會展中心財務管理制度
會展中心財務管理制度
目錄
一、申購 2
二、驗貨 2
三、入庫 3
四、退貨 3
五、單據的管理 3
六、結賬 5
七、商品 5
八、價格 6
九、資金管理 6
十、發票管理 7
十一、財產管理 8
十二、財務準則 9
十三、應付賬款管理 10
十四、合同管理 10
十五、報銷制度 10
十六、借款制度 11
爲了保證蟹島會展中心的正常運營,增加經濟收益,避免損失和浪費,確保覈算的準確,提高資金利用率,特制定財務制度如下:
一、申購
1、部門本着節約和提高物品使用率的精神,各部門所需的經營物資如無庫存的,需填寫物品申購單。
2、申購單需填寫品名、數量、規格,並由部門總監、總經理(如無總監,由部門經理)批准後,遞送採購部。
3、庫房應覈對所提供的申購單是否有存貨,如無存貨,然後由採購部統一進貨。
4、會展中心內所有日常消耗品由總經理簽字認可後可以購買;低值易耗品及固定資產由董事長及總經理批准後,方可購買。
5、廚房食品購買由本部門廚師長填寫食品申購單,報給餐飲總監審批、總經理批准,方可採購。
二、驗貨
1、會展中心設有專門的收貨人員,所有物資抵達集團物流後,必須經收貨人、申購部門負責人雙方根據其申購單驗收其數量、質量、金額,並簽字認可。
2、所有購回的物資,其價格需由詢價員簽字認可後,方可入庫。(詢價員應嚴格把關,在保證質量的情況下,使該物資的進貨價格爲當時市場最低價。)
三、入庫
1、所有進貨,必須通過物流中心統一辦理驗貨、收貨手續。
2、供貨商提供的免費使用的物資應一律辦理入庫手續,供貨商將物資取走時,經部門經理簽字同意後,辦理出庫手續。
3、入庫的物資,驗貨員(或專項負責人)應同庫管員共同驗收質量、數量。填寫入庫單,並由驗貨員、庫管員及供貨商三方簽字認可。
4、入庫後的物資,庫房應有相應的記賬員記賬,庫管員應保證當天的結存與庫房賬對應,做到賬實相符。
5、食品加工車間所有用品必須由物流中心驗貨辦理入庫手續。
6、所有抵達的物資必須填寫收貨報告,一式五聯,(成本、財務、採購、使用部門、供貨商)。
7、收貨報告必須寫明購貨方式(自購、經銷商或代銷商)。
四、退貨
所有退貨,必須由收貨人及其部門負責人清點數量,確認金額後,方可退貨。(但應寫明退貨原因,並由其部門總監簽字認可。)
五、單據的管理
(一)收貨報告(入庫單):
1、部門填寫應具體化,明細化。物資名稱必須準確、規範,不準填寫別名。
2、收貨日期與收貨報告日期填寫一致。
3、食品、物品應分開填寫。
4、商品性的食品、物品應與非商品性的食品、物品分開填寫,並且應在收貨報告中註明“商品”二字。
5、收貨報告中品名、規格、單位、數量、單價、金額應填寫清晰、準確。(尤其是新產品)
6、收貨報告中必須有收貨人、庫管員、及供貨商的簽字(必須由本人簽字)。否則,財務拒絕承認。
(二)領料單(出庫單)
1、部門填寫領料單應清晰,明細、準確。
2、領料單填寫的日期必須與發貨日期一致。(庫房應給予監督)
3、領貨中的食品、物品應分開填寫。
4、商品性的食品、物品應與非商品性的食品(部門使用)、物品分開填寫(並在領料單上註明“商品”或“贈送”)。
5、領用的食品應與其領用的茶類(花茶、綠茶、毛尖、冰糖等)分開填寫領料單,便於覈算。
6、領用的食品、物品應在表格中填寫,不應超出其表格。
7、領料單中數量、單位、品名、單價、金額應填寫清晰、具體、準確。
8、領料單必須有部門經理的簽字,部門經理在簽字時應封單,再由總監籤批。嚴禁在封單後填寫任何內容,否則財務拒絕承認。
9、領料單必須有發貨人及領料人簽字。
(三)調拔單
1、調撥之間的兩部門,應在調撥單中填寫明細。
