常用的公文寫作方法

主要介紹公司常用的公文寫作方法及格式

（一）一般公文格式規定

1.公文外觀概況

（1）公文用紙：公文用紙爲A4型白紙：210mm×297mm。

（2）公文排版

a.文字從左至右橫排，每頁22行，每行28字，與天頭（上白邊）爲：37mm±1mm b.下行文首頁公文頭與天頭（上白邊）爲：65mm±1mm；上行文首頁公文頭與天頭（上白邊）爲：120mm±1mm。

c.發文字號、“簽發人”：3號仿宋；簽發人姓名：3號楷體。

d .標題：2號華文中宋宋體加粗。

e.主送機關、正文、附件、成文日期、附註：3號仿宋。

f.正文中各級標題：

一級標題：3號黑體。例：一、二、三、。

二級標題：3號仿宋。例：（一）（二）（三）。

三級標題：3號仿宋。例：1.2.3.

四級標題：3號仿宋。例：（1）（2）（3）。

g.公文結構層次數，第一層爲“一”，第二層爲“（一）”，第三層爲“1”，第四層爲“（1）”。第五層爲“（a）”。

h.“主題詞”：3號黑體；詞目：3號宋體。

i.抄報、抄送、印發機關、印發日期、共印份數：3號仿宋。

j.頁碼：4號半角白體阿拉伯數碼。

k.附件正文：其標題及內容的字體字號同正文部分。

（3）公文印刷與裝訂

雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過2 mm。墨色均勻，字面整潔。左側裝訂，騎馬訂或平訂。

2.公文中各要素標識規則

（1）公文份數序號

如需標識公文份數序號，用3號阿拉伯數碼頂格標識在首頁版心左上角第1行。

（2）祕密等級和保密期限

如需標識祕密等級，頂格標識在首頁版心右上角第1行，兩字之間空1字。 如需同時標識祕密等級和保密期限，頂格標識在首頁版心右上角第1行，祕密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（3）緊急程度

緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

緊急程度頂格標識在首頁版心右上角第1行，兩字之間空1字。

如需同時標識祕密等級和緊急程度，祕密等級頂格標識在首頁版心右上角第1行，緊急程度位於其下第2行。（四）發文機關標識

發文機關標識＝發文機關全稱（或規範化簡稱）＋“文件”。

（4）發文字號

由發文機關代字、年份和序號組成。

發文機關代字後不加“字”。年份、序號用阿拉伯數字。年份標全稱，用“〔〕”括入。序號前不加“第”，序號不虛位。

發文字號距發文機關標識下空2行，在紅線上方4mm處。發文字號在上報公文中居左側空1字，在其它文種中居中。

（5）簽發人：凡上報公文需標識簽發人姓名，簽發人應爲本單位的主要負責人或主持工作的負責人。

簽發人平行排列於發文字號右側，距右側空1字。簽發人與簽發人姓名之間用全角冒號分隔。

如是聯合上報文件，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次排，使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅線與之距離爲4mm。

（6）標題

標題＝作者“關於”＋公文的主要內容＋文種。

轉發文件標題＝“關於轉發”＋被轉發機關名稱＋原文件名稱＋“的通知”。 如被轉發文件仍是轉發文件，則被轉發機關名稱標識最高級機關。

如被轉發文件是聯合發文或被轉發機關名稱過長，則被轉發機關名稱可省略。 標題位於紅線之下空2行，主送機關之上空1行，居中排版。標題爲多行時，各行詞意完整，排列對稱，間距恰當。

文種有13種。經常使用的文種有通知、通報、決定、通告、報告、請示、批覆、函、會議紀要等。

標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（7）主送機關

位於標題下空1行，左側頂格，回行時仍頂格。各主送單位之間用逗號，最後一個主送機關後用全角冒號。上行文只能有一個主送機關。

（8）正文

在主送機關下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。 如是轉發文件，應在正文中寫明被轉發文件的原文號。

（9）附件

公文如有附件，應標識附件和名稱。

本機關印發或轉發文件不標識附件。

附件距正文之下空1行，成文日期之上空2行，左空2字。

附件與附件名稱之間用全角冒號。附件名稱後不加標點。如附件名稱需回行，頂格標識。如有多個附件用阿拉伯數字標識（如“附件：1. ×××）。

附件正文在左上角標識“附件：”（有序號的標識序號），附件的序號和名稱前後標識應一致。附件與正文一起裝訂。

（10）成文日期

成文日期用大寫數字標註。

標識方法：插入－日期和時間－語言“中文”－選擇大寫數字的年月日。 單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期，成文日期爲領導人最後簽字的日期，在正文（有附件的在附件）之下2行，距右空4字。

聯合下發的公文在落款處標識發文機關名稱，成文日期爲最後簽發機關負責人的簽發日期，在最後一排印章之下標識。

（11）印章

a.單一發文的印章

印章上弧距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期。

b.特殊情況說明

當公文排版後所剩空白處不能容下成文日期及印章位置時，應採取調整行距、字距、刪除空行或增加、減少公文內容的方法，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

會議紀要不加蓋印章。

（12）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引標題，後引發文字號。公文中的數字除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作爲詞素的字必須使用漢字外，其它應當使用阿拉伯數字。

（13）附註

公文如有需要說明的其它事項可標識附註，在成文日期下空1行，居左空2字，加全角括號標識。

凡上報的公文，應標識聯繫人和聯繫電話，標識格式如下：

（聯繫人：×××□聯繫電話：辦電；手機）。

（14）版記

版記應置於公文的最後一頁（含印發文件轉發文件附件），版記的最後一個要素置於公文最後一頁的末行（見圖4）。版記中各要素之下均加一條橫線，橫線寬度同版心。

a.主題詞

“主題詞”居左頂格書寫，後標全角冒號。詞目按照《交通部公文主題詞表》標註（見附件：2），不受類別限制，根據詞目涵義由小到大，從公文內容到文種，一般標註3到5個詞目，詞目之間空1字。當主題詞表中找不到準確反映文件內容的詞目時，可根據內容添加詞目，並在該詞目後標識“△”。

b.抄報、抄送

公文中如有抄報、抄送，位於主題詞之下，印發機關及印發日期之上，距左右各空1字。抄報機關應爲上級機關。抄報機關之間用逗號分隔，回行時與冒號後的抄報機關對齊，最後一個抄報機關後標註句號。

抄送機關應爲下級機關、平級機關或不相隸屬的機關。抄送機關之間用逗號分隔，回行時與冒號後的抄送機關對齊，最後一個抄送機關後標註句號。

上行文無抄報、抄送。

c.印發機關及印發日期

位於主題詞之下，有抄報、抄送機關的在抄報、抄送機關之下。印發機關左空1字，印發日期右空1字，用阿拉伯數字標識。

d.共印份數

版記的最後一個要素，位於公文末頁的末行，用全角括號標識，距右空1字（不標註擬稿人）。

（15）頁碼

Word文檔中在“視圖－頁眉和頁角”裏設置頁碼，置於版心下邊緣之下1行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。頁碼奇偶頁不同，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁不標識頁碼