事件做好準備。在貨物結關之後，應及時將提貨單送達收貨人，讓客戶滿意放心；出口報關，要着重注意截載時間，應與集裝箱場地保持密切聯繫，確保理貨單與運抵報告及時傳送，在單據申報放行之後，應將場站收據及時送達集裝箱場地（三期整箱貨除外）。

總之，簡短的生活，使我收益頗多，讓我對報關工作也有了更深刻的認識，爲更好的做好今後報關工作奠定了基礎。除此之外，我認爲貨物報關只是貨運代理當中的一小部分，在今後的工作當中我要認真學習業務知識，結合內勤操作使之不斷提高自己的綜合業務能力，爲公司做大做強貢獻自己應有的力量。

在此之際，我感謝領導對我的培養和工作的認可，給予我這次工作機會，請領導放心，我會不斷完善自己、努力工作、開拓創新，來回報公司、領導對我的恩惠。