消防管理檔案論文

消防管理檔案

文/ 邵良春（鹽城224003）

【摘要】本文通過對檔案和消防檔案名詞的解讀，導入社會單位創建消防檔案的緊迫性、消防檔案的作用、內容、管理、利用、立卷歸檔、更新、保存期限及法律責任、展望等方面的內容，爲社會單位管理和利用消防檔案提供科學有效指導。同時提供了社會單位消防檔案立卷的基本格式列表。

【關鍵詞】消防管理，安全檢查、抽查，消防檔案

第一節   概  述

“檔案”一詞,先前學術界的定義還不統一。一般地來講，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄是檔案的本質屬性 。我國古代的檔案，在各個朝代有着不同的稱謂。商代稱爲"冊"，周代叫做"中"，秦漢稱作"典籍"，漢魏以後謂之"文書"、"文案"、"案牘"、"案卷"、"簿書"，清代以後則多用"檔案"，直到1988年1月1日《中華人民共和國檔案法》的實施，纔對檔案的定義有了一個比較一致的認識。該法第二條所稱檔案"是指過去和現在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄"。至此檔案一詞已固定，它既是人類社會實踐活動的產物，又是人類社會實踐不可或缺的條件。它能歷史地、全面的反映了社會生活各個階段、各個方面，而且是以系統完整的材料整體來反映有機聯繫的一定的歷史活動，是歷史的真憑實據，具有法律效用。因此，它具有查考既往情況，掌握歷史材料，研究事物發展規律和進程、總結經驗教訓等功能，具有廣泛的社會作用。

消防檔案是各類檔案中的一個分支，是特定的社會組織在經濟管理活動中形成的消防管理方面的歷史記錄。消防檔案是社會單位在消防安全管理工作中，直接形成的以文字、圖表、聲像記錄。

第二節創建消防檔案的緊迫性

建立健全消防檔案是社會單位做好消防安全管理工作的一項重要內容，是保障社會單位消防安全管理工作以及各項消防安全措施落實的基礎性工作，是衡量社會單位消防安全管理工作水平的憑據，同時也是有關法律法規的要求。

《中華人民共和國消防法》（2019年版）和國務院辦公廳國辦發（2017）87號文《消防安全責任制實施辦法》及公安部61號令《機關、團體、企業、事業單位消防安全管理規定》注1中對社會單位（上下文中“社會單位”或“單位”皆指機關、團體、企業、事業單位）建立健全消防檔案均有重要表述，要求“消防安全重點單位應當建立健全消防檔案”，這表明消防檔案在消防安全重點單位（或火災高危單位）的消防安全管理工作中具有相當重要的地位。

對於其他單位的消防檔案建立，《機關、團體、企業、事業單位消防安全管理規定》第四十四條明文規定：其他單位應當將本單位的基本概況、消防救援機構填發的各種法律文書、與消防工作有關的材料和記錄等統一保管備查。其實質上仍然是要建立消防檔案。

隨着中央《關於深化消防執法改革意見》（2019）的出臺並實施，按照深化“放管服”改革決策部署，推動消防執法理念、制度、作風全方位深層次變革，加強社會單位消防領域事中事後監管，消防由“政府監督管理”轉變爲“自我管理”模式，實行消防工作承諾制，對失信單位納入社會徵信系統，不再區分是否消防安全重點單位（因爲任何單位都有或隨時發生火災的可能），統一推廣“雙隨機、一公開”的監管方式，全社會對消防工作的重視程度和要求進一步的提高。與此同時，“雙隨機、一公開”的監管平臺已經運行，消防救援機構的事中事後消防監管抽查已經在實施之中了。因此，所有單位要根據各自行業特點建立健全消防檔案是大勢所趨，勢在必行。

注1：機關是指縣（區、團）級（含）以上黨委、政府、人大、政協、人民解放軍及其下設各部門的辦事機構，是特指國家爲行使其職能而設立的各種機構 ，專司國家權力和國家管理職能的組織，包括中國共產黨中央和地方各級組織。國家機關，即國家政權機關，它包括各級權力機關、行政機關、人大機關、政協機關、民主黨派機關、立法機關、司法機關（審判機關、檢察機關）和軍隊中的各級機關。團體是指在民政部門登記管理機關登記的有固定辦公地址或場所（建築）和有合法的資產及經費來源且由中國公民自願組成，爲實現會員共同意願，按其章程開展活動的非營利性社會組織。國家機關不得以單位會員加入社會團體。中國人民政治協商會議不屬於人民團體。

