公司年度內部控制體系建設自評報告
公司年度內部控制體系建設自評報告
根據集團內部控制自評專項工作安排,結合公司的控制目標和管控重點,公司高度重視、精心部署,組織專人對截至年度的內部控制體系建設情況、制度執行有效性等方面進行了集中梳理和自評總結,現將有關情況報告如下:
一、年度本公司內部控制體系建設總體情況
內部控制體系貫穿於公司經營活動的決策、執行和監督的各個階段、各個層級,涵蓋了每一項活動的過程始終,是關係公司和職工發展的根本。公司內部控制體系建設一直秉持明確職責、分解任務、落實責任的基本原則,切實發揮制度全局性、穩定性、長期性的作用,積極實現流程細節化、精細化、標準化,堅持謹小慎微、查漏補缺的工作方式,確保本年度內部缺陷數量控制在合理範圍,總體內控工作形勢可防可控、平穩運行。
一是堅持制度建設不放鬆,確保部門責任落實。自去年1月以來,公司深刻把握公司科學發展理念,持續加強制度建設和流程管控,保障各種機制系統性、整體性、協同性運行,進而推動公司內部控制體系建設不斷深入。通過各部門梳理完善,累計新增業務管理、人力資源、資產管理等方面制度,修改黨建事務、人力資源、組織架構等方面制度,有力推動公司治理體系和治理能力現代化、高效化。
二是嚴把流程細節,部署和推進制度執行。通過加強考勤監督,提升OA系統功能優化與全面應用,完善改進公文、印章、合同、簽報等流程設置,堅持從細節入手,持續加強過程管控,及時發現並調整流程中出現的問題,有效促進辦事效率的提升,形成了更加規範、高效的辦公氛圍,增強了各項工作的紀律要求。
三是針對發現的內控缺陷,及時推進整改。結合自查情況,我們發現報告期內主要存在內部控制缺陷。通過對照內控缺陷的類型和成因加以分析,採取積極有效的措施予以整改、完善,並按照既定時間節點持續改進,全面提升各項工作進度,爲生產經營平穩運行保駕護航。
四是開展內控相關培訓及專項工作。爲加強公司內部控制體系建設,強化風險管控意識和管理責任意識。公司於年內多次組織相關人員參加集團組織的專題培訓,包括內控工作推進會、內控體系手冊解讀、安全生產清單編制等系列會議。統籌開展了廉潔風險點排查、法規知識測試等活動。在集團上級部門發佈內控相關文件時,及時向各部門進行了集中傳達有關精神,促進公司員工,尤其是管理人員進一步明確和掌握內控的概念及其重要意義。
五是加快完成本年度內控體系建設任務。按照公司年初制訂的戰略目標,結合業務發展實際,提前明確了年內內控管理工作理念,公司先後開展了組織機構設置調整、人員劃轉、深化制度、流程改造等一系列優化工作,在較大程度上降低了內部控制風險,避免了大部分潛在程序盲點。
二、自評的主要內容
(一)自評方式
本次內部控制體系自評工作由公司成立評價工作小組,通過對各部門主要業務負責人進行文件精神集中傳達、分別談話詢問、業務環節調研、資料翻閱等方式開展,重點組織梳理了各部門出臺制度、業務運行方式、主要問題與困難以及各崗位職責落實情況等,針對制度執行、重點事項督辦等方面進行了專項抽查,進而填寫《部門內控體系建設自評表》,彙總內部控制缺陷,編制整改措施。
(二)自評範圍
內部控制自評的範圍涵蓋了公司領導班子、業務部門、職能部門,重點圍繞組織架構、發展戰略、人力資源、企業文化、社會責任、資金管理、採購業務、業務管理、行政事務、合同管理、全面預算、財務報告、信息系統、風險及內部監督等板塊。
(三)自評的主要內容