2、調撥的食品、物品應有調出和調入兩部門經理的簽字。
3、調撥的食品、酒水、物品應分開填寫。
4、調撥的商品應與非商品的食品、酒水、物品分開填寫。
5、各部門調撥的半成品、成品應有雙方認可的價格(填寫在調撥單上),以便覈算各部門的成本。
6、調撥的日期應與調撥單上填寫的日期一致。
7、各部門於調撥發生之日將調撥單上交財務。
六、結賬
1、自購:採購部自購物品,結賬附紅色、藍色收貨報告,發票與收貨報告必須內容一致、金額相符,由採購部責任人負責呈財務總監、總經理、董事長簽字後到財務報銷。
2、應付賬款:供貨商物品,結賬附藍色收貨報告(收貨報告上必須蓋有“財務已覈對”戳記),由採購部負責人制單報總經理、董事長簽字後交供貨商到財務報銷。
3、宣傳費、廣告費等應由經辦人附正式發票,並經總經理、董事長簽字後,方可報銷。
* 所有結賬都必須附正式的發票,方可結賬。
七、商品
1、商品部應根據顧客需求儘量採取代銷方式,促進資金有效使用。
2、代銷商品在臨近保質期時,應通知物流中心辦理退貨手續。
3、自購商品在臨近保質期時,寫出書面報告並提交經理,協調解決。如無特殊情況,商品在本部門超過保質期無法銷售,該商品負責人負賠償責任(按商品銷售價賠償)。
4、商品不得私自轉借、帶入、帶出部門,如發現商品未經售賣帶離部門,應給予嚴厲處罰。
5、商品盤虧時,實物負責人不能私自補貨,應按商品售價進行賠償。
6、嚴格售賣管理,如不認真負責,商品被掉包,由當事人負責賠償。
7、如無收貨報告及領料單的正當手續,私自售貨的行爲,一經查出,沒收所有的貨物及銷售款,並移交質檢部處理。
八、價格
1、各商品由運營部根據其成本價制定銷售價格,並填寫蟹島會展中心商品價格制定單。
九、資金管理
1、採購部自購的物品需要到財務領取現金、支票時,必須填寫現金、支票申請單(註明現金或支票的限額),由董事長、總經理、總監簽字認可。
2、領取支票、現金後,3日內必須向財務返回附有發票的收貨報告(紅色聯)。
3、爲了原始憑證的合法性,各部門自購物品的發票到財務報賬時,由本部門經理、總監在收貨報告上簽字即可, 發票必須由董事長、總經理簽字認可、財務總監批准付款。
4、出納員在收取收銀部的營業款時必須將現款點清,雙方在交接單上簽字認可。
5、經營期間,出納員要將當日的營業額收齊後全部存入銀行,庫存現金不超過規定指標。
6、進入金庫必須是出納員與財務經理或財務總監同時出入,其他與現金無關人員不得入內。
十、發票管理
1、諮詢中心所需發票,由收銀主管以上責任人到財務部領取,辦理有關領用手續,包括領用時間、領用本數、發票號碼、領用人等做好登記並做好保管工作。
2、發票的使用必須嚴格執行《發票使用管理辦法》,開具發票應做到內容完整,數字準確。如發票內容填寫有誤,不得塗改,應重新開具正確發票,同時將錯誤發票全份作廢。
3、不能在發票上打印出與會展中心經營項目不符的內容。
4、退票、廢票應在計算機內處理,並及時返回財務,不得擅自銷燬。
5、多開發票必須有董事長的簽字並收取稅金。
6、發票在使用過程中應妥善保管,不得轉借丟失。
7、發票記帳聯隨着賬單要及時返回財務,如有特殊情況要加以說明並在3日內返回財務。
8、不得借用他人名義私開、多開發票。
9、已開出的發票,如客人需要退換,要注意是否已刮獎,刮獎後的發票一律不予退換。
10、每本發票使用完後,將發票使用情況從計算機內打印出,上交財務。
十一、財產管理
(一)、物品調撥方面:
各部門調撥物品應及時開具調撥單,須雙方經理簽字認可,並將調撥單及時送交財產管理員一聯(粉聯)進行入賬。
(二)、物品報損方面:
1、每月二十三日爲報損日期,其它時間不辦理報損手續。
