文件管理辦法多篇

文件管理制度 篇一

1、目的

爲規範本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2、職責

2.1總經理負責公司所有對外發文審批。

2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

2.3部門主管負責本部門文件的擬製與審覈，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審覈，用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類

3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；

3.2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

3.3平行文:信函，會議紀要。

4、文件格式

4.1發文統一使用以上文件類別之一。

4.2祕密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加註。

4.3收文單位。是指用來處理或答覆文件中有關問題和有關事項的單位。

4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距爲1、5倍，以清晰、美觀爲原則；

4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須註明；

4.8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身分）署名:落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好佔滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上頭加註一行"（此頁無正文）"字樣；落款字體與正文相同。

4.9日期:

4.9.1一般應寫發文日期；

4.9.2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；

4.9.3重要的文件寫簽發的日期；

5、文號

5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。

5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；

5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。

6、用印

6.1用印是發文單位對文件負責的標誌，是文件合法生效的標誌，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

6.2文件打印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；

6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

7、文件管理

7.1包括撰寫、審覈、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:

7.2正規文件應儘量打印，並由擬文人仔細校對審覈。

7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本着負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一併送有關人員或部門辦理。

7.6收文。文件管理人員（一般爲行政人事部或管理中心物業部相關人員）將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。

7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。

7.8保存。文件辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。

7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

8、相關文檔

8.1文號編碼規則

8.2《文件編號使用登記表》

8.3《對外發文登記表》

8.4《對內發文登記表》

8.5《收文登記表》

8.6《文件處理單》

8.7《傳閱單》

8.8《用印登記表》

8.9對外發文格式

8.10對內發文格式

8.11報告總結格式

8.12會議紀要格式

8.13會議記錄格式

9、修訂及實施

9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。

9.2本規定修訂權在公司。

9.3本規定從二零零四年五月一日實行。

文件管理制度 篇二

1、目的：爲適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司文件採用山西四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的。使用。

2、適用範圍：適用於公司、分公司、項目部文件管理過程。

3、職責

3.1董事長負責批准企業綜合管理手冊。

3.2總經理負責批准各系統管理分手冊。

3.3公司各分管領導對本系統文件進行審批，管理者代表負責審覈各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。

3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發統一控制管理。

3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責山西四建網站及飛信平臺上發佈的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性文件的會籤、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，並組織實施與管理。

3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規範及其他要求，儘量在網絡中查找，並下載，由企業管理部上傳到山西四建網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年發佈一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。

3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發放等管理；

3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，並及時將文件傳遞到文件的使用場所。

文件管理辦法 篇三

第一章 總 則

第一條 爲加強我鎮行政規範性文件的管理，維護法制統一，確保依法行政，根據《廣東省行政機關規範性文件管理規定》和《東莞市行政規範性文件管理辦法》，結合我鎮實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱行政規範性文件是指鎮政府依據法定職權和程序制定並公開發布的涉及公民、法人或者其他組織的權利、義務，在一定時期內反覆適用，在所管轄區域內具有普遍約束力的規範行政管理事項的文件。

本辦法所稱行政規範性文件限於以鎮政府名義(含鎮人民政府辦公室)發佈的規範性文件。

第三條 行政規範性文件的制定、審查、發佈和備案等活動，適用本辦法。

鎮政府及其部門內部管理制度，包括人事、行政、外事、財務管理等對公民、法人和其他組織權利、義務沒有直接影響的內部公務規則、向上級行政機關的請示和報告、對具體事項所作出的行政處理決定以及其他不具有普遍約束力的文件，不適用本辦法。

