論智慧會議信息系統項目建設

2020年1月，我作爲項目經理參與了某電網公司智慧會議信息系統項目的建設，該項目共投資人民幣750萬元，建設工期爲一年，通過該項目的建設，成功爲該企業解決了9個會議室管理手段落後的問題，提升了會議管理水平實現了無紙化會議的目標。該項目於2020年12月，順利通過了業主方的驗收，由於及時爲業主方贏取投運轉增資產時間，滿足了業主方上級的績效考覈指標，最終獲得了用戶及其高層的強烈好評。本文結合我的項目實施實際經驗，以該項目爲例，討論了智慧會議信息系統項目建設過程中的範圍管理的重要性，主要從如下幾個方面進行了闡述：規劃範圍管理、收集需求、定義範圍、創建WBS、確認範圍和控制範圍。最後總結分析項目範圍管理成功經驗，提出項目存在的不足和下一步措施。

2020年1月，我作爲項目經理參與了某電網公司智慧會議信息系統項目的建設，該項目共投資人民幣750萬元，建設工期爲1年，通過該項目的建設，成功爲該企業解決了五縣一區及總部大樓9個主要會議室關於會議預定登記、現場簽到、文字記錄等會議管理問題。該系統採用人臉識別、特徵識別、語音識別、語音轉換等新智能技術應用同時立足於業主方實際會議服務場景需求，實現了智慧會議管理，對會議資源及會前、會中和會後進行統一管理，實現了智能預定、智能簽到、智能語音轉化、無紙化會議等功能，提升了會議組織效率和管理水平，通過人臉識別簽到、語音識別轉換文字等新算法應用，有效支撐了業主方企業信息化建設，同時加快了其數字化轉型戰略步伐。

該系統包括會前預定管理模塊、會中人臉簽到及語音識別管理模塊、會後文檔管理模塊、會議統計分析模塊等四大子模塊。會議室合計佈置18臺顯示器終端，18臺人臉捕捉器，45臺拾音器，300臺平板電腦，系統採用B/S架構，使用JAVA語言開發，2臺服務器使用IBM小型機，1臺數據庫採用MySQL 5.6,中間件採用Tomcat 7，搭載1臺F5負載均衡服務器，服務器集中存放在業主方信息機房，通過業主方專用內網實現聯網，所有後臺系統軟硬件資源及系統數據由總部信息人員統一負責運維管理。

由於本項目的順利上線涉及到業主方投運轉增資產績效考覈，因此，本項目中範圍管理尤爲重要，在項目實施過程中，我根據公司已有的組織過程資產，結合項目要求，嚴格執行項目管理規定，和項目干係人充分溝通，團隊人員密切協作，落實計劃，過程監控，動態調整，主要通過規劃範圍管理、收集需求、定義範圍、創建WBS、確認範圍和控制範圍等過程有序開展項目範圍管理工作。

一、制定範圍管理計劃，爲項目範圍管理提供指南和方向。

作爲一名合格的項目管理者，做任何事之前都應該先做計劃。好的計劃，是成功實施項目的基礎，有些人認爲做項目計劃花費太多時間，不如把它們用於執行工作，項目將會更快更好地完成，但我認爲想法雖好但執行困難，忽視了必須環節，項目後期必然吃虧。熟話說得好，磨刀不誤砍柴工，通過簡化或省略範圍管理計劃制定，雖然短期內看似節省了時間，但在長期來看，常常會因缺乏有效管理計劃指導而使得範圍定義不清、甚至造成範圍蔓延或產生鍍金行爲，導致範圍管理失敗，達不成既定項目目標。

因此，在該項目中，我非常重視範圍管理計劃的制定。編制計劃前，我先覈對公司組織過程資產，找出模板，在結合以往經驗，制定出一份粗略的計劃。然後召集項目團隊成員進行頭腦風暴，以項目章程爲基準對計劃進行討論、修改和完善，漸進明細。最終在全員參與下，成功編制了一份詳細的、可執行的範圍管理計劃，用於指導項目如何定義、確認和控制項目範圍。

二、收集需求，爲定義和管理項目範圍奠定基礎。

收集需求是爲實現項目目標而確定、記錄並管理干係人的需要和需求的過程。一個成功的項目，就是做範圍內的事，而且只做範圍內的事，既不多做也不少做。爲了保證這一點，就需要在項目前期開展需求收集工作，定義一個明確的項目範圍。在項目的早期階段，我帶領團隊到了客戶現場以訪談的方式收集需求，還組織了客戶的信息管理部門、辦公室以及和系統建設強相關的部門，主持召開收集需求的引導式研討會，共同商討項目範圍，達成共識。執行過程也遇到一些困難，在收集需求的時候，客戶有時候需求描述過於籠統，造成雙方對需求理解有歧義，甚至有時候客戶對於其需求自己都不清楚，只有一個模糊的概念；針對這種情況，我採用了原型法將收集到的需求，做成模型供客戶參考確認，以此消除彼此的分歧，通過溝通充分挖掘用戶的需求，並基於團隊自身的經驗以及專業水平，對客戶的需求進行引導、細化。