2、報損物品必須由部門領導簽字後,由庫房清點數量,再由相關領導及部門籤認。
3、在使用期間,部門報廢的大型財產及低值易耗品應由部門寫明報廢原因,經由總經理審批簽字後進行報損,無正當原因報損的按報損物品進價進行賠償。
4、報廢電器應由工程部檢查確認,並由工程部總監簽字認可才能返庫。
5、對有關領導交接進行監督盤點, 經確認無誤後,相關人員方可離職。
(三)、財務部對各部門進行不定期抽查盤點,各部門要將所有物品和借條找齊,如有物品短缺按丟失處理,盤盈入帳,不再重複盤點。
(四)、盤點
每月盤點日期不固定,各部門責任人對盤點的物品彙總、覈對後做盤點表並經部門經理簽字認可後送交資產管理員一份,每月按期交表1份,過期不交表和做表不負責任,帳實不符的部門交質檢部處理。
(五)、建帳
各部門必須建帳,資產帳分爲:A 固定資產、B低值易耗品
固定資產分爲:A1傢俱、A2 電器、A3 其它,共三類;
低值易耗品分爲: B1工具、B2 廚具、餐具、B3 裝飾品、B4 非一次客用品、B5 辦公用品、B6 勞保用品、服裝、B7 其它,共七類;
1000元以上(含1000元)使用兩年以上的爲固定資產,1000元以下的爲低值易物品,各種物品統一由財務編號,部門不能自行編號,每月新入賬物品到月末交盤點表時到資產管理員處抄寫編號。
十二、財務準則
1、在一個營業週期(一年)內,財務覈算規則不準隨意變更。
2、各部門覈算費用,請明確規定,從而統一口徑,利於橫向分析。
3、“在建工程”項目應及時通知財務立項,以保證固定資產精確確認。
4、收付款憑證應附有合法的原始憑證並由相關人員簽字,註明附件張數,金額準確,加蓋出納、制單人簽章。
5、成本及費用覈算應及時編制報表並簽字上報,保證準確無誤。
6、應付賬款會計應及時編制相關憑證、登記賬薄,保證數據準確無誤,每月結賬後將明細賬與總賬覈對(賬賬相符),協助總賬會計其他相關事務。
7、審計應及時將每月收入彙總表上交,並保證準確無誤。
十三、應付賬款管理
1、採供部須將收貨報告註明經銷商與代銷商。
2、財務部根據入庫單粉聯記應付款,供貨商根據入庫單的藍聯去財務覈對。如供貨商不慎將收貨報告對賬聯丟失,採供部應協同財務部出具證明,供貨商不得私自塗改對帳聯票號及僞造收貨報告,否則不給予結賬。
3、代銷商品押賬3個月後方可對帳,由財務部覈對銷售數量,加蓋覈對章及已銷章。
4、供貨商到財務結賬,須手續完備(發票、收貨報告、簽字等項目齊備)。
十四、合同管理
1、各部門簽訂的經濟合同、協議書必須及時將正本送與財務備案。
2、合同修改或終止,必須及時通知財務部。
3、合同預付款必須由董事長、總經理和負責此合同的部門經理簽字。
4、合同執行完畢,由該工程的使用部門和工程部經理共同出具驗收報告,董事長簽字認可。
5、支付工程質保金,由該工程使用部門和工程部共同出具質量檢驗報告,由董事長、總經理簽字後方可付款。
十五、報銷制度
1、採購員完成物品採購,交至庫房,由驗收員、庫房庫管員、物流負責人驗收入庫,辦理入庫手續。
2、報銷時必須附有申購單、入庫單、合格發票。
3、報銷時採購員必須持有物流總負責人、財務總監、總經理、董事長審批的報銷憑證,方可報銷。
4、差旅費報銷時需持領導批示單,根據公司的差旅報銷標準填寫報銷憑證。
(各種單據的制單人與批准人不得爲同一人。)
十六、借款制度
1、在接到經批示的申購單或申請採購信息單,採購部可以到財務部借款,借款時必須持總經理或董事長籤批的借款單。
2、財務部在見到批示單後根據採購情況借給採購員現金或支票。
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