第四條 下列機構不得以自己的名義發佈行政規範性文件：

(一)臨時性機構；

(二)爲完成某項專門任務而設立的議事協調機構；

(三)鎮政府的內設機構(鎮人民政府辦公室除外)。

第五條 鎮政府法制辦公室(下稱鎮法制辦)負責行政規範性文件的審查、發佈、備案、解釋等工作。

第六條 制定行政規範性文件，應當遵循下列原則：

(一)遵循《中華人民共和國立法法》確定的立法原則，符合憲法、法律、法規、規章的規定，不得違反上級行政機關的命令、決定；

(二)屬於鎮政府的法定職權範圍；

(三)職權與責任相統一；

(四)保障公民、法人和其他組織的合法權益。

第七條 行政規範性文件不得設定下列事項：

(一)設定行政許可事項、行政處罰以及行政強制措施；

(二)設定行政事業性收費和經營服務性收費；

(三)其他應當由法律、法規、規章或者上級行政機關設定的事項。

第八條 行政規範性文件應當符合精簡、統一、效能的原則，用語應當準確、簡潔；條文內容應當明確、具體，具有可操作性。

第九條 行政規範性文件一般以條文的形式表述。除內容複雜的外，一般不分章、節。

行政規範性文件的名稱一般稱“規定”、“辦法”、“規則”、“細則”、“意見”、“決定”、“通知”、“公告”和“通告”等。涉及實體內容的一般用“規定”、“辦法”、“細則”等。

行政規範性文件的名稱不影響其性質。

第二章 行政規範性文件編制計劃和起草

第十條 編制行政規範性文件年度立規計劃，應當根據國家、省和市確定的立法重點，並結合鎮政府的工作重點，在調查研究的基礎上，全面考慮，統籌安排，科學編制。

第十一條 行政規範性文件的年度立規計劃由各部門根據各自工作實際情況擬定，並填寫立規申請表。立規申請應當對制定行政規範性文件的必要性、所要解決的主要問題、擬確立的主要制度作出說明。

各部門應當於每年12月份向鎮法制辦提交下一年的立規申請表。

第十二條 鎮法制辦應當對制定行政規範性文件的立規申請進行審查，經綜合平衡後，編制我鎮行政規範性文件制定計劃。

第十三條 列入制定計劃的行政規範性文件，由制定計劃的起草部門按確定的內容、時間完成起草任務，報鎮法制辦審查；未列入當年制定計劃的行政規範性文件，鎮法制辦一般不予審查，確需制定的，經鎮分管領導同意增補列入計劃。

第十四條 起草行政規範性文件，應當對制定行政規範性文件的必要性和可行性進行研究，並對行政規範性文件所要解決的問題、擬確立的主要制度或者擬規定的主要措施等內容進行調研論證。

第十五條 起草行政規範性文件應當廣泛聽取公民、法人或者其他組織的意見，增加公衆參與程度。聽取意見可以採取座談會、論證會、聽證會和公開向社會徵求意見等形式。

第十六條 公民、法人或者其他組織對行政規範性文件草案內容提出意見和建議的，起草部門應當研究處理，將意見採納情況反饋給提出意見或建議的公民、法人或者其他組織，並在草案說明中載明。

第十七條 行政規範性文件由鎮政府有關部門組織起草。

起草行政規範性文件可以邀請有關專家、機構參加，也可以委託有關專家、機構起草。

第十八條 部門組織起草行政規範性文件，如有必要，可以提前徵求鎮法制辦的意見，並可邀請鎮法制辦參與調研、論證。

第十九條 起草行政規範性文件的內容，涉及政府其他部門的職責或者與其他部門關係密切的，由黨政辦統一向其他部門徵求意見並彙總反饋回起草單位。對存在不同意見的應當充分協商，經協商不能取得一致意見的，起草單位應當在上報送審稿時說明情況和理由。

第二十條 部門組織起草的行政規範性文件送審稿(以下簡稱“送審稿”)須經本部門領導集體討論通過，部門主要負責人簽署意見，兩個以上部門共同起草的，應當由各部門主要負責人共同簽署，由主辦部門負責送審。