三、定義範圍，明確產品、服務或成果的邊界。

定義範圍是制定項目和產品詳細描述的過程。根據經驗，對項目可交付成果描述越詳細，團隊成員與干係人之間對項目邊界以及項目可交付成果的認知越一致，項目出現範圍蔓延甚至是鍍金行爲的可能性也就越低。爲了更好的說明項目的範圍，我和團隊成員一起製作了項目範圍說明書。項目範圍說明書主要包括了產品範圍、可交付成果、驗收標準、除外責任、制約因素和假設條件等。比如，本項目關於外單位人員參會事項定義，事先沒有錄入人臉信息，則在會議簽到時，增加了功能，人臉捕捉後將要通過短信功能提示會務發起人確認，進一步完善了會議系統防入侵成果的描述。爲了達成各方更廣泛地一致性認識，我又召集了各方干係人代表，主持引導式研討會，討論的結果通過會議記錄記下，並作爲制約事項等內容寫入到範圍說明書中。

四、創建工作分解結構，爲交付內容提供結構化視圖。

創建WBS是將可交付成果和項目工作分解成較小的、更易於管理的組件的過程。本項目我按樹型結構創建工作分解結構，結合軟件生命週期將需求、設計、開發、測試、驗收等各階段分解爲第二層。將產品和項目可交付成果繼續在下層分解，如在第二層的需求階段，將用戶調研、需求分析及用戶確認作爲可交付成果放在下一層，又如在第一層的測試階段繼續按單元測試、集成測試和驗收測試等逐層分解，最後爲WBS組件制定和分配標識編碼，召集全體項目成員進行評審，覈實確認分解的程度是必要且充分的，最終形成了本項目的範圍基準。

五、確認範圍，強調驗收過程的客觀化。

確認範圍是正式驗收項目已完成的項目可交付成果的過程。範圍確認產生的結果就是對可交付成果的正式接受，根據合同中關於可交付物定義，我在內部先組織了評審驗收會議，通過內部驗收環節加強對可交付成果評審和測試確認，全部通過後，我們把這些成果集中交付給用戶，和用戶一起按範圍基準、質量標準等要求進行範圍確認，對於局部的範圍確認我們邀請了客戶方、監理方參與驗收，對於全局的範圍確認，主要是客戶邀請了第三方進行評審。

六、控制範圍，全過程維護範圍基準。

雖然特別加強了前期的範圍定義和後期的範圍確認工作，但項目開發過程，不可避免地出現變更。基於經驗，我在關鍵過程及時組織評審，務必取得業主方重要干係人對範圍確認的簽字認可，以防範圍蔓延。前期我們加強了培訓和指導溝通，確認了需求和項目邊界，即使這樣安排，但在範圍確認過程中，仍然不可避免出現新的需求，基於對範圍基準的維護，我儘量控制範圍，控制項目朝有利方向發展，對於所有的需求，按要求提交CCB審覈。對於影響項目後續開發的要求，我們堅決予以了拒絕。其他一些影響不大的變更，本着良好合作關係，也及時響應了業主方需求。在範圍控制中，我還加強了配置管理工作，對項目中的文檔、代碼等元素建立配置項，安排專門的配置管理員，由於配置管理做的比較好，在整個開發過程中，沒有出現常見的版本混亂、更新錯誤等問題。

經過我們團隊不懈的努力，歷時1年，本項目終於在2020年12月中旬，通過了業主方組織的驗收，滿足了業主方上級的績效考覈指標，智慧會議信息系統成功落地，提升了業主方公司的整體運營水平、客戶滿意度和公司形象，獲得了用戶特別是業主方高層領導的好評。本項目的成功得益於我成功的範圍管理，但仍有一些方面需要改善提升，比如：需求開發人員在干係人溝通方面存在不足導致評審確認進度滯後；對接業主方財務流程沒有及時跟進導致我方收款進度延遲等。不過，經過我後期的糾偏，並沒有對項目產生什麼影響。在後續的學習和工作中，我將加強對團隊人員指導、提升團隊溝通管理水平，爲團隊爲自己賦能，及時進行組織過程資產更新分享，提高項目知識積累，提升項目管理水平，繼續爲我國信息化發展添磚加瓦。