爲提高內部管理水平,規範內部控制,嚴格內控手段,加強風險防控機制建設,公司加大監督檢查力度,增強風險防範,推進內部制度工作不斷改進深化。同時,不斷提升全員的內控意識、責任意識、風險意識,培養內控文化,營造制度氛圍,推動內部控制體系逐步完善,着力促進各項經營業務健康、持續、安全發展。
1.重點自查的業務
(1)組織架構
組織機構的設置及調整、支委會、辦公會、規章制度管理、章程制定及修改、領導班子“一崗雙責”及履職管理。其中,由於年內高層人事變動,組織架構、領導班子設置尚有一定缺失,議事規則的細節性還有待完善。
(2)發展戰略
發展目標及戰略規劃管理、年度目標及經營計劃管理。今年,公司制訂並印發了《“十四五”時期發展戰略與規劃》,對公司未來五年的產業設計、經營模式、內部管理等方面形成了較爲清晰的工作指引。
(3)人力資源
崗位職能職責的制定與調整、中層領導幹部的選拔與任用、員工招聘管理、離職管理、勞動合同管理、人事檔案管理、教育培訓管理、薪酬福利的計算及發放、經營業績目標管理。年內,公司共組織開展管理人員競聘,提拔中層幹部,進一步完善了人力資源配置,強化了隊伍建設。同時,按照公司制度,與部分員工續簽了勞動合同,持續做好員工教育培訓,積極推動績效考覈方案制定工作。
(4)社會責任
安全生產事故管理、安全生產會議管理、突發事故應急管理。面對新冠肺炎疫情的不利影響,公司上下齊抓共管,認真履職,常態化做好安全教育不鬆勁。公司車輛安全行車裏程高達公里,未發生一起負有主要責任的交通安全事故及人員傷亡。按照集團統籌安排,堅持做好值班工作,確保公司平穩度汛,爲遭受經濟財產損失。
(5)資金管理
經營性資產實物管理、經營性資產清查盤點、報廢與處置、辦公固定資產購置及驗收管理、辦公固定資產清查盤點、辦公固定資產報廢與處置。集中開展了資產盤點,對公司人員的電腦、打印機、掃描儀等價值相對較高的辦公設備進行了全面清理,發現了少量問題,分析原因主要是前期人員調動交接流程不完善、不清晰,資產移交過程監管不夠,後期將進一步細化管理辦法,着重加以改進,確保資產安全、臺賬清晰。
(6)採購業務
招標管理、比選管理、投標管理、辦公用品管理(易耗品)。配合集團經營管理專項審計工作,公司對近兩年的車輛資產採購程序、資料進行了全面整理,基本情況較爲良好。另外,投標工作比較規範,未出現違反國家招投標管理規定和招標單位招標要求的情況。辦公用品申購及領用取之有度、數量合理,符合年初相關預算標準。
業務管理
項目建設、招商、市場營銷業務均按照公司制度流程運行,實行全過程監控,資產使用情況合規安全,對外出租,遵循集團和公司招投標管理有關工作要求,目前出租率較高,資產閒置率控制理想,業務管理整體質量較好。
(8)行政事務
收發文管理、印章管理、檔案管理、合同管理、資質證照使用管理、辦公用品管理(低值易耗品)。根據集團相關要求,對公務、印章、合同等制度進行了全面更新和修訂,新出臺了資質證照、簽報管理辦法,進一步豐富了公司行政事務制度體系,確保內部管理規範有序。
(9)全面預算
年度全面預算管理、月度資金計劃管理。一方面,嚴格按照財經制度,科學開展公司預算管理,合理報送資金計劃,公司現金流管理相對穩定。另一方面,建立了業務收支臺賬和日報表,切實加強應收賬款管理,不斷增強業務盈利水平和經營效益。
(10)財務管理
現金管理、票據管理、銀行印鑑/電子授權管理、銀行賬戶管理、支付、報銷管理、財務管理制度的制定和調整、會計記賬、結賬、財務報告編制、財務分析管理、內部審計管理。緊密聯繫財稅共享中心,加強財務會計各項管理工作,整體情況平穩有序,公司資金安全可控。
