從列好清單思到轉好思維抓好落實
《清單革命》作爲一本提升效率、改善過程、完善結果的指導書籍,通過一個個案例讓我們瞭解到很多專業的、有高度的人或是事務是怎麼發生和發展的。我覺得清單革命不僅僅是一種方式、方法的指導和改變,更多程度上是一種理念和思維的轉變,讓我們在列好清單的過程中轉變思維模式,抓好工作落實。
一、清單的重要性中
作者將人類的錯誤主要分爲兩類:一類是“無知之錯”,一類是“無能之錯”“無知之錯”:因爲知識侷限而犯下的錯誤。可以被原諒,情有可原“無能之錯”:本可以靠能力做到,但還是無可避免地犯錯了。可靠清單來消除這類錯誤。對於從事辦公室行政文祕工作的我來說,“無能之錯”的出現率會比“無知之錯”的出現率高些。在我的實際生活和工作中,使用了提醒自己的便利貼,我認爲這是一種清單。它能夠彌補我們與生俱來的認知缺陷,減少錯誤或者更多不確定因素的發生,比如在記憶不完整或注意力不集中的時候,清單就顯得尤爲的重要,也是我們避免錯誤最好的方法。
二、製作一份好的清單
從進入公司開始的業務端、風控端,到從事辦公室行政文祕工作,顯然我還有很多不足並且提升的空間也很大。而清單,可以很大程度的幫助我去提升工作效率,改善工作成果。書的作者將這一環節分爲3步驟:首先將遇到的問題分爲三類,分別是簡單問題、複雜問題、和不確定的極端複雜問題。第二,對不同類型的問題採取不同的清單策略:一是對於簡單問題,採用執行清單。簡單問題的核心是避免忘記,執行清單有明確的步驟,照着執行就可以了。二是對於複雜問題,採用覈查清單。複雜問題的程序多、專業性強,核心是避免遺漏重要環節。覈查清單,能確保每個基礎而重要的環節不被遺漏。三是對於極端複雜問題,採用覈查清單和溝通清單。覈查清單,可以確保極端複雜問題的各個環節能夠順利完成。而溝通清單,可以確保極端複雜問題的隱患能夠及時的發現和排除。
三、正確高效的使用清單。
清單看起來簡單,但爲什麼用起來卻不容易?對於如何製作一份有效的清單,讓清單真正發揮作用。從來沒有一張清單能涵蓋所有情況,冗長而含義不清的清單是無法高效並安全執行的。作者講了很多技巧和方法,我總結了三個非常重要的原則,分別是:第一,設計要簡單高效可測;第二,執行上要有明確的檢查節點;第三,要不斷更新。
在閱讀這本書時,一方面書中的案例和觀念讓我覺得優秀的人總有優秀的原因,另一方面也讓我更加深刻的認識到自己的很多不足和短板。作爲一個半路出家的文祕和行政工作人員,我覺得提升能力、豐富知識、提高效率是我當前和未來都需要長期保持的目標。
(一)在個人能力提升方面
一是努力掌握和提升專業技能。爲了確保高效率完成領導的任務。我應該進一步學習運用Word, Excel, PS, PPT等基本辦公軟件,給自己制定相關的學習計劃。將它加入每天的學習清單中。
二是不斷豐富個人知識積累。對於非中文專業出生的我來說,需要不斷的進行積累才能適應公司的不斷前行。我怕將在工作和生活中,通過列出清單計劃去系統學習和掌握文祕專業知識、公文寫作知識、行政管理等相關知識,去提升自己。
三是持續強化業務知識的學習。積極主動參與各部門條線的材料編寫、彙總;積極參與公司各條線業務培訓;積極參加公司各類會議,不斷加強業務知識學習。
(二)在日常工作改善方面
一是認真對待每一次材料編寫工作。對於每次的材料編寫工作,認真做好檢查,列清文字、數字、標點、段落、格式等重點檢查清單,減少返工,儘量做到零錯誤。
二是要嚴格按照領導指示辦事,不能自行其是。個人的想法、措施和創造只能在服從領導的前提下發揮。同時,作爲祕書應想辦法優質高效地完成工作,不斷提高參謀意識和能力,有"身在兵位,胸爲帥媒"的氣度,想事、辦事要和領導合拍,並且要把握好分寸,不能過猶不及,也不能主觀臆斷。
三是在處理好對內溝通與對外協調間的關係時。需要更加註重時效,溝通和協調工作都具有很強的時效性,一則信息,失去了時效性,也就失去了溝通的意義。同時要注重方式,要靈活地根據時間、地點、情境的不同,選擇適合的、能被人接受的方式。
四是要多關注公司的生產經營形勢、同行業競爭對手的情況、國家政策大方向等等,培養自身在市場行情上的嗅覺,及時收集整理信息,積極參與課題或業務調研,並根據企業發展目標,作出適應不同經濟形勢和工作階段的分析判斷,增強文祕工作的前瞻性。
人無完人,一個再優秀的人,也有疏忽、固執或者犯錯的時候。爲了不讓相同的錯誤一再發生,就需要我們轉變思維模式,列好清單、做好檢查、實時督導、不斷改進。我想所謂的清單革命,就是一場觀念的變革,我們最終是否會接納,其實取決於我們是否承認清單最終所能帶給我們的意義。用好清單,轉好思維,抓好落實,也可以讓我進一步落實好集團“轉作風、送溫暖、抓落實”工作要求。作爲人保青年幹部員工,我想只有不斷學習、保持進步才能去適應公司的不斷髮展前行,才能接好前輩的旗幟,才能成爲未來卓越人民保險的一份子!
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