第三節消防檔案的作用

消防檔案在社會單位消防安全管理及消防救援機構的監督管理工作中有如下作用：

(1) 消防檔案是社會單位的消防安全管理的“戶口薄”，它記載一個單位的基本情況和消防安全管理的各種文獻、資料，便於單位領導、上級有關部門、消防救援機構以及消防安全管理工作的相關人員熟悉情況，爲領導決策和日常工作服務。

(2) 消防檔案反映了單位的消防安全管理水平和對消防工作的重視程度。在消防檢查工作中，可以把消防檔案查閱和現場檢查結合起來，作爲上級機關、主管單位領導、有關部門、消防救援機構考覈該單位開展消防安全管理工作的重要依據；發生火災時，可以作爲調查火災原因、分清事故責任、處理責任者提供必要的佐證材料；還可以爲研究防火、滅火材料性能、修改消防技術規範、修（制）訂消防操作規程等工作提供第一手資料。

(3) 消防檔案是本單位領導檢查相關崗位人員履行消防安全職責的實施情況，評判專（兼）職消防（防火）管理人員業務水平、工作能力的一個憑據。有利於強化單位消防安全管理工作的責任意識，推動單位消防安全管理工作朝着專業化、規範化、標準化、制度化、科學化的方向發展。

第四節消防檔案的內容

消防檔案包括兩方面的內容即單位消防安全基本情況和消防安全管理情況，並附必要的圖表。單位消防安全基本情況是消防檔案的主要內容。社會單位消防安全基本情況以表格的形式總結如下：

單位消防安全管理情況有兩項主要內容，一是消防救援機構填寫製作的各類法律文書，包括《消防監督檢查記錄表》、《責令改正通知書》以及涉及消防行政處罰有關的法律文書或通知書；二是有關單位消防工作記錄。單位消防有關工作記錄及要求如下列表：

第五節 消防檔案管理

消防檔案由單位確定或者設立專門機構集中統一保管、備查，不得由承辦機構或承辦的個人分散保管。這樣才能克服目前的消防檔案分散保管和各自爲政的侷限性，更大限度地發揮社會單位消防檔案的作用。與此同時還要保證消防檔案的完整性和安全性。

社會單位的消防檔案與消防控制室保存的檔案資料有相同或相通之處的可同步保存，也可合併保存。

第六節 消防檔案利用

消防檔案的收集、整理、保管，目的是爲了有效利用，爲單位消防安全管理工作服務。爲了便於消防檔案的使用，必須做好以下三項工作。

（1） 分類

消防檔案按照檔案形成的環節、時間、內容、形式的異同，採取“同其所同，異其所異”的方法，把檔案分成若干類，類與類之間有一定的聯繫，有一定的層次和順序，前後一致。這樣有利於檔案立卷，有利於卷案的排列和編目，爲管理和使用提供條件。

（2） 檢索

檢索就是把消防檔案內容和形態特徵著錄下來，存儲在檢索工具中，根據消防安全管理工作的需要，及時地把消防檔案中有關目標內容快速找出來，以便使用。目錄是消防檔案當前最常用的檢索工具。因此，消防檔案的目錄編制是一項非常重要的工作。爲了提高消防檔案檢索效率，必須編制消防檔案目錄，建立一個完整的目錄體系。

（3） 銷燬

社會單位的消防檔案，是在日常的消防安全管理工作中經過較長時間的日積月累起來的，隨着時間的推移，有些材料將會失去保存價值，無須繼續保存。爲了精煉消防檔案材料，突出工作重點，應當定期按標準、有目的、有計劃地將消防檔案進行清理。有用的繼續保留，確已失去保存價值的，應按國家檔案文書管理規定，進行清理，以免消防檔案材料臃腫龐雜，魚目混珠，影響管理和使用。

第七節消防檔案的格式（目錄）

社會單位消防檔案的內容應當包括單位基本情況和消防安全管理情況兩個方面，單位消防檔案一般參照如下格式排布：

注2：消防安全管理制度一般應包括：1、消防安全教育、培訓制度，2、防火巡查、檢查制度，3、安全疏散設施管理制度，4、消防（控制室）值班制度，5、消防設施、器材維護管理制度，6、火災隱患整改制度，7、用火、用電安全管理制度，8、易燃易爆危險物品和場所的防火防爆管理制度，9、專職或志願消防隊的組織管理制度，10、滅火和應急疏散預案演練制度，11、燃氣和電氣設備的檢查和管理制度（含防雷、防靜電），12、消防安全工作考覈和獎懲制度，13、消防區域聯防聯控管理制度，14、微型消防站管理制度，15、消防安全例會制度，16、根據單位行業自身特點設定的其他必要的消防安全管理制度。其中5消防設施維護管理制度中應分別制定衍生出相應的消防設施、設備用房管理制度，如消防水泵泵房管理制度，水泵房（高位消防水箱間）消防水池管理制度，穩壓泵房管理制度，防（排）煙風機房管理制度，消防高（低）壓配電（間）房管理制度，氣體滅火劑儲瓶間管理制度，溼報間管理制度等等。

