關於進一步規範發文的通知
公司各部門:
爲進一步落實公司發文管理制度,精簡公司公文,提高規範化管理水平,針對目前公司尤其是各部門發文中存在的主要問題,現就規範發文工作通知如下:
一、進一步規範發文代字設置,明確各部門發文權限
1.發文代字由公司辦統一編制和管理。
2.以公司名義發文,發文代字由“xx”後加其他漢字組成,發文序號由公司辦統一編制。
3.根據各部門性質和工作需要,可以使用以本部門名稱標識的文件格式發文,發文序號分別由本部門編制。
4.各部門與外單位發生的一般業務往來聯繫,分管領導籤批後,可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查),不用公司名義發文。
5.各部門可就下列事務,對內行文:
(1)在本部門職責範圍內,按公司已有規定對工作進行部署,安排落實例行的常規工作;
(2)對本部門內部事務進行安排;
(3)與公司其他部門進行業務協調;
(4)向公司、職能部門請示報告等。
二、進一步規範二級單位發文格式,完善發文程序
1、各部門發文格式應嚴格按照xx文件要求行文。
2、各部門應建立健全發文程序:指定專人負責審覈,部門領導簽發,並做好序號編制及文件的印製、分發、歸檔等工作。
3、各部門發文如需聯合行文,應明確主辦部門,由主辦部門協商其他部門核稿並由其他部門正職負責人會籤,由主辦部門分管領導簽發。
三、各部門要加強對發文的管理
1、各部門應嚴格執行公司的公文件處理規定,嚴格執行保密規定和信息公開工作要求,嚴格控制發文數量和文件篇幅,可發可不發的不發,可長可短的要短;應落實專人負責本單位發文工作,確保辦文質量,對本單位發文的行文內容、行文結果負責。
2、公司辦應加強對各部門發文工作的指導、監督,不定期檢查二級單位發文情況,對發文不規範情況進行通報,並提出改進意見。
3、自2022年6月6日起,公司及各部門發文按本通知要求執行。
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