第三章 行政規範性文件的審查

第二十一條 送審稿在提請鎮委委員、副鎮長聯席會議(以下簡稱“班子會議”)審議前應送鎮法制辦審查，並附送下列材料：

(一)送審稿一式兩份(紙質版一份，WORD文檔一份);

(二)制定行政規範性文件的起草說明(包括必要性、可行性和起草的簡要過程);

(三)法律、法規、規章或上級行政規範性文件依據；

(四)有關部門的協商意見及主要存在問題的說明；

(五)有關聽證會筆錄、調研報告及參考資料的說明；

(六)其他相關材料。

第二十二條 送審稿按照公文處理的有關規定由鎮法制辦統一收文審查。

第二十三條 送審部門提交的材料符合本辦法第二十一條規定的，鎮法制辦應當受理並出具受理回執。

第二十四條 送審稿有下列情況之一的，鎮法制辦可以緩辦或退回起草部門：

(一)有關部門或組織對送審稿規定的主要內容存在較大爭議，送審部門未與有關部門或組織協商的；

(二)送審稿及相關資料不符合本辦法第二十一條規定的；

(三)未列入年度立規計劃且未經鎮分管領導同意增補列入計劃。

第二十五條 鎮法制辦主要從以下方面對送審稿進行審查：

(一)是否符合《廣東省行政機關規範性文件管理規定》第七條、第八條和第九條規定；

(二)是否與正在實施的市、鎮政府的行政規範性文件協調、銜接；

(三)是否正確處理了有關機關、組織和公民對送審稿主要問題的意見；

(四)是否符合行政規範性文件的技術要求；

(五)需要審查的`其他內容。

第二十六條 鎮法制辦應當在受理之日起5個工作日內審查完畢，並將審查意見書面通知送審部門。

送審稿內容複雜，爭議較大或涉及其他重大問題，在前款規定的期限內不能審查完畢的，經鎮法制辦負責人批准，可以延長5個工作日，並應當將延長審查期限及其理由書面告知送審部門。

鎮法制辦在規定期限內未提出書面審查意見的，視爲審查同意。

第二十七條 送審稿直接涉及公民、法人或其他組織切身利益，送審部門在起草過程中未採取座談會、聽證會、論證會或者向社會公佈等方式公開聽取社會公衆意見的，鎮法制辦應當要求送審部門向社會公開徵求意見。