(11)信息系統
OA日常運維管理、汽車租賃業務後臺系統、信息審覈及報送。公司按照無紙化辦公的目標,加快推進OA系統功能增加和優化工作,新增審批表單,調整原有流程。同時,業務臺系統實現版本升級至2.0,進一步實現了數據統計和智能分析功能。截止目前,公司基本實現內部管理和業務流程信息化,爲規範運行和環節監督提供了可靠的技術支撐。
(12)風險及內部監督
內控控制評價管理、風險自評、信訪維穩管理。基於本次內控工作梳理,以及前期參與的各項培訓,公司更加重視該項工作,要求各分管領導、部門負責人充分認識風險管控、程序合規的重要性,進一步改進工作方式,加強相互間的交流與監督,從而形成良性工作機制和法制意識。公司計劃今年內,啓動內控體系建設工作,對相關具體事項進行初步安排,爲明年全面實現內控管理目標打下堅實基礎。
2.內部控制評價包括以下工作程序:
(1)成立評價工作組。成立以董事長爲組長,總經理爲副組長,其他領導班子成員、總經理助理、職能部門中熟悉業務、參與日常監控的業務骨幹爲成員的評價工作組。同時明確了評價主體範圍、工作任務、人員組織與分工。
(2)開展自我評價工作。部門按照通知開展內部控制自我評價工作,在規定時間內報送評價工作組。
(3)開展現場抽查工作。評價人員按照工作分工,綜合運用集中通知、個別訪談的方式,運用部門制度反查流程開展情況。
(4)彙總評價結果。編制內部控制缺陷彙總表,評價工作組對評價工作進行分析,編制缺陷彙總表。
(5)制定缺陷整改措施。根據內部控制缺陷表,按職責分工制定了缺陷整改措施。
上述業務和事項的內部控制涵蓋了公司經營管理的主要方面,不存在重大遺漏。
三、內部控制缺陷認定及整改情況
(一)內控缺陷認定情況
結合自評價情況,按照《集團內控自評缺陷等級認定方法》,我們發現報告期內存在內部控制缺陷,其中設計缺陷,執行缺陷。重大缺陷,重要缺陷,一般缺陷。詳見附表。
(二)缺陷整改計劃
當前,公司已由內控建設小組牽頭,統籌組織開展缺陷梳理工作,其他各部門配合內控建設小組,進行缺陷反饋、制定整改計劃和缺陷整改具體工作。目前已完成缺陷整改,已制定整改計劃,正在落實整改計劃。詳細內控缺陷認定及整改見附件。
四、一般缺陷及整改計劃
(一)教育培訓問題
1.缺陷性質及影響
公司業務種類較多,需要具備市場營銷、工程建設、材料製作、財務稅務等方面的知識,但相關工作人員的基礎理論知識和實際工作技能尚不熟練,公司還沒有組織專業配套培訓,屬於設計缺陷。
2.缺陷整改情況
公司積極參加上級公司組織的各類教育培訓,但針對性與公司所需有差異。
3.整改計劃
綜合管理部擬於下一年度徵求各部門培訓意見,開展專業性、技能性的業務知識培訓,持續加強管理人才、專業人才培養培訓,滿足不同層次、不同業務領域的人才需求,預計下一年度上半年完成。
(二)業務軟件系統問題
1.缺陷性質及影響
因公司業務交易量大,由此產生的數據非常繁雜,爲便於數據彙總、統計,公司採買了新型業務後臺系統來滿足日常工作所需,但該系統的信息化系統與日常工作尚未完全匹配,功能尚不夠科學實用,屬於執行缺陷。
2.缺陷整改情況
結合公司業務拓展、運營管理的需要,加強與後臺製作方聯繫,加強公司信息化建設和大數據分析,推進公司信息化建設及運行效率提升。
3.整改計劃
以信息管理中心爲責任部門,針對現有功能,多方面開發、運用系統自帶功能,擬於下一年度6月底前,完成所有人員對系統現有功能的完全使用。
(三)OA辦公信息系統問題
