關於進一步規範公司公文處理工作的通知

關於進一步規範公司公文處理工作的通知

各全資及控股企業、項目辦，機關各部門:

近年來，集團公司公文處理規範化、制度化和信息化水平不斷提高，總體上滿足了企業發展和工作開展需要，但仍存在明顯不足，特別是一些單位和部門對公文處理的重視程度不夠，一些工作人員的公文處理業務能力不強，導致公文質量不高、公文格式不當、文種應用不準現象較爲普遍，公文處理流程不嚴謹、緊急重要文件辦理不及時、公文整理歸檔不規範問題時有發生。

爲進一步提高公文質量和辦理效率，根據《黨政機關公文處理工作條例》、《省交通運輸廳公文處理辦法（試行）》等有關規定，針對常見問題，現就進一步規範公文處理工作通知如下：

一、規範發文管理

（一）嚴格公文上報。上行文一律由主要領導簽發，並標明簽發人，請示件須標註聯繫人及聯繫電話。送籤前，一般應報請分管領導會籤。二級機構主送集團的公文，原則上通過OA系統向集團辦公室報送，文種除特殊情形外限於“報告”、“請示”或“意見”，請示件應提前與集團對口職能部門對接。

（二）合理選用文頭。集團文頭主要分爲正式和信函式兩類，其中對二級機構的批覆、日常會議或事務性通知，原則上採用信函式文頭。二級機構發文主要爲正式文頭，比照集團樣式製作。

（三）統一公文擡頭。集團下發的文件，主送機關依照性質分爲機關部門、項目辦、企業三類，根據具體情形釐定。二級機構上報集團的行政文件，擡頭統一爲“省港投集團”，報集團黨委、紀委、工會等的文件依此類推。

（四）嚴守格式要求。集團公文字體、行字間距、附註等嚴格執行《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）。二級機構公文比照集團格式，不得自創。

（五）把握審籤流程。嚴格執行擬稿、部門審覈、辦公室或綜合部門校覈、相關人員會籤、領導簽發的書面審籤流程。二級機構發文審簽單比照集團“發文稿紙”樣式。

（六）提高文稿質量。機關部門、二級機構負責人要切實履行文稿質量把關責任；擬稿人員要擺脫“下一環節會把關”的慣性思維，自我加壓，研習《黨政機關公文處理條例》和範文，不斷提高擬稿水平；集團辦公室要加強指導，對文稿失範的要及時指正。

二、規範收文管理

（七）把緊收文入口。集團及二級機構收文員對收到的公文覈對無誤後方可編號、登記、發起後續辦理流程，對問題件應作退文等處理。集團OA系統改版後，機關部門收文工作一律由部門指定的內勤人員參照上述程序收處。

（八）增強辦理時效。對所有來文，各環節辦理人員應及時辦理，避免文件滯留，收文員應主動跟進、催辦清理。對緊急件，收文員在發起辦理流程的同時應轉告牽頭辦理部門，不能明確牽頭辦理部門的向相關領導報告。

（九）減少公文轉發。對收到的文件，需要機關部門、二級機構知曉、執行或辦理的，集團如不新增明確具體的辦理要求，原則上不轉發，可通過OA系統等轉辦。

三、規範文檔管理

（十）確保資料齊全。每一份發文的文檔資料，應包括髮文登記、審簽單、底稿和印製的成文等。請示件還應有相應的批覆。每一份收文的文檔資料，應包括收文登記、公文處理標籤、來文等。

（十一）妥善安全保管。所有公文資料，一律集中、分類裝盒，並按檔案管理規定及時歸檔。不得擅自留存，不得私自銷燬。

四、相關要求

（十二）加強組織領導。公文是保證單位運轉正常的重要工具，公文管理的好壞、質量的高低，關係工作開展，關涉事業發展，關乎企業形象。各單位、部門務必高度重視，負責人要多抓多問，職能部門和具體工作人員要認真細緻、履職擔當。

（十三）完善工作機制。各單位要結合實際，建立健全公文管理制度，沒有的要抓緊制定，已有的要修改完善。機關部門要指定專人擔任內勤，當好部門收文員，並於9月6日前將名單報集團辦公室彙總。集團辦公室及二級機構綜合部門要模範遵守相關制度，抓好制度執行的督查指導，定期對公文管理情況進行檢查、通報。

（十四）增進溝通聯繫。各單位、部門在公文處理實踐中，應與集團辦公室加強聯繫，遇問題及時反饋。鼓勵橫向交流，鼓勵組織適當的培訓、評比和觀摩活動。