公開徵求意見的時間一般爲15日。公開徵求意見的時間不計入本辦法第二十六條規定的的審查期限。

第二十八條 鎮法制辦應當認真收集、審查社會公衆的意見，並及時向提出意見的公民、法人或其他組織反饋對意見的採納情況。

第二十九條 鎮法制辦應當認真研究各方面的意見，依照有關法律、法規對送審稿進行審查，根據情況分別作出審查意見：

(一)送審稿符合本辦法第二十五條規定的，應當作出審查同意的意見；

(二)送審稿違反本辦法第二十五條規定或制定行政規範性文件的基本條件尚不成熟的，鎮法制辦認爲不適宜發佈的，應當作出補充修改或者暫緩制定的意見，退回送審部門。

第三十條 送審部門應當按照鎮法制辦的審查意見對送審稿進行補充修改，再重新報送鎮法制辦審查。

第三十一條 送審部門對鎮法制辦的審查意見有異議的，可自接到審查意見之日起5個工作日內向鎮法制辦反饋。

第三十二條 送審稿符合以下情形之一的，由送審部門提請班子會議審議：

(一)鎮法制辦作出審查同意意見的；

(二)鎮法制辦在規定期限內未提出書面審查意見的。

第三十三條 班子會議對送審稿進行審議，根據情況作出如下決議：

(一)對無原則性分歧意見的，同意報鎮主要領導簽發；

(二)對存在原則性分歧意見，經班子會議討論後仍未達成一致意見的，將送審稿退回送審部門再行修改後按本辦法的規定重新報送。

第四章 公佈與解釋

第三十四條 行政規範性文件應當向社會統一發布。未向社會統一發布的行政規範性文件一律無效，不得作爲實施行政管理的依據。

第三十五條 鎮政府在辦公所在地、公共場所建立公告欄，公佈其制定的行政規範性文件，也可以通過媒體發佈行政規範性文件，公佈日期應當不少於30日。

第三十六條 行政規範性文件一般應當自公開發布之日起30日後施行。但公開發布後不立即施行將有礙行政規範性文件施行的，可以自公開發布之日起施行。

第三十七條 行政規範性文件的解釋權屬於鎮法制辦。

第五章 其他規定

第三十八條 行政規範性文件應當自發布之日起30日內，報送市法制局備案。報送備案的資料包括行政規範性文件正式文本、起草說明和備案報告紙質文本(PDF版)。對報送備案的行政規範性文件中需要說明的事項，應[]寫入備案報告。

第三十九條 行政規範性文件應當規定有效期。暫行、試行的規範性文件有效期自施行之日起不超過3年，其他行政規範性文件有效期自發布之日起最長不得超過5年。有效期屆滿，行政規範性文件的效力自動終止。

行政規範性文件有效期屆滿前6個月，原起草部門認爲該文件需要繼續實施的，應當對該行政規範性文件的實施情況進行評估，根據評估結果重新修訂。

重新修訂的行政規範性文件爲新制定的行政規範性文件，應當按照本辦法的要求重新報送審查。

第四十條 行政規範性文件應當每年清理一次。原起草部門應當根據實際情況的變化以及法律、法規、規章和國家的方針、政策的調整情況，提出對行政規範性文件的清理建議，報鎮法制辦審查，由鎮法制辦統一進行清理。

第四十一條 公民、法人或者其他組織認爲行政規範性文件不符合本辦法的，可以向鎮法制辦提出審查的建議。鎮法制辦應當進行審查，並答覆提出審查建議的公民、法人或者其他組織。

第四十二條 本辦法自公開發布之日起30日後施行，有效期爲5年。

文件管理辦法 篇四

一、總則

1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

2、爲規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍:適用於本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括:

1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam爲準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審覈和批准；技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度；明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。

3、文件簽署分爲紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫<設計項目歸檔資料清單>，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批准，並填寫<借閱登記表>，然後方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對於借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的祕密。

4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、文件閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，並補充完整<借閱文件記錄表>。

六、責任追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。

文件管理制度 篇五

一、管理職現

1、技術部負責技術文件（工藝、檢驗規範）的編制、更改、負責人負責審覈。

2、總經理負責對技術文件的適宜性進行審批。

3、品控部負責技術文件的歸檔管理、發放等管理工作。

二、工作程序

1、生產行政部針對產品的要求，通過，確定應有的技術文件（包括配方、工藝、檢驗規範等）。

2、根據技術文件的要求相應落實到有關人員，收集有關資料，作爲開發產品的。依據，這些資料應由技術部負責人對其適宜性進行評審。

3、通過評審，由開發人員對產品進行開發，編制相應的技術文件，這些文件在適當的階段，由生產行政部對其符合性進行評審，必需時由質量負責人如今有關部門一同進行評審。評審符合要求後，交技術部負責審覈、總經進批准後進行小樣試驗。