1.缺陷性質及影響
因公司對簽報、議題簽審、印章使用、資質證照使用流程進行規範化管理,統一通過OA系統實現全部經辦流程,部分業務人員對OA系統的使用理解有差異,造成操作錯漏,屬於執行缺陷。
2.缺陷整改情況
綜合管理部具體經辦人員運用業務辦結的方式對OA系統使用進行細緻講解,引導使用人員正確使用OA系統相關功能。
3.整改計劃
以綜合管理部爲責任部門,以部門內勤爲中心進行講解,發散至各部門成員,計劃於下一年度3月實現全員熟練OA系統審批操作。
(四)全面預算管理
1.缺陷性質及影響
從預算編制過程看,部分管理層認爲預算只是財務部門的事,僅是把上一年度的生產、銷售、財務數據略加改動,就照搬到預算表中,在企業及其各部門的活動變化較大時,用該辦法制定的預算指標,就會缺乏客觀性,難以成爲考覈和評價員工的有效基準,根本起不到預算管理的作用。
2.缺陷整改情況
通過年初召開預算編制會,逐步把全面預算管理的理念融會貫通於每一個部門、員工的具體工作中,提高全員、全過程的參與意識。
3.整改計劃
公司全面梳理預算管理工作流程,細化職責、分工和權限,明確各環節的考覈機制和工作協調機制,由財務管理人員牽頭,各部門配合,做好下一年度預算管理工作。
(五)組織架構問題
1.缺陷性質及影響
辦公會會議決定履行情況不佳。個別事項在會議審議通過後,要求儘快修訂完善或重新提交方案,未能按時完成,或者完成後仍沒有達到預期效果;要求立即推進執行的,實施進度緩慢,任務明顯滯後。屬於執行缺陷。
2.缺陷整改情況
自去年11月開始,梳理年度所有決策會議議題,根據議題擬寫執行臺賬,倒查各項議題進度情況,及時推進執行情況。
3.整改計劃
公司擬訂工作督辦清單,根據事務大小、難易程度,合理設置辦結時限,督促各部門快速高質量推動相關工作落實落地。由綜合管理部牽頭,各部門配合執行,進一步深化公司內部改革,全面提升執行能力。
五、內部控制自評結論
經過自評價,報告期內,公司對納入自查範圍的業務與事項均已建立了內部控制,並得以有效執行,基本達到了公司內部控制的目標,不存在重大缺陷,僅存在X個一般缺陷,在可控可調的範圍內,總體評價較爲良好。
六、下一年度內部控制工作計劃
內部控制建設是一項長期的、需要與時俱進的系統工程,持續改進和健全公司的內控制度,並根據外部環境的變化、政策的規定及企業內部經營發展的實際需求,適時對內部控制制度加以調整,使內部控制與經營規模、業務開展、市場競爭和風險管控等相適應。在以上主體思想的基礎上下一年度主要工作計劃如下:
一是深入內部控制宣傳工作。由綜合管理部牽頭,開展教育培訓,包括管理制度培訓、專業技能培訓、崗位職責描述等內容,學習並引進其他企業先進的內控管理知識,大力宣傳內控機制建設的重要意義。
二是強化制度建設。加大制度建設和清理完善力度,有效防止制度機制風險。以職能、業務部門爲主體,根據公司自我建設要求,繼續完成制度新增、修訂、廢除的工作,確保公司內部制度建設跟上上級監管部門的要求。
三是優化運行流程。健全完善工作決策、執行、監督等程序,針對公司出臺的制度,按制度進行流程管控,流程管理從初度階段逐步向系統化、規範化發展,確保流程可驗證、可追溯。
四是嚴格缺陷整改。針對發現的缺陷,按照時間節點,在制訂整改措施的同時,完善流程與執行力,使內部控制管理工作步入自我檢查、自我改進、不斷完善的階段。
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