第八節 消防檔案保存期限

消防檔案在上面第五節已經講到“消防檔案利用”中關於消防檔案的銷燬，並不是所有的都要永久的保存，也不是所有的都要銷燬。爲了精煉消防檔案內材料，突出工作重點，應當有計劃、有目的、按標準將消防檔案進行清理。有用的繼續保留，確已失去保存價值的，應按管理規定，進行清理。

建築消防設施設計、施工、安裝、調試、竣工驗收、備案、抽查、驗收、技術檢測等原始技術資料應長期保存（長期是指建〈構〉物全生命週期）；《消防（控制室）值班記錄表》、《建築消防設施巡查記錄表》存檔時間不少於1年；《建築消防設施檢測記錄表》、《建築消防設施故障維修記錄表》、《建築消防設施維護保養計劃表（書）》、《建築消防設施維護保養記錄表》存檔時間不少於5年。第六節消防檔案格式中編號1-3、14應長期保存，編號4、5、8涉及組織機（架）構及人員變動及消防設施增減時更替保存，編號6、7、9、12、13修訂或修正後保存。編號11保存期不少於5年，編號15根據國家制修訂或有效期同步保存。

第九節 法律責任

社會單位應當依據有關法律法規的要求，規範化的建立健全消防檔案。如違背相關規定要承擔相應的法律責任。

《中華人民共和國消防法》第六十七條，機關、團體、企業、事業等單位違反本法第十七條注3規定的，責令限期改正；逾期不改正的，對其直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分或者給予警告處罰。

《消防安全責任制實施辦法》第二十八條，因消防安全責任不落實發生一般及以上火災事故的，依法依規追究單位直接責任人、法定代表人、主要負責人或實際控制人的責任。

《機關、團體、企業、事業單位消防安全管理規定》第四十五條，對未依法履行消防安全職責，應當依照有關規定對責任人員給予行政紀律處分或者其他處理。第四十六條，違反本規定注4，依法應當給予行政處罰的，依照有關法律、法規予以處罰；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

社會單位消防檔案中出現消防技術服務機構出據的虛假文件的，根據《社會消防技術服務管理規定》第四十九條規定，責令改正，對消防技術服務機構處五萬元以上十萬元以下罰款，並對直接負責的主管人員或其他責任人員處以一萬元以上五萬元以下罰款。

注3：《中華人民共和國消防法》第十七條第二款（二）建立消防檔案，確定消防安全重點部位，設置防火標誌，實行嚴格管理。

注4：《機關、團體、企業、事業單位消防安全管理規定》第八章 消防檔案專篇。

第十章建議和展望

消防安全是社會單位安全生產工作的重要組成部分。根據有關法律法規的要求，安全生產工作已經啓動安全生產標準化分級管控機制，目前運行狀態非常好。安全生產工作適用於《中華人民共和國安全生產法》，消防工作屬於《中華人民共和國消防法》管控範疇。根據《中華人民共和國標準化法》的要求，消防安全工作也可引入消防標準化分級管控的概念，制定消防標準化（分級管控）導則，推行消防技術服務機構（即第三方）消防安全評估的分級、升級良性互動管控機制，督促指導社會單位建立完善的標準化的消防工作臺帳，最終形成標準化的消防檔案。這樣有利於行業的健康發展。

參考文獻

1、 中華人民共和國消防法，2019年修訂版

2、 中華人民共和國檔案法，2016年修正版（第二次修訂）

3、 消防安全責任制實施辦法，國務院辦公廳國辦發（2017）87號

4、 機關、團體、企業、事業單位消防安全管理規定，公安部（2001）61號令

5、 《社會團體登記管理條例》（1989）國務院43號令

6、 《關於深化消防執法改革的意見》中辦國辦發（2019.3.19）文

7、 中國消防協會編《消防安全技術綜合能力》（2019年版）中國人事出版社

8、 《建築消防設施的維護管理》GB25201-2010

9、 《消防控制室通用技術要求》GB25506-2010

10、 中國消防協會編《消防安全技術實務》（2019年版）中國人事出版社

鳴謝

揚州大學社會發展學院檔案學系  邵亞偉

作者簡介：單位/華潤置地物業總公司，   化學工程師    國家註冊安全工程師，一級註冊消防工程師，中國消防協會會員

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