4、通過批准，由化驗室 負責小親試樣，對小樣進行產品特性的總體驗證。

5、在驗證中如發現不符原開發要求，應由原開發人員負責對設計開發文件作更改，更改後仍應進行審批。

6、通過驗證，產品符合要求，可採用產品鑑定或顧客確認的方法對產品進行鑑定。

7、通過鑑定，由開發人員對技術進行一次完整性的檢查，正式定稿，定稿的文件由質量負責人員進行審覈、總經理批准後，作爲批量投產的依據。

8、審批後的正搞，由品控部移交到技術部進行歸檔，根據需要，技術部負責指派專人對文件進行復制，發放到需使用的部門，進行使用。

9、在使用中發現文件中有差錯或需進行更改，由使用部門提出報技術部，負責人簽註意見後，由原開發人員進行更儘管，當指定其它人員更改，應取得相應的背景資料。

10、更改後，應通過4.4、4.5、4.7、4.8程序後，由技術部負責原稿進行修改，對發下文件同時進行修改。

11、任何人員、任何部門均不得擅自更改文件，對制訂審批後的文件應嚴格執行。

12、本制度由生產行政結合平時工藝執行情況一同監督實施情況。

13、當發現擅自更改或不執行情況，質檢部將開出《糾正措施處理單》限期進行整改，嚴重的應按違反廠紀廠規進行處理，對造成損失將追究經濟責任，對造成事故的移交有關方面處理。

文件管理制度 篇六

一、體系文件的構成及分類

生產、研發

一級文件

二級文件

三級文件

四級文件

對物業管理企業而言，公司的管理體系，基本可由以下四個子系統構成:質量、環境管理體系；營銷管理體系；人事行政管理體系；財務管理體系。其分別對應企業的生產、研發；營銷；人事；財務'五種基本職能。

文件體系分四個層次，'管理手冊'爲一級文件，'程序文件'爲二級文件，'工作手冊'爲三級文件，'企業標準'爲四級文件。

二、體系文件使用指南

質量、環境管理體系文件

我司提供的質量、環境管理體系文件是將質量管理體系與環境管理體系整合後形成的。通過認證，符合iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環境管理體系》標準要求。

質量、環境手冊:iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環境管理體系》是通用標準，適用於各種行業、各種組織。因行業差別，企業、組織需根據自身特點，用行業的語言來理解、描述iso9001、iso14001標準條款的要求，從而產生了企業的《質量、環境手冊》。本企業編制的《質量、環境手冊》章節號和iso9001標準基本相同，通過把iso14001條款映射到iso9001結構中，將其進行整合。《質量、環境手冊》是企業質量、環境體系的一級文件，通過閱讀《質量、環境手冊》，可對物業管理行業的服務理念、組織結構、職責職權分配、資源配備、產品（服務）實現過程、環保節能、監測分析和改進方法等有一個整體綜合的理解。

程序文件:《程序文件》對物業管理活動中的重要過程、重要環境因素進行了識別，並告訴每個過程應做什麼、什麼時間做、什麼地點做、由誰來做、爲什麼要做，如何做，即所謂的5w1h。程序文件是質量體系中的第二級文件。

接管入夥手冊:本手冊和以下手冊均爲質量體系中的第三級文件，基本按專業進行劃分。本手冊詳細地描述了房屋接管過程與業主入夥過程的5w1h（比程序文件要詳細得多），並提供了部分工作標準、方法、流程及驗收標準索引等。

工程管理手冊:包含房屋修繕、業主裝修管理及設備管理三部分內容。介紹了土建、設備、精裝修管理模式、制度及運作程序。

支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設備使用指南》、《房屋設備保養標準》、《紅旗設備檢評標準》、《計量器具檢定方法》、《節能環保指南》五個企業標準（四級文件）。《房屋設備使用指南》描述主要（重要）房屋設備的`操作方法、使用規程、經濟性運行措施等內容，《房屋設備保養標準》爲我司企業標準，按'三級保養'詳細敘述保養內容及應達到的標準。《節能環保指南》是iso14001體系的作業指導書。

清潔綠化手冊:實施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標準、綠化標準、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗標準、綠化檢驗標準。

安全護衛手冊:由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構成。其中物業管理安全護衛全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區和車場管理。包括部分應急情況的處理，如消防演習、緊急集合等方面。另對護衛員的職責、紀律、權限、着裝方面進行詳細說明。

應急手冊:識別了物業管理活動中可能出現的緊急情況、災害、事故，並制定了預防、反應措施及解決方案。

服務手冊:廣義上講，物業公司爲業主及其物業而進行的全部活動均稱爲服務，可分爲公共服務、專項服務和特約服務。本手冊中的服務'是指除基礎性的公共服務外的專項服務、特約服務及社區文化活動，'客戶'指業主及物業使用者等。本手冊是進行專項服務、特約服務、家政服務、社區文化活動及會所管理的指導性文件。

人事行政管理體系

行政管理手冊:按照行政管理方法編制而成的，在公司內部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關係、對外宣傳等。

人事手冊:文件規定了公司對人力資源的需求、識別、招聘、評估、培訓、考覈、續約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細說明。

財務管理體系

財務管理手冊:財務管理手冊是在嚴格按照國家財務管理制度的基礎上編制的適合行業、企業的手冊，包括財務人員職責、財務管理、覈算體制、各類費用政府標準等。

營銷管理體系

市場拓展手冊:是企業開拓市場的指導性文件。

文件管理制度 篇七

一、文件範圍：

1、設計文件（包括圖紙表格）、

2、工藝文件（包括作業指導書、工藝定額明細表、通用工藝和操作規程）；

3、質檢文件（包括企業標準、檢驗規範）；

4、管理文件（包括質量手冊、程序文件、管理流程、管理制度）。

二、文件發放登記與保管：

受控技術類文件在交付文控中心審覈後電子存檔，然後打印並會籤齊全（編制、審覈、標準化、批准），按需發份數複印，在封面或圖表角加蓋“受控”章，並保留一份同時加蓋“受控”和“存檔”章放置資料室存檔；文件發放時必須填寫《文件發放回收登記卡》，同時，覈查與該文件相同或涵蓋文件發放過的文件，按原登記信息將一一收回，缺少者按下述處罰條款執行，發完後可將其發放信息作電腦記錄；收件人在收文時作“接收人”簽名，同時，必須立即填寫《文件歸檔登記卡》；各部門必須對上述和類文件妥善保管，每月不少於二次對相應文件覈對，對遺缺文件及時查找，對無法找到的及時申請補發；離職或工作調動必須將文件保管與登記作爲工作移交內容之一。

三：文件的回收與銷燬：

凡發放改版文件或有過時失效文件時必須對原文件立即回收並銷燬，發放與接收部門在各自原填寫的《登記卡》中相應欄簽署回收信息及相互簽名；過時與失效文件由持有部門填寫《文件銷燬申請單》，經批准後銷燬，銷燬文件各頁打上“報廢”章或廢紙處理銷燬，含有重要或機密信息的當場撕毀，《文件銷燬申請單》夾放於原登記文件夾中。

四、處罰條例：

對未按上述條款發放、登記、回收、銷燬文件的'，將對部門長和直接責任人處以10元一次處罰；對遺失文件的將對部門長和直接責任人給予一頁5元但一次不少於10元不高於30元處罰，對補發文件給予一頁1元處罰不高於10元處罰。

本規定由文控中心制定與修改，經主管副總批准發放之日起執行。

文件管理辦法 篇八

1．目的和適用範圍

1、1目的

爲確保與體系（包括質量管理體系和環境管理體系，以下同）相關文件的可靠性及有效性，使對體系有效運行起重要作用的各個場所，均能得到相應文件的有效版本，防止使用失效或作廢的文件，以保證體系有效運行。

1、2適用範圍

本管理辦法適用於公司各部門使用的、與體系有關的文件，幷包括有關的標準和需方提供的圖樣等外來文件。

2．管理職責

2、1總經理辦公室負責對上級和外部一般性文件的'收、轉、發和統一歸檔，並負責組織、編制、更改和管理公司一般性文件。

2、2體系認證辦公室負責有關體系文件的收、轉、發和統一歸檔，並負責組織、編制、更改和管理公司的體系文件。

2、3受控文件的文件管理員負責《文件更改通知單》的存檔，並依照《文件更改通知單》，對更改過的文件使用的有效性負責。

2、4採購計劃、合同及合同評審等文件，由各部門歸口管理。

3．文件的審批

3、1公司管理性文件由總經理審批。

3、2公司技術性文件由主管領導審批。

3、3採購計劃、合同及合同評審等文件由公司主管領導負責審批。

3、4新編制的文件和修訂/更改後的文件均應以發文登記表的形式，明確文件的發放範圍和數量，並交相應文件審批人審批，此書面材料一併作爲有關資料與受控文件一起存檔。

3、5受控文件（時效性文件及有特殊格式的除外）應以適當方式標註文件歸口管理部門、文件主要起草人、文件審批人、文件發佈日期、文件實施日期等。

4．文件發放

公司下發的文件，由文件管理部門與文件起草部門協商確定發放範圍，經主管領導審批後（受控文件標出受控號），由文件歸口管理部門發放，文件接受人須在發文登記表中籤收。其中，受控文件的發放範圍不得隨意更改，增發時，須按原發放程序辦理。

5．文件的修訂/更改

5、1由於實際情況發生變化或由於其他原因需要對正在執行的文件的內容做修訂更改時，原則上要求由文件原起草部門負責修訂/更改。受控文件修訂/更改前，應填寫《文件更改通知單》，提出文件更改理由、更改內容等，經原審批人審批後，由此文件的修訂更改部門實施更改，並將《文件更改通知單》（打印件）交文件歸口管理部門存檔。如文件原審批人調出或其他原因而無法審批時，由公司總經理指定的審批人審批，並提供有關資料。

5、2文件更改，若需指定其他人員會籤或審批時，應提供會籤或審批的有關資料。

5、3文件的更改可能對程序、體系或其他單位構成影響時，由更改單位負責採取協調措施，商定實施、更改的合適時間，並由有關部門對受影響的其他文件作相應的修改。

5、4文件有較大更改或更改超過5次以上者或視情況確定換版。

6．管理

6、1文件從起草、審覈、淺批到印發、存檔，應遵從本文件規定，上級來文的轉發須填寫發文記錄。

6、2文件管理人員負責將上級來文及時交有關領導及有關人員傳閱。

6、3非受控文件的管理：由業務主管部門負責登記下發。

7．文件的收、轉、發

7、1集團公司發佈的受控文件，由體系認證辦公室登記後存檔或轉發。

7、2公司起草發佈的受控文件，由起草或修訂/更改部門做好文件標示，連同批准的有關資料一同交文件發放人員；文件發放人員按發放數量複印，填寫發文登記表，按文件發放範圍和數量下發，並將原文原件連同相關資料存檔。

7、3當受控文件需要進行轉移時，應首先將文件送交發問單位，由文件歸口管理部門登記後再轉發，不可私自轉發。

8．文件損壞/丟失

受控文件在有效期內丟失或損壞，應由丟失或損壞文件的部門人員向文件歸口管理部門提出更換/補發；對於丟失文件，文件歸口管理部門在原發文登記表中所丟失文件的備註欄內註明“丟失”和丟失日期，並補發該文件，登記新的受控號；對於損壞文件，在補發該文件的同時應銷燬就舊文件，補發文件受控號不變，不再重新登記。

9．文件的作廢

作廢的文件應及時收回並銷燬，時效性受控文件不再收回和銷燬，逾期自行作廢。對有必要存檔或爲積累知識而保留的作廢文件須有作廢標記，以免誤用。

10．文件的領取及保存

領取時，須在發文登記表上簽名，文件領取人應對所持有的文件妥善保管，不得丟失、損毀。

11．記錄保管

非時效性（非）受控文件的發文登記表，在文件作廢後仍需保存3年。時效性（非）受控文件發文登記表在文件作廢後仍需保存1年。

附加說明：

本文件歸口單位：

本文件起草人：本文件批准人：

本文件發佈日期：本